商務文書寫作課件

公文寫作基礎(chǔ)知識第一節(jié)公文寫作的特點與功能第二節(jié)公文寫作要素與要求 第三節(jié)公文的文體特征第四節(jié)公文寫作的基本步驟

公文寫作的特點與功能01/一、公文寫作的基本特點(一)從寫作目的來看,可謂“受領(lǐng)導之命,代機關(guān)立言”(二)從參與人員來看,可謂“集思廣益,群體行動”(三)從接收對象來看,可謂“有特定讀者對象,內(nèi)容針對性強”(四)從反映內(nèi)容來看,可謂“事關(guān)公務活動,方針政策性強”(五)從時間要求來看,可謂“刻不容緩,時效性強”(六)從表現(xiàn)形式來看,可謂“講究格式規(guī)范,不求標新立異”二、公文寫作的重要功能4123(一)輔助領(lǐng)導決策(三)展示機關(guān)形象(四)提高工作效率(二)實現(xiàn)信息溝通公文寫作要素與要求02/一、公文主旨及基本要求(一)公文主旨的特點1.主旨的形成過程比較單純,醞釀時間短2.主旨大都包含行文目的和中心思想兩部分內(nèi)容3.主旨由領(lǐng)導活動和管理工作的實際需要“呼喚”而成(二)公文主旨的表現(xiàn)形式第一,利用公文標題表現(xiàn)主旨,即在標題的事由部分表明主旨。這是表現(xiàn)公文主旨的基本形式。第二,利用公文首尾表現(xiàn)主旨,即采用起筆入題的表現(xiàn)手法,在公文開頭處就明確亮出主旨,或者在公文結(jié)尾處歸納公文主旨。這是表現(xiàn)公文主旨的常用方式。第三,利用公文層次或段落的開頭從不同側(cè)面表達主旨,這也是表現(xiàn)公文主旨的重要方式。

一、公文主旨及基本要求

512345.主旨必須符合領(lǐng)導意圖2.主旨必須客觀務實1.主旨必須正確無誤4.主旨必須鮮明突出3.主旨必須單純集中(三)公文主旨的要求二、公文材料及其基本要求(一)收集材料的方式1.平時積累

平時積累是指在日常工作和生活中,即無寫作任務的時候,隨時隨地收集有用材料。2.臨時調(diào)查

臨時調(diào)查即有目的的調(diào)查,是指圍繞著一項寫作任務所進行的各種形式的調(diào)查活動。(二)收集材料的要求收集材料的總體要求是“韓信點兵,多多益善”。這里的“多”不僅是數(shù)量要求,更要求做到材料類別豐富多彩。怎樣叫作材料類別豐富多彩呢?就是要根據(jù)實際需要,有意識地收集具有互相聯(lián)系的多種形式的材料。三、商務文書的格式(三)選擇材料的要求選擇材料的總體要求是一個“嚴”字。就是要根據(jù)行文目的和發(fā)文要求,從嚴掌握,認真篩選,寧缺毋濫,絕對不能用陳舊、蕪雜、凌亂的材料堆砌公文。1.材料要真實可靠2.材料要有典型意義3.材料要新鮮生動(四)使用材料的要求1.用材要精當2.用材要核實3.用材要分析4.用材要有序5.用材要多樣化公文的文體特征03/一、公文具有應用文的一般特點01明確的目的性03格式的規(guī)范性02絕對的真實性04應用的廣泛性二、公文表達方式的特點及應用要求1.在敘述事件時應要素齊全2.在敘述程度上以概述為主3.在敘述線索上以順敘為主(一)敘述方式及其在公文中的運用要求(二)說明方式及其在公文中的運用要求1.舉例說明方法2.定義說明方法3.分類說明方法4.引用說明方法5.比較說明方法二、公文表達方式的特點及應用要求(三)議論方式及其在公文中的運用要求(1)議論方式處于從屬地位。(2)議論方式重在就事論理。(3)議論方式切忌主觀武斷。1.議論方式的特點2.常用的論證方法(1)舉例論證法。(2)對比論證法。(3)因果論證法。公文寫作的基本步驟04/一、接受任務,明確公文主題公文是按照本單位領(lǐng)導授意,由辦公人員撰擬而成的。因此,接受任務后,明確領(lǐng)導意圖以及公文主題是公文起草過程的起點。首先,要深刻領(lǐng)會本領(lǐng)導的發(fā)文意圖,即下達任務的精神實質(zhì)是什么?目的何在?要求如何?領(lǐng)導下達任務的精神實質(zhì)就是文章的中心思想。行文目的就是發(fā)文機關(guān)或機關(guān)領(lǐng)導人試圖通過發(fā)文要實現(xiàn)的結(jié)果。行文要求是指為了實現(xiàn)行文目的,向受文者提出的希望閱讀、辦理、執(zhí)行、答復等方面的具體愿望。其次,要規(guī)范使用文種。文種即公文名稱,具有概括表明公文性能和發(fā)文機關(guān)職權(quán)范圍,并體現(xiàn)行文目的與要求的功能。對此必須正確選擇,避免用錯文種。胸有成竹,意在筆先,是高質(zhì)量完成擬稿任務的重要保障。二、圍繞主題,廣泛收集資料(1)收集資料必須考慮表達主題的要求,要圍繞主題收集真實、準確、新鮮、典型的能反映事物本質(zhì)特征的資料。(2)要明確收集資料的途徑和方法。三、總體構(gòu)思,擬訂寫作提綱(1)確定公文內(nèi)容的組成情況。(2)確定公文正文的表達順序。(3)安排公文的首尾和銜接與過渡,解決公文開頭、結(jié)尾和各層次之間有序表達的問題。(4)將上述設(shè)計成果固化為文章的寫作提綱,為下一步工作奠定直接的基礎(chǔ)。四、落筆撰文,從事草稿寫作(1)增強時效觀念。要在做好前幾項工作后抓緊辦理,按時結(jié)稿;否則,就會影響領(lǐng)導工作的正常開展。(2)做好會商工作。公文內(nèi)容涉及其他單位或部門的職權(quán)范圍時,要積極會商,征得相關(guān)部門的同意或配合,以免政出多門,政策“打架”,使受文單位無所適從。(3)講究材料與觀點和諧統(tǒng)一。嚴格掌握用材標準,材料要支持觀點,觀點要統(tǒng)帥材料,切莫出現(xiàn)材料與觀點“兩張皮”或相互矛盾的情況。(4)注重文面規(guī)范和字跡、用紙要求。使用規(guī)范的發(fā)文稿紙,準確填寫稿紙首頁的有關(guān)項目;手工起草,要講究書寫工整清晰,標點規(guī)范完整,以便打印、校核文稿;利用計算機起草文稿,要注意符合有關(guān)技術(shù)標準的要求,使文面規(guī)范,整齊劃一;要符合公文字跡材料與用紙的規(guī)定,以便妥善保存文稿。五、加工潤色,完成修改審核(一)明確文稿修改的基本范圍1.文稿內(nèi)容方面的修改(1)檢查主題質(zhì)量情況。(2)檢查觀點表達情況。(3)檢查材料應用情況。2.文稿形式方面的修改(1)看文稿結(jié)構(gòu)是否完整、嚴密、合理,重點是否突出;層次是否清楚,過渡轉(zhuǎn)折是否自然。(2)看語言表達是否準確、簡練、順暢,語氣是否得體;是否符合語法規(guī)范;作為“無聲語言”的標點符號是否正確、規(guī)范、恰當?shù)取?二)掌握文稿修改的基本方法(1)采用擬稿人讀改法。即公文起草人員將完整的公文草稿仔細閱讀幾遍,利用人們的語感修改公文文稿,對不夠流暢之處和其他問題給予糾正。(2)由領(lǐng)導人指定他人修改。一般由單位辦公室主任或其他有經(jīng)驗的人員來承擔,對于擬稿人員而言,經(jīng)過他人審核后的公文草稿還要仔細學習和斟酌,不僅學習他人修改的長處與亮點,也要核查他人在修改過程中是否漏掉一些錯誤,或植入了新的錯誤。(3)運用開會機會集中討論修改。即在一定的會議上就文稿進行討論,發(fā)揮眾人智慧,集思廣益,避免起草者個人能力的局限和認識的偏頗。(4)采用“冷處理”辦法修改文稿。根據(jù)文稿寫作時限的要求,對不是很急迫的文稿可以采用放置幾天再改的方法,這使擬稿人的思想得到了沉淀,人們對文稿所涉及的問題的看法也可能會隨著時間的推移而有所改變。怎樣撰寫商務禮儀文書 第一節(jié)商務禮儀文書 第二節(jié)禮儀函電 第三節(jié)禮儀致辭 第四節(jié)禮儀帖卡

