TZSM 0038-2024 律師事務(wù)所數(shù)字化服務(wù)管理規(guī)范

ICS03.160CCSA00團(tuán) 體 標(biāo) 準(zhǔn)T/ZSM0038—2024律師事務(wù)所數(shù)字化服務(wù)管理規(guī)范2024-01-23發(fā)布 2024-02-23實(shí)施浙江省計(jì)量與標(biāo)準(zhǔn)化學(xué)會(huì)??發(fā)布T/ZSM0038T/ZSM0038—2024PAGE\*ROMANPAGE\*ROMANII目 次前言 II范圍 1規(guī)范性引用文件 1術(shù)語(yǔ)和定義 1基本要求 1數(shù)字化服務(wù) 2數(shù)字化管理 4評(píng)價(jià)與改進(jìn) 6參考文獻(xiàn) 7前 言本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。本文件由浙江省法學(xué)會(huì)律師法學(xué)研究會(huì)提出。本文件由浙江省計(jì)量與標(biāo)準(zhǔn)化學(xué)會(huì)歸口。（溫州（律師學(xué)研究中心本文件主要起草人：張曙、汪政、王進(jìn)喜、熊明輝、張宏、李健青、趙亮、唐勇、許力先、柯展、高周榮、高齊琦、程素華、顧育銘、方葉、管慶玲、劉曉明、蘇文、曉風(fēng)清。T/ZSM0038T/ZSM0038—2024PAGEPAGE1律師事務(wù)所數(shù)字化服務(wù)管理規(guī)范范圍本文件規(guī)定了律師事務(wù)所數(shù)字化服務(wù)管理的基本要求、數(shù)字化服務(wù)、數(shù)字化管理、評(píng)價(jià)與改進(jìn)的內(nèi)容。本文件適用于律師事務(wù)所數(shù)字化服務(wù)管理，也可供第三方機(jī)構(gòu)參考使用。規(guī)范性引用文件（包括所有的修改單適用于本文件。GB/T22239網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)基本要求GB/T31168信息安全技術(shù)云計(jì)算服務(wù)安全能力要求GB/T35273信息安全技術(shù)個(gè)人信息安全規(guī)范的規(guī)定GB/T37738信息技術(shù)云計(jì)算云服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)GB/T37739信息技術(shù)云計(jì)算平臺(tái)即服務(wù)部署要求GB/T37988信息安全技術(shù)數(shù)據(jù)安全能力成熟度模型GB/T40685信息技術(shù)服務(wù)數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理要求SF/T0022全國(guó)律師綜合管理信息系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范YD/T4059混合云平臺(tái)安全能力要求術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。律師事務(wù)所Lawfirm經(jīng)中華人民共和國(guó)司法行政機(jī)關(guān)審批設(shè)立的律師執(zhí)業(yè)機(jī)構(gòu)。SF/T0022-2021，3.4]基本要求整體規(guī)劃律師事務(wù)所數(shù)字化服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)整體規(guī)劃，結(jié)合自身發(fā)展與布局逐步推進(jìn)，具體見(jiàn)圖1。圖1 律師事務(wù)所數(shù)字化服務(wù)框架圖科學(xué)建設(shè)——硬件設(shè)備層：包括計(jì)算機(jī)設(shè)備、數(shù)字化大屏、無(wú)紙化會(huì)議室設(shè)備、智慧辦公設(shè)備、遠(yuǎn)程門禁設(shè)備、直播設(shè)備等；——技術(shù)支撐層：包括大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等；——系統(tǒng)軟件層：包括辦公管理系統(tǒng)、電子簽章系統(tǒng)、法律法規(guī)檢索系統(tǒng)、案例檢索系統(tǒng)、AI律師助理系統(tǒng)等；——用戶訪問(wèn)層：包括數(shù)字化系統(tǒng)終端、互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)官方賬號(hào)、官方網(wǎng)站等。