ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制探索

摘要：信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為企業(yè)管理帶來了革命性的變革。以數(shù)據(jù)的集成與共享為特征的企業(yè)管理模式，成為現(xiàn)代企業(yè)最顯著的標(biāo)志。ERP系統(tǒng)正是在這一背景下誕生的以業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制為主要功能的信息交流平臺。本文從ERP系統(tǒng)給企業(yè)管理帶來的前所未有的積極作用、廣闊的應(yīng)用前景、及對企業(yè)風(fēng)險控制的影響等方面進(jìn)行了論述，并對完善系統(tǒng)內(nèi)部控制策略，提出一些改進(jìn)建議。關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)環(huán)境；內(nèi)部控制；管理策略ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計劃（EnterpriseResourcePlanning）的簡稱。是把企業(yè)的管理理念與思想同現(xiàn)代計算機信息技術(shù)有機融合，強化內(nèi)部各節(jié)點的控制，以財務(wù)管理為核心，圍繞人、財、物和產(chǎn)、供、銷、計劃與預(yù)算等，減少多余的無效勞動和成本，以計劃和預(yù)算為源頭，以各層級為預(yù)算對象，層層設(shè)立控制指標(biāo)，從而從總體上完成控制成本，促進(jìn)銷售和利潤的實現(xiàn)，為企業(yè)實現(xiàn)價值最大化的最終目標(biāo)提供強有力的支撐。同時為中高層管理人員和一般員工提供事前決策、事中監(jiān)督、事后完善指標(biāo)和查漏補缺的依據(jù)，成為為及時克服內(nèi)部控制中存在的障礙提供管理依據(jù)的信息交流平臺。為提高內(nèi)部控制的效率和質(zhì)量展示了無與倫比的競爭優(yōu)勢。一、企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的積極作用（一）ERP系統(tǒng)是以流程為主線，加強內(nèi)部控制為目的系統(tǒng)集成了從采購、生產(chǎn)制造、成本、銷售、質(zhì)量過程、售后服務(wù)、預(yù)算、計劃、財務(wù)、人事管理等，提供全過程、全員參與的內(nèi)部控制平臺。其通過不同層級的授權(quán)，實現(xiàn)精細(xì)控制和管理，特別是對提高那些部門較多、跨地區(qū)、跨行業(yè)較多的大型、超大型企業(yè)的內(nèi)部控制效率，有著超強的生命力。（二）ERP系統(tǒng)把繁雜的對人對事的管理，提升到了對各崗位的以相對固定的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、層次化的內(nèi)部控制管理各層級通過計算信息系統(tǒng)的不同授權(quán)，實時掌握本責(zé)任范圍內(nèi)的任務(wù)完成及進(jìn)度指標(biāo)。使上至高層管理人員，下至基層普通員工對分解的各量化指標(biāo)進(jìn)行實時監(jiān)控分析，做到心中有數(shù)，對權(quán)利、責(zé)任、義務(wù)的認(rèn)知更全面、完整。更有利于減少不必要的中間環(huán)節(jié)管理成本，有利于實現(xiàn)扁平化的效率優(yōu)化管理。（三）有利于加強對各重要節(jié)點的風(fēng)險監(jiān)控，提前進(jìn)行風(fēng)險預(yù)警，化解各類潛在風(fēng)險ERP系統(tǒng)以財務(wù)管理為中心，以計劃與預(yù)算為內(nèi)部控制指標(biāo)，對其上限、下限、期限等進(jìn)行有效控制的系統(tǒng)，如部門成本費用上限，銷售收入下限；客戶管理與資金往來、賒銷、回籠、清算期限；投資項目預(yù)算、最佳庫存量等提供風(fēng)險預(yù)警。