專利代理機構服務規(guī)范

專利代理機構服務規(guī)范1范圍本標準規(guī)定了專利代理機構的服務總則、管理要求、人力資源管理、機構信息管理、業(yè)務管理、服務要求、服務評價與改進的內(nèi)容。本標準適用于專利代理機構服務的管理，也可用于外部組織對專利代理機構服務的評價或認證。2規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T19038顧客滿意測評模型和方法指南GB/T19039顧客滿意測評通則3術語和定義下列術語和定義適用于本文件。專利代理patentservice專利代理機構接受委托，辦理專利申請、專利復審、宣告專利權無效、專利許可、專利轉讓以及其他專利事務的行為。注：“專利代理”見《專利代理條例》。專利代理機構patentagency依法設立，取得專利代理執(zhí)業(yè)許可，辦理專利代理業(yè)務的服務機構。注：“專利代理機構”見《專利代理條例》。專利代理人patentagent依法取得資質，在專利代理機構從事專利代理業(yè)務的執(zhí)業(yè)人員。委托人client委托專利代理機構辦理專利代理業(yè)務的自然人、法人或其他組織。4總則4.1服務科技創(chuàng)新專利代理機構應運用法律和技術服務專長，提供專利代理服務，促進專利的創(chuàng)造、運用、保護和管理，充分實現(xiàn)科技創(chuàng)新價值。4.2依法誠信執(zhí)業(yè)專利代理機構應迷守法律法規(guī)，恪守職業(yè)道德與執(zhí)業(yè)紀律，履行告知義務，保守委托人秘密，在委托權限內(nèi)盡職盡責，勤勉敬業(yè)，維護委托人的合法權益。4.3規(guī)范機構管理專利代理機構應嚴格內(nèi)部管理，規(guī)范開展服務，提升服務水平，提高服務質量，實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。5管理要求5.1總體要求專利代理機構應立健全管理制度，明確管理職責，完善決策、執(zhí)行和監(jiān)督機制，保障專利代理機構合法、有序運行。5.2股東會或合伙人會議專利代理機構應召集股東會或合伙人會議，對機構重大事務進行討論，并有會議記錄：a）修改和解釋章程或合伙協(xié)議；b）變更股東或合伙人；c）決定股權變更或退伙的處置方案；D決定機構合并、分立、解散、清算或組織形式變更；e）制定機構人事、財務、業(yè)務、評價、監(jiān)督與反饋等管理制度；f）決定機構的其他重大事務。6人力資源管理6.1人員聘用專利代理機構應具有聘用、解聘專利代理人、流程管理人員、答服人員等從業(yè)人員的制度。專利代理機構應與從業(yè)人員簽訂勞動合同，合同的內(nèi)容應當合法、公平、明確、完整。6.2人員管理6.2.1基本要求專利代理機構應通過建立制度、簽訂協(xié)議等方式明確從業(yè)人員的任務、責任，監(jiān)督從業(yè)人員恪守職業(yè)道德和執(zhí)業(yè)紀律。6.2.2人員實習專利代理機構應建立專利代理實習人員管理制度，明確對擬首次中領專利代理人執(zhí)業(yè)證的實習人員的指導要求，建立和保持實習備案記錄。6.2.3人員培訓專利代理機構應建立培訓制度，制定和實施培訓計劃，保持培訓記錄。對于專利代理人的培訓應包括相關法律法規(guī)和國家政策、職業(yè)道德和執(zhí)業(yè)紀律、業(yè)務規(guī)范等。專利代理機構應安排專利代理人參加行業(yè)的執(zhí)業(yè)培訓。6.2.4人員考核專利代理機構應建立人員考核評價制度，確定考核評價標準、程序和要求，建立考核評價檔案。6.3人員離職專利代理機構應立離職制度，妥善辦理人員離職事務，確保機構和人員的合法權益，維持機構運行良好。專利代理機構應督促離職專利代理人妥善處理尚未辦結案件、對已經(jīng)辦結的案件但可能存在后續(xù)事項的做出合理安排，并辦理相關的交接手續(xù)和離職手續(xù)。專利代理機構應及時辦理專利代理人執(zhí)業(yè)證注銷手續(xù)。7機構信息管理7.1機構信息明示專利代理機構應在服務場所或其網(wǎng)站明示下列信息：a）營業(yè)執(zhí)照；b）專利代理機構注冊證；c）專利代理人信息；d）其他依法應予以明示的信息。7.2信息變更管理專利代理機構（包括分支機構）名稱、地址、聯(lián)系方式、機構存續(xù)狀態(tài)等信息發(fā)生變化時，應做到：a）及時向相關部門辦理變更手續(xù)；b）及時將變更信息告知委托人。8業(yè)務管理8.1檔案管理專利代理機構應立檔案管理制度，至少包括：a）檔規(guī)則，明確案卷管理，便于業(yè)務文件的存放；b）文件的存檔與檢索規(guī)則，明確案卷編號方式，進行分類登記和編號管理，便于案卷的查找；c）文件保存規(guī)則，明確保存方式、期限；d）文件銷毀規(guī)則，明確銷毀方式。