安全合規(guī)GB/T31168、YD/T4059GB/T37739GB/T37738GB/T22239SF/T0022數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)外接口，實(shí)現(xiàn)與司法行政、行業(yè)協(xié)會(huì)等數(shù)字化系統(tǒng)的對(duì)接。數(shù)字化服務(wù)宣傳推廣律師和律師事務(wù)所可通過(guò)官方網(wǎng)站、互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)等進(jìn)行線上業(yè)務(wù)推廣。律師發(fā)布的業(yè)務(wù)推廣信息應(yīng)醒目標(biāo)示律師姓名、律師執(zhí)業(yè)證號(hào)、所任職律師事務(wù)所名稱。律師事務(wù)所發(fā)布的業(yè)務(wù)推廣信息應(yīng)醒目標(biāo)示律師事務(wù)所名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼。接洽咨詢應(yīng)通過(guò)線上及線下方式提供法律咨詢，在遵循保密原則的前提下，宜通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)及設(shè)備留存咨詢服務(wù)過(guò)程。宜通過(guò)官方網(wǎng)站發(fā)布律師服務(wù)團(tuán)隊(duì)信息，注明律師的職位職稱、辦公地址、業(yè)務(wù)領(lǐng)域、代表業(yè)績(jī)等信息，可根據(jù)律師姓名、業(yè)務(wù)領(lǐng)域等進(jìn)行檢索。AI接案審查應(yīng)通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)結(jié)合委托人身份信息、當(dāng)事人、對(duì)方當(dāng)事人對(duì)擬接案件涉案主體進(jìn)行利益沖突審查。簽約付款宜通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)等提供簽約使用的法律服務(wù)合同、風(fēng)險(xiǎn)告知書、接案筆錄等模板供律師及用戶使用，留存對(duì)各項(xiàng)文書的用印申請(qǐng)記錄。宜提供具有法律效力的在線電子簽約功能。委托人可通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)提交發(fā)票開票申請(qǐng)，并附明開票信息、接收地址等內(nèi)容。法律服務(wù)辦案溝通應(yīng)提供數(shù)字化辦案溝通功能。在法律事務(wù)辦理過(guò)程中，收到公安、檢察院、法院等司法機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)、政府部門、其他主體等出具的文書后，律師應(yīng)在符合法律法規(guī)的情況下向委托人告知相應(yīng)信息；在簽發(fā)律師函、法律意見(jiàn)書前，律師應(yīng)根據(jù)案件情況將文書內(nèi)容發(fā)送委托人確認(rèn)，并保留核稿確認(rèn)的記錄；在簽發(fā)的文書被簽收、拒收或其他原因被退回后，應(yīng)及時(shí)保留憑證并告知委托人相應(yīng)信息；在調(diào)查取證或訪談過(guò)程中，律師可記錄調(diào)查或訪談的時(shí)間、對(duì)象、內(nèi)容等信息，必要時(shí)與委托人核實(shí)確認(rèn)，并記錄相應(yīng)意見(jiàn)；在和解、調(diào)解過(guò)程中，律師宜提前和委托人確定方案，記錄和解、調(diào)解內(nèi)容。在達(dá)成和解、調(diào)解方案時(shí)，應(yīng)獲得委托人明智同意；在刑事案件辦理過(guò)程中，律師宜將會(huì)見(jiàn)的時(shí)間、時(shí)長(zhǎng)告知委托人，宜將嫌疑人或被告人的生活需求等非涉案信息告知委托人；非訴訟案件辦理過(guò)程中，律師宜提前和委托人確定辦理思路，設(shè)計(jì)非訴訟項(xiàng)目法律服務(wù)方案，告知服務(wù)進(jìn)程，確認(rèn)相關(guān)法律文書或法律意見(jiàn)書主要內(nèi)容等信息。節(jié)點(diǎn)提醒應(yīng)提供數(shù)字化節(jié)點(diǎn)提醒功能。