便函管理制度

便函管理制度1.概述便函是指各類文件（包括但不限于報(bào)告、備忘錄、通知、函件等）中非機(jī)要、非秘密、非涉外等文字資料。為了保障公司內(nèi)部工作效率，規(guī)范便函的使用與傳遞，特制定《便函管理制度》。2.便函的分類2.1.按緊急程度分類優(yōu)先：指需要在當(dāng)日辦理、回復(fù)或轉(zhuǎn)交的文件；重要：指需要在三日內(nèi)辦理、回復(fù)或轉(zhuǎn)交的文件；一般：指需要在一周內(nèi)辦理、回復(fù)或轉(zhuǎn)交的文件。2.2.按內(nèi)容分類簽批類：指需要領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件；通知類：指用于傳遞信息的文件；公告類：指用于對(duì)外公布事宜的文件；應(yīng)急類：指非常緊急、需要立即辦理的文件。3.便函的處理流程3.1.收文當(dāng)接收到便函時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即登記，記錄下文件編號(hào)、日期、類型、來文單位、標(biāo)題以及相關(guān)處理人員等信息。同時(shí)根據(jù)文件的緊急程度進(jìn)行分類處理。3.2.處理處理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照文件的緊急程度，及時(shí)處理、回復(fù)或者轉(zhuǎn)交文件。在處理過程中應(yīng)注重審閱文件內(nèi)容，判斷文件的重要程度以及要求的處理方式。3.3.簽批要求領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件，處理人員應(yīng)當(dāng)將文件及相關(guān)材料整理好后，及時(shí)呈交領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽批。3.4.督辦在處理便函過程中如遇到困難或拖延情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或處理人員，督促工作完成。3.5.歸檔在處理完成后，應(yīng)將文件歸檔，并記錄下文件處理的結(jié)論、結(jié)果等信息，便于日后查閱。3.6.原件回復(fù)收到需要原件回復(fù)的信函，應(yīng)盡快傳達(dá)給相關(guān)處理人員，完好無損的還回發(fā)信人。3.7.抄送及轉(zhuǎn)發(fā)在文件處理過程中，如涉及到抄送或者轉(zhuǎn)發(fā)的事宜，應(yīng)該注明接收人，并及時(shí)進(jìn)行傳遞。4.保密與安全對(duì)于機(jī)要、秘密、涉外等涉及公司重要機(jī)密信息的文件，處理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密、安全制度，并按照相關(guān)程序進(jìn)行處理。5.禁止行為為了保障公司內(nèi)部工作的正常運(yùn)行，以下行為被視為禁止行為：擅自銷毀、刪改便函相關(guān)內(nèi)容；未經(jīng)授權(quán)私自公開、泄露機(jī)要、秘密文件信息；拖延文件處理進(jìn)度；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)私自批示文件；私自批準(zhǔn)不符合公司規(guī)定的事項(xiàng)。6.違紀(jì)處理對(duì)于違反《便函管理制度》的行為，將按照《公司違紀(jì)處分辦法》嚴(yán)格處理，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。7.結(jié)語本制度為公司內(nèi)部便函管