WI-PU004 訂購單管理作業(yè)細(xì)則

版本記錄版次頁次修訂原因原作者/部門修訂者/部門日期1.04新發(fā)行潘麗純/采購部2002/07/27會簽記錄會簽單位會簽人員/日期會簽單位會簽人員/日期會簽單位會簽人員/日期核準(zhǔn)審核主辦制訂日期﹕2002年07月27日修訂日期﹕表格編號:FM-0501-3目的：為有效的掌握每批進(jìn)料、收料、付款之依據(jù)。適用範(fàn)圍：任何經(jīng)由採購開出之訂購單均屬之。名詞釋義﹕略職責(zé)﹕略流程﹕略內(nèi)容：訂購單製作﹕采購部門依生管提出的《批號別部門請購料品明細(xì)表》或《部門申請單》列印出《請購單》，經(jīng)采購部門主管核準(zhǔn)後即可列印《訂購單》。訂購單分為一式二聯(lián),第一聯(lián)為廠商/採購聯(lián)(白色),第二聯(lián)為財務(wù)聯(lián)(紅色)。訂購單上應(yīng)詳細(xì)注明所訂購料品之供應(yīng)廠商﹑制造廠商﹑廠商代號、產(chǎn)品料號﹑品名規(guī)格﹑數(shù)量﹑交期﹑單價﹑金額﹑發(fā)票地址及其它注意事項。訂購單上之任何文字、數(shù)量、單價非經(jīng)採購主管核準(zhǔn)均不得任意涂改。訂購單簽核：采購員務(wù)必仔細(xì)核對訂購單上之各項內(nèi)容無誤後簽名並呈核。訂購單之簽核依《職務(wù)核決權(quán)限實施準(zhǔn)則》之規(guī)定執(zhí)行。訂購單分發(fā)：訂購單簽核完整后才可發(fā)出,第一聯(lián)廠商/采購聯(lián)(白色)加蓋印章後交DCC傳真相應(yīng)廠商(印章內(nèi)容:請於24H內(nèi)確認(rèn)簽回，否則視同默認(rèn)訂購單之所有內(nèi)容);第二聯(lián)財務(wù)聯(lián)(紅色)交采購部P/O文員每周一次統(tǒng)一轉(zhuǎn)財務(wù)部作帳備查。表格編號:FM-0502-2訂購單確認(rèn):6.4.1訂購單之確認(rèn):經(jīng)過簽核後的訂購單在IE系統(tǒng)M/B“采購維護(hù)作業(yè)”中作確認(rèn)，RMB1000元(含)以上由總經(jīng)室助理確認(rèn)，RMB1000元以下由采購部P/O文員確認(rèn)。訂購單變更:若變更數(shù)量﹑單價﹑物料規(guī)格﹐采購必須發(fā)出“訂購單取消/變更通知聯(lián)絡(luò)書”,經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后由P/O文員在IE系統(tǒng)M/F“采購變更通知單維護(hù)”中變更數(shù)量﹑單價﹑物料規(guī)格(規(guī)格變更單價作相應(yīng)變更)﹐在“采購單資料維護(hù)”中列印變更後的訂購單,並在訂購單號後加“A”﹐第二次變更則在訂購單號后加“B”(依此類推)……並經(jīng)核準(zhǔn)後傳給廠商。若訂購單有多項物料需取消其中一項﹐采購必須發(fā)出“訂購單取消/變更通知聯(lián)絡(luò)書”﹐經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后﹐由P/O文員在IE系統(tǒng)M/F“采購變更通知單維護(hù)”中將此訂單所需取消項次數(shù)量變更為“0”﹐再在“采購單資料維護(hù)”中列印變更後的訂購單﹐並在訂購單號後加“A”﹐第二次變更則在訂購單號后加“B”﹐(依此類推)……經(jīng)核準(zhǔn)後傳給廠商(若需將該取消之物料轉(zhuǎn)換供應(yīng)商﹐則重新制作新訂購單)。以上6.5.1與6.5.2變更發(fā)出之“訂購單取消/變更通知聯(lián)絡(luò)書”須傳真知會供應(yīng)商。6.6訂購單取消:采購必須發(fā)出“訂購單取消/變更通知聯(lián)絡(luò)書”,經(jīng)部門主管核準(zhǔn)後由P/O文員在IE系統(tǒng)M/F“采購變更通知單維護(hù)”中將所有數(shù)量改為“0”即可﹐電腦中仍存在訂購單號。(如需轉(zhuǎn)換供應(yīng)商時﹐則重新制作新訂購單)將變更或取消之原訂購單加注“作廢”字樣。物料若為客供品﹐即為客戶免費供應(yīng)﹐則訂購單上物料單價為“0”。表格編號:FM-0502-2訂購單歸檔:發(fā)出之訂購單﹐供應(yīng)商必須在“廠商確認(rèn)”欄簽名﹑蓋公章或其他書面文件回簽﹐回簽之訂購單與傳真後的訂購單依廠商別一併歸檔留存?zhèn)洳?。若訂購單廠商未按規(guī)定時間(24H內(nèi))回簽，則采購於三日內(nèi)發(fā)出“訂單回傳追蹤”追蹤廠商簽回。附則﹕本細(xì)則經(jīng)管理代表核準(zhǔn)后﹐自發(fā)行之日起實施﹐修訂時亦同。參考文件:職務(wù)核決權(quán)限實施準(zhǔn)則700M02附件﹕訂購單取消/變更通知聯(lián)絡(luò)書WI-PU004-F01請購單WI-PU004-F02訂購單WI-PU004-F03訂單回傳追蹤WI-PU004-F04