8.2流程管理專利代理機構應建立業(yè)務流程管理制度，使用專利電子中請系統(tǒng)或工具，實現(xiàn)流程管理信息化：a）根據(jù)專利中請、專利復審、宣告專利權無效、專利法律糾紛等不同代理業(yè)務立業(yè)務流程，設置相應流程崗位；b）針對業(yè)務流程，建立檔案，確定作業(yè)任務和要求，指定作業(yè)人員，明確作業(yè)時限，記錄業(yè)務狀態(tài)；c）立業(yè)務時限管理，包括時限的建立、提醒、監(jiān)督、銷核制度；d）跟蹤和監(jiān)控業(yè)務處理過程；e）明確業(yè)務終止的規(guī)則和程序。8.3保密管理專利代理機構應立保密制度，至少包括：a）保密內(nèi)容、保密措施、保密責任、保密期限及補救措施；b）與從業(yè)人員簽訂保密協(xié)議；c）實施保密制度的設備和設施。8.4質量管理專利代理機構應立服務質量管理制度，至少包括：a）立業(yè)務文件提交前的復核機制；b）建立業(yè)務文件的署名責任制；c）建立專利代理業(yè)務的定期抽查機制，保存并通報抽查記錄；D立業(yè)務研討機制。8.5印章和電子系統(tǒng)權限管理專利代理機構應立印章和電子系統(tǒng)權限管理制度：a）明確印章保管、使用的權限和程序；b）明確對國家知識產(chǎn)權局專利代理管理系統(tǒng)、專利電子中請系統(tǒng)用戶權限的使用和管理。9服務要求9.1服務原則9.1.1遵守法律法規(guī)專利代理機構應遵守相關法律、法規(guī)和部門規(guī)章，遵守職業(yè)道德與執(zhí)業(yè)紀律等行業(yè)規(guī)范。9.1.2在委托權限內(nèi)代理專利代理機構應在委托人委托權限內(nèi)辦理委托事務。沒有委托人的指示或授權，不得作出對委托人權利有實質性影響的意思表示，緊急情況下作出的對委托人有利的意思表示除外。9.1.3保密專利代理機構及其從業(yè)人員對委托人的基本信息、技術信息、經(jīng)營信息負有保密責任，除法律規(guī)定應披露、委托人要求或同意披露以及通過其他途徑業(yè)已披露以外，不得公開。9.1.4利益沖突排查專利代理機構應避免利益沖突，對委托事項進行利益沖突排查，如同一專利代理機構或其關聯(lián)機構不得就同一專利中請或者專利權的事務對有利益沖突的雙方或者多方當事人提供專利代理服務。9.1.5職業(yè)風險控制專利代理機構應辦理專利代理職業(yè)責任保險，加強職業(yè)風險防控。9.2業(yè)務辦理專利代理機構開展專利代理業(yè)務應做到：a）根據(jù)委托人提供的業(yè)務素材，建立案卷；b）根據(jù)業(yè)務種類與業(yè)務目標的不同，研究業(yè)務素材；c）根據(jù)委托事項、業(yè)務素材，收集材料、起草撰寫或翻譯審校業(yè)務文件；d）按規(guī)定時限提交業(yè)務文件，完成歸檔；e）提交業(yè)務文件后，做好后續(xù)時限監(jiān)控；f）在業(yè)務辦理過程中，保持與委托人溝通，明確委托人需配合的事項，及時確認收到委托人提交的材料；g）按照法律法規(guī)的規(guī)定及委托人的指示參加會語、口審、庭審等法律活動；h）委托關系變更時，前專利代理機構應對后續(xù)流程的順利進行給予必要的配合。9.3業(yè)務信息與通知9.3.1信息明示專利代理機構提供專利代理服務時，應向委托人至少明示以下信息：a）承辦業(yè)務的專利代理人信息；b）收費標準；c）服務流程和需辦理的手續(xù)；d）辦理委托手續(xù)中應當注意的事項；e）需要委托人配合完成的事項。9.3.2告知與送達專利代理機構在服務過程中應將以下信息和文件及時告知或送達委托人：a）代委托人準備的文件；b）代委托人處理的事務；c）代委托人接收的官方文件及法律文書；d）案件處理的法律意見與法律依據(jù)。9.4服務關系建立、變更與終止9.4.1委托服務關系建立專利代理機構應通過合同約定等方式與委托人建立委托服務關系，明確委托事項。9.4.2委托服務事項變更專利代理機構應姓立委托服務事項變更程序，形成變更記錄：a）與委托人協(xié)商確認變更委托服務事項，必要時簽署變更協(xié)議；b）辦理法律法規(guī)規(guī)定的手續(xù)；c）專利代理機構認為需要變更委托服務事項的，應及時告知委托人。9.4.3委托服務關系終止專利代理機構應姓立委托服務關系終止程序，形成終止過程記錄：a）委托服務事項完成或依合同約定終止委托服務關系的，應及時通知委托人；b）協(xié)議終止委托服務關系的，應協(xié)助委托人辦理必要手續(xù)。10.1委托人評價10.1.1專利代理機構應建立委托人滿意度評價制度，明確委托人滿意度評價標準?？筛鶕?jù)GB/T19038、GB/T19039規(guī)定的方法對機構服務人員、服務過程、服務質量等指標開展評價，也可定期自行收集、整理和分析委托人評價或反饋意見，并形成報告。10.1.2專利代理機構應姓立委托人投訴處理制度，認真處理投訴意見，記錄投訴處理過程和結果，及時將處理結果反饋投訴人。10.2自