使?jié)撛诘母黝愶L(fēng)險更加直觀和易于判斷，避免內(nèi)部控制的失效。（四）有利于信息共享ERP系統(tǒng)可以將企業(yè)各部門信息整合在一起，實現(xiàn)了信息共享，減少信息的重復(fù)采集，提高工作效率，同時改善各部門之間的協(xié)同關(guān)系，避免信息孤島，減少信息溝通障礙和信息壁壘。使管理更加透明，目標(biāo)更加明確，形成合力，減少人為干預(yù)，減少貪腐現(xiàn)象滋生，從而把權(quán)力關(guān)進(jìn)制度的籠子，減少腐敗成本。實現(xiàn)人對制度及流程的敬畏和尊重。（五）為降低企業(yè)成本提供了廣闊的平臺由于對業(yè)務(wù)流程的統(tǒng)一優(yōu)化，可以有效掌握各類資源的使用情況，以及資源的自動分配和實時監(jiān)控狀態(tài)變化，從而使得人力資源和物資在空間、時間上的調(diào)配更加科學(xué)，大大減少了多余勞動和資產(chǎn)閑置浪費。資產(chǎn)周轉(zhuǎn)及人力資源利用效率得到大幅提升，使人盡其才，物盡其用。減少了平均單位成本，進(jìn)而實現(xiàn)了對成本的總體把控。（六）有利于發(fā)揮動態(tài)數(shù)據(jù)價值優(yōu)勢，迅速發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，為企業(yè)管理層提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，做出正確選擇，減少決策失誤ERP系統(tǒng)注重于模塊化、統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化。因而隨時可以抽取各控制點不同部門、不同項目類別的不同側(cè)面，進(jìn)行年度、季度、月度、甚至每天的數(shù)據(jù)進(jìn)行橫向、縱向?qū)Ρ确治?，以及與本行業(yè)同類企業(yè)的數(shù)據(jù)比較等，發(fā)現(xiàn)對比后的不足之處與漏洞，幫助管理層做出更加明智的決策，尋找并拆除可能出現(xiàn)的風(fēng)險爆點。（七）有利于結(jié)束二級單位各自為戰(zhàn)，口徑不一致的弊病一些二級單位由于業(yè)務(wù)較為龐雜，產(chǎn)品及服務(wù)類別多樣，特別是非主流業(yè)務(wù)的后勤保障、輔助生產(chǎn)等部門，包括倉儲、運輸、水電、設(shè)備維保、信息傳輸、餐飲、培訓(xùn)服務(wù)、綠化衛(wèi)生、體育文化傳播等二級單位，往往財務(wù)口徑不統(tǒng)一，報表項目繁多。上報時，同一項目歸屬于不同類別的情況比比皆是，破壞了數(shù)據(jù)的真實完整。ERP系統(tǒng)的實施，規(guī)范了各項目的歸屬，數(shù)據(jù)更加真實和具有參考性。（八）ERP系統(tǒng)可以幫助企業(yè)收集和整理客戶信息和數(shù)據(jù)，深度了解客戶需求，制定更為有效的客戶關(guān)系管理策略，采取措施提高客戶滿意度與忠誠度在生產(chǎn)、庫存、采購、銷售等業(yè)務(wù)流程過程中，通過訂單和交易數(shù)據(jù)可以分析出那些產(chǎn)品及服務(wù)最受客戶歡迎，那些產(chǎn)品客戶不滿意及投訴，其背后購買偏好和投訴原因，進(jìn)而改進(jìn)產(chǎn)品設(shè)計，優(yōu)化銷售策略，提高質(zhì)量，跟蹤客戶服務(wù)請求，減少客戶流失，從而間接增加收入和利潤。二、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系（一）ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制精細(xì)化管理的載體系統(tǒng)以財務(wù)管理為核心，是實現(xiàn)內(nèi)部控制效率最大化的有力抓手。通過不同模塊和模塊的子系統(tǒng)的實時監(jiān)控，完成各自的流程閉環(huán)，最終實現(xiàn)以財務(wù)為中心的管理目標(biāo)。ERP系統(tǒng)的模塊如采購、銷售、庫存、成本核算、設(shè)備資產(chǎn)、人事管理、財務(wù)等。