公 文 知 識(shí) 講 座

公文知識(shí)講座司正林公文知識(shí)講座稿

第一部分了解一下公文的相關(guān)知識(shí)第二部分常用公文擬寫知識(shí)第三部分公文處理規(guī)范第四部分公文質(zhì)量考評(píng)制度第五部分公文格式第六部分公文典型病例分析

第一部分了解一下公文的相關(guān)知識(shí)

一、文書的分類

二、行文原則

三、擬寫文書的基本要求

一、文書的分類文書的使用范圍十分廣泛，各種性質(zhì)、各種類型的機(jī)關(guān)單位在工作活動(dòng)中都會(huì)產(chǎn)生和使用文書。適應(yīng)各行各業(yè)進(jìn)行各種業(yè)務(wù)活動(dòng)的需要，文書的種類也很多。為了保證文書工作的順利進(jìn)行，有必要對(duì)各單位常用的文書進(jìn)行分類。常見的、基本的文書分類主要是從文書的來源、作用、行文關(guān)系、處理要求等方面來劃分。1、從文書的來源上分，一個(gè)單位的文書可以分為對(duì)外文書、收來文書、內(nèi)部文書。(1)對(duì)外文書：簡(jiǎn)稱發(fā)文。是指本單位擬制的向外單位發(fā)出的、作為傳達(dá)本單位意圖時(shí)使用的文書。如：本單位向下屬單位發(fā)出的批復(fù)、通知，向上級(jí)單位報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告等。(2)收來文書：簡(jiǎn)稱收文。是指由外單位擬制的，作為傳達(dá)其單位意圖時(shí)使用的文書。如：上級(jí)單位送來的批復(fù)，下級(jí)單位發(fā)來的請(qǐng)示、報(bào)告等。(3)內(nèi)部文書：是指本單位制作的供本單位使用的文書。如：?jiǎn)挝粌?nèi)部的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)以及內(nèi)部的通知、通報(bào)等。需要說明的是，發(fā)文、收文、內(nèi)部文書的劃分不是絕對(duì)的，有時(shí)內(nèi)部文書如計(jì)劃、總結(jié)等也需向上級(jí)報(bào)送或其它單位交流，有時(shí)收來文書又需向外轉(zhuǎn)發(fā)。2、從文書的作用上分，有指揮性文書、規(guī)范性文書、報(bào)請(qǐng)性文書、知照性文書、記錄性文書。(1)指揮性文書：它是上級(jí)制發(fā)的，作為領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)下級(jí)工作的文書，需要下級(jí)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。如：命令、決定、批復(fù)等。(2)規(guī)范性文書：是指由機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位制定的，要求其成員在活動(dòng)、工作等方面嚴(yán)格遵守的行為規(guī)范，它是一種兼有政策性和法規(guī)性的文書，有較強(qiáng)的規(guī)范性和強(qiáng)制性。如：章程、條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則等。(3)報(bào)請(qǐng)性文書：是下級(jí)向上級(jí)報(bào)告工作、反映情況、請(qǐng)示問題的文書。如：請(qǐng)示、報(bào)告等。(4)知照性文書：是機(jī)關(guān)單位發(fā)出的需周知或遵守，以及各單位之間通報(bào)情況、聯(lián)系工作時(shí)使用的文書。如：公告、通告、函等。(5)記錄性文書：是指各單位用以記載、歸納公務(wù)活動(dòng)以備查考的文書。如：會(huì)議記錄、大事記、會(huì)議紀(jì)要等。3、從文書的行文關(guān)系上分，有上行文、平行文、下行文。(1)上行文。上行文是下級(jí)向所屬上級(jí)的行文。根據(jù)實(shí)際工作的需要，上行文可以采用逐級(jí)行文、多級(jí)行文和越級(jí)行文三種方式。逐級(jí)行文：是指下級(jí)向自己的直接上級(jí)報(bào)送文書。多級(jí)行文：也叫多級(jí)上行文。是指下級(jí)同時(shí)向自己的直接上級(jí)和更高的上級(jí)單位的行文。這種行文方式是不可以隨意采用的，只有在特殊必要的情況下才可以采用。如：因情況特殊緊急，逐級(jí)傳遞將貽誤時(shí)機(jī)的問題，如發(fā)生、嚴(yán)重的自然災(zāi)害等；上級(jí)交辦并指定越級(jí)上報(bào)的問題；對(duì)直接上級(jí)檢舉或控告的問題；經(jīng)多次請(qǐng)示直接上級(jí)而長(zhǎng)期沒有得到解決的問題；與直接上級(jí)有爭(zhēng)議而無法解決的問題；催辦、詢問與聯(lián)系極個(gè)別的無需經(jīng)過直接上級(jí)的具體問題，如調(diào)查、參觀、運(yùn)輸、加工等。

(2)下行文。下行文是上級(jí)向所屬下級(jí)的行文。根據(jù)實(shí)際工作的需要，下行文也可采用逐級(jí)行文、多級(jí)行文、直達(dá)基層組織或群眾的行文三種方式。逐級(jí)行文：也叫逐級(jí)下行文。是指上級(jí)向自己的直屬下級(jí)的行文。多級(jí)行文：也叫多級(jí)下行文。是指上級(jí)向下級(jí)行文時(shí),根據(jù)需要同時(shí)下達(dá)到所屬幾級(jí)的下屬單位，免得逐級(jí)轉(zhuǎn)發(fā),以提高時(shí)效。直達(dá)基層組織或群眾的行文：即黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向下行文，直接發(fā)到最基層的黨政組織或傳達(dá)到人民群眾。有時(shí)還采用登報(bào)、廣播、張貼等形式直接與廣大群眾見面。(3)平行文。平行文是指互相沒有隸屬關(guān)系、業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位之間的行文。具體地說，平行文可以用在不分系統(tǒng)、級(jí)別、地區(qū)的黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體。

4、從文書的處理要求來看，可作多種劃分。如：從內(nèi)容處理要求分，有需辦件、參閱件；從時(shí)間處理要求分，有急件、平件；從保密處理要求分，有秘密以上件、普通件等。二、行文原則行文原則是為了執(zhí)行行文制度，規(guī)范各單位的行文秩序而制定的規(guī)則或準(zhǔn)則。主要包括以下幾點(diǎn)：第一，除非確有必要，一般不越級(jí)行文，否則會(huì)打亂正常的領(lǐng)導(dǎo)、被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，使主管部門的工作陷入被動(dòng)，有時(shí)會(huì)造成文書往返周轉(zhuǎn)的情況，延誤時(shí)間。所以，各單位在行文時(shí)，如果遇到特殊緊急的問題必須越級(jí)行文時(shí)，除了對(duì)直接上級(jí)保密的問題外，也應(yīng)同時(shí)抄送給直接上級(jí)一份。同樣道理，如果上級(jí)遇特殊情況或緊急問題必須越級(jí)向下行文時(shí)，也應(yīng)同時(shí)抄送直屬下級(jí)。第二，行文要精減，嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量和范圍。可發(fā)可不發(fā)的，一律不發(fā)；可以用電話、面談等辦法解決問題的，就不必行文；同樣的內(nèi)容或內(nèi)容基本相同的已發(fā)過一次就不必再發(fā)。為了控制發(fā)文范圍，應(yīng)盡量直接對(duì)口行文，減少中間運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。第三，注意行文常規(guī)。行文時(shí)要分清黨與政、領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)的關(guān)系。上級(jí)黨委可以向政府機(jī)關(guān)和群眾團(tuán)體的黨組黨委行文，但不宜直接向政府機(jī)關(guān)發(fā)文指示；政府機(jī)關(guān)也不得對(duì)黨組織作指示、交任務(wù)。單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)部門一般不可對(duì)上級(jí)或下級(jí)單位行文。等等。這些都是行文常規(guī),每一個(gè)文秘工作者都必須熟悉和掌握。第四，正確確定主送單位和抄送單位。請(qǐng)示或要求答復(fù)的問題，只應(yīng)主送一個(gè)單位，切莫多頭主送；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級(jí)行文,應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送單位和抄送單位;向上級(jí)的請(qǐng)示,不要同時(shí)向下級(jí)抄送；接受抄送件的單位,不應(yīng)再向其它單位抄送。第五，同級(jí)單位可以聯(lián)合行文，但注意必須是確有必要,且聯(lián)合單位不宜過多。三、擬寫文書的基本要求文書屬于應(yīng)用文，在寫作上同一般文章有相似之處，如：文理通順、便于閱讀理解等。但由于文書的性質(zhì)、特點(diǎn)和作用不同于一般文章，所以，文書擬寫又具有自己的一些特殊要求，概括起來，有以下幾點(diǎn)：第一，觀點(diǎn)正確。文書是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的路線、方針、政策的工具，是黨的基本路線和國(guó)家政策、法律的體現(xiàn)，是宣傳群眾、組織群眾進(jìn)行社會(huì)主義建設(shè)的依據(jù)。文書的上述職能就決定了文書的觀點(diǎn)必須正確無誤。所謂觀點(diǎn)必須正確無誤，是指文書的指導(dǎo)思想和內(nèi)容必須符合黨的基本路線和國(guó)家的政策、法律，必須在思想政治上同黨中央保持一致。要按照馬列主義觀點(diǎn)、立場(chǎng)和方法，根據(jù)建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義總?cè)蝿?wù)、總目標(biāo)，站在全局的高度去觀察形勢(shì)，分析問題，解決問題。無論是制發(fā)有關(guān)全局性的文書，還是局部性工作的文書，都不能與黨和國(guó)家的方針政策相抵觸。凡是與黨和國(guó)家方針政策相抵觸的文書，上級(jí)有權(quán)撤銷，宣布無效。第二，實(shí)事求是。文書是辦事的工具，要用它來指導(dǎo)工作和處理問題。這個(gè)根本性質(zhì)要求撰寫文書必須從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是。對(duì)上級(jí)請(qǐng)示工作、報(bào)告情況，要有一說一，有二說二，不說假話、大話、空話,不投領(lǐng)導(dǎo)所好。對(duì)下發(fā)指示、作決定,也要遵循各項(xiàng)工作的客觀發(fā)展規(guī)律，從客觀實(shí)際出發(fā)，有的放矢，使發(fā)出的文書真正切實(shí)可行。從日常接觸的文書來看，不堅(jiān)持實(shí)事求是的情況時(shí)有所見，這不僅使文書失去了嚴(yán)肅性和權(quán)威性，失去了人們對(duì)文書的信任感，造成有令不行，有禁不止，而且也降低了發(fā)文單位的威信，給工作帶來損失。這方面的教訓(xùn)一定要認(rèn)真吸取。第三，及時(shí)迅速。文書在實(shí)事求是地反映情況的同時(shí)，能否做到及時(shí)迅速是事關(guān)工作效率、有時(shí)甚至是關(guān)系到工作成敗的大問題。文書撰寫必須注意及時(shí)、適時(shí)，決不允許遲緩、拖延、貽誤工作。對(duì)于緊急文書，必須爭(zhēng)分奪秒地完成擬定任務(wù)，對(duì)于日常反映情況、指導(dǎo)工作的文書，也必須發(fā)得適時(shí)。比如：當(dāng)年的計(jì)劃遲到第二季度才寫出來。這樣的文書，不僅收不到及時(shí)推動(dòng)工作的效果，反而會(huì)帶來麻煩。文書的時(shí)間性是一個(gè)不可忽視的問題，這是擬文時(shí)必須達(dá)到的基本要求。第四，簡(jiǎn)明生動(dòng)。文書是一種辦事的工具，要求寫得簡(jiǎn)潔明了，目的是便于受文單位工作人員迅速閱讀和處理，提高辦事效率。要使文書簡(jiǎn)潔明了，必須做到三點(diǎn)：一是文字精練，提倡寫短文，去除一切空話、套話；二是開門見山，用直筆，不轉(zhuǎn)彎抹角；三是結(jié)構(gòu)布局要嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，層次分明。第五，體式規(guī)范。要注意文種的選擇。文書的文種又叫文書的名稱。目前使用的法定公文主要有十二類十三種。即：命令、議案、決定、意見、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要。這些公文是黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)用法規(guī)性文件的形式發(fā)布的，具有法規(guī)的嚴(yán)肅性，任何單位在行文時(shí)都必須嚴(yán)格遵守，不能違反，因而被稱為法定文種。法定文種都具有獨(dú)立對(duì)外行文的資格，可以使用套紅的“文件版頭”行文。除此之外，還有一些常用文種，如計(jì)劃、總結(jié)、方案、細(xì)則、簡(jiǎn)報(bào)等。在企業(yè)及其它專業(yè)部門，根據(jù)其業(yè)務(wù)工作范圍的特殊需要還使用著一些專業(yè)文種,如意向書、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、招標(biāo)書、投標(biāo)書、協(xié)議書等。第二部分常用公文擬寫知識(shí)一、請(qǐng)示

