幼兒園信息管理指南

幼兒園信息管理指南幼兒園管理工作雖然有許多，但概括起來無非是兩大類：一類是對人、財、物的管理，即物質(zhì)管理；另一類是對各種指令、計劃、圖表、資料、事件、情景、消息等的傳遞和處理，即信息管理。然而，在幼兒園管理的實際工作中，幼兒園園長往往忽略了信息管理，重視的只是具體形態(tài)的物質(zhì)管理。這樣的管理往往失去了信息管理的引領(lǐng)作用而變得十分盲目和低效。信息管理的原則就是要通過信息管理來控制物質(zhì)管理，通過信息管理來指導(dǎo)幼兒園管理的各方面工作。（一）信息的特征與類型“信息”一詞來源于拉丁文，意指解釋、陳述。按照現(xiàn)在一般的理解，認(rèn)為信息是介于物質(zhì)與精神之間的中介物，是“關(guān)于環(huán)境事實的可通信的知識”。通俗地說，信息是具有新內(nèi)容、新知識的消息，是來源于實踐而又能反過來指導(dǎo)和促進實踐的一種資源。信息作為一種管理資源，在管理過程中表現(xiàn)為多種類型和不同的特點。如果按其性質(zhì)來分，可以分為以下幾種類型。1．無效信息與有效信息在管理過程中，信息無處不在，但并不是所有的信息都是有用的或有效的。管理者應(yīng)該盡量排除無效信息，獲取有效信息。有效信息一般具有以下特征：（1）事實性事實是信息的本質(zhì)特征，不符合事實的信息不僅沒有價值，還會對管理產(chǎn)生干擾作用。（2）滯后性信息是事實的反映。先有事實，后有信息，沒有事實的信息就是虛假信息。（3）選擇性不是任何信息都是客觀事實的反映，對信息的管理需要有一定的鑒別，而有效信息就是對大量信息分析和取舍的結(jié)果。管理者對有效信息的鑒別和獲取是信息管理的基本內(nèi)容。2．原始信息與加工信息原始信息是一種比較客觀的反映事物本質(zhì)特點的信息，這種信息真實可靠，沒有人為因素。加工信息是信息經(jīng)過技術(shù)加工或者是人為加工，容易帶上加工者的價值判斷，所以管理者在使用這類信息時，應(yīng)該特別注意鑒別信息的可靠程度。3．常規(guī)信息與偶發(fā)信息常規(guī)信息是指在正常的管理活動中按一定的程序而經(jīng)常不斷地產(chǎn)生的信息，這類信息有助于管理者建立常規(guī)性的管理秩序。偶發(fā)信息是指突發(fā)事件中產(chǎn)生的偶然信息。這類信息雖然是偶發(fā)的，但卻是典型的，在管理過程中具有十分重要的價值，應(yīng)該引起管理者的重視。4．正式渠道信息與非正式渠道信息正式渠道信息是指通過正式組織程序傳遞的信息，這是管理過程中信息傳遞的主要途徑。在管理過程中，又有相當(dāng)一部分的信息來自于非正式渠道，管理者對這類信息也應(yīng)予以關(guān)注。5．內(nèi)部信息與外部信息內(nèi)部信息反映組織的內(nèi)部動態(tài)，外部信息反映組織的外部動態(tài)。管理者在管理決策時既要把握內(nèi)部信息，也要把握外部信息，才能全面掌握管理發(fā)展的主動權(quán)。6．表象性信息與實質(zhì)性信息表象信息是對事物表層聯(lián)系的反映，帶有表面性的特點；內(nèi)在信息是事物內(nèi)在關(guān)系的反映，具有實質(zhì)性的特點。表象信息往往蘊含著內(nèi)在信息，所以，管理者也不能忽視對表象信息的獲取與分析，并要全面掌握與幼兒園管理相關(guān)的信息，運用信息管理來推動管理工作的有效開展。（二）信息在幼兒園管理中的作用有效的管理需要通過信息來引導(dǎo)。管理過程實際上就是對信息的加工、處理、引導(dǎo)和反饋的過程。信息是現(xiàn)代管理的神經(jīng)系統(tǒng)。信息在幼兒園管理中有以下三個方面的作用。1．信息是幼兒園園長進行決策和計劃的依據(jù)幼兒園管理的有效性首先依賴于科學(xué)決策。幼兒園園長要根據(jù)社會要求、幼兒園的實際和兒童發(fā)展的需要來確定管理的目標(biāo)，確定實現(xiàn)目標(biāo)的規(guī)劃方案和具體的手段與方法，這些工作都需要掌握與之相關(guān)的信息，信息是進行決策和制定目標(biāo)的重要依據(jù)。這類信息又應(yīng)當(dāng)能客觀地反映事物的本質(zhì)屬性，信息的科學(xué)性決定目標(biāo)制訂的科學(xué)性。所以，科學(xué)決策是以信息管理為基礎(chǔ)的，管理者應(yīng)該強化信息管理的意識，不斷提高信息管理的水平。2．