模塊的子系統(tǒng)，如庫存模塊的子系統(tǒng)包括發(fā)票核對、驗收、入庫、出庫、核算、報表等子系統(tǒng)；財務(wù)模塊子系統(tǒng)包括總賬、各分類賬、報表等子系統(tǒng)。最終匯集為企業(yè)收入、成本、利潤等財務(wù)指標(biāo)。同時也包含質(zhì)量控制、安全、設(shè)備管理、職工培訓(xùn)等附屬管理指標(biāo)的完成情況。（二）ERP系統(tǒng)是企業(yè)經(jīng)營中，進(jìn)行過程監(jiān)督的有力工具構(gòu)建合理的計劃與預(yù)算框架對日常內(nèi)部控制的作用是決定性的。對各個模塊及其子系統(tǒng)的控制，是通過預(yù)算或合同金額實現(xiàn)的，超過預(yù)算的成本費用、沒有明確支出的項目將無法輸入，只能重新履行預(yù)算審批，從而更好地從源頭進(jìn)行控制。對不同部門、不同層級的預(yù)算框架進(jìn)行合理設(shè)計，貼近實際，做到使指標(biāo)即不能無法完成，也能保證通過努力發(fā)掘潛力，無限接近或達(dá)到目標(biāo)要求。從而使ERP系統(tǒng)成為過程監(jiān)督及效率監(jiān)督的有力工具。（三）ERP系統(tǒng)統(tǒng)領(lǐng)企業(yè)的數(shù)據(jù)集成和資源整合系統(tǒng)根據(jù)經(jīng)營過程中各模塊與子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的不斷累積，形成不同產(chǎn)品類別、不同部門、不同收入中心和成本中心、不同時間節(jié)點的多層次和多維度的數(shù)據(jù)鏈和數(shù)據(jù)集成。為采購供應(yīng)、業(yè)務(wù)流程、售后服務(wù)的整合提供了先決條件。首先，在各業(yè)務(wù)流程方面，包括采購、銷售、生產(chǎn)、庫存、財務(wù)等。其次，在供應(yīng)鏈的管理方面，包括供應(yīng)商、物流、倉儲等。第三，在售后管理方面，包括客戶信息、銷售記錄、售后服務(wù)等。在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺下，為資源整合，創(chuàng)造了有利條件。數(shù)據(jù)的集成為人、財、物在時間和空間的調(diào)配提供了依據(jù)，為資源的合理利用與整合提供了決策保障。（四）ERP系統(tǒng)是資產(chǎn)信息安全的有力保障系統(tǒng)全面體現(xiàn)了資產(chǎn)集中管理，信息透明的優(yōu)勢，避免了信息分散、重復(fù)錄入等可能帶來的風(fēng)險。首先，數(shù)據(jù)的實時更新，包括資產(chǎn)的位置、狀態(tài)、價值等。其次，自動化數(shù)據(jù)的收集，系統(tǒng)可以真實反映資產(chǎn)從施工構(gòu)建、購買到折舊報廢的全過程信息，以及資產(chǎn)的增加及減少的所有財務(wù)信息。避免信息被篡改和遺漏。第三、ERP系統(tǒng)作為固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等的資產(chǎn)信息的平臺集中統(tǒng)一管理，有利于資產(chǎn)的安全性和完整性。第四、有利于資產(chǎn)的倒查和追蹤管理。通過對資產(chǎn)的使用情況、維護(hù)情況、報廢情況的跟蹤及記錄，對資產(chǎn)流失，資產(chǎn)惡意轉(zhuǎn)移起到阻斷及扼制作用。第五、有利于幫助企業(yè)進(jìn)行資產(chǎn)狀態(tài)的風(fēng)險識別，提升管理水平，包括資產(chǎn)丟失、損壞、盜竊等。其發(fā)揮的對其資產(chǎn)信息全流程的精細(xì)管理的作用，是對資產(chǎn)和資金的強有力的安全保證。（五）ERP系統(tǒng)能夠提高企業(yè)的合規(guī)性，進(jìn)而提高企業(yè)的抗風(fēng)險能力企業(yè)的各類交易及市場行為應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)、政策和規(guī)范要求。