二、批復(fù)

三、通報(bào)

四、報(bào)告

五、通知

六、函

七、會(huì)議紀(jì)要

八、賀信

九、慰問信

一、請(qǐng)示1、請(qǐng)示的概念、內(nèi)容和特性(1)概念請(qǐng)示，是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)問題或事項(xiàng)而使用的文書。請(qǐng)示是請(qǐng)求性的上行文，下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)均可使用。凡是下級(jí)機(jī)關(guān)無權(quán)、無力解決并按規(guī)定應(yīng)經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)決斷認(rèn)定的問題，必須正式行文向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示。請(qǐng)示是國(guó)家行政公文之一。(2)內(nèi)容①對(duì)有關(guān)方針、政策、法規(guī)、規(guī)章有疑義時(shí)，需上級(jí)機(jī)關(guān)予以首肯或明確答復(fù)的事項(xiàng)。②工作中遇到新問題、新情況，解決時(shí)無章可循、無法可依的事項(xiàng)，請(qǐng)求上級(jí)指示。③請(qǐng)示上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后方能辦理的事項(xiàng)。④因意見分歧，必須經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)裁決的事項(xiàng)。⑤事情重大超出本機(jī)關(guān)職權(quán)處理范圍的事項(xiàng)。⑥需上級(jí)機(jī)關(guān)全面協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌安排的事項(xiàng)。(3)特性①請(qǐng)示必須是下級(jí)向上級(jí)行文，可以是直屬上下級(jí)關(guān)系，也可以是業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)主管部門之間的關(guān)系。②必須是在自己職權(quán)范圍內(nèi)，但屬于自己無法解決、難以處理、需要變通、有待裁決、報(bào)請(qǐng)核準(zhǔn)、要求答復(fù)或分配工作等情況時(shí)使用的文體。既不必請(qǐng)示自己有權(quán)處理的事，也不可超越職權(quán)范圍請(qǐng)示一些與自己無關(guān)的事。③請(qǐng)示的事項(xiàng)，都是要求上級(jí)明確表態(tài)、核準(zhǔn)、解釋和答復(fù)的，在沒有得到應(yīng)允之前，不能執(zhí)行。因此，請(qǐng)示是事前行文。2、請(qǐng)示的種類按請(qǐng)示的內(nèi)容，可將請(qǐng)示分為以下四類：(1)求示性請(qǐng)示這是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)有關(guān)事宜作出明確指示的請(qǐng)示。所請(qǐng)示的事宜，多屬影響較大，涉及面比較廣泛的，因此請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予指示，如《關(guān)于調(diào)整企業(yè)離休、退休人員待遇的請(qǐng)示》、《關(guān)于集體工下崗認(rèn)定中養(yǎng)老金繳納比例的請(qǐng)示》。(2)求轉(zhuǎn)性請(qǐng)示這是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)文件的請(qǐng)示。所呈送的文件，或意義重大，或本身就是法規(guī)性文件，因此請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或轉(zhuǎn)發(fā)，如《關(guān)于制定勞務(wù)輸出勞動(dòng)管理法規(guī)問題的請(qǐng)示》、《物業(yè)公司關(guān)于調(diào)整水、電費(fèi)價(jià)格的請(qǐng)示》、《電力公司關(guān)于調(diào)整電價(jià)的請(qǐng)示》。(3)求答性請(qǐng)示這是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)提出的問題給予明確回答的請(qǐng)示。所提出的問題，多屬對(duì)方針、政策、法令、條例、規(guī)定的理解和具體貫徹執(zhí)行中的問題，因此請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)作出明確的說明、解釋或提供貫徹執(zhí)行的具體方法，如《關(guān)于計(jì)算職工受刑事處罰、開除處分和自動(dòng)離職前的工齡問題的請(qǐng)示》。(4)求準(zhǔn)性請(qǐng)示這是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)開展某項(xiàng)工作、采取某項(xiàng)措施或幫助解決工作中的實(shí)際問題的請(qǐng)示。所請(qǐng)示的內(nèi)容，或是一項(xiàng)新工作、新業(yè)務(wù)、新領(lǐng)域，或是近期工作計(jì)劃、規(guī)劃方案，或是領(lǐng)導(dǎo)干部和機(jī)構(gòu)的調(diào)整，或是有關(guān)人員編制、經(jīng)費(fèi)、房屋設(shè)備等具體問題。如《關(guān)于組織〈勞動(dòng)法〉知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)的請(qǐng)示》、《關(guān)于舉辦WTO知識(shí)競(jìng)賽的請(qǐng)示》、《權(quán)家河社區(qū)關(guān)于機(jī)構(gòu)設(shè)立的請(qǐng)示》。

3、請(qǐng)示的作用《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，用‘請(qǐng)示’。從上述規(guī)定可見，請(qǐng)示的基本作用就在于對(duì)上級(jí)的特定請(qǐng)求與祈使，以使上級(jí)明確而具體地指導(dǎo)下級(jí)工作。這對(duì)溝通上下級(jí)聯(lián)系和強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，以貫徹執(zhí)行有關(guān)方針政策等，均具有重大作用。因此在機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位的實(shí)際工作中，請(qǐng)示的使用范圍較廣，使用頻率較高。4、請(qǐng)示的寫作要求和寫作方法(1)寫作要求①請(qǐng)示的公文一般應(yīng)一文一事。請(qǐng)示的中心內(nèi)容要突出，事項(xiàng)必須集中，以利于上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)做出批示、回復(fù)，而不應(yīng)該內(nèi)容龐雜或一文多事。②請(qǐng)示應(yīng)在事前，不能先斬后奏，以避免工作中造成不必要的偏差或失誤。在正常情況下，這是必須做到的。③要切實(shí)遵守隸屬關(guān)系的行文規(guī)定，逐級(jí)進(jìn)行請(qǐng)示。遇特殊情況，必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，“請(qǐng)示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)請(qǐng)示的問題。④行文語言要通俗，用詞分寸要得當(dāng)，提出的意見、建議和措施要明確、具體、可行，富有針對(duì)性，口氣要謙遜，切不可言辭激烈、生硬要挾或廢話連篇。

(2)寫作方法請(qǐng)示一般由標(biāo)題、受文單位、正文、附件、落款及日期組成。請(qǐng)示的正文一般由三個(gè)部分組成：請(qǐng)示事由或起因、請(qǐng)示事項(xiàng)、請(qǐng)求。請(qǐng)示事由：是請(qǐng)示提出的依據(jù)，放在正文的開頭。這一部分可以反映情況，但要注意不是為了匯報(bào)，而是為所請(qǐng)示的事項(xiàng)說明理由。請(qǐng)示事項(xiàng)：是請(qǐng)示的核心內(nèi)容，主要寫明需要上級(jí)幫助解決的問題。為了有利于審批，還可以進(jìn)一步提出解決問題的辦法、措施、意見與建議。請(qǐng)求：是在請(qǐng)示的結(jié)尾提出要求的話語，是請(qǐng)示的終結(jié)與強(qiáng)化。一般緊接請(qǐng)示事項(xiàng)后面，另起一段書寫。根據(jù)請(qǐng)示目的的不同，請(qǐng)求常用的語句是：“以上請(qǐng)示如無不妥，請(qǐng)批準(zhǔn)”、“當(dāng)否，請(qǐng)批示”、“特此請(qǐng)示，請(qǐng)予審批”、“以上請(qǐng)示如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地、各部門執(zhí)行”等。二、批復(fù)1、批復(fù)的概念及分類批復(fù)是答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示時(shí)使用的文種。沒有請(qǐng)示，就沒有批復(fù)。批復(fù)按其使用方法可以分為指示性批復(fù)、表態(tài)性批復(fù)。批復(fù)是一種針對(duì)性很強(qiáng)的下行文：針對(duì)請(qǐng)示單位；針對(duì)“請(qǐng)示”這一文種；針對(duì)請(qǐng)示中提出的問題。如果其它單位也需要知道該批復(fù)的內(nèi)容，可以使用抄送的形式。批復(fù)要針對(duì)下級(jí)的請(qǐng)示表明是否同意或是否可行的明確態(tài)度，有時(shí)還要提出指示性的意見。這些表態(tài)和指示性意見，實(shí)際上是上級(jí)對(duì)請(qǐng)示問題所做的決定，下級(jí)必須遵照?qǐng)?zhí)行。