信息是幼兒園園長對管理過程進行有效控制的依據(jù)幼兒園園長在進行決策以后，就需要通過一系列的具體工作來實現(xiàn)。在這個過程中，又需要對各方面的工作加以控制，而要實現(xiàn)有效控制，就要通過信息的輸入、輸出和反饋過程實現(xiàn)。一旦信息的輸出出現(xiàn)異?，F(xiàn)象，就表明管理過程及其控制出現(xiàn)異常，需要管理者采取相應(yīng)的措施。所以，幼兒園管理過程及其控制過程，實際上就是信息的引導(dǎo)和處理過程，即以信息為引導(dǎo)、以信息為依據(jù)，面對異常信息及時處理的工作過程。3．信息是幼兒園園長加強管理溝通的紐帶幼兒園管理工作是按各個層次、各個部門和各個工作環(huán)節(jié)進行的。為了使各個部門和各個環(huán)節(jié)的工作有序地開展，管理者需要加強協(xié)調(diào)與溝通。例如，保育管理與教育管理、后勤工作管理和衛(wèi)生工作管理、各教研組的管理、教師培養(yǎng)與管理、一日活動管理等，都需要幼兒園園長運用多種管理方法進行協(xié)調(diào)與溝通，而這種溝通和協(xié)調(diào)都需要信息的支持，以信息為紐帶來連接各方面的工作。由此可見，信息滲透在幼兒園管理工作的方方面面，信息是幼兒園管理工作的重要依據(jù)和紐帶。幼兒園園長應(yīng)該充分利用信息，并運用信息管理的方法來推動管理工作的有效開展。（三）幼兒園信息管理的基本環(huán)節(jié)雖然幼兒園的信息管理與其他管理工作有著密切的關(guān)系，但是幼兒園信息管理又是相對獨立的，并形成了相應(yīng)的工作體系。其大致包括以下幾個工作環(huán)節(jié)。1．獲取信息獲取信息是信息管理的第一步，管理者應(yīng)該通過各種途徑和運用各種方法去搜集信息，尤其是要主動地獲取有效的信息。信息的來源有許多，可以從存在的問題、發(fā)展的趨勢、專業(yè)的要求、工作的現(xiàn)狀、現(xiàn)實的矛盾等方面去捕捉信息。在幼兒園管理中，會有各種各樣的信息出現(xiàn)，而管理者主要應(yīng)該關(guān)注這樣幾類信息：一是媒體信息，即電視、廣播、書報雜志的信息，利用這些信息對員工進行引導(dǎo)與教育，提高員工的人格與專業(yè)素養(yǎng)。二是工作信息，即一般的工作現(xiàn)狀與工作進程中的信息，這些信息的傳遞與利用可以保證工作的不斷改進和相互協(xié)調(diào)。三是問題信息，即管理工作中的常見問題和突發(fā)問題，這些問題信息需要及時處理，加強防范措施，并引以為戒。四是文字信息，即各種資料、檔案、報告、文案等，這些信息對現(xiàn)時和以后的工作具有重要的參考價值與借鑒意義。管理者可以從上述幾種類型的信息中發(fā)現(xiàn)管理問題，明確管理方向。2．分析信息在廣泛獲取信息的基礎(chǔ)上，管理者應(yīng)該對信息進行認(rèn)真的分析與研究。對信息的分析是信息管理的重要內(nèi)容。信息的存在是無序的，而信息的管理就是要將無序的信息加以梳理，進行分類，發(fā)現(xiàn)原因，尋找對策，使零散的信息成為有效的信息，并為管理提供可靠的依據(jù)。3．傳遞信息在分析信息的基礎(chǔ)上，管理者應(yīng)該及時正確地向各個具體部門發(fā)出指令、明確要求，從而指導(dǎo)各個部門的工作。在傳遞信息的過程中，應(yīng)該做到指令清晰、要求明確、信息傳遞渠道暢通。信息傳遞的有效性不僅與管理者傳遞信息的方法有關(guān)，還與管理的組織結(jié)構(gòu)有關(guān)。因此，管理者不能只關(guān)注指令的下達，還要關(guān)注現(xiàn)行的組織結(jié)構(gòu)是否有利于信息的有效傳遞。同時，還應(yīng)該注意組織成員是否能接受所傳遞的信息，這是有效傳遞信息的關(guān)鍵。4．反饋信息信息傳遞的有效性取決于及時的信息反饋。信息反饋，對于管理過程來說，既是總結(jié)，又是開始。信息反饋應(yīng)該是雙向的，或者是多向的。在信息管理過程中，反饋具有反思、鑒別、選擇、更新等重要作用，是動態(tài)把握管理進程的必要環(huán)節(jié)。5．儲存信息通過對信息的獲取、分析、傳遞、反饋，信息已不是原來的信息，而是被提煉為有一定保存價值的信息，對這類信息應(yīng)該加以分類，編號、編目、存檔，建立信息的保存系統(tǒng)，實施有效儲存。信息有效儲存的標(biāo)志就是信息的有效提取。6．提取信息信息管理的目的不是信息的獲取和儲存，而是將所儲存的