ERP系統(tǒng)提供的平臺經(jīng)財務(wù)、法律等專業(yè)人員的精心設(shè)計維護(hù)及專業(yè)部門的審查，有效規(guī)避了不合規(guī)因素，使使用者的行為符合不斷推陳出新的法律法規(guī)要求，避免陷入各類糾紛及陷阱，進(jìn)而幫助企業(yè)提高內(nèi)部風(fēng)險管控水平，為企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展，創(chuàng)造了良好條件。三、企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用對內(nèi)部控制的影響系統(tǒng)是以經(jīng)營活動為基礎(chǔ)，以流程為主線，以信息溝通為紐帶，搭建的內(nèi)部控制平臺。按職責(zé)權(quán)限進(jìn)行分層、分級授權(quán)，縱向?qū)嵭袑訉由蠄髮徟瑱M向?qū)嵤徫宦氊?zé)的相互制約。使各崗位職責(zé)分明，工作內(nèi)容清晰明確，為部門及員工的業(yè)績優(yōu)劣，提供考核依據(jù)。（一）實現(xiàn)了不相容崗位職責(zé)的分離如會計與出納職責(zé)分離；保管與領(lǐng)料人；收款和記賬、銷售和結(jié)算、開單與承運、執(zhí)行與審批監(jiān)督等。不相容崗位職責(zé)的分離，崗位之間各司其職，互相制約，是橫向內(nèi)部控制的重要一環(huán)。（二）實現(xiàn)了分層、分級授權(quán)，構(gòu)建了金字塔式的縱向內(nèi)部控制制度不同崗位、職級設(shè)定不同的權(quán)限范圍，是內(nèi)部控制不可或缺的另一重要一環(huán)。通過責(zé)任與權(quán)力的層級劃分與授權(quán)，層層上報和審批，實現(xiàn)對經(jīng)營活動全過程的控制。層級越高，獲得的信息量越大，授權(quán)范圍越大，責(zé)任越大。從而保護(hù)了企業(yè)核心信息的安全，避免無關(guān)人員對關(guān)鍵數(shù)據(jù)的泄露。（三）對業(yè)績的影響由于在系統(tǒng)中信息共享，上一層級部門均可了解下一層級部門業(yè)務(wù)指標(biāo)的完成情況，有助于督促和協(xié)調(diào)工作。系統(tǒng)平臺業(yè)績指標(biāo)相對透明，并與完成進(jìn)度進(jìn)行量化考核掛鉤，可以激勵部門及員工改善工作效率，完成既定業(yè)績目標(biāo)。（四）過分依賴和迷信ERP系統(tǒng)，使得人在系統(tǒng)中的地位變得次要和被動，缺乏創(chuàng)造力，甚至惰于思考ERP系統(tǒng)目的是輔助人更好地完成內(nèi)部控制任務(wù)，而不是成為系統(tǒng)的奴隸。這就要求高層管理者站得更高，從總體上把握企業(yè)的組織架構(gòu)，充分發(fā)揮第三方審計的建設(shè)性作用，科學(xué)地構(gòu)建內(nèi)部控制的評價體系，充分發(fā)揮人的主觀能動性和創(chuàng)造力，使得系統(tǒng)更加符合企業(yè)實際，符合企業(yè)追求價值最大化的目標(biāo)。四、ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略（一）加強第三方審計作用，構(gòu)建合理的框架結(jié)構(gòu)，突出重要節(jié)點框架代表了內(nèi)部控制的根本和方向。構(gòu)建符合企業(yè)目標(biāo)價值的框架結(jié)構(gòu)是優(yōu)化內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。但由于其主觀性因素，可能會導(dǎo)致各組織框架和控制點的選擇不合理，或者不充分。解決的方法是加強第三方獨立審計部門的作用，借助審計部門的專業(yè)技術(shù)對框架的合理性，風(fēng)險性進(jìn)行重點審計，評估框架存在的缺陷，找出影響內(nèi)部控制的不利因素，加以完善，使內(nèi)部控制框架與實現(xiàn)企業(yè)價值的目標(biāo)一致。任何阻礙企業(yè)實現(xiàn)價值最大化的不合理部分，都應(yīng)進(jìn)行重新評估。