2、批復(fù)的擬寫(1)指示性批復(fù)的擬寫指示性批復(fù)的正文由三部分組成：批復(fù)依據(jù)、批復(fù)內(nèi)容、針對(duì)批復(fù)的問題提出原則性指示。批復(fù)依據(jù)：即指明根據(jù)什么來文，一般引用來文的標(biāo)題或發(fā)文字號(hào)，如：“你單位×年×月×日關(guān)于××的請(qǐng)示收悉”等；批復(fù)內(nèi)容：是針對(duì)來文的內(nèi)容進(jìn)行答復(fù)，寫明對(duì)所請(qǐng)示事項(xiàng)的態(tài)度和意見；針對(duì)批復(fù)問題提出原則性指示：這是指示性批復(fù)的特點(diǎn)，一般針對(duì)重要請(qǐng)示單位領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步指明來文所述問題的意義和重要性，強(qiáng)調(diào)指出其中需要特別注意的問題或提出補(bǔ)充意見。批復(fù)一般有貫用結(jié)束語，即“特此批復(fù)”或“此復(fù)”，另起，不注標(biāo)點(diǎn)。(2)表態(tài)性批復(fù)的擬寫表態(tài)性批復(fù)的正文由兩部分組成：批復(fù)依據(jù)和批復(fù)內(nèi)容。這類批復(fù)只對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)表明態(tài)度，同意或不同意。實(shí)際上是按規(guī)定完成某一事項(xiàng)的法定批準(zhǔn)程序。3、批復(fù)擬寫注意事項(xiàng)第一，堅(jiān)持一請(qǐng)示一批復(fù)的原則。請(qǐng)示要求一文一事，批復(fù)也要一文一批，要有針對(duì)性，切忌一文多批或多文一批。第二，態(tài)度明確，意見清楚。批復(fù)是對(duì)下級(jí)請(qǐng)示的答復(fù)，無論同意與否，都應(yīng)該態(tài)度明朗，不能含糊其詞，或模棱兩可，使下級(jí)無所適從。第三，行文要簡(jiǎn)潔。批復(fù)是對(duì)請(qǐng)示的原則性答復(fù)，即便有具體的指示性意見，也應(yīng)用簡(jiǎn)潔的文字加以表達(dá)，不必做具體的分析和闡述。另外,請(qǐng)示什么批什么,不要離開請(qǐng)示內(nèi)容說些題外話。三、通報(bào)1、通報(bào)的概念及分類通報(bào)是表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況時(shí)使用的文種。通報(bào)按其用法有表彰性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)、情況通報(bào)。通報(bào)一般用于具有普遍意義的典型事件、成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，借以對(duì)人們起到示范、教育和警戒作用。通報(bào)還可以起到溝通消息、互通情報(bào)的作用。通報(bào)的使用范圍：上級(jí)對(duì)所屬下級(jí)可發(fā)通報(bào)，本單位也可對(duì)各內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)和有關(guān)人員發(fā)通報(bào)。2、通報(bào)的擬寫(1)表彰性通報(bào)的擬寫表彰性通報(bào)主要用于表揚(yáng)好人好事，從正面樹立榜樣，弘揚(yáng)其品德與精神，推廣其先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法，互相學(xué)習(xí)與促進(jìn)，推動(dòng)或改進(jìn)各項(xiàng)工作的一種文種。表彰性通報(bào)的正文，通常由主要事實(shí)、分析評(píng)價(jià)、表彰決定、希望與號(hào)召四個(gè)部分組成。主要事實(shí)：是指通報(bào)事件發(fā)生的背景、經(jīng)過，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、模范事跡；分析評(píng)價(jià)：主要是分析闡述受表彰者的可貴精神和教育意義，即對(duì)受表彰的對(duì)象進(jìn)行評(píng)價(jià)和肯定；表彰決定：是對(duì)先進(jìn)單位或個(gè)人在精神上與物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)辦法;希望與號(hào)召：是發(fā)文單位向有關(guān)單位或人員提出向先進(jìn)學(xué)習(xí)的號(hào)召，以此作為全文的結(jié)束語。(2)批評(píng)性通報(bào)的擬寫批評(píng)性通報(bào)用于在一定范圍內(nèi)批評(píng)不良的人和事，歸納教訓(xùn)，引以為戒。批評(píng)性通報(bào)的正文由四部分組成：主要錯(cuò)誤或事故事實(shí)、對(duì)錯(cuò)誤或事故的分析、處理決定、希望與號(hào)召。主要錯(cuò)誤事實(shí)：即寫明錯(cuò)誤或事故發(fā)生的前因后果，包括時(shí)間、人物、錯(cuò)誤事實(shí)、主要過程。對(duì)錯(cuò)誤或事故的分析：即找出產(chǎn)生原因，指出其性質(zhì)、危害及造成的惡劣影響。處理決定：即對(duì)當(dāng)事人的處理辦法。希望與號(hào)召：向有關(guān)單位或人員提出警戒，避免類似情況的發(fā)生。(3)情況通報(bào)的擬寫情況通報(bào)用于傳達(dá)上級(jí)的重要精神或某一方面工作的重要情況，指出工作的重點(diǎn)或必須關(guān)注的問題。這類通報(bào)的特點(diǎn)是具有強(qiáng)烈的時(shí)間性，對(duì)于統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，推動(dòng)當(dāng)前工作，具有重要作用。情況通報(bào)的正文包括兩部分：情況介紹、情況分析。情況介紹：即把通報(bào)的情況、信息、事實(shí)、材料等如實(shí)反映出來。情況分析：即對(duì)通報(bào)的情況做必要的闡述、評(píng)價(jià)，有時(shí)還可針對(duì)具體問題提出一些指導(dǎo)性的看法。3、通報(bào)擬寫注意事項(xiàng)(1)選材要典型，要具有普遍意義。表彰先進(jìn)要有感召力，批評(píng)錯(cuò)誤要有警示作用，保證行文的積極效果。(2)事實(shí)準(zhǔn)確、具體，評(píng)述恰當(dāng)。通報(bào)的事實(shí)部分行文要豐滿，成績(jī)講夠，事跡擺足，問題不隱瞞，不縮小。評(píng)價(jià)部分要進(jìn)行科學(xué)分析，不妄加推論。(3)通報(bào)具有強(qiáng)烈的時(shí)間性，起草、印制通報(bào)要及時(shí)迅速，以起到宣傳教育、推動(dòng)工作的作用。四、報(bào)告1、報(bào)告的概念、特性和使用(1)概念報(bào)告：是機(jī)關(guān)單位向所屬上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級(jí)詢問時(shí)使用的一種陳述性文書。報(bào)告，是一種陳述性的上行文。它只能用于下級(jí)機(jī)關(guān)向有隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)。報(bào)告是上級(jí)機(jī)關(guān)制定方針、政策，指導(dǎo)工作的重要依據(jù)之一，也是下級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)取得上級(jí)對(duì)工作的支持、指導(dǎo)的重要途徑。(2)特性①具有鮮明的匯報(bào)性。一般來說，報(bào)告多為事后才行文。凡正在進(jìn)行的或已進(jìn)行完結(jié)的工作，為了讓上級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門及時(shí)掌握工作進(jìn)程和工作結(jié)果，下級(jí)機(jī)關(guān)均可制發(fā)報(bào)告，以便使上級(jí)更準(zhǔn)確地了解下情，更有效地進(jìn)行指導(dǎo)。從這種意義而言，匯報(bào)性是報(bào)告最顯著的特性，也是報(bào)告的生命線。②具有特定的陳述性。既然匯報(bào)性是報(bào)告的本質(zhì)特點(diǎn)，所以，凡是報(bào)告均要向上級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門具體陳述正在做著什么或已經(jīng)做了什么，還要陳述清楚是怎樣做的，遇到怎樣的情況，有哪些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，存在什么問題，有哪些設(shè)想等。這種特定的匯報(bào)內(nèi)容，就決定了報(bào)告的行文必須側(cè)重陳述。

(3)報(bào)告的作用《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，用‘報(bào)告’”。從上述規(guī)定可知，報(bào)告的基本作用就在于匯報(bào)工作、反映問題、提出建議、抄送文件，以及答復(fù)查詢等。這些作用均有助于上級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門更及時(shí)、更全面、更深入、更具體、更準(zhǔn)確地了解下情，掌握全局，指揮工作。從以上作用看，定期或不定期地制發(fā)報(bào)告，是下級(jí)機(jī)關(guān)的責(zé)任之一。報(bào)告，應(yīng)形成一種制度。凡遇有下列情況或目的之一時(shí)，下級(jí)機(jī)關(guān)均應(yīng)主動(dòng)“打報(bào)告”：其一，為了及時(shí)或定期得到上級(jí)指導(dǎo)，以便更有效地按照上級(jí)指揮意圖展開工作時(shí)；其二，在工作過程中已發(fā)生重大情況或特殊問題時(shí)；其三，已完成上級(jí)交辦或布置的事項(xiàng)時(shí)；其四，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的查詢時(shí)；其五，向上級(jí)抄送文件、報(bào)送物件時(shí)，等等?？傊瑘?bào)告是聯(lián)系上下級(jí)工作關(guān)系的重要橋梁，它對(duì)建立、健全和密切上下級(jí)之間的正常公務(wù)關(guān)系，以完成各項(xiàng)任務(wù)，提高工作效率，保證工作質(zhì)量等，均具有極大的作用。

2、報(bào)告的寫作要求和寫作方法(1)寫作要求①撰寫報(bào)告，必須遵循實(shí)事求是的原則，報(bào)告的內(nèi)容要真實(shí)準(zhǔn)確，不弄虛作假，不文過飾非等，對(duì)有關(guān)事實(shí)和數(shù)據(jù)要核對(duì)準(zhǔn)確無誤，以避免造成重大的失誤和損失。②觀點(diǎn)要正確，報(bào)告要及時(shí)，要努力反映新情況、新問題。向上級(jí)報(bào)告情況，根據(jù)事實(shí)材料概括出來的觀點(diǎn)首先要正確，并且要講究時(shí)效和新意，要不失時(shí)機(jī)地反映上去，以提高工作效率，避免老調(diào)重彈。③寫報(bào)告要善于分析、條理清晰，詳略得當(dāng)，具有針對(duì)性和說服力。切忌寫成不著邊際、流水帳式的報(bào)告，更不能只是簡(jiǎn)單羅列情況和問題，要有條理、有輕重、有主次地闡述清楚報(bào)告的有關(guān)內(nèi)容，從而對(duì)上級(jí)指導(dǎo)下級(jí)的工作提供方便。④在報(bào)告中，不可將請(qǐng)示事項(xiàng)寫入其中，以免影響上級(jí)正常處理問題。同時(shí)，報(bào)告中夾帶的請(qǐng)示事項(xiàng)，受文單位沒有答復(fù)的責(zé)任，這樣也容易誤事。