商務禮儀文書01/一、注重交際商務禮儀文書主要體現(xiàn)交際各方的愿望、友情,反映的是企業(yè)和人們之間的關(guān)系,只不過以書面媒體進行相互接觸、聯(lián)絡(luò)信息、交流感情、稱頌慰問、感謝致意,以達到加強合作、增進友誼的作用。我國傳統(tǒng)歷來重視人與人之間的和諧關(guān)系,信奉“一個籬笆三個樁,一個好漢三個幫”的宗旨。今天,任何企業(yè)的壯大發(fā)展都不可能孤家寡人、關(guān)門經(jīng)營,必然與多方協(xié)作交往。這就自然出現(xiàn)一系列與企業(yè)相關(guān)的商務活動,如邀約拜訪、宴請聚會、周年慶賀、落成典禮等。這是企業(yè)交際活動長鏈上的“彩環(huán)”,將這些活動辦得周密和諧,企業(yè)將朋友眾多、交際廣泛、事業(yè)興旺、福瑞祥和。在辦理這些商務活動時,大多的往來聯(lián)系是通過禮儀文書展示的。因此禮儀文書的寫作不可忽視,要強調(diào)交際性,廣結(jié)人緣,開展公關(guān),塑造企業(yè)的形象。任何一封商務禮儀信函或小卡片都要從接受者角度出發(fā),在協(xié)調(diào)人際關(guān)系、增強雙方友誼、體現(xiàn)人情味方面起催化劑作用。二、注重目的一份商務禮儀文書必須目的明確,才有主旨、有靈魂。一個企業(yè)不僅要明確交際活動的主旨,還要明確交際對象以及交際場合。即便是同一個交際活動的主旨,對于不同的交際對象以及不同的交際場合,仍需要選擇與之相適應的商務禮儀文書。通常用“見什么人說什么話”“到什么山上唱什么歌”來形容這類情況。可見,商務禮儀文書有直接的應用性,寫作必須達到其實用目的。這就要求寫作前必須明確交際目的、對象、場合,體察世事人情,明達事理,以確定使用何種禮儀文書、構(gòu)成什么書面形式乃至遣詞造句采用什么風格等。三、注重禮節(jié)商務禮儀文書與普通商務信函的明顯不同在于注重禮儀。一方面,因為企業(yè)發(fā)出商務禮儀文書的目的就是與溝通對象加強感情聯(lián)絡(luò),聚朋會友,所以各類商務禮儀文書一定要講究禮儀,用簡短的文字、小巧的賀卡傳達并展示發(fā)出者美好的祝愿、親切的問候、忠誠的友誼,達到交際的效果;另一方面,商務禮儀文書多用于各種節(jié)日活動、慶典儀式、宴請聚會、迎來送往等中國傳統(tǒng)中最崇尚禮儀色彩的場合,這就更要求商務禮儀文書從內(nèi)容到形式都講尊重禮。不同的文書要根據(jù)不同時間、地點、對象、事由,按照社會通行的禮儀方式,禮數(shù)到位,顯示出良好的企業(yè)形象。四、注重體式商務禮儀文書在漫長的應用實踐中逐漸形成了一套比較規(guī)范的基本定式、體式和款式,有的不僅結(jié)構(gòu)約定俗成,連用語也比較規(guī)范,體現(xiàn)出它的文化內(nèi)涵。例如賀信的寫作通常前有祝賀,后有祝愿;名片的內(nèi)容都會有單位、姓名、地址、電話;祝酒辭在歡迎、感謝、祝賀的最后,總會落到“為……干杯”。所有的商務禮儀文書在措辭上要符合對象、場景、時令及情誼深淺,所表之情、所達之意要起到加深情誼的作用,讓對方感到真誠懇切,情溢文中。書寫要大方、自然、得體,用紙用料、筆墨顏色也很有講究,要既美觀又符合實際效果,并能從中體現(xiàn)出有關(guān)交際中的禮節(jié)、禮貌要求。例如禮儀信函要以藍黑色筆墨為宜,若用紅色則意味著絕交;訃告、悼詞則要用素封、白紙,而不能用印有紅字體的信封信紙;喜慶活動的“請柬”則用紙新穎,色彩鮮艷,燙金鑲邊,字體活潑,可以精心設(shè)計,體現(xiàn)出企業(yè)的風格和特色。禮儀函電02/一、慶賀信(一)慶賀信的結(jié)構(gòu)和寫法1.標題2.稱謂3.正文4.結(jié)尾5.署名和日期(二)寫作要求寫慶賀信的重要原則是及時,在要祝賀的事由之前或當時最好。如果事情過了一段時間對方才收到慶賀信,就不合適了。所表示的祝賀要符合實際、恰到好處,不能過分拔高;語言要感情充沛,鼓舞人心,使對方感到激勵振奮;言辭真摯,態(tài)度鮮明,也可以適當用一些夸張、溢美之詞,但不要過分渲染或堆砌太多華麗辭藻;文字精練,行文流暢,篇幅短小;賀信中不兼談其他事宜。二、感謝信(一)感謝信的結(jié)構(gòu)和寫法1.標題2.稱謂3.正文4.結(jié)尾5.署名和日期(二)寫作要求感謝信要在相關(guān)事后立即發(fā)出才能讓對方感到你的誠意。感謝的事項要準確、明晰;要滿懷感激之情,態(tài)度要誠懇,話語要真誠、樸實,且符合雙方的身份、境遇情況,不可裝腔作勢、矯揉造作,也不可過于卑屈;敘述事跡要真實準確,不做夸大描畫,要抓住事跡的感人之處;要注意贊頌到位、評價恰當,不可濫用溢美之詞;文字精練,切忌過分拉長篇幅。三、邀請信(一)邀請信的結(jié)構(gòu)邀請信的結(jié)構(gòu)約定俗成,內(nèi)容非常簡單,不用寫標題,直接寫正文。1.稱謂2.正文3.結(jié)尾4.署名和日期(二)寫作要求寫邀請信的重要原則是提前發(fā)出,要讓對方收到信后有所準備,需要時也來得及回復。正文內(nèi)容要完整具體,不要留下讓對方疑惑或猜測的地方,如不要寫“請參加周三的開幕儀式”,而應具體說明日期,如“敬邀光臨8月4日(星期三)上午10點的開幕儀式”。邀請信禮儀性強,所以措辭要講究文雅得體,要誠懇邀請,但又不強求,不能讓對方有被要挾、強制的感覺,不能寫“希望準時出席”等詞語;若是邀請參加宴會、晚會等社交活動,而對方是外賓夫婦,應邀請夫婦二人,不要只邀請一位。三、邀請信(四)對邀請信的回復收到一封邀請信,應該將之看作邀請方對你的敬意和真心,且應該迅速、有禮貌地回復,以示對邀請方的敬重。信中首先要感謝對方的盛情邀請或?qū)λe辦的活動的贊揚。接著應明確表示是接受邀請,還是謝絕邀請。如果答復對方“我盡量參加”“有空我就去”,就顯得模棱兩可,使對方不知所措。如果不能接受邀請,也不能不理睬,而更要及早告知對方,以便邀請方另做安排,并要在信中表示歉意和遺憾,要用婉轉(zhuǎn)的話語表達不能赴邀的原因,不能只說一句“對不起,我不能參加”了事。那種不表態(tài),最后不參加,使對方措手不及的做法是極為失禮的。