其次重要的控制點是實現(xiàn)企業(yè)價值最大化的主力軍，也是完成內(nèi)部控制任務(wù)的最大貢獻(xiàn)者。對重要的控制節(jié)點的設(shè)計指標(biāo)要符合企業(yè)實際，符合企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。質(zhì)量和創(chuàng)新是企業(yè)的生命。對影響企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量和創(chuàng)新的投入開發(fā)要在預(yù)算中加大比例，嚴(yán)格流程，尋求重點突破，而不是在所有的控制節(jié)點上撒芝麻。使得內(nèi)控框架結(jié)構(gòu)更加突出質(zhì)量和創(chuàng)新，有利于推動企業(yè)厚積薄發(fā)，實現(xiàn)長久發(fā)展戰(zhàn)略。（二）解決設(shè)計者與使用者的沖突的策略ERP系統(tǒng)的設(shè)計者與使用者在邏輯的合理性與控制的需求方面容易產(chǎn)生分歧。設(shè)計者與使用者在系統(tǒng)實現(xiàn)的總體目標(biāo)是一致的，但采取的思維習(xí)慣和側(cè)重點有所不同，設(shè)計者是IT專家，注重邏輯推理。而使用者是高層管理人員、財務(wù)專家等，他們的需求是復(fù)雜的、多層次、多維度的，往往造成二者在系統(tǒng)設(shè)計合理性方面無法達(dá)成一致。這就要求設(shè)計者與使用方在總體與細(xì)節(jié)、邏輯與需求方面加大溝通力度，相互學(xué)習(xí)，充分融合雙方不同理念優(yōu)勢。使得系統(tǒng)既符合邏輯，又方便實用。從而達(dá)到邏輯與需求的平衡。（三）對系統(tǒng)輸入質(zhì)量把控的應(yīng)對策略ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的輸入，最終是由人來完成的。所以錄入的準(zhǔn)確性和質(zhì)量，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的可信度，對決策部門決策的準(zhǔn)確性有著不可忽視的影響。為減少內(nèi)控風(fēng)險，可由以下幾方面控制。首先，實施ERP系統(tǒng)過程中，應(yīng)注重系統(tǒng)的內(nèi)控制度及操作規(guī)范的制定，使系統(tǒng)的實施和運營有章可循，并符合內(nèi)部控制管理的要求。其次，有的錯誤可由預(yù)算上限和授權(quán)上限控制，超過上限或沒有預(yù)算的，則不能輸入或輸入無效。再次，通過數(shù)據(jù)流前后的自動生成和交叉驗證，確認(rèn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性（如總賬及分類明細(xì)賬、報表數(shù)據(jù)的相互驗證等）。第四，通過嚴(yán)格考核獎懲制度，迫使錄入者提高數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性。第五，通過不間斷地強化培訓(xùn)，加強員工內(nèi)部控制的意識和能力，使使用者能夠精準(zhǔn)熟練掌握操作要領(lǐng)。（四）ERP系統(tǒng)的適應(yīng)性及應(yīng)對策略實施ERP系統(tǒng)也存在一些可能對內(nèi)部控制產(chǎn)生負(fù)面影響的因素。首先，系統(tǒng)的運營需要投入大量的人力、物力、財力，如果管理不當(dāng)，會造成成本過高、效果不佳等問題。該系統(tǒng)適用于規(guī)模較大、部門及人員眾多、跨地區(qū)、跨行業(yè)的大型、超大型企業(yè)的內(nèi)部管理。而對于小、快、靈為主導(dǎo)的小型企業(yè)，因需要快速把握商機，果斷決策，則不適合使用層層上報審批、維護(hù)成本較高的ERP系統(tǒng)。其次，系統(tǒng)的順利實施和運營需要各部門充分協(xié)作與配合，如果各部門溝通不暢、相互掣肘，協(xié)調(diào)不利，則會大大降低系統(tǒng)實施和運營的效果。五、結(jié)束語ERP系統(tǒng)首先在提高內(nèi)部的管理效率、降低管理成本、提高時效性