(2)寫作方法報(bào)告一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款及日期四部分組成。①標(biāo)題。報(bào)告的標(biāo)題有三種寫法：第一，采用完全式公文標(biāo)題，由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三個(gè)要素組成。例如：《山東省人民政府辦公廳關(guān)于國(guó)務(wù)院文件辦理情況的報(bào)告》、《澄合礦務(wù)局關(guān)于井田范圍內(nèi)小煤窯生產(chǎn)情況的報(bào)告》。第二，標(biāo)題只有事由和文種兩個(gè)要素。例如：《關(guān)于植樹造林情況的報(bào)告》第三，有些報(bào)告的內(nèi)容比較緊急，就必須在標(biāo)題中注明。例如：《林業(yè)部關(guān)于搶救大熊貓的緊急報(bào)告》、《澄合二礦關(guān)于煤場(chǎng)暴滿影響生產(chǎn)的緊急報(bào)告》②主送機(jī)關(guān)。在標(biāo)題下面、正文之前，頂格寫明接受報(bào)告的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、個(gè)人的名稱。例如：“省委”“校黨委”“×廠長(zhǎng)”等，其后加上冒號(hào)。③正文。報(bào)告的正文，一般由以下三個(gè)部分組成：

第一部分是報(bào)告的緣由。即為什么要寫報(bào)告：或者是為了上級(jí)機(jī)關(guān)掌握情況；或者是答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)提出的問題；或者是為了使自己的經(jīng)驗(yàn)在面上推廣；或者是使自己的建議得到上級(jí)機(jī)關(guān)的重視和采納。無論哪種目的都要求開門見山，直截了當(dāng)，集中概括，并用“現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下”之類的話承啟下文。第二部分是報(bào)告的內(nèi)容。即報(bào)告的事實(shí)和問題。這部分如果報(bào)告的是事件，就要將事件的起因、經(jīng)過、結(jié)果寫出來；如果報(bào)告的是問題，就要將問題產(chǎn)生的原因、影響、解決辦法等寫出來。無論哪種情況，都要特別注意重點(diǎn)突出，力求做到既有概括性又有具體性，點(diǎn)面要融洽結(jié)合。

第三部分是報(bào)告的結(jié)束語。即對(duì)正文的總結(jié)。它也是正文的最后組成部分。這部分有兩種寫法：一種是根據(jù)報(bào)告的事實(shí)或問題提出幾點(diǎn)建議或意見，供領(lǐng)導(dǎo)參考。但應(yīng)注意不要把這些意見和建議當(dāng)作請(qǐng)示事項(xiàng)，要求上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或指示；一種是報(bào)告完事實(shí)或問題后，要另起一行寫上“特此報(bào)告”或“以上報(bào)告如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”等結(jié)事語。④落款及日期。結(jié)尾處寫上報(bào)告機(jī)關(guān)、團(tuán)體、個(gè)人的名稱，在右下方寫上年、月、日，并加蓋印章。

目前在各單位的行文中，請(qǐng)示和報(bào)告兩個(gè)文種混用的現(xiàn)象相當(dāng)普遍，有些該用“請(qǐng)示”卻用了“報(bào)告”，有的甚至將兩者合而為一寫成了“請(qǐng)示報(bào)告”，不僅給受文單位的處理帶來困難，也影響了文書發(fā)揮應(yīng)有的效用。其實(shí)，請(qǐng)示與報(bào)告是有嚴(yán)格區(qū)別的，表現(xiàn)在：

?第一，行文目的不同。請(qǐng)示是要求上級(jí)對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)給以指示、批準(zhǔn)或答復(fù)的；而報(bào)告則是下情上達(dá)、陳述情況，不要求答復(fù)。第二，行文時(shí)機(jī)不同。請(qǐng)示必須在事前行文，在得到上級(jí)的批準(zhǔn)、指示后方能行事，不允許“先斬后奏”；而報(bào)告則是在工作完成以后或告一段落后發(fā)出的。第三，內(nèi)容寬窄不同。請(qǐng)示必須堅(jiān)持“一文一事”的原則，而報(bào)告則一事（如專題性報(bào)告）數(shù)事（如工作報(bào)告）皆可。第四，辦理要求不同。請(qǐng)示多是帶有急迫性的問題，請(qǐng)求上級(jí)答復(fù)辦理的，是“辦件”；而報(bào)告則多是匯報(bào)工作及有關(guān)情況，提出意見或建議，報(bào)請(qǐng)上級(jí)閱知的，是“閱件”。

第五，報(bào)送制度不同。報(bào)告可以有“月報(bào)”、“季報(bào)”、“年報(bào)”等定期報(bào)告的制度；而請(qǐng)示只有在必要時(shí)才行文，沒有定期請(qǐng)示制度。正確使用請(qǐng)示與報(bào)告兩個(gè)文種，關(guān)鍵的問題還是要抓住行文目的這一點(diǎn)，需上級(jí)答復(fù)的，用請(qǐng)示；只需上級(jí)了解情況或批轉(zhuǎn)而無需答復(fù)的，則用報(bào)告。掌握了這一點(diǎn)，就不至于將請(qǐng)示與報(bào)告混用了。

五、通知1、通知的概念通知是批轉(zhuǎn)下級(jí)公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下級(jí)辦理和有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；召開會(huì)議、任免和聘用干部時(shí)使用的文書。2、通知的擬寫(1)指示性通知的擬寫指示性通知用于向所屬下級(jí)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則和方法；還用于傳達(dá)上級(jí)的決定和指示、布置需要執(zhí)行或辦理的工作事項(xiàng)等。指示性通知的正文由三部分組成：通知的依據(jù)（原因、目的、意義）、主體部分、結(jié)尾部分。通知的依據(jù)：是用簡(jiǎn)明的語言說明為什么發(fā)此通知，然后用一句過渡語，如：“現(xiàn)通知如下”、“特作如下通知”等轉(zhuǎn)入主體部分；主體部分：是通知的具體事項(xiàng)。指示性通知主體部分比較復(fù)雜，應(yīng)分條或分段敘述，使人一目了然；結(jié)尾部分：一般寫執(zhí)行要求。如：“以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行”；有時(shí)則用一般號(hào)召性文字提出希望和要求，有的通知也可沒有結(jié)尾部分。

(2)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的擬寫將上級(jí)、同級(jí)或不相隸屬單位的來文發(fā)給下級(jí)單位，用轉(zhuǎn)發(fā)性通知。轉(zhuǎn)發(fā)性通知正文的寫法也比較簡(jiǎn)短。常用“現(xiàn)將×××轉(zhuǎn)發(fā)給你們，望遵照?qǐng)?zhí)行?！边@一模式。有時(shí)在此基礎(chǔ)上，還根據(jù)本單位、本系統(tǒng)、本地區(qū)的實(shí)際情況，提出具體要求，或作補(bǔ)充規(guī)定。轉(zhuǎn)發(fā)性通知的特點(diǎn)在“轉(zhuǎn)”字上，不能加批語。

(3)發(fā)布性通知的擬寫發(fā)布性通知是用于告知受文單位，某一規(guī)章已經(jīng)某會(huì)議討論通過或經(jīng)某上級(jí)批準(zhǔn)，現(xiàn)予發(fā)布或印發(fā)，并要求下級(jí)遵照?qǐng)?zhí)行。重要的規(guī)章用“頒發(fā)”或“發(fā)布”，一般的用“印發(fā)”。這類通知所發(fā)布（印發(fā)）的法規(guī)性文書，一般都是發(fā)文單位本身制定的。發(fā)布性通知的正文也比較簡(jiǎn)短，一般只需寫明發(fā)布根據(jù)以及發(fā)布的什么文書，提出執(zhí)行要求即可。有時(shí)也可簡(jiǎn)要闡述發(fā)布此文書的目的、意義，或提出貫徹執(zhí)行的具體意見。(4)事務(wù)性通知的擬寫事務(wù)性通知是上級(jí)要求下級(jí)辦理或告知下級(jí)需要知道的一般事項(xiàng)。如：報(bào)送有關(guān)材料、啟用或廢止公章、出版刊物的訂購(gòu)、變更地址及電話號(hào)碼，等等。事務(wù)性通知的正文往往采用篇段合一的形式。只把通知的是什么事情說清楚即可，沒有必要予以議論評(píng)價(jià)或闡發(fā)意義，也不提執(zhí)行要求。(5)會(huì)議通知擬寫各單位在召開會(huì)議時(shí)，會(huì)前要告知與會(huì)者開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、攜帶材料等，這時(shí)要用會(huì)議通知。除了一些小型或緊急會(huì)議就近口頭或電話通知外，一般都要使用書面會(huì)議通知。會(huì)議通知的正文一般由召開會(huì)議的背景（目的、意義）和會(huì)議注意事項(xiàng)兩部分構(gòu)成。召開會(huì)議的背景：主要寫明為什么開會(huì)，一般文字比較簡(jiǎn)短，不要長(zhǎng)篇大論。會(huì)議注意事項(xiàng)：是指會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、日程安排、報(bào)到日期，有時(shí)還具體地提出準(zhǔn)備的材料及與會(huì)者赴會(huì)所乘車、船、飛機(jī)班次等。