如果接受邀請,也要明確告知對方,讓對方心里有數(shù)。四、慰問信(一)慰問信的結(jié)構(gòu)和寫法1.標題2.稱謂3.正文4.結(jié)尾5.署名和日期(二)寫作要求慰問信要在相關(guān)的事實出現(xiàn)并確認屬實后及時發(fā)出以示慰問。慰問信要針對不同的對象、不同的情況,恰如其分地表達慰問之意,不能照搬照抄。慰問信要向?qū)Ψ奖硎境鰺o限親切、關(guān)懷的感情,對于災害、事故、疾病等內(nèi)容,不宜詢問和詳細描述,切忌以不必要的言辭勾起對方的痛苦回憶,更不能責備對方的過失;話題以安慰、鼓勵、溫暖、友誼為主;語氣要誠懇、真摯、得體,不宜過于低沉,客套話少說;文字要凝練、樸實,篇幅以短為宜。有些問候和慰問信最好親筆書寫,更顯親切和溫暖。禮儀致辭03/一、禮儀致辭概述禮儀致辭在特定的和較隆重的場合使用,由致辭人當場演講,接受對象是眾多的人群,因而有著自身的特點與結(jié)構(gòu)。(二)禮儀致辭的結(jié)構(gòu)1.標題2.稱謂3.正文4.落款(一)禮儀致辭的特點1.突出尊敬2.強調(diào)真摯3.文體簡潔4.詞語委婉(一)歡迎辭在商界,遇上貴賓參觀、訪問以及上級前來檢查工作或重要職員加盟,在見面之初,發(fā)表一篇熱情洋溢的歡迎辭往往必不可少。寫歡迎辭時要圍繞“歡迎”這一主題,以發(fā)自肺腑的語言,向?qū)Ψ奖硎緹崃覛g迎、期盼來訪的心情,并展望美好的未來。切忌東拉西扯,游離主題。(二)歡送辭當賓客告辭之際或同事離職、朋友遠去之時,主人為之送行常會對他們說些祝福話,這是一種于情于理的臨別贈言,稱為歡送辭。歡送辭的內(nèi)容要表達出非常珍惜重視與對方友好交往的情感,充分表達致辭者的惜別之意。成功的歡送辭寫作內(nèi)容常包括:對被歡送者的高度評價;對既往相處時光的溫馨回憶;對對方離去的惜別之情;對被歡送者的美好祝福。所以歡送辭結(jié)束語常有祝愿對方“身體健康、旅途愉快”之詞。與歡迎辭相比,歡送辭應更富有文采,更具備真情實感。二、迎送致辭三、答謝辭、告別辭(一)答謝辭答謝辭的事由通常分以下兩類:一類是在商務交往中,己方遇到值得慶賀的活動或事業(yè)上取得重大成就時,他人給予祝賀后,應主動向他人或在場者致辭答謝。另一類答謝的場合是賓客為感謝主人的盛情款待和多方照顧而講的致謝辭。(二)告別辭雙方交往活動結(jié)束后,客人準備離開,常在臨行前向主人表示謝意和辭行,這類講話就是告別辭。它與交往后安排的答謝講話可以合并進行,既表示對主方的盛情接待與安排的感謝,又具有辭別性質(zhì),要表示出一種辭行時的依依惜別之情,因而可以重筆抒發(fā)情感,表達做客的心情。四、祝賀辭(一)祝賀辭概述祝賀辭又稱為祝辭、賀辭,有時也可以稱為祝酒辭。企業(yè)在商務社交活動或交際宴會上向?qū)Ψ奖硎玖己米Ｔ负蛻c賀之意時經(jīng)常使用祝賀辭。當代企業(yè)家們深知,不要輕易放過任何一個可以向自己的交往對象表示友好、敬重的時機。每一位商務人員應當獨具慧眼,抓住喜慶佳節(jié)之機,向?qū)Ψ秸阶ＹR,以加強雙方的關(guān)系。祝賀辭寫作的核心內(nèi)容是向?qū)Ψ奖硎緹崃业淖ＹR,但祝辭與賀辭之間還有些細微的差別。祝辭是對某件剛開始做的事情表示祝愿、希望的意思;賀辭是對某一件已經(jīng)取得成功的事情表示慶賀、道喜的意思。(二)祝賀辭的分類1.事業(yè)祝賀辭2.會議祝賀辭3.祝酒辭4.人生祝賀辭禮儀帖卡04/一、名片(一)名片樣式企業(yè)使用的名片規(guī)格為5.5cm×9cm的單張,也有的企業(yè)制作折疊式名片,前頁為后頁的3/4,增加版面以印制更多的信息。名片多使用白色卡片紙,也有使用淺淡色彩的,在選擇紙張的質(zhì)地、顏色上要和自己的職業(yè)、職務相協(xié)調(diào)。當前也有將自己的照片印在名片左上角的“影照名片”。名片上的字體也多種多樣,可以用美術(shù)字及各種字體,但無論怎樣變化,讓對方拿到時能立即看清楚是根本目的。如果企業(yè)經(jīng)過CI設(shè)計,有企業(yè)規(guī)范的標志和顏色,則所有員工的名片都應遵守這一規(guī)范要求,不能另行設(shè)計?？傊?名片設(shè)計要美觀大方,要體現(xiàn)企業(yè)的風格。(二)名片內(nèi)容名片內(nèi)容沒有嚴格要求,通常包括:服務單位和部門名稱,姓名,職務、職稱等,工作地址和郵編,工作電話號碼、傳真號,企業(yè)網(wǎng)址、個人電子郵件信箱,有的還印上住宅電話或手機號碼。(三)名片用途名片的用途極其廣泛,除了通報姓名、介紹身份外,還可用于簡便的訪問、答謝、邀約、辭行、慰問、饋贈等交際活動,加上名片攜帶方便,因而被廣泛使用。二、請柬(一)請柬的特點1.告知性2.禮節(jié)性3.規(guī)范性(二)請柬的形式1.從外觀形式看,請柬可分為折疊式和正反式兩種。2.從書寫形式看,中文請柬可以分為豎式和橫式兩種。(三)請柬的結(jié)構(gòu)與寫作要求1.標題2.稱謂3.正文4.署名5.注意事項三、賀卡(一)賀卡的形式從外形看,廠家印制的賀卡大小不一,小到一個單張小卡片,大到8開、4開尺寸并帶信封的都有。從內(nèi)容看,隨著人們使用賀卡的增多與普及,賀卡制作者迎合了多種社會祝賀活動的需要,將不同的祝賀詞語印在了賀卡上,供人們選擇。(二)賀卡的使用1.賀卡的挑選第一,賀卡的裝飾內(nèi)容與祝賀詞語要同贈送賀卡的節(jié)日背景相一致,要在節(jié)日之前遞送到收卡人手里。第二,賀卡的大小質(zhì)地、裝飾風格以及印制的祝頌詞語要與贈送方的名義、身份相匹配,要與贈送目的和要表達的祝愿相一致,要能代表贈送方。第三,賀卡的款式、文化色彩要與贈送對象的文化修養(yǎng)、審美情趣、民族習俗相一致,用詞用語要適應雙方的情景關(guān)系,讓接收者打開賀卡便感到喜悅、感到溫馨。三、賀卡2.賀卡的寫作賀卡的寫作包括兩方面的內(nèi)容:一方面是寫明贈送者與贈送對象的關(guān)系及贈送日期,表明這張賀卡是送給誰的,又是誰送的。另一方面是寫明送出這張賀卡的中心內(nèi)容,也就是祝賀詞語,讓接收者理解贈送者的情意。四、聘書(一)聘書的形式