應(yīng)通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)各終端向委托人和律師發(fā)送立案、保全、開庭、上訴期限、申請(qǐng)執(zhí)行期限等節(jié)點(diǎn)提醒；在訴訟案件開庭前，律師應(yīng)提前向委托人發(fā)送通知，告知委托人備好證據(jù)原件；訴訟案件開庭后，律師應(yīng)整理開庭情況摘要告知委托人，開庭情況摘要包括但不限于：——開庭時(shí)間；——庭審主要情況記錄；——需補(bǔ)充材料；——需核實(shí)情況；——法官要求。在收到仲裁機(jī)構(gòu)、法院、行政機(jī)關(guān)、監(jiān)管部門繳費(fèi)通知、出庭通知、非終審裁定書、非終審判決書等附有明確期限的法律文書后，律師應(yīng)告知委托人，并明確相應(yīng)法律后果；在相應(yīng)期限截止前，向委托人發(fā)送提示信息。過(guò)程存檔——與委托人交流情況；——與對(duì)方律師或當(dāng)事人交流情況；——與辦案單位溝通情況；——與案外其他主體交流情況；——走訪調(diào)查情況；——整理相關(guān)材料或數(shù)據(jù)的情況；——起草或修改相關(guān)文件的工作情況；——進(jìn)行必要法律研究的情況。服務(wù)評(píng)價(jià)——功能性：法律服務(wù)協(xié)議的履行程度；——時(shí)間性：律師與委托人信息溝通、反饋的及時(shí)程度；——安全性：法律服務(wù)機(jī)構(gòu)內(nèi)委托人人身財(cái)產(chǎn)及信息安全的保障程度；——經(jīng)濟(jì)性：收費(fèi)的合理合法性；——舒適性：接待環(huán)境的舒適、整潔、便利程度；——文明性：律師儀態(tài)與用語(yǔ)得體的程度。數(shù)字化管理組織管理應(yīng)通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)構(gòu)建組織管理體系，明確組織架構(gòu)、身份職能與權(quán)責(zé)劃分。應(yīng)建立線上黨支部，展示黨組織榮譽(yù)及大事記，開展黨組織會(huì)議、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、黨員談話、群團(tuán)活動(dòng)等，保存會(huì)議記錄、投票記錄等內(nèi)容。人員管理律師應(yīng)對(duì)律師賬號(hào)權(quán)限進(jìn)行分級(jí)管理，實(shí)習(xí)律師、普通律師、合伙人律師、主任律師等不同身份對(duì)應(yīng)使用的賬號(hào)所能查看的信息、數(shù)據(jù)應(yīng)有所區(qū)分。應(yīng)通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)建立律師檔案，檔案情況應(yīng)包含姓名、身份證號(hào)、政治面貌、執(zhí)業(yè)證號(hào)、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等。應(yīng)通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)向律師公示文化理念、規(guī)章制度、相關(guān)會(huì)議決議及其他管理要求等信息?？赏ㄟ^(guò)數(shù)字化系統(tǒng)查看律師的客戶名單、案件數(shù)量，記錄案件進(jìn)展、形成工作日志，并能通過(guò)圖表等可視化方式一鍵展現(xiàn)特定時(shí)間段的業(yè)務(wù)收入及結(jié)果統(tǒng)計(jì)分析。行政人員應(yīng)通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)對(duì)行政人員建立檔案，管理就職、業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)、晉升、獎(jiǎng)懲等信息。技術(shù)人員業(yè)務(wù)管理審批管理應(yīng)通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)對(duì)律師提交的案件錄入申請(qǐng)、用印申請(qǐng)、開票申請(qǐng)、案件歸檔申請(qǐng)以及行宜提供電子公章用印申請(qǐng)服務(wù)，便于異地辦公。電子公章用印審批通過(guò)應(yīng)在文檔中形成電子印章并不可被篡改或重復(fù)使用，電子公章使用記錄應(yīng)存檔。