(6)任免通知的擬寫任免通知是上級(jí)需要向下級(jí)傳達(dá)對(duì)有關(guān)人員的任免事項(xiàng)時(shí)使用的通知。任免通知的正文要寫明任免根據(jù)、日期、被任免人員的姓名與職務(wù)。3、擬寫通知的注意事項(xiàng)(1)內(nèi)容要明確具體；(2)語言簡(jiǎn)潔，語氣肯定；(3)使用一定的專用語等。六、函1、函的概念、特性、作用(1)概念函，即是信件。它是上下級(jí)、平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互詢問、答復(fù)問題和商洽工作時(shí)使用的一種文書。(2)特性①使用范圍廣泛。既可以用于上下級(jí)機(jī)關(guān)之間，也可以用于平行的或不相隸屬的法人之間，任何機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位之間都可以利用函聯(lián)系公務(wù)事宜。②內(nèi)容一般不涉及機(jī)密事宜。所談的多系工作中的事務(wù)性問題，在機(jī)密程度上多屬普通公文。③對(duì)受函單位來講,一般不具有法規(guī)約束力或強(qiáng)制性指令作用。④語氣緩和、謙虛、禮貌、懇切，講究互相尊重、平等協(xié)商。⑤形式上簡(jiǎn)便靈活，使用方便，篇幅短小精悍，易于寫作。由于以上特點(diǎn)，函的使用頻率很高。(3)用途函的使用范圍廣泛，使用頻率很高，但卻不應(yīng)任意亂用。歸納起來，函主要有以下用途：①用于各類各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位之間詢問、催辦和答復(fù)問題。如勞動(dòng)部答復(fù)湖北省勞動(dòng)局的《關(guān)于退伍義務(wù)兵軍齡計(jì)算為工齡問題的函》。這種函稱為問答性函。②用于平行的或不相隸屬的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位之間申請(qǐng)或商洽工作。如勞動(dòng)部給國(guó)務(wù)院機(jī)關(guān)事務(wù)管理局的《關(guān)于申請(qǐng)一九九三年度行政專項(xiàng)業(yè)務(wù)費(fèi)的函》。這種函稱為請(qǐng)示或商洽性函。③用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位之間聯(lián)系公務(wù)事宜。如勞動(dòng)部給鐵道部的《關(guān)于協(xié)助做好首屆中國(guó)青年奧林匹克技能競(jìng)賽開幕式交通運(yùn)輸工作的函》。這種函稱為聯(lián)系性函。④向有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位告知有關(guān)事項(xiàng)。如《關(guān)于印發(fā)勞動(dòng)部鍋爐壓力容器安全技術(shù)鑒定委員會(huì)章程和委員名單的函》。這種函稱為告知性函。上述四種用途，表明函主要具有問答、商洽、聯(lián)系和告知四種作用。2、函的種類(1)函根據(jù)內(nèi)容可分為以下兩種：①公函。即內(nèi)容均為較重要的正式公務(wù)事項(xiàng)，屬正式公文，有完整的公文格式。②便函。即內(nèi)容為不太重要的一般事務(wù)，但決不是私人函件。它不屬于正式公文，格式較隨便，類似一般信件。用機(jī)關(guān)信箋撰寫后，加蓋印章即可。(2)函根據(jù)行文往來可分為以下兩種：①去函。又叫來函。即主動(dòng)發(fā)函詢問、商洽或通知有關(guān)事項(xiàng)的函。②復(fù)函。即答復(fù)對(duì)方來函中有關(guān)事項(xiàng)的函。3、函的寫作要求和寫作方法(1)寫作要求①問函內(nèi)容要明確具體。凡是問函，均旨在商洽工作，提出事項(xiàng)，要求答復(fù)或征詢意見。因此，有關(guān)緣由、情況、問題、事項(xiàng)、要求等，均須開門見山地直接陳述，力求明確具體，切實(shí)可行；切忌含糊不清、抽象空泛，使受函方摸不清頭腦，無從及時(shí)答復(fù)。②復(fù)函內(nèi)容要有針對(duì)性。凡是問函所提出的問題、事項(xiàng)和要求，均要逐一明確而具體地答復(fù)，不要有所錯(cuò)漏，更不要空發(fā)議論；嚴(yán)忌答非所問、復(fù)非所求或節(jié)外生枝。③要嚴(yán)格遵循“一文一事”的原則。無論是問函還是復(fù)函，均應(yīng)有集中、單一的內(nèi)容，凡是可有可無的內(nèi)容應(yīng)一概刪除。④議論說理適度。函的基本任務(wù)在于商洽公務(wù)、處理問題，而不是抒發(fā)感想。因此，議論說理的成分也必須納入切實(shí)可用的軌道。凡盡人皆知而不切實(shí)際的道理，要當(dāng)作“正確的廢話”一律省去。⑤語言要樸實(shí)謙恭。鑒于處理公務(wù)需要嚴(yán)肅負(fù)責(zé)的態(tài)度，函的語言文字必須力求質(zhì)樸、通俗、曉暢、明白、誠(chéng)懇；切忌語氣生硬或虛偽寒暄，結(jié)束語不宜文言化。(2)寫作方法函由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、署名和日期五個(gè)部分構(gòu)成。具體寫作中，要區(qū)分公函和便函，二者寫作格式不盡相同。便函格式簡(jiǎn)單，一般無標(biāo)題，無發(fā)文字號(hào)，上款只寫主送機(jī)關(guān)名稱，后加冒號(hào)；另起一行空兩格寫正文，最后寫落款和發(fā)函日期并加蓋公章。公函格式要求比較正規(guī)，大體而言由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)、正文、署名和日期等部分構(gòu)成。公函標(biāo)題主要有三種寫法：一是規(guī)范式標(biāo)題，如“×××關(guān)于×××的（復(fù)）函”；二是省略式標(biāo)題，如“關(guān)于×××的（復(fù)）函”；三是由發(fā)函機(jī)關(guān)、事由、受函機(jī)關(guān)和文種四個(gè)要素構(gòu)成的標(biāo)題。此外，還有一些特殊的標(biāo)題法。凡屬重要內(nèi)容的公函，均要加設(shè)發(fā)文字號(hào)。以書信臺(tái)頭的格式寫出主送機(jī)關(guān)名稱，然后寫正文。七、會(huì)議紀(jì)要1、會(huì)議紀(jì)要的概念、特性(1)概念會(huì)議紀(jì)要，是一種具有紀(jì)實(shí)性和指導(dǎo)性的文書，它根據(jù)會(huì)議的指導(dǎo)思想和目的要求，以會(huì)議記錄為底本而寫成。它既可以上呈，用以匯報(bào)會(huì)議情況和結(jié)果；也可以下發(fā)或平發(fā)，用以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，要求有關(guān)單位或部門遵守、執(zhí)行。會(huì)議紀(jì)要的適用范圍廣泛，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位召開重要會(huì)議都可以使用。(2)特性①具有紀(jì)實(shí)性會(huì)議紀(jì)要的基本任務(wù)之一就在于真實(shí)地記載會(huì)議的主要實(shí)況和主要精神。因此，紀(jì)實(shí)是撰寫會(huì)議紀(jì)要的基本原則。這就是說，會(huì)議紀(jì)要必須嚴(yán)格遵循特定的會(huì)議目的和指導(dǎo)思想，依據(jù)會(huì)議的實(shí)際情況、發(fā)言記錄、結(jié)論性意見或問題來行文；凡與會(huì)議無關(guān)的或會(huì)議未涉及到的問題，一概不寫，絕不允許虛構(gòu)摻假或橫生枝葉。若失去紀(jì)實(shí)性，會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t毫無存在的價(jià)值。②具有系統(tǒng)性會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容不是特定會(huì)議實(shí)況的全部記錄，而是對(duì)包括會(huì)議記錄在內(nèi)的全部會(huì)議材料進(jìn)行深入分析、綜合研究的結(jié)果。它遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越了會(huì)議記錄的自然形態(tài)和原始性質(zhì)，它是會(huì)議全部情況的內(nèi)在本質(zhì)在邏輯思想的系統(tǒng)體現(xiàn)。③具有述要性如果說會(huì)議記錄具有原始性，那么，會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t具有述要性。這就是說，會(huì)議紀(jì)要絕不像會(huì)議記錄那樣有事必記，有聞必錄，面面俱到，樣樣不漏；而是擇其要而記之，求其質(zhì)而錄之，擇其實(shí)而書之，尤其是經(jīng)過必要的整理、精心的提煉、科學(xué)的概括、反復(fù)的加工，以求其“本”，提其“要”，取其“質(zhì)”，把會(huì)議的重要材料、重要問題、重要決策、重要結(jié)論以及本質(zhì)精神等充分顯示出來，傳達(dá)出來。如果說，會(huì)議記錄具有現(xiàn)象的真實(shí)性，它是會(huì)議自然情況的真實(shí)“再現(xiàn)”；那么，會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t具有本質(zhì)的真實(shí)性，它是會(huì)議內(nèi)在精神的概要“反映”。

2、種類(1)按會(huì)議紀(jì)要的作用分：①指導(dǎo)性會(huì)議紀(jì)要。這類紀(jì)要的內(nèi)容，對(duì)有關(guān)單位的工作都具有參考價(jià)值和指導(dǎo)意義，因此，才由會(huì)議主辦單位或更上一級(jí)機(jī)關(guān)用批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)文件的形式印發(fā)，要求受文單位“貫徹執(zhí)行”或“參照?qǐng)?zhí)行”。②協(xié)作性會(huì)議紀(jì)要。是能夠起到協(xié)議作用的紀(jì)要。這類紀(jì)要所記載的議定事項(xiàng)，是與會(huì)單位的代表經(jīng)過協(xié)商一致通過的，是這些單位應(yīng)當(dāng)共同遵守和執(zhí)行的，因此，才以會(huì)議總結(jié)文件的形式印發(fā)。③通報(bào)性會(huì)議紀(jì)要。在報(bào)刊上發(fā)表的學(xué)術(shù)性會(huì)議紀(jì)要，以及類似于會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議綜述文章，大多屬于此類。(2)按會(huì)議紀(jì)要敘述的問題分：①綜合性會(huì)議紀(jì)要。是敘述某一方面眾多問題的紀(jì)要。例如：《全國(guó)企業(yè)工資工作會(huì)議紀(jì)要》，內(nèi)容涉及企業(yè)工資工作中的一系列問題，是綜合性會(huì)議紀(jì)要。②專題性會(huì)議紀(jì)要。是專談一個(gè)問題的紀(jì)要。例如，1989年1月19日《人民日?qǐng)?bào)》發(fā)表的《中共中央書記處會(huì)議紀(jì)要》，就是專談黨和國(guó)家機(jī)關(guān)保持廉潔問題的專題會(huì)議紀(jì)要。這類紀(jì)要篇幅有長(zhǎng)有短，數(shù)量居多。3、作用(1)記載作用。凡是召開重要會(huì)議，常用會(huì)議紀(jì)要來記載會(huì)議情況，反映會(huì)議的基本精神，記錄議定的主要事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要是對(duì)會(huì)議成果的記載，主要不是用來讓受文單位貫徹執(zhí)行。受文者閱知后，要存檔備查。(2)傳達(dá)作用。會(huì)議紀(jì)要可以通報(bào)、傳達(dá)會(huì)議所研究的工作、議定的事項(xiàng)、布置的任務(wù)和作出的決定，使有關(guān)單位和人員盡快知曉會(huì)議基本情況和主要精神，落實(shí)會(huì)議所作出的決定。會(huì)議紀(jì)要還可以用來向上級(jí)機(jī)關(guān)提供會(huì)議信息，匯報(bào)有關(guān)情況，以取得上級(jí)的指導(dǎo)。4、寫作方法會(huì)議紀(jì)要由標(biāo)題、發(fā)文時(shí)間、正文、落款及日期組成。(1)標(biāo)題。會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題，有兩種形式。①單標(biāo)題：即標(biāo)題直接寫明何種會(huì)議紀(jì)要，讓人一目了然。這種標(biāo)題一般由會(huì)議名稱加文種組成。例如：《全國(guó)農(nóng)村工作會(huì)議紀(jì)要》；有的會(huì)議紀(jì)要標(biāo)題由事由和文種組成。例如：《關(guān)于研究耕地占用稅征收、管理、使用問題的會(huì)議紀(jì)要》；還有的會(huì)議紀(jì)要標(biāo)題則“三要素”俱全。例如：《鐵道部安全生產(chǎn)會(huì)議紀(jì)要》。