通常的聘請書或聘任書都使用裝幀考究、質(zhì)地優(yōu)良的材料制成冊頁式,尤其注重封面,多用紅色系的絲絨、錦緞、皮革、合成等面料,并燙金印制“聘書”兩個大字,封面內(nèi)可以插入書寫聘請內(nèi)容的卡片紙。企業(yè)需要使用聘書,可以到文化用品商店直接購買廠家印制的各種尺寸、各種類別的聘書;如果企業(yè)在商務工作中需要特別表示求賢若渴之意,可以專門設(shè)計和印制具有本企業(yè)特色的聘書。如果該企業(yè)經(jīng)過CI設(shè)計后有企業(yè)規(guī)范的標志和顏色,則在設(shè)計聘書時也要與之相統(tǒng)一,以突出企業(yè)形象。(二)聘書的結(jié)構(gòu)與寫作要求

聘書的內(nèi)容多由標題、稱謂與正文、落款四部分組成。結(jié)構(gòu)以兩種樣式居多:一種是稱謂與正文分開;另一種是稱謂與正文合一。怎樣撰寫商務管理與事務文書商務管理與事務文書概述商務計劃商務總結(jié)與述職報告規(guī)章制度備忘短信

商務管理與事務文書概述01/一、商務管理與事務文書的特點商務管理與事務文書類別眾多,有事前計劃,有事后總結(jié);有對內(nèi)指導,有對外交流;有的發(fā)展規(guī)劃有上百頁,有的會議記錄只用一頁紙。商務管理與事務文書行文方向也不固定,同一類別的報告中,有的是上行——向領(lǐng)導部門報告,有的是在內(nèi)部使用——向全體員工報告,還有的通過傳播媒介向社會傳播。(一)指導性(二)真實性(三)專業(yè)性(四)靈活性二、商務管理與事務文書的呈現(xiàn)形式(一)表格(二)圖片圖形(三)圖表(四)其他可視化輔助物1234561.折線圖餅狀圖框架圖柱狀圖象形圖流程圖商務計劃02/一、商務計劃的特點和分類(一)商務計劃的特點1.目的明確2.科學預期3.切實可行4.系統(tǒng)整合5.監(jiān)督調(diào)整一、商務計劃的特點和分類(二)商務計劃的種類1.按性質(zhì)分有綜合性計劃與專項性計劃。2.按時限分有長期規(guī)劃(3年以上)、中期計劃(2~3年)、年度計劃、季度計劃、月計劃、短期安排、周計劃和日程安排等。3.按范圍分有總公司計劃、分公司計劃、地域計劃、部門計劃、車間計劃、班組計劃等。4.按內(nèi)容分有管理計劃、生產(chǎn)計劃、銷售計劃、技術(shù)改造計劃、科研計劃、財務計劃、分配計劃、審計計劃、基建計劃、人力資源計劃、培訓計劃等,舉不勝舉。5.按形式分有條文計劃、表格計劃和條文表格復合式計劃。二、商務計劃的基本結(jié)構(gòu)和寫作要求(一)商務計劃的基本結(jié)構(gòu)商務計劃的基本結(jié)構(gòu)歸納起來為三部分,即標題、正文和落款。(二)商務計劃的寫作要求1.客觀求實2.準確清晰3.有條有理商務總結(jié)與述職報告03/(一)商務總結(jié)的作用人類只有不斷地總結(jié)經(jīng)驗,才能有所發(fā)現(xiàn)、有所發(fā)明、有所創(chuàng)造、有所前進。不斷總結(jié)經(jīng)驗是為了從實踐中提高認識。我國加入WTO后,企業(yè)經(jīng)營面臨著全新的、嚴峻的挑戰(zhàn),如何適應激烈競爭的商務環(huán)境,如何將企業(yè)的經(jīng)營模式與國際接軌,如何運用最新的、現(xiàn)代化的經(jīng)營手段管理企業(yè),都需要企業(yè)不斷總結(jié)、不斷探索,只有這樣才能解決問題、穩(wěn)步前進。在企業(yè)經(jīng)營過程中,對商務計劃完成的情況、企業(yè)管理中取得的成績和存在的問題,都需要進行總結(jié),只有這樣才能獲取比較全面的認識和清醒的評價,才會明確自己做了什么、做得怎樣、該怎樣做、不該怎樣做;哪些成功的案例可以宣傳推廣;哪些缺點和教訓應該引以為戒等。要善于把平日工作中的感性認識上升為理性認識,不僅要抓住現(xiàn)象,更要看清本質(zhì);不僅要“回頭看”,更要“向前看”。所以,商務總結(jié)是企業(yè)掌握客觀規(guī)律不可缺少的好方法。一、商務總結(jié)一、商務總結(jié)(二)商務總結(jié)的類型(1)按內(nèi)容劃分,有生產(chǎn)總結(jié)、銷售總結(jié)、市場推廣總結(jié)、財務總結(jié)、人力資源工作總結(jié)等。企業(yè)經(jīng)營中任何一項工作內(nèi)容都有必要而且應當進行總結(jié)。(2)按時間劃分,有年度總結(jié)、季度總結(jié)、月總結(jié)、階段總結(jié)等,每個企業(yè)的年度總結(jié)都是必做的。(3)按范圍劃分,有公司總結(jié)、部門總結(jié)、車間總結(jié)、班組總結(jié)、個人總結(jié)等?？偨Y(jié)范圍限于總結(jié)者親歷的商務活動,以“我”或“我們”的身份出現(xiàn),不能做他人或其他部門的總結(jié)。(4)按內(nèi)容涉及面劃分,有綜合性總結(jié)與專題性總結(jié)。(5)按目的用途劃分,有匯報總結(jié)與經(jīng)驗總結(jié)。一、商務總結(jié)(三)商務總結(jié)的結(jié)構(gòu)1.標題標題的寫法有以下三種:(1)公文式標題,由總結(jié)單位名稱、時限、事由和文種組成,如“火炬電器工業(yè)公司2017年度工作總結(jié)”“二車間一季度技術(shù)改造總結(jié)”。(2)文章式標題,是概括總結(jié)的核心內(nèi)容或基本觀點而形成的,標題中不標明“總結(jié)”字樣,如“信通公司是如何扭虧為盈的”。(3)正副式標題,常由正題與副題組成,正題揭示觀點或概括內(nèi)容,副題標明單位名稱、時限、文種,如“安全生產(chǎn)是企業(yè)運營的基本保障——青山煤礦2017年度生產(chǎn)總結(jié)”。2.正文正文包括前言、主體和結(jié)語三部分。3.落款落款包括總結(jié)者署名和成文日期。若標題中出現(xiàn)名稱,落款可以不再具名。一、商務總結(jié)(四)商務總結(jié)的寫作要求1.求真務實2.準備充分3.分析提煉4.行文簡潔二、述職報告(一)述職報告的作用和特點1.述職報告的作用企業(yè)領(lǐng)導人及管理者書寫述職報告有利于述職者回顧反思、自我評估,不斷提高自身素質(zhì);有利于群眾的監(jiān)督,促進企業(yè)領(lǐng)導人及管理者忠于職守;有利于上級部門考核、選拔、任用企業(yè)管理者。2.述職報告的特點(1)述職報告是報告類中的特殊類別,其特點和寫作要求與商務報告有以下三個相同之處:第一,目的明確。第二,陳述為主。第三,實事求是。(2)述職報告也有不同于商務報告的特殊之處,主要表現(xiàn)在以下三方面:第一,個人性。第二,全面性。第三,通俗性。三、賀卡(二)述職報告的結(jié)構(gòu)述職報告由標題、稱謂、正文、落款和日期構(gòu)成,具體分述如下。1.標題述職報告的標題有四種表達形式。例如,“2017年度述職報告”是由任職期限和文種組成;“我的述職報告”是由述職人和文種組成;“抓住機遇,當好排頭兵——我的任職報告”是由正副標題組成;“述職報告”是直接用文種做標題。2.稱謂稱謂指述職報告的對象或呈送的部門,如“各位領(lǐng)導、同事們”“董事會”“公司領(lǐng)導及各位同人”。3.正文正文一般由概述、主體和結(jié)語構(gòu)成。4.落款和日期規(guī)章制度04/一、規(guī)章制度的特點和種類(一)規(guī)章制度的特點1.統(tǒng)一性2.針對性3.約束性4.條文性(二)規(guī)章制度的種類1.章程2.條例3.規(guī)定4.辦法5.細則6.制度7.規(guī)程二、規(guī)章制度的結(jié)構(gòu)和寫作要求(一)規(guī)章制度的結(jié)構(gòu)1.標題2.題注3.正文(二)規(guī)章制度的寫作要求1.標題規(guī)范清晰2.內(nèi)容合理完整3.語言肯定簡明備忘短信05/一、備忘錄(一)備忘錄的特點1.不夠正式2.篇幅短小3.寫作簡明4.強調(diào)效率(二)備忘錄的結(jié)構(gòu)備忘錄通常包括以下幾部分:(1)發(fā)給或致:填寫接收信息的人員姓名。(2)發(fā)自或自:填寫發(fā)送信息的人員姓名。(3)日期:填寫備忘錄的發(fā)出日期。(4)抄送:填寫其他需要知道該信息的人員姓名(根據(jù)需要而定)。(5)編號(可有可無)。(6)主題:用簡明扼要的詞組說明備忘錄的主題思想,方便編目。(7)內(nèi)容:備忘錄的正文,可以分條書寫。二、留言條和便條(一)電話留言1.留言要求(1)完整。(2)準確。(3)簡潔。(4)及時送達留言。2.留言內(nèi)容(1)來電人單位、姓名。(2)留言接收人姓名。(3)來電日期、時間。(4)來電人電話號碼。(5)來電內(nèi)容。(6)留言記錄人姓名。二、留言條和便條(二)便條便條是最簡單的一種書信,其內(nèi)容和形式都很簡單,但使用時不能因為是便條,就隨意亂寫。如果詞不達意,會使對方產(chǎn)生誤會;如果語言生冷強硬,會影響同事關(guān)系;如果粗心大意而有疏漏,會造成信息的不準確。寫好便條,最基本的要求是:(1)對象明確。便條的接收人只有一位,不存在抄送等,要寫清姓名或稱呼。(2)一事一條。一張便條紙通常只記錄一件事,不可雜亂。(3)事由清晰。便條所交代的事,理由要充分,事情要寫清晰、準確。三、介紹信和證明信(一)介紹信1.專用介紹信介紹信本文部分內(nèi)容一般包括編號,聯(lián)系單位或聯(lián)系人,持介紹信者姓名、職務、人數(shù),聯(lián)系何事或有何要求,祝頌語,署名,日期,公章等。如有必要,可以注明有效期限。2.普通介紹信普通介紹信與專用介紹信的內(nèi)容基本相同,只是不帶存根,也不需要編號,用在企業(yè)的一般性工作的接洽聯(lián)絡(luò)上。3.書寫介紹信書寫介紹信是為了向某人介紹第三者或說明某種情況,而用企業(yè)的信箋單獨給對方書寫的信函。這類介紹信和上述兩種介紹信不同,每一封都有其特定的目的和內(nèi)容。寫作要求與商務信函相似,要介紹清楚所介紹的人,敘述清楚所說的事,用語委婉,語氣親切,用詞得體,還必須使用信封遞送。這種介紹信主要用在商務工作中需要比較詳細介紹某人時使用。三、介紹信和證明信(二)證明信證明信是以企業(yè)或個人名義,憑著確鑿的證據(jù)證明某人的身份、經(jīng)歷、收入,或者證明有關(guān)事項,或者證明代理的權(quán)限范圍的專用文書,有的稱作證明書,有的稱作委托書。證明信的內(nèi)容一定要真實、可靠。出具的證明信具有法律效力。企業(yè)常用的證明信有下述幾類:1.法定代表人身份證明書2.委托書3.身份情況證明信怎樣撰寫通用文書第一節(jié)通知、通報第二節(jié)請示、報告第三節(jié)函、紀要