財(cái)務(wù)管理應(yīng)通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)對(duì)律師事務(wù)所進(jìn)行財(cái)務(wù)管理，包含律師事務(wù)所財(cái)務(wù)管理、律師財(cái)務(wù)管理、成本分析、收結(jié)案管理、合伙人權(quán)益統(tǒng)計(jì)分析等功能，合伙人和管理員權(quán)限可查看。律師事務(wù)所財(cái)務(wù)管理應(yīng)包括律師事務(wù)所固定資產(chǎn)值、營(yíng)業(yè)額、成本、利潤(rùn)等，可選擇特定時(shí)間段數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可主動(dòng)推送月度、季度、年度統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。律師財(cái)務(wù)管理應(yīng)包括承辦案件數(shù)量、案件類型、業(yè)務(wù)創(chuàng)收數(shù)額等，可分析各類案件占比及不同時(shí)間段業(yè)務(wù)情況。成本分析應(yīng)包括場(chǎng)地費(fèi)、水電費(fèi)、運(yùn)營(yíng)推廣費(fèi)、律師薪酬、福利待遇等支出，可展示各項(xiàng)成本在總成本中的比例、各類數(shù)據(jù)歷年對(duì)比情況等。收結(jié)案管理應(yīng)包括所有案件數(shù)量、類型、在辦及結(jié)案案件數(shù)量、業(yè)務(wù)金額占比等。合伙人權(quán)益統(tǒng)計(jì)分析應(yīng)包括律師事務(wù)所營(yíng)收情況、可分紅資產(chǎn)值、合伙人分紅情況等，可進(jìn)行不同月份、季度、年份的對(duì)比分析。案件管理——委托人是自然人，應(yīng)包含自然人姓名、身份證號(hào)、聯(lián)系方式；——委托人是法人或組織，應(yīng)包含法人及組織名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人或負(fù)責(zé)人名稱、聯(lián)系方式，宜增加股東或合伙人名稱。應(yīng)對(duì)律師承辦案件進(jìn)行跟蹤管理，對(duì)長(zhǎng)時(shí)間未結(jié)案、長(zhǎng)時(shí)間未更新案件狀態(tài)、收費(fèi)情況異常的案件應(yīng)進(jìn)行周期性系統(tǒng)提示。檔案管理應(yīng)通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)提供線上電子存檔和檔案即時(shí)調(diào)閱功能，案件檔案材料包括但不限于：——起訴狀；——起訴意見(jiàn)書；——起訴書；——答辯狀；——代理詞；——辯護(hù)詞；——證據(jù)材料；——案件受理通知書；——訴訟費(fèi)用繳納通知書；——傳票；——裁定書；——調(diào)解書；——判決書；——裁決書；——法律意見(jiàn)書；——其他案件相關(guān)底稿文件。通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)形成的與該案件有關(guān)的通知、記錄等，宜作為附稿文件歸入案件檔案。宜提供電子文件自動(dòng)歸檔功能，文件上傳后，系統(tǒng)將按照劃分目錄自動(dòng)將材料進(jìn)行分類生成電子檔案。數(shù)據(jù)管理GB/T40685GB/T37988GB/T35273評(píng)價(jià)與改進(jìn)評(píng)價(jià)主體應(yīng)建立數(shù)字化服務(wù)管理評(píng)價(jià)機(jī)制，宜采用自我評(píng)價(jià)或第三方評(píng)價(jià)等方式開展評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)周期宜每2年開展1次評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)內(nèi)容評(píng)價(jià)內(nèi)容應(yīng)按照第4章、第5章、第6章的要求。評(píng)價(jià)應(yīng)用應(yīng)建立持續(xù)改進(jìn)機(jī)制，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，及時(shí)采取糾正措施，并對(duì)改進(jìn)情況進(jìn)行跟蹤。參 考 文 獻(xiàn)《中華人民共和國(guó)律師法》(2017修訂版)《關(guān)于深化律師制度改革的意見(jiàn)》（中辦發(fā)