②雙標(biāo)題。即標(biāo)題由正標(biāo)題和副標(biāo)題組合而成。正標(biāo)題概括會(huì)議的主要精神或決議事項(xiàng)，副標(biāo)題寫明什么單位什么性質(zhì)的會(huì)議紀(jì)要。這種標(biāo)題形式在公文中不太常見，多是在報(bào)紙及新聞報(bào)道時(shí)出現(xiàn)。例如：打破“大鍋飯”推行責(zé)任制——首都部分經(jīng)濟(jì)、科技工作者座談會(huì)議紀(jì)要(2)發(fā)文時(shí)間。會(huì)議紀(jì)要的發(fā)文時(shí)間，一般放在標(biāo)題的下面，年、月、日要寫全，并用圓括號(hào)括起來。(3)正文。會(huì)議紀(jì)要的正文，一般包括三個(gè)部分。會(huì)議概況：是正文的開頭，主要是用簡(jiǎn)短的文字介紹會(huì)議的名稱、召集單位、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、進(jìn)行情況等。議定事項(xiàng)：是正文的主體，其內(nèi)容是對(duì)會(huì)議討論研究和議定事項(xiàng)進(jìn)行歸納整理，概括出來的要點(diǎn)，主要反映會(huì)議研究了什么問題、作出了什么決定。這一部分有分類式、歸納式、概述式和記錄式四種基本寫法，總的要求是在原始記錄（或錄音）的基礎(chǔ)上，經(jīng)過認(rèn)真的綜合整理，突出重點(diǎn)，概括其要點(diǎn)，準(zhǔn)確而完整地表述會(huì)議的主要精神和決定的事項(xiàng)，以便遵照?qǐng)?zhí)行。前三種寫法，多用“會(huì)議認(rèn)為”、“與會(huì)者指出”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議要求”等作引語，來敘述會(huì)議的綜合意見。

希望要求：是會(huì)議紀(jì)要的結(jié)尾，有時(shí)可以省略，主要作用是號(hào)召有關(guān)單位貫徹會(huì)議精神，努力完成會(huì)議提出的各項(xiàng)任務(wù)。會(huì)議紀(jì)要必須準(zhǔn)確敘述會(huì)議的實(shí)際情況，客觀反映與會(huì)者的意見，文字應(yīng)高度概括，語言應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明，切忌含糊其辭、產(chǎn)生歧義。為了全面反映會(huì)議情況，在會(huì)議紀(jì)要正文結(jié)束后，還要詳細(xì)列上會(huì)議參加者的姓名及其所代表的單位和職務(wù)。如果是例會(huì)，除了列出出席會(huì)議人的名單外，還要列出缺席和列席人的名單。會(huì)議紀(jì)要一般不加蓋公章。5、會(huì)議紀(jì)要的寫作要求(1)要突出會(huì)議的中心和要點(diǎn)，反映會(huì)議的全貌。使人看后對(duì)會(huì)議能有一個(gè)重點(diǎn)、全面和完整的了解，便于領(lǐng)會(huì)精神，做到中心突出、詳略得當(dāng)，切忌事無巨細(xì)、面面俱到或內(nèi)容空洞、簡(jiǎn)而不要。(2)要正確集中會(huì)議討論的意見，忠實(shí)于會(huì)議的情況和內(nèi)容。起草會(huì)議紀(jì)要時(shí)要認(rèn)真研究各種意見，對(duì)討論中同意的、反對(duì)的、需要商榷的或其他意見均要認(rèn)真加以對(duì)待，凡取得多數(shù)人的共識(shí)的就應(yīng)反映出來。為了更好地集中體現(xiàn)會(huì)議的意見，還可將紀(jì)要草稿交與會(huì)人員討論修改，取得同意。對(duì)于講話、報(bào)告、會(huì)議、會(huì)議決定等，可以適當(dāng)引用原文或原話，以便能更準(zhǔn)確地反映會(huì)議內(nèi)容，切不可借題發(fā)揮，添枝加葉，損害全文。(3)要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕Y(jié)構(gòu)、清晰的層次安排，記述文字要簡(jiǎn)練準(zhǔn)確，富有條理。要對(duì)各種有關(guān)材料進(jìn)行深入的分析，通過精心提煉，盡可能加以理論概括，鮮明地反映出會(huì)議的主旨和精神。文風(fēng)要樸實(shí)，觀點(diǎn)要明確，具有邏輯性。切忌冗長(zhǎng)、雜亂、含混，甚至就事論事。八、賀信1、賀信的概念賀信是為了密切企事業(yè)單位之間、個(gè)人之間的關(guān)系，增進(jìn)友誼，每逢過年過節(jié)常常要向?qū)Ψ奖硎咀ＹR；或?yàn)榱藨c賀重大勝利、壽辰、重要會(huì)議等使用的文書。賀信的篇幅一般比較簡(jiǎn)短，感情充沛，文字明快。它可以直接發(fā)給對(duì)方,也可以登報(bào)、廣播。2、賀信的擬寫賀信的組成部分是標(biāo)題、受文對(duì)象、正文和簽署。標(biāo)題：直書文種為標(biāo)題。受文對(duì)象：受文單位或個(gè)人的稱呼，如果收信者是個(gè)人，應(yīng)在姓名之后加上相應(yīng)稱呼，如“先生”、“同志”等。正文：主要內(nèi)容包括對(duì)對(duì)方成績(jī)及其意義的肯定性評(píng)價(jià)，表示祝賀和向?qū)Ψ綄W(xué)習(xí)，希望或勉勵(lì)。簽署：在正文的右下方寫上祝賀的單位名稱或個(gè)人姓名，署名下方為年月日。3、賀信擬寫注意事項(xiàng)(1)賀信的語言要真摯、熱情。(2)賀信的內(nèi)容要簡(jiǎn)單明了、避免累贅。

九、慰問信1、慰問信概念慰問信是向做出貢獻(xiàn)的，或遭遇重大困難和損失的集體或個(gè)人表示慰藉、問候、關(guān)心的專用信函，在企事業(yè)單位的交往過程中經(jīng)常使用。2、慰問信的擬寫慰問信是由標(biāo)題、受文對(duì)象、正文和簽署組成。標(biāo)題：慰問信的標(biāo)題有三種寫法：一是直書文種為標(biāo)題；二是由發(fā)信單位名稱、受文對(duì)象名稱和文種三部分組成；三是由慰問信的受文對(duì)象和名稱兩部分組成。如“致××廠全體職工的慰問信”。受文對(duì)象：寫明被慰問的單位或個(gè)人的稱呼，個(gè)人姓名之后加上相應(yīng)的稱呼，如“先生”、“經(jīng)理”等。

正文：主要內(nèi)容包括：寫慰問信的背景、原因；概述受文者的先進(jìn)思想、先進(jìn)事跡及高貴品德；對(duì)受文者表示慰問及表示向受文者學(xué)習(xí)的決心。簽署：在正文的右下方簽上寫慰問信單位的名稱或個(gè)人的姓名，其下是寫信時(shí)間。3、擬寫慰問信應(yīng)該注意的問題慰問信的語言應(yīng)感情深厚，誠(chéng)懇真切，以使對(duì)方感受親切關(guān)懷和溫暖，受到激勵(lì)，振奮精神。

第三部分公文處理規(guī)范一、收文處理程序

二、發(fā)文處理程序

一、收文處理程序收文處理程序一般包括簽收、登記、分發(fā)、分辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等。（一）簽收。簽收公文應(yīng)認(rèn)真核對(duì)所收文件的件數(shù)是否與文件投遞單或送文薄上登記的件數(shù)相符；包裝編號(hào)是否與投遞單或送文薄上的登記相符；文件包裝是否有破損、開封等現(xiàn)象，重要文件應(yīng)逐頁查點(diǎn)。如發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢并采取相應(yīng)的處理措施。急件要注明簽收的具體時(shí)間。（二）登記。登記文件應(yīng)將收文號(hào)、來文機(jī)關(guān)、文件標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、緩急時(shí)限、件數(shù)、收發(fā)時(shí)間以及處理情況逐項(xiàng)填寫清楚。

登記文件標(biāo)題不能刪減，無標(biāo)題文件要登記內(nèi)容摘要，對(duì)內(nèi)容的概括要準(zhǔn)確。登記編號(hào)不得出現(xiàn)重號(hào)和跳號(hào)的現(xiàn)象，登記書寫字跡要清楚、工整，不能潦草。（三）分辦。分辦就是文書工作人員將收進(jìn)的文件經(jīng)過登記以后分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門或承辦人員辦理。分辦工作由誰做因單位而異。一般比較大的單位由秘書負(fù)責(zé)，比較小的單位由辦公室負(fù)責(zé)人分辦。分辦人員在分辦前要弄清以下幾點(diǎn)：1、文件講的是什么問題？2、提出的問題是否需要辦理？3、所提問題由哪個(gè)部門或哪位領(lǐng)導(dǎo)主管？與哪個(gè)部門、哪些人有關(guān)？4、保密、緩急程度。

分辦是文書處理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的重要工作之一。分辦人員要勤于動(dòng)腦，注意為領(lǐng)導(dǎo)人篩選文件，幫助領(lǐng)導(dǎo)人從“文山”里解脫出來。具體分辦工作，可以參考下列做法：1、有關(guān)工作問題已有明確分工，即按主管業(yè)務(wù)范圍直送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示。有些問題雖無明確分工，但過去有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)同類性質(zhì)的文件有過批示的，可照例送請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理。