通知、通報01/一、通知(一)通知的特點1.廣泛的適用性2.主題的單純性3.內(nèi)容的時效性4.事項的可操作性5.表述形式的靈活性(二)通知的結(jié)構(gòu)形式

1.標題2.主送機關(guān)3.正文4.附件和附件說明5.落款部分一、通知(三)通知的類型及寫法(四)通知的撰寫要求1.中心明確,說明清楚2.主題集中,一文一事3.條理清晰,表達簡練4.雷厲風行,講求時效1.指示性通知2.規(guī)定性通知3.事務性通知4.會議通知5.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)通知6.知照性通知二、通報1.告知廣泛2.客觀真實3.行文及時4.正面引導1.標題2.主送機關(guān)3.正文4.署名5.發(fā)文時間(一)通報的特點(二)通報的結(jié)構(gòu)形式1.表彰性通報2.批評性通報3.情況通報二、通報(三)通報的類型及寫法(四)通報的撰寫要求1.通報內(nèi)容必須準確無誤2.通報的事實必須具有典型性3.通報的語言必須慎重推敲,講究分寸4.通報要講究時效性請示、報告02/一、請示(一)請示的應用范圍(1)對上級機關(guān)的法規(guī)、政策及決定、指示等有不理解之處,或它們不適應本單位情況而需要變通處理時,需要請求上級機關(guān)予以解釋、指示與認可。(2)請求審批或批轉(zhuǎn)本機關(guān)制定的重要規(guī)章、重大決策意見。(3)請求批準人員編制、機構(gòu)設(shè)置、干部任免、領(lǐng)導班子的組成與調(diào)整、經(jīng)費預算以及重要人員或事故的處理。(4)請求協(xié)調(diào)與解決本機關(guān)無法解決的困難或問題。(5)根據(jù)規(guī)定必須履行審批手續(xù)的事項。一、請示(二)請示的特點512345.結(jié)果的期復性2.行文的超前性1.成文的條件性4.明顯的時效性3.內(nèi)容的單純性一、請示(三)請示的結(jié)構(gòu)形式

請示由標題、主送機關(guān)、正文、生效標志、發(fā)文時間等部分組成。(四)請示的類型及寫法

根據(jù)請示的用途以及行文目的的區(qū)別,請示可以分為下述三類。1.請求指示類的請示2.請求批準類的請示3.請求批轉(zhuǎn)類的請示一、請示(五)請示的撰寫要求(1)嚴格遵行一文一事原則,一份請示只講一個問題,切忌數(shù)事混雜。(2)請示的理由必須充分,一般包括兩個方面:一是需要;二是可能。講需要就是要強調(diào)現(xiàn)實必要性以及請示事項辦成后,將會帶來的經(jīng)濟效益、社會效益;講可能就是要說明辦成請示事項已經(jīng)具備的有利條件。(3)請示目的要明確,做到提出的建議和要求具體明確,解決問題的措施、辦法和要求必須切實可行。(4)嚴格按照隸屬關(guān)系逐級行文,不能多頭主送,也不能主送領(lǐng)導者個人(領(lǐng)導人明確要求的除外)。(5)請示必須在事前行文,切忌先斬后奏;未獲上級機關(guān)批復之前,請示不得抄送下級機關(guān)。(6)行文之前要主動與主管領(lǐng)導取得聯(lián)系,做好溝通工作,求得領(lǐng)導的同情、理解和支持。大量經(jīng)驗證明,提前溝通是請示事項容易獲得批準的重要因素。二、報告(一)報告的用途及與請示的區(qū)別報告用于向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,答復上級機關(guān)的詢問。報告與請示都是上行文。從行文關(guān)系的角度來說,都反映了下情上達,下級機關(guān)接受和服從上級機關(guān)的領(lǐng)導與指導的關(guān)系。但是,從寫作角度來說,報告與請示的區(qū)別十分明顯,主要有下述幾方面。1.行文目的不同2.行文時間不同3.內(nèi)容要求不同4.處理結(jié)果不同二、報告(二)報告的類型1.按照報告的內(nèi)容劃分,有綜合報告、專題報告2.按照報告的目的劃分,有工作報告、情況報告、答復性報告等(三)報告的結(jié)構(gòu)形式(三)報告的結(jié)構(gòu)形式1.標題2.主送機關(guān)3.正文4.發(fā)文機關(guān)名稱5.成文時間二、報告(四)工作報告正文的寫作方法與要求1.工作報告正文的寫法(1)開頭部分。(2)報告主體部分。(3)結(jié)尾部分。2.工作報告正文的撰寫要求(1)采用記敘的方式,概述工作內(nèi)容及完成情況,既不用細節(jié)描寫,也無須羅列過多事例。一般按照時間順序或工作步驟進行概括敘述。(2)突出重點內(nèi)容,做到點面結(jié)合。(3)堅持實事求是的態(tài)度,對成績不夸大,對問題不縮小,尊重事實的本來面貌。(4)報告中不能寫請示事項。函、紀要03/一、函(一)函的特點1.適用范圍廣泛2.內(nèi)容單純具體3.格式靈活簡便4.文字表達簡練(二)函的結(jié)構(gòu)形式

函一般由標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文時間等組成。(三)函的類型及寫法根據(jù)發(fā)函的目的和內(nèi)容,可以劃分為請求函、批準函、商洽函、詢問函、答復函、知照函等。一、函(四)函的撰寫要求(1)函的正文內(nèi)容要開門見山,具體明確,無論是主動發(fā)函還是復函,都要直陳其事,交代清楚,不要轉(zhuǎn)彎抹角,要去掉一切客套和空泛的議論。(2)要按照一文一事的規(guī)則,一封公函談一件事,便于處理和答復。(3)行文要鄭重其事,要講究體例和格式規(guī)范,維護公文的嚴肅性。(4)語言要得體而有分寸。(5)復函的態(tài)度要明確,不可模棱兩可,含糊不清。批準函的結(jié)語,應用“特此函復”而不用“特此批復”,以示尊重。二、紀要(一)紀要的用途及與會議記錄的區(qū)別紀要用于記載和傳達會議情況和議定事項,是傳達會議信息的主要媒介之一。它與會議記錄雖然都源自會議,都反映會議內(nèi)容,但是,兩者有很大區(qū)別。1.性能上的區(qū)別2.內(nèi)容上的區(qū)別3.形式上的區(qū)別4.表達方式上的區(qū)別5.發(fā)布方式上的區(qū)別二、紀要(二)紀要的整體格式安排紀要的整體格式分為版頭、主體和文尾三大部分。(三)紀要正文寫作要求紀要的正文分為會議概況和會議主要精神兩個部分。(四)紀要正文的表述方式1.條款式2.概述式3.歸納分類式4.發(fā)言記錄式二、紀要(五)紀要的類型及寫法1.決議性紀要主要記載和反映領(lǐng)導層做出的重要決策事項,以作為傳達和部署工作的重要依據(jù),對今后的工作具有直接的指導作用。常用于領(lǐng)導機關(guān)辦公會,如市長辦公會議紀要、院長辦公會議紀要等常采用這種類型。2.協(xié)議性紀要主要記載雙邊或多邊會議有關(guān)內(nèi)容及達成的協(xié)議情況,以便作為會后執(zhí)行公務和履行職責的依據(jù),對協(xié)議各方今后的工作具有約束作用。這類會議紀要常用于領(lǐng)導機關(guān)主持召開的多部門協(xié)調(diào)會或不同單位共同召開的聯(lián)席辦公會。3.研討性紀要主要記載和反映經(jīng)驗交流會議、專業(yè)會議或?qū)W術(shù)性會議的研討情況,各抒己見,不需做出決議,不必統(tǒng)一意見,旨在闡明各方的主要觀點、意見或情況。這類紀要常見于專門職能部門和學術(shù)研究機構(gòu)召開的專業(yè)會議或?qū)W術(shù)研討會議。二、紀要(六)紀要的撰寫要求01寫作之前做好必要的準備工作03要掌握綜合提煉會議結(jié)論的常規(guī)要領(lǐng)02忠實于會議內(nèi)容,掌握會議要點04注意表達的邏輯性和條理性怎樣撰寫商務契約文書意向書、合同、協(xié)議書招標書、投標書、業(yè)務洽談紀要

意向書、合同、協(xié)議書01/一、意向書(一)意向書的含義、目的和作用意向書是商業(yè)活動中用于向?qū)Ψ奖硎竞献骰蚪灰滓庀虿⒔?jīng)對方同意接納的一種文件,它是協(xié)議書或合同的先導。意向書為進一步正式簽訂協(xié)議奠定了基礎(chǔ)。意向書只是表示意愿,而不是正式的協(xié)議,因此文字不如協(xié)議嚴謹,其簽署方式也比較靈活,可以由出具意向書的一方簽署,再由同意合作的一方在副本上簽署認可;也可由雙方聯(lián)署或由雙方換文表示合作的意向。意向書的作用有:一是可以用來向政府主管部門上報備案,作為立項的根據(jù);二是可作為合作各方進行實質(zhì)性談判的基礎(chǔ)和原則性依據(jù);三是便于合作各方開展各項后續(xù)工作,如起草項目建議書和撰寫可行性研究報告等。一、意向書(二)意向書的特點1.寬泛性2.無約束性3.政策性4.嚴謹性5.靈活性6.協(xié)調(diào)性(三)意向書的結(jié)構(gòu)

1.標題2.正文3.落款4.日期(四)意向書的撰寫要求

(1)語言準確,表達清楚。(2)忠實于洽談內(nèi)容。二、合同(一)合同的含義根據(jù)《中華人民共和國合同法》(以下簡稱《合同法》)第二條的規(guī)定,合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務關(guān)系的協(xié)議?！逗贤ā窂暮贤姆尚再|(zhì)角度給合同下了一個準確的定義。這里所講的合同是指我國《合同法》規(guī)定的以交易關(guān)系為內(nèi)容的合同,即經(jīng)濟合同。二、合同(二)經(jīng)濟合同的作用1.經(jīng)濟合同是實現(xiàn)國家宏觀經(jīng)濟規(guī)劃的客觀保證2.經(jīng)濟合同是企業(yè)加強生產(chǎn)經(jīng)營管理和組織協(xié)作的有效方式3.經(jīng)濟合同能使企業(yè)提高經(jīng)濟效益4.經(jīng)濟合同是我國社會主義市場經(jīng)濟健康發(fā)展的重要保障5.經(jīng)濟合同有利于保障當事人的合法權(quán)益6.經(jīng)濟合同是發(fā)展對外貿(mào)易的有效法律手段(三)經(jīng)濟合同的特點1.法律效力2.平等、公平、協(xié)商性二、合同(四)經(jīng)濟合同的種類(1)按形式分,有表格式合同、條款式合同、表格和條款結(jié)合式合同。(2)按期限分,有長期合同、中期合同、短期合同。(3)按合同是否立即交付標的分,有諾成合同和實踐合同。(4)按合同的性質(zhì)分,有供銷合同、委托代辦合同、加工訂貨合同、借貸合同、補償貿(mào)易合同等。(5)按合同的內(nèi)容分,有買賣合同、供用(電、水、氣、熱力)合同、贈予合同、借款合同、租賃合同、融資租賃合同、承攬合同、建設(shè)工程合同、運輸合同、技術(shù)合同、保管合同、倉儲合同、委托合同等。二、合同(五)經(jīng)濟合同的結(jié)構(gòu)經(jīng)濟合同有其特定的格式,如條款式、表格式、條款和表格結(jié)合式等。這里主要講條款式結(jié)構(gòu)。經(jīng)濟合同主要由標題、約首、正文、約尾等部分構(gòu)成。二、合同(六)撰寫經(jīng)濟合同的原則及要求1.經(jīng)濟合同的撰寫原則(1)符合國家法律、法令和國民經(jīng)濟計劃的要求。(2)遵守社會公共利益及社會主義道德準則。(3)堅持平等協(xié)商、等價有償?shù)脑瓌t2.經(jīng)濟合同的撰寫要求(1)內(nèi)容必須具體明確,措辭用字力求準確簡潔。(2)嚴肅經(jīng)濟合同紀律,不能隨意涂改或終止。(3)簽訂合同必須手續(xù)完備,字跡工整清楚。三、協(xié)議書(一)協(xié)議書與合同的區(qū)別協(xié)議書和合同都是由雙方當事人共同訂立的一種契約。但協(xié)議書與合同有所不同,合同內(nèi)容一般限于經(jīng)濟活動方面;協(xié)議書內(nèi)容較為廣泛。合同一經(jīng)簽訂就產(chǎn)生法律效力,雙方必須嚴格遵守,認真履行,任何一方違約都將承擔相應的經(jīng)濟責任和法律責任;協(xié)議書往往要經(jīng)過行政主管部門簽證或公證機關(guān)公證才能產(chǎn)生法律效力。(二)協(xié)議書的種類從經(jīng)濟活動角度劃分,協(xié)議書有聯(lián)營協(xié)議書、委托協(xié)議書、調(diào)解協(xié)議書、補充協(xié)議書、捐贈協(xié)議書等。三、協(xié)議書(三)協(xié)議書的撰寫要求(1)內(nèi)容必須具體明確,避免疏漏。(2)措辭必須準確無誤,不能含混不清,不能有歧義。(3)不能單方擅自修改,需改時要經(jīng)雙方協(xié)商同意。(四)協(xié)議書示例招標書、投標書、業(yè)務洽談紀要02/一、招標書(一)招標書的含義招標書又稱招標說明書,是指單位或個人在興建工程、合作經(jīng)營某項業(yè)務或進行大宗商品交易時,先把有關(guān)標準、價格、條件等事項以公告形式對外公布,這種文字材料就是招標書。招標書是指招標單位對外公布的有明確招標內(nèi)容和具體條件要求的招標公告、通告、啟事、邀請書、說明書等文字材料。招標書是招標人利用投標者之間的競爭從而達到優(yōu)選投標人目的的一種告知性文書,是招標人為了征招承包者或合作者而對招標的有關(guān)事項和要求所做的解釋和說明。(二)招標書的作用招標書又稱招標文件,是招標人利用投標者之間的競爭達到優(yōu)選買主或承包項目的目的,從而利用各地甚至各國的優(yōu)勢于一家的商品交易行為所形成的書面文件。這是訂立合同的一種法律形式。一、招標書(三)招標書的特點1.規(guī)范性2.準確性3.競爭性4.具體性(四)招標書的種類1.從形式上劃分可分為:公開招標;議標。2.從內(nèi)容上劃分可分為招標公告(如廣告、通知)、科技項目招標書、工程項目招標書。一、招標書(五)招標書的結(jié)構(gòu)

招標文件的結(jié)構(gòu):標題+正文+落款與日期。(六)撰寫招標書的要求(1)做好調(diào)查研究,掌握市場信息,制定的測算、評估款項要科學合理,招標書應切實可行。(2)遵循招標公告的寫作要求,語言簡潔、用詞精確,文字、數(shù)據(jù)、圖表均要求精確無誤。(3)必須熟悉招標程序,要按照招標程序開展招標工作。(4)注意法律中的禁止性規(guī)定,所擬寫的招標文件不得違反相關(guān)法律規(guī)定,否則將導致招標文件和招標活動無效。二、投標書(一)投標書的作用和特點投標書是對招標書的回答,投標書也稱“標函”,是指投標者為了中標而按照招標人提出的條件、要求,向招標者提交的承辦申請、企業(yè)情況介紹、總預算表、書面咨詢等文字資料。投標書是提供給招標人的備選方案的文本。投標書的特點是針對性、求實性和合約性。(二)投標書的分類1.生產(chǎn)經(jīng)營性投標書2.技術(shù)投標書(三)投標書的結(jié)構(gòu)投標書的結(jié)構(gòu):標題+正文+落款+日期。二、投標書(四)投標書的撰寫要求01明確招標要求。02實事求是,誠信為本。03文字簡潔,語氣謙和。04具體清晰,準確守時。三、業(yè)務洽談紀要(一)業(yè)務洽談紀要的含義與特點1.業(yè)務洽談紀要的含義業(yè)務洽談紀要,就是根據(jù)業(yè)務洽談的實際情況,將洽談的主要議程、議題、涉及的問題、達成的協(xié)議及存在的分歧,在業(yè)務洽談記錄的基礎(chǔ)上加以歸納、整理所形成的書面材料,經(jīng)各方代表簽字確認后,便成為正式的業(yè)務洽談紀要。它對洽談各方都有約束力。它既可作為就談妥的有關(guān)事項開展工作的依據(jù),也可作為進一步洽談簽約及雙方領(lǐng)導決策的依據(jù)。

2.業(yè)務洽談紀要的特點(1)關(guān)系平等性。(2)語言協(xié)商性。(3)內(nèi)容備忘性。三、業(yè)務洽談紀要(二)業(yè)務洽談紀要的結(jié)構(gòu)1.標題