2、上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)請(qǐng)示問題的批復(fù)，分送原發(fā)文的承辦部門(即擬稿部門)閱處和主管領(lǐng)導(dǎo)人閱知。只有一份復(fù)文的，可先送主管領(lǐng)導(dǎo)閱批后交承辦部門，或復(fù)印若干份分送有關(guān)部門。3、下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的報(bào)告或報(bào)表，或其它機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)函請(qǐng)商洽工作的復(fù)函，直接送交原發(fā)文的承辦部門辦理。4、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的指導(dǎo)性文件或者下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示的有關(guān)緊急、重大的問題或者涉及全局性問題的文件，先送主管領(lǐng)導(dǎo)人批示，然后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人批示的意見分辦。請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人批辦文件時(shí)，如有必要，應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)人提供背景情況，供批示時(shí)參考。請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批示的文件，一般應(yīng)在“文件處理單”上提示簡(jiǎn)明扼要的擬辦意見。分發(fā)文件要嚴(yán)格按照規(guī)定范圍進(jìn)行，時(shí)限性強(qiáng)的要及時(shí)發(fā)送；密級(jí)較高的文件，要盡量縮小知密范圍。（四）批辦。主管領(lǐng)導(dǎo)人在閱讀文件的基礎(chǔ)上，針對(duì)文件提出的問題和要求，簡(jiǎn)明扼要地提出處理意見，明確指定承辦部門或承辦人。需要兩個(gè)以上部門承辦的事項(xiàng)，要指定主辦部門。緊急而重要的文件,要規(guī)定時(shí)限，并注明批辦的月、日。批辦意見要用鋼筆或毛筆寫在左側(cè)裝訂線以內(nèi),注意字跡清楚，以利于保存。（五）承辦。承辦部門在辦文時(shí)要遵循以下原則：凡屬本部門職權(quán)范圍內(nèi)可以簽復(fù)的事項(xiàng)，應(yīng)直接答復(fù)呈文部門，同時(shí)抄送交辦機(jī)關(guān)銷案；凡涉及其它部門業(yè)務(wù)的事項(xiàng)，主辦部門要主動(dòng)會(huì)同有關(guān)部門協(xié)商辦理；凡須報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批的事項(xiàng)，應(yīng)由主辦部門提出處理意見，并代擬文稿，如文稿內(nèi)容涉及其它部門，應(yīng)與其協(xié)商并取得一致意見后，送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。如不能取得一致意見，要將雙方意見都寫上。（六）傳閱。傳閱文件要做到以下幾點(diǎn)：1、掌握傳閱范圍。嚴(yán)格按照規(guī)定范圍和領(lǐng)導(dǎo)批辦范圍組織傳閱。不能任意擴(kuò)大或縮小傳閱范圍。2、控制文件運(yùn)行。嚴(yán)格傳閱登記手續(xù)，隨時(shí)掌握文件去向，避免漏傳、誤傳和延誤。3、文不橫傳。文件要通過文書人員分別遞送給每個(gè)應(yīng)閱人員，不能由應(yīng)閱人員自行橫傳。4、認(rèn)真檢查處理。文書人員應(yīng)對(duì)退回的傳閱文件進(jìn)行檢查。一查閱文人是否閱過并標(biāo)明了閱完時(shí)間；二查閱文人有無指示意見和對(duì)需要印發(fā)的文件有修改意見；三查傳閱件有無缺損，附件是否完整；四查傳閱件是否傳閱時(shí)間過長(zhǎng)，內(nèi)容是否過時(shí)。

（七）催辦。對(duì)落實(shí)到各承辦單位或部門的公文，由辦公室負(fù)責(zé)催辦工作。辦公室應(yīng)落實(shí)催辦部門或人員，建立健全催辦工作制度，設(shè)立催辦登記，實(shí)行逐級(jí)負(fù)責(zé)。做到事事有人管、件件有人辦，文件處理速度快、效率高。（八）收集。已處理完畢需立卷歸檔可保存一定時(shí)間的文件，文書人員應(yīng)做好回收工作。文件收集的辦法主要有：1、來文份數(shù)較多的，在處理的同時(shí)留足歸檔份數(shù)；2、來文只有一份又需歸檔的，在文件眉頭上加蓋明顯戳記，如“此件閱后請(qǐng)退回歸檔”字樣，并在登記上做記載，以便催要；3、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)有重要批示的文件，如能夠復(fù)印的，可將原件留存，復(fù)印件送給閱知部門或閱知人。如不能夠復(fù)印需將原件送出時(shí)，也應(yīng)在文件上做出標(biāo)記，并在登記上做出記載，及時(shí)催要；4、對(duì)傳閱的文件，要在傳閱完畢后及時(shí)收存。二、發(fā)文處理程序發(fā)文處理程序一般包括擬稿、會(huì)稿(簽)、審核、簽發(fā)、繕印、用印、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等。（一）擬稿。擬稿應(yīng)注意做到以下幾點(diǎn)：1、符合國(guó)家法律、法規(guī)，符合黨和政府的方針、政策及有關(guān)規(guī)定，符合煤炭工業(yè)的實(shí)際情況。如提出新的政策規(guī)定，要切實(shí)可行，并對(duì)與原政策規(guī)定的主要區(qū)別部分加以說明。2、情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，條理要清楚，層次要清晰，文字要精練，書寫要工整，標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確，篇幅要簡(jiǎn)短。3、人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。時(shí)間應(yīng)寫具體的年月日。4、公文中的數(shù)字除發(fā)文號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、百分比和其它必須用阿拉伯?dāng)?shù)字者外，一般用小寫漢字標(biāo)識(shí)。5、引用公文應(yīng)先引用發(fā)文機(jī)關(guān)、標(biāo)題，后引文號(hào),并加括號(hào)。6、公文中的計(jì)量單位，應(yīng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位，在同一公文中，計(jì)量單位的表示要一致。7、用詞要準(zhǔn)確、規(guī)范。在使用簡(jiǎn)稱時(shí)，應(yīng)先用全稱，并在括號(hào)中說明以下簡(jiǎn)稱××××。不寫不規(guī)范的字。8、草擬、修改、簽發(fā)公文，要用鋼筆，并只能用碳素墨水、藍(lán)黑墨水或墨汁為書寫材料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、彩筆及紅墨水。

（二）會(huì)稿（簽）1、凡涉及其它部門業(yè)務(wù)的公文稿，主辦單位應(yīng)送有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)稿（簽）。會(huì)稿（簽）時(shí)，主辦人員（或擬稿人）應(yīng)自行“會(huì)簽”，以縮短時(shí)間。2、在會(huì)稿（簽）過程中，如意見不一致，主辦單位應(yīng)主動(dòng)協(xié)商，仍不能取得一致意見時(shí)，應(yīng)將各自的意見寫明，請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定。

（三）審核（核稿）。文件草稿在送交領(lǐng)導(dǎo)人最后審批簽發(fā)之前，應(yīng)由辦公室有關(guān)人員對(duì)文稿的內(nèi)容、體式、文字等進(jìn)行審核。這是保證公文質(zhì)量、降低公文數(shù)量的必不可少的重要措施。各單位辦公室均應(yīng)明確核稿人員，建立核稿責(zé)任制度。審核的主要任務(wù)是把好五關(guān)：1、行文關(guān)。確定是否需要行文，以何名義行文。凡是可以通過口頭、電話等形式解決的問題就不要發(fā)文，一般業(yè)務(wù)性問題以業(yè)務(wù)部門的名義行文。2、內(nèi)容關(guān)。審查文稿觀點(diǎn)是否正確，是否符合實(shí)際；提出的辦法、措施和要求是否有的放矢、明確具體、切實(shí)可行；有無觀點(diǎn)錯(cuò)誤、界限不清、寬嚴(yán)失度、難以執(zhí)行之處；涉及其它部門或單位的問題是否協(xié)商、會(huì)稿（簽）。3、政策法規(guī)關(guān)。審查文稿內(nèi)容是否符合黨和國(guó)家的現(xiàn)行方針、政策、法律、法規(guī)；與本系統(tǒng)、本單位已經(jīng)發(fā)布，仍在執(zhí)行的政策、規(guī)定有無矛盾，如屬提出新的政策、規(guī)定、建議，是否已經(jīng)有關(guān)部門研究？按照職責(zé)權(quán)限，應(yīng)由哪一級(jí)批準(zhǔn)，是否需要廢止現(xiàn)行有關(guān)政策、規(guī)定等。4、文字關(guān)。審查文稿結(jié)構(gòu)是否條理清晰、簡(jiǎn)明扼要、合乎邏輯；用詞是否準(zhǔn)確、精練；句子是否符合語法；標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)字、人名地名、專用術(shù)語等是否正確、規(guī)范。5、體例格式關(guān)。審查擬定的公文標(biāo)題能否概括文件內(nèi)容，文種是否恰當(dāng)，主送機(jī)關(guān)是否正確，抄送機(jī)關(guān)有無遺漏或存在濫抄亂送現(xiàn)象，機(jī)密程度和緩急程度是否適當(dāng)?shù)鹊?。?duì)不符合要求的公文稿，核稿人員有權(quán)提出具體修改意見，并將原稿返回?cái)M稿部門修改或重新擬稿。若文稿字跡潦草或修改得比較亂，核稿人員應(yīng)退回?cái)M稿部門抄清后再送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（四）簽發(fā)。審批簽發(fā)的一般原則是：1、涉及全局性或者經(jīng)過會(huì)議討論通過的重要文件，由主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。2、涉及某一方面的問題，由主管領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。3、對(duì)于機(jī)關(guān)一般事務(wù)性函件或領(lǐng)導(dǎo)已決定的事項(xiàng)可授權(quán)辦公室主任代簽。4、已簽發(fā)的公文，不準(zhǔn)隨意改動(dòng)，如確需必動(dòng)時(shí)，必須重新核稿并報(bào)原簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)審定。5、所有上報(bào)的公文，都必須由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。若主要領(lǐng)導(dǎo)不在家，應(yīng)由在家主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)文件應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是簽發(fā)人對(duì)文件的正確與否，負(fù)有完全責(zé)任。因此，簽發(fā)前應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容和文字進(jìn)行嚴(yán)格審核把關(guān)。若文稿內(nèi)容與其他主管領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)，應(yīng)主動(dòng)與其協(xié)商或在簽發(fā)時(shí)注明：請(qǐng)×××同志閱后發(fā)。二是簽發(fā)意見要明確、具體，并注明簽發(fā)時(shí)間，不能用畫圈代替簽發(fā)意見。簽發(fā)文件應(yīng)用鋼筆，不能用圓珠筆或鉛筆。三是領(lǐng)導(dǎo)人一般不接受、不簽發(fā)未經(jīng)辦公室審核并提出送審意見的文稿。若因特殊情況，領(lǐng)導(dǎo)人已先簽發(fā)，那么，到辦公室編號(hào)時(shí)，也應(yīng)交核稿員補(bǔ)核。