標題的寫法一般是用“關(guān)于……洽談紀要”的句式。2.正文正文可分為兩部分:第一部分為引語,寫明洽談各方單位名稱、洽談的時間和地點、參加人員及洽談日期。第二部分常用條文式結(jié)構(gòu),將洽談的具體內(nèi)容分列成若干條,歸類陳述,使之層次清楚、條理井然。3.落款落款部分需寫上洽談各方單位全稱,然后由各方代表認可后簽字,并寫明紀要簽發(fā)日期。為明確責任,有時紀要的執(zhí)筆人也需簽名。三、業(yè)務洽談紀要(三)撰寫業(yè)務洽談紀要的要求01忠實于原始記錄03整理印發(fā)及時02用語簡潔準確怎樣撰寫商務函電與商務軟文第一節(jié)商務函電第二節(jié)商務書信第三節(jié)商務傳真、商務電子郵件第四節(jié)商務軟文

商務函電01/一、謹記企業(yè)的商譽商譽雖是抽象無形的東西,但它是客戶、供應商及大眾對企業(yè)的一份信賴,是企業(yè)須細心呵護的、不可丟失的無形資產(chǎn)。商務函電的寫作者要清晰地認識到,建立和維護商譽是商務函電寫作的要務。一封精致的商務函電,承擔著建立企業(yè)“良好的公共關(guān)系”的作用,可為企業(yè)做出積極的、正面的貢獻。許多舉世聞名的企業(yè)都深感在企業(yè)的發(fā)展中,商務函電是持續(xù)拓展商業(yè)版圖不可低估的力量。而一封差勁的商務函電會給企業(yè)帶來消極、負面的影響,它中傷讀信者,離間企業(yè)與對方的關(guān)系,并波及其他客戶、供應商及大眾對企業(yè)的信賴。所以每封商務函電在本質(zhì)上都是一封促銷信,都是在推銷著企業(yè)的產(chǎn)品、企劃、形象,因此都要用心表達,以提高企業(yè)的商譽和商機。二、掌握7C的原則Consid-erationCorrec-tnessClearn-esComple-tenessConcre-tenessConcis-enessCourte-sy正確清楚完整具體簡潔禮貌體諒三、使用正確的信函結(jié)構(gòu)(一)信紙、信封的要求(二)信函結(jié)構(gòu)的要求1.信頭部分2.正文部分3.信尾部分商務書信02/日常聯(lián)絡(luò)信推銷信詢問信報價信還價信預訂信接受訂購信索賠信及答復催款信致歉信婉拒信商務傳真、商務電子郵件03/一、商務傳真制作商務傳真件時要注意下述幾點:(一)發(fā)傳真要使用企業(yè)正規(guī)傳真首頁(二)商務傳真內(nèi)容書寫如同商務信函二、商務電子郵件(一)商務電子郵件概述在當今企業(yè)中,運用電子郵件進行辦公室通信是最方便和最快捷的通信手段,其發(fā)送快速,不受時間、地域的限制,任何一個互聯(lián)網(wǎng)用戶都可以使用電子郵件系統(tǒng)在全球任何地方與也是互聯(lián)網(wǎng)用戶的和自己有商務來往的朋友交換電子郵件。它可以借助互聯(lián)網(wǎng)強大的力量和技術(shù)降低信息傳遞成本,實現(xiàn)一對多的郵件傳發(fā)。它可以以附件形式傳遞各種電子版文件和多媒體商務信息,包括文字、聲音、動畫等。它還可以舉辦虛擬會議,與他人溝通,進行不見面的商務談判、草簽合同及保存文件。(二)編輯電子郵件編輯電子郵件很容易,先單擊“新郵件”按鈕,在出現(xiàn)的空白電子郵件上填寫電子郵件頭和電子郵件體兩部分。1.電子郵件頭的填寫2.電子郵件體的書寫電子郵件體主要由正文和附件兩部分組成。二、商務電子郵件(三)電子信函的寫作要求第一,正文寫作要有的放矢、言簡意賅,起到及時溝通的作用。第二,主題概括準確、精練,富有吸引力。每一封信件都設(shè)一個主題,提醒收信人重視和閱讀。第三,語言簡明,直接坦率,可以采用對話語氣,更富有人情味。第四,內(nèi)部之間電子郵件結(jié)構(gòu)可從簡,省略應酬語、祝頌語等,甚至只保留正文,以提高效率。第五,為了方便快捷,在結(jié)構(gòu)上可以采用齊頭文寫法,所有段落開頭都利用回車打到一行的頂端,落款也頂格寫。對于比較重要的商務信函還是用紙質(zhì)材料傳遞顯得比較莊重。商務軟文04/一、認識商務軟文(一)關(guān)于“軟傳播”軟傳播是從消費者和受眾立場出發(fā),以滲透式、互動式和分享式的視角入手,注重挖掘品牌的思想、觀點、方法和情感,以非硬性、非強制、非知覺的方式潛入消費者和公眾頭腦,進而長期影響消費者心智的傳播行為。(二)關(guān)于“軟實力”軟實力可以理解為影響力,是一種能夠影響他人喜好的能力;也可以理解為吸引力,是通過吸引手段而不是強迫或收買手段達到自己預期的能力;也可以理解為同化力,同化力也是一種重要能力,根據(jù)這一能力,一個國家可以創(chuàng)造出一種環(huán)境,使其他國家模仿該國的發(fā)展方式,確定自己的利益。(三)商務軟文及軟文營銷商務軟文是帶有某種商業(yè)動機的文體,是相對于硬性廣告而言的,企業(yè)的市場策劃人員或廣告公司文案人員是撰寫軟文的主要群體。與硬廣告相比,軟文的精妙之處就在于一個“軟”字,好似綿里藏針,克敵于無形,等人們發(fā)現(xiàn)這是一篇軟文時,人們已經(jīng)掉入了被精心設(shè)計過的“軟文廣告”陷阱,它追求的是一種春風化雨、潤物無聲的傳播效果。軟文營銷是個人和群體通過撰寫軟文,實現(xiàn)動機,直接或間接達成交換或交易目的的營銷方式。(四)軟文營銷概念的基本要點(1)相對于“強勢營銷——硬廣告”而言。(2)尊重消費者的體驗與感受。(3)淡化營銷過程中的商業(yè)活動。(4)企業(yè)以友好的方式宣傳自己。(5)企業(yè)提供有價值的內(nèi)容給公眾。(6)重在企業(yè)品牌建設(shè)與文化的推廣。一、認識商務軟文二、商務軟文的范圍(一)傳統(tǒng)軟文傳統(tǒng)軟文一般是以報紙、雜志、書籍、海報及直接郵寄廣告為主。僅限于以文章或圖文并茂的形式加以靜態(tài)地宣傳。(二)網(wǎng)絡(luò)軟文網(wǎng)絡(luò)軟文主要是以網(wǎng)頁的形式存在,如網(wǎng)站網(wǎng)頁、博客博文、論壇發(fā)帖,但又不局限于網(wǎng)頁,軟文可以通過QQ等的對話框加以傳播,還可以通過Email、評語、留言、簽名、回帖、手機短信、圖片內(nèi)的水印、電子書、PDF、PPT等來表現(xiàn)?；ヂ?lián)網(wǎng)的出現(xiàn)豐富了軟文的表現(xiàn)形式和傳播途徑,提高了軟文的使用價值,使之成為一種低成本、高效能的營銷手段。(三)網(wǎng)絡(luò)軟文和傳統(tǒng)軟文的區(qū)別(1)傳統(tǒng)軟文可信度高;網(wǎng)絡(luò)軟文可信度低。(2)傳統(tǒng)軟文有謀略,抱團打天下;網(wǎng)絡(luò)軟文無布局,獨行走天涯。(3)傳統(tǒng)軟文持久戰(zhàn),一浪高一浪;網(wǎng)絡(luò)軟文游擊戰(zhàn),一槍接一槍。二、商務軟文的范圍(4)傳統(tǒng)軟文撰寫一篇軟文價格高;網(wǎng)絡(luò)軟文價格低廉。(5)傳統(tǒng)軟文發(fā)布時間長且門檻高;網(wǎng)絡(luò)軟文發(fā)布及時迅速有彈性。(6)傳統(tǒng)軟文游走在新聞與廣告之間;網(wǎng)絡(luò)軟文行走于隱藏與發(fā)現(xiàn)之中。(7)傳統(tǒng)軟文不易轉(zhuǎn)載;網(wǎng)絡(luò)軟文極易被復制、粘貼和傳播。(8)傳統(tǒng)軟文覆蓋窄、成本高、不夠精準;網(wǎng)絡(luò)軟文覆蓋寬、成本低、相對精準。(9)傳統(tǒng)軟文以大中小企業(yè)工廠為主;網(wǎng)絡(luò)軟文以網(wǎng)站站長、網(wǎng)商及店長為主。(10)傳統(tǒng)軟文以紙質(zhì)媒體為主,是靜態(tài)的;網(wǎng)絡(luò)軟文以網(wǎng)絡(luò)媒體為主,是動態(tài)的。(11)傳統(tǒng)軟文較為成熟,多樣多元,多為有償服務;網(wǎng)絡(luò)軟文方興未艾,單篇單一,多為無償發(fā)布。(12)傳統(tǒng)軟文壽命短,難保存,報紙一天一換;網(wǎng)絡(luò)軟文壽命長,易保存,數(shù)據(jù)庫中較保險。(13)傳統(tǒng)軟文投放渠道系統(tǒng),有規(guī)模,讀者相對固定,忠誠度好;網(wǎng)絡(luò)軟文投放渠道發(fā)散,數(shù)量大,訪客游移不定,忠誠度低。二、商務軟文的范圍(四)網(wǎng)絡(luò)軟文的六大特點(1)文字、圖片之間鏈接便捷,通過鏈接可以指向任何網(wǎng)頁。(2)容易被復制、轉(zhuǎn)帖、推薦,意味著容易被傳播;容易被傳播意味著容易被宣傳。(3)可以產(chǎn)生互動,互動產(chǎn)生焦點,焦點能引發(fā)能量。好的帖子往往是在互動中引起轟動的,在轟動中逐漸滾動,才會產(chǎn)生極大的影響力,達到預期效果。(4)如果是熱帖,很容易被搜索引擎搜到,大大增加了曝光率。(5)生命力持久,一旦被搜索引擎收錄,只要網(wǎng)頁存在,它將永遠存在。(6)容易被整合。三、商務軟文的作用與分類

(一)商務軟文的作用(1)從文章的屬性出發(fā),有宣傳即廣告與公關(guān)的作用。(2)從營銷的角度來看,有銷售與品牌建設(shè)的作用。軟文營銷具有銷售的作用,具體而言如推廣網(wǎng)站、推銷產(chǎn)品或服務、撰寫銷售信函等。也可以進行軟文優(yōu)化,設(shè)定相應關(guān)鍵詞,通過搜索引擎檢索來提高網(wǎng)頁排名,提升網(wǎng)站流量,以此來營銷產(chǎn)品或服務,或是通過軟文的引導來優(yōu)化網(wǎng)頁方案,以提升網(wǎng)站的轉(zhuǎn)化率等。(3)從網(wǎng)頁優(yōu)化的角度來說,有被搜索引擎檢索的作用,可以促進品牌資產(chǎn)的積累。(4)從建設(shè)網(wǎng)頁的目的來看,有提升轉(zhuǎn)化率的作用。三、商務軟文的作用與分類(二)軟文營銷中的軟文分類1.第一種分類方式(1)從形態(tài)上軟文可以分為以下四類:1)廣告版面上,采用新聞文體形式,實則廣告。2)?？瘜０嫔?采用新聞報道形式,實則廣告性文章。3)新聞版面上,采用新聞文體形式,有的冠以廣告之名,有的則不加任何標注。4)新聞版面上,看似為新聞報道,實則為廣告宣傳。(2)從軟文營銷作用上可分為以下三類:1)推廣類軟文。2)公共性軟文。3)品牌力軟文。(3)推廣類軟文:有利于達成交易或帶來流量的軟文。(4)公共性軟文:有利于企業(yè)或機構(gòu)組織處理好內(nèi)外公共關(guān)系,以及向公眾傳達企業(yè)各類信息的軟文。(5)品牌力軟文:有利于品牌建設(shè)、累積品牌資產(chǎn)的軟文。三、商務軟文的作用與分類(二)軟文營銷中的軟文分類2.第二種分類方式(1)新聞軟文。(2)公關(guān)軟文。(3)故事軟文、品牌故事、產(chǎn)品故事、企業(yè)故事等。(4)文案設(shè)計,也包括網(wǎng)頁優(yōu)化設(shè)計即網(wǎng)頁中的文案,通常有廣告文案、促銷方案、報價方案等。(5)銷售信函,可以細化到銷售話術(shù)。(6)微型軟文,如微博的內(nèi)容、手機短信、簡短回復、簽名等。(7)其他軟文,如招商說明、企業(yè)介紹等。三、商務軟文的作用與分類(三)商務軟文的基本要素05010304投放時間(何時說)傳播內(nèi)容(說什么)受眾群體(對誰說)軟文載體(在哪說)傳播形式(怎樣說)02四、如何撰寫商務軟文(一)商務軟文標題的寫法2.軟文標題的基本特征(1)可以被點擊,具有動態(tài)效果。(2)可以通過標題關(guān)鍵詞被檢索到。(3)概念上有所擴展,除了指文章標題之外,還指網(wǎng)頁Title。(4)標題字數(shù)有所設(shè)定。(5)標題樣式較為穩(wěn)定,一般以橫標題為主。1.軟文標題的基本作用(1)對文章內(nèi)容有提綱挈領(lǐng)的作用。(2)對搜索引擎有抓取知識點的作用。(3)對讀者有增強吸引力的作用。(4)對企業(yè)有傳播理念、推廣產(chǎn)品、創(chuàng)建品牌、樹立形象的作用。(5)對訪客具有過濾的作用,把看了也不會買的訪客過濾掉,把可能購買的訪客留下來讀內(nèi)文。3.設(shè)計軟文標題的基本原則(1)抓住消費者的眼睛。(2)簡練清晰,一目了然。(3)標題應該更有針對性。(4)標題應該更加生活化。(5)標題應該更加通俗化。(6)標題應該更加人性化。(7)標題應該更加形象化。(8)標題應該更加個性化。4.設(shè)計軟文標題的常用技巧(1)巧用標點符號或其他特別的符號。(2)精簡原則,字數(shù)一般不超過14個字。(3)帶有數(shù)字的標題更容易被點擊查看。(4)在眾多標題中放入帶有英文單詞的標題。(5)適當提問,具有打破慣性、聚焦信念的作用。(6)善于將焦點、視點、熱點轉(zhuǎn)化為標題。(7)恰當運用動詞來表述主題。(8)將搜索量大的關(guān)鍵詞設(shè)計為標題。(9)在標題中直接提到優(yōu)惠折扣或免費等字樣。(10)揭露或揭秘網(wǎng)民熟悉卻并不知情的內(nèi)幕。(11)標題與主題網(wǎng)頁頁面相匹配。(12)將標題色彩化,是能夠吸引閱讀的關(guān)鍵。5.設(shè)計軟文標題的注意事項(1)首先用標題概括文章大意。(2)將用戶的潛在問題作為標題。(3)使用訪客的語言作為標題。(4)少用名詞或名詞短語作為標題。(5)標題的層級關(guān)系一定要很明顯。(6)標題的層級不要過深,兩極為宜。(7)使用陳述方式,以回答訪客的潛在問題作為標題。(8)充分利用排比的效果。(9)使用行為短語作為操作指南中的標題。(10)利用字號、顏色或粗體來區(qū)分標題和內(nèi)容。(11)使用業(yè)內(nèi)鏈接幫助用戶跳轉(zhuǎn)到所需的主題頁面。(12)評估并反復閱讀標題,確認其題能達意。四、如何撰寫商務軟文四、如何撰寫商務軟文6.設(shè)計軟文標題的常用套路(1)數(shù)字型標題(如:軟文營銷的十大優(yōu)勢)。(2)揭秘式標題(如:知名整形醫(yī)生曝行業(yè)內(nèi)幕:1/4手術(shù)是為補救失敗)。(3)疑問型標題(如:國氏全營養(yǎng)素暫停補貨為哪般)。(4)描述性標題(如:國氏之星為蔡國慶支持限虞令叫好)。(5)結(jié)論型標題(如:印度減肥靠手術(shù),國氏顧問表擔憂)。(6)聯(lián)想型標題(如:春節(jié)引發(fā)的營銷思考)。(7)流行語標題(如:減肥消費陷阱傷不起)。(8)逆向思維標題(如:揮汗如雨未必有益健康)。(9)對稱或?qū)ε夹詷祟}(如:去雪域看雪景,看雪景去雪域)。(10)故事型標題(如:我和采茶美女的邂逅)。(11)警告式標題(如:這六種水千萬不要喝)。(12)解決方案式標題(如:一個月瘦身20斤的兩種方案)。(13)建議型標題(如:國氏全營養(yǎng)素建議冬季減肥更要關(guān)注健康)。(14)夸張型標題(如:30歲的人60歲的心臟)。(1)以硬廣告形式操作的軟文,標題和文字內(nèi)容要嚴格遵守《廣告法》的相關(guān)規(guī)定。(2)注意不同題材形式對標題的要求,不能一個標題打天下,在所有傳播渠道中“通吃”。7.設(shè)計標題不能忽視的兩個重要事項四