（五）編號(hào)登記。文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后，應(yīng)進(jìn)行發(fā)文登記和編號(hào)。登記時(shí)應(yīng)首先檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，有無秘密等級(jí)，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。對(duì)登記項(xiàng)目要認(rèn)真填寫，字跡要清晰，內(nèi)容要完整，不能隨意漏項(xiàng)或草率行事?！栋l(fā)文登記表》應(yīng)包括以下內(nèi)容：日期、編號(hào)、主送單位、標(biāo)題、主辦單位、主辦人、簽發(fā)人、主題詞等。登記后將發(fā)文字號(hào)及打印份數(shù)填在文稿上，送文印室繕印。（六）繕印。（七）用印。用印應(yīng)檢查原稿上有無領(lǐng)導(dǎo)人簽字，加蓋印章的公文份數(shù)要與原稿標(biāo)明的印刷份數(shù)相同，印章必須端正、清晰。用印的具體要求見公文格式。（八）分發(fā)。分發(fā)應(yīng)根據(jù)分發(fā)范圍書寫信封、分揀、裝封，經(jīng)檢查無誤后再嚴(yán)密封口。凡正式文件，都應(yīng)附《發(fā)文通知單》，隨文件一起郵寄。密件和急件要在信封上注明。《發(fā)文通知單》的回執(zhí)應(yīng)及時(shí)寄出。一般不得通過會(huì)議發(fā)放正式文件。若特殊情況，需要通過會(huì)議發(fā)放正式文件，在發(fā)文件時(shí)也應(yīng)附《發(fā)文通知單》。與會(huì)人員回單位后必須立即將文件交辦公室，并按文件處理程序辦理手續(xù)。所有上報(bào)的文件必須是原件。不準(zhǔn)上報(bào)復(fù)制件。

（九）收集。發(fā)文資料收集范圍包括：文件正文、文件底稿、文件清樣、文稿附件、領(lǐng)導(dǎo)批示等。發(fā)文資料的收集要做到齊全完整、主動(dòng)及時(shí)、寧寬勿窄。（十）立卷。1、公文立卷的基本原則是：要真實(shí)反映本機(jī)關(guān)或本單位的活動(dòng)和主要工作情況。有利于保管、查找和利用。2、凡是本機(jī)關(guān)或本單位在工作活動(dòng)中形成的和辦理完畢且有查考價(jià)值的文件、材料、圖紙、照片（底片）、錄音（像）等，均屬立卷范圍。3、立卷要根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、時(shí)間、名稱等文件特征，按照公文保存價(jià)值分類整理，保證立卷公文齊全、完整。4、兩個(gè)以上單位聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其它單位存復(fù)制件。5、絕密文件不能復(fù)制。機(jī)密、秘密文件經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)下一級(jí)機(jī)關(guān)的辦公室主任批準(zhǔn)可以復(fù)制。復(fù)制文件應(yīng)視原文一樣管理。

（十一）歸檔。立好的案卷，應(yīng)寫上標(biāo)題，編寫案卷目錄，并按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的公文。移交案卷時(shí)，應(yīng)履行有關(guān)手續(xù)。（十二）銷毀。沒有存檔價(jià)值和存查必要的公文，經(jīng)過鑒定和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可不定期銷毀。銷毀秘密公文，要進(jìn)行登記，有二人監(jiān)銷，保證不丟失，不漏銷。除特殊情況外，個(gè)人不得銷毀公文。第四部分公文質(zhì)量考評(píng)制度一、礦務(wù)局要建立公文質(zhì)量考評(píng)制度，定期對(duì)本機(jī)關(guān)、本單位、各業(yè)務(wù)處室和所屬下一級(jí)機(jī)關(guān)、單位在日常工作中所形成的公文進(jìn)行檢查或抽查，表彰先進(jìn)，批評(píng)落后，促進(jìn)全局公文質(zhì)量不斷提高。二、公文質(zhì)量考評(píng)的主要內(nèi)容1、文種使用。公文標(biāo)題是否與內(nèi)容一致，文種使用是否恰當(dāng)，有無請(qǐng)示、報(bào)告不分現(xiàn)象等。2、行文格式。文頭、標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、印章、抄送等內(nèi)容的位置是否符合本規(guī)范的要求。3、文字表述。主題是否突出、結(jié)構(gòu)是否合理，層次是否分明，語言是否流暢，文字是否精練，情況是否真實(shí)。4、文字書寫。公文底稿和領(lǐng)導(dǎo)簽字是否用鋼筆書寫。文字書寫是否工整、清楚、準(zhǔn)確，符合書寫規(guī)范。5、裝印質(zhì)量。公文印刷是否清晰，版面是否整潔，錯(cuò)、別、漏字率是否在規(guī)定范圍之內(nèi)，裝訂是否整齊。6、發(fā)文程序。擬稿、會(huì)稿（簽）、審核、簽發(fā)、編號(hào)等手續(xù)是否齊全，有無遺漏現(xiàn)象。7、行文是否執(zhí)行制度，有無越級(jí)、多頭請(qǐng)示的現(xiàn)象。第五部分公文格式一、范圍二、引用標(biāo)準(zhǔn)三、定義四、公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)五、公文用紙幅面及版面尺寸六、公文中圖文的顏色七、排版規(guī)格與印制裝訂要求八、公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則九、頁碼十、公文中表格十一、公文的特定格式

一、范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則。本標(biāo)準(zhǔn)適用于國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。其他機(jī)關(guān)公文可參照?qǐng)?zhí)行。使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標(biāo)準(zhǔn)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。二、引用標(biāo)準(zhǔn)下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。本標(biāo)準(zhǔn)出版時(shí)，所示版本均為有效。所有標(biāo)準(zhǔn)都會(huì)被修訂,使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。GB148－1977印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸三、定義本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。1、字Word標(biāo)識(shí)公文中橫向距離的長(zhǎng)度單位。一個(gè)字指一個(gè)漢字所占空間。2、行l(wèi)ine標(biāo)識(shí)公文中縱向距離的長(zhǎng)度單位。本標(biāo)準(zhǔn)以3號(hào)字高度加3號(hào)字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行。四、公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85％～90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值為7.5～9.5。

五、公文用紙幅面及版面尺寸1、公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB/T148。2、公文頁邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）六、公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。七、排版規(guī)格與印制裝訂要求1、排版規(guī)格正文用3號(hào)仿宋字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。2、制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。3、印刷要求雙面印刷：頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色沒墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80％，M80％。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。4、裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。八、公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。1、眉首（1）公文份數(shù)序號(hào)公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。（2）秘密等級(jí)和保密期限如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行,秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開。（3）緊急程度如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1行；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。（4）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后面加“文件”組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文著頁顯示正文。（5）發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。（6）簽發(fā)人上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。2、主體（1）公文標(biāo)題紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。（2）主送機(jī)關(guān)標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。（3）公文正文主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。（4）附件公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文序號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。（5）成文時(shí)間用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“○”；成文時(shí)間的標(biāo)識(shí)位置見8.2.6。（6）公文生效標(biāo)識(shí)①單一發(fā)文印章單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。②聯(lián)合行文印章當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。③特殊情況說明當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。（7）附注公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2號(hào)字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。3、版記（1）主題詞“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。

（2）抄送公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。（3）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。（4）版記中的反線版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。（5）版記的位置版記應(yīng)置于公文最的一頁，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。九、頁碼用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識(shí)頁碼。十、公文中表格公文如需附表，對(duì)橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文如需附A3紙型表格，且當(dāng)最后一頁為A3紙型表格時(shí)，封三、封四（可放分送，不放頁碼）就為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁（封四）上。十一、公文的特定格式1、信函式格式發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定；發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細(xì))，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細(xì)下粗)，兩條線長(zhǎng)均為170mm。每行居中排28個(gè)字。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標(biāo)識(shí)方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說明。2、命令格式命令標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。命令標(biāo)識(shí)上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標(biāo)識(shí)標(biāo)識(shí)令號(hào)；令號(hào)下空2行標(biāo)識(shí)正文；正文下一行右空4字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人職務(wù)；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)標(biāo)識(shí)全稱。在簽發(fā)人簽名章下一行右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。分送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明。3、會(huì)議紀(jì)要格式會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“×××××?xí)h紀(jì)要”組成。其標(biāo)識(shí)位置同8.1.4，用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明。第六部分公文典型病例分析一、發(fā)文字號(hào)編排上的錯(cuò)誤

二、公文標(biāo)題擬制常見的錯(cuò)誤

三、成文日期的錯(cuò)誤

四、發(fā)文機(jī)關(guān)落款上錯(cuò)誤

五、附件標(biāo)注的錯(cuò)誤

六、公文文尾錯(cuò)位

七、主題詞標(biāo)注不規(guī)范

八、公文中使用數(shù)目字常見的錯(cuò)誤

九、文種使用上的病誤

十、文件中的稱謂錯(cuò)誤

十一、公文行文常見的病誤

十二、公文結(jié)尾常見的病誤

十三、文件“打架”

十四、“套話、空話”

一、發(fā)文字號(hào)編排上的錯(cuò)誤主要有：1、在發(fā)文字號(hào)的編排上，不符合規(guī)定例如：(1)（79）×財(cái)字第017號(hào)；(2)×電（85）第6號(hào)；(3)冀×（1982）4號(hào)?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章中明確規(guī)定：發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。上述幾種發(fā)文字號(hào)都是不符合這一規(guī)定原則的。第一個(gè)發(fā)文字號(hào)，排列的次序前后顛倒，而且多一個(gè)“字”及一個(gè)“第”，年號(hào)被縮簡(jiǎn)，且用圓括號(hào)，在順序號(hào)前冠以“0”也是不必要的,正確地寫法應(yīng)當(dāng)是:×財(cái)發(fā)〔1979〕17號(hào)。第二個(gè)發(fā)文字號(hào)，年號(hào)被縮簡(jiǎn)，采用圓括號(hào)，順序號(hào)前加一個(gè)“第”字，正確的寫法應(yīng)當(dāng)是：×電發(fā)〔1985〕6號(hào)。第三個(gè)發(fā)文字號(hào)，近似合乎規(guī)定，但年號(hào)使用圓括號(hào)是錯(cuò)誤的。應(yīng)當(dāng)寫作：冀×發(fā)〔1982〕4號(hào)。2、一文多號(hào)錯(cuò)誤在一份文件的版頭處出現(xiàn)了兩個(gè)或兩個(gè)以上的發(fā)文字號(hào)。如某單位內(nèi)部五個(gè)單位聯(lián)合行文，在版頭“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱”之下，并列了五個(gè)發(fā)文字號(hào)，占去了首頁一半多的位置，使得這份文件的首頁文面變得很不勻稱?！吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》及《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中都規(guī)定。聯(lián)合行文時(shí)，只標(biāo)