會計電算化實務(wù)操作題培訓(xùn)手冊

目錄第一章賬務(wù)處理 41.1系統(tǒng)初始化 41.1.1建立賬套 41.1.2設(shè)置操作員 51.1.3分配權(quán)限 61.1.4設(shè)置外幣種類及匯率 81.1.5設(shè)置輔助核算項目 81.1.6設(shè)置會計科目 111.1.7設(shè)置憑證類別 121.1.8輸入初始余額 131.2日常業(yè)務(wù)處理 141.2.1輸入記賬憑證 141.2.2修改記賬憑證 151.2.3查詢記賬憑證 151.2.4審核憑證 151.2.5記賬 161.2.6查詢賬簿 161.3結(jié)賬 181.4編制會計報表 181.4.1新建報表 191.4.2定義報表格式 201.4.3定義報表公式 241.4.4編制報表 24第二章應(yīng)收/應(yīng)付 252.1初始設(shè)置 252.1.1建立往來單位檔案 252.1.2定義付款條件 252.1.3錄入初始數(shù)據(jù) 262.2日常使用 272.2.1錄入收款單據(jù) 272.2.2錄入付款單據(jù) 282.2.3往來業(yè)務(wù)核銷 292.2.4賬表查詢分析 31第三章工資核算 323.1初始設(shè)置 323.1.1建立部門檔案 323.1.2設(shè)置工資類別 323.1.3建立人員檔案 343.1.4設(shè)置工資項目 353.1.5定義工資計算公式 363.1.6錄入工資原始數(shù)據(jù) 373.1.7定義工資轉(zhuǎn)賬關(guān)系 383.2日常使用 403.2.1錄入工資變動數(shù)據(jù) 403.2.2工資計算 413.2.3工資費用分配 423.2.4賬表查詢 44第四章固定資產(chǎn)核算 454.1初始設(shè)置 454.1.1設(shè)置固定資產(chǎn)類別 454.1.2設(shè)置部門檔案 464.1.3錄入固定資產(chǎn)原始卡片 47日常使用 484.2.1資產(chǎn)增減 484.2.2資產(chǎn)變動 494.2.3計提折舊 504.2.4賬表查詢 51第一章賬務(wù)處理1.1系統(tǒng)初始化賬務(wù)處理的系統(tǒng)初始化主要包括：建立賬套、設(shè)置操作員、分配權(quán)限、設(shè)置外幣種類及匯率、設(shè)置輔助核算項目、設(shè)置會計科目、設(shè)置憑證類別、輸入初始余額。1.1.1建立賬套只有系統(tǒng)管理員用戶才有權(quán)限創(chuàng)建一個新賬套。操作步驟：1、運行會計信息系統(tǒng)【系統(tǒng)管理】，單擊“系統(tǒng)”菜單下的“注冊”子菜單，出現(xiàn)如下界面：輸入用戶名：admin，單擊“確定”按鈕，出現(xiàn)：2、單擊“賬套”菜單下的“建立”子菜單，進入建立新單位賬套的功能，如下圖所示：3、輸入帳套號、賬套名稱和啟用會計期。4、輸入單位信息。5、輸入核算信息。6、輸入基礎(chǔ)信息選項。7、設(shè)置編碼方案。8、啟用相應(yīng)子系統(tǒng)。1.1.2設(shè)置操作員為了保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全與保密，本系統(tǒng)提供操作員設(shè)置功能，以便在計算機系統(tǒng)上進行操作分工及權(quán)限控制。系統(tǒng)管理員和賬套的會計主管通過對系統(tǒng)操作的分工和權(quán)限的管理，一方面可避免與業(yè)務(wù)無關(guān)人員對系統(tǒng)的操作，另一方面可以對系統(tǒng)所含的各個子產(chǎn)品的操作進行協(xié)調(diào)，以保證系統(tǒng)的安全與保密。操作步驟：1、用戶以admin進入系統(tǒng)，單擊“權(quán)限”菜單下的“操作員”子菜單，出現(xiàn)下圖所示界面：2、單擊“增加”按鈕，出現(xiàn)下圖所示界面：3、輸入操作員信息。4、再單擊“增加”。1.1.3分配權(quán)限操作員權(quán)限設(shè)置功能是用于設(shè)置操作員權(quán)限的。操作步驟：1、用戶以admin進入系統(tǒng)，單擊“權(quán)限”菜單下的“權(quán)限”子菜單，，系統(tǒng)將彈出操作員權(quán)限設(shè)置界面：2、設(shè)置賬套主管權(quán)限：用戶首先點取欲設(shè)定或放棄賬套主管資格的操作員用戶行，然后用鼠標單擊界面最上一行的賬套主管標記，如想將該操作員用戶設(shè)定為賬套主管，則標上標記；如想放棄該操作員用戶的賬套主管資格，則去掉標記。3、設(shè)置功能權(quán)限：用戶首先點取界面左側(cè)操作員顯示區(qū)中的非賬套主管操作員行，然后用鼠標單擊功能菜單中的〖增加〗按鈕，系統(tǒng)彈出權(quán)限增加界面：界面右側(cè)是明細權(quán)限選擇區(qū)，它所列示的明細權(quán)限都是該操作員用戶目前所不具備的。系統(tǒng)管理員或賬套主管如果想給他（或她）增加些權(quán)限，可用鼠標點擊所要增加的權(quán)限，標上選中標記。這個過程中如果出現(xiàn)了誤操作，增加了一些不該增加的權(quán)限，系統(tǒng)管理員或賬套主管只要用鼠標將選中標記去掉即可。1.1.4設(shè)置外幣種類及匯率匯率管理是專為外幣核算服務(wù)的。在此可以對本賬套所使用的外幣進行定義；在“填制憑證”中所用的匯率應(yīng)先在此進行定義，以便制單時調(diào)用，減少錄入?yún)R率的次數(shù)和差錯。當匯率變化時，應(yīng)預(yù)先在此進行定義，否則，制單時不能正確錄入?yún)R率。操作步驟：1、以“用戶名：22；賬套：999；操作日期：2011年8月1日”登錄會計信息系統(tǒng)，單擊“基礎(chǔ)設(shè)置→財務(wù)→外幣種類”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、單擊“增加”按鈕。3、輸入幣符和幣名。4、單擊“確定”按鈕。5、輸入記賬匯率。1.1.5設(shè)置輔助核算項目一、設(shè)置部門檔案設(shè)置部門檔案是按照已經(jīng)定義好的部門編碼級次原則輸入部門編號及其信息。操作步驟：1、單擊“基礎(chǔ)設(shè)置→機構(gòu)設(shè)置→部門檔案”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、單擊“增加”按鈕。3、輸入部門編碼、部門名稱和部門屬性等。4、單擊“保存”按鈕。二、設(shè)置職員檔案職員檔案主要用于記錄本單位使用系統(tǒng)的職員列表，包括職員編號、職員名稱、所屬部門及職員屬性等。操作步驟：1、單擊“基礎(chǔ)設(shè)置→機構(gòu)設(shè)置→職員檔案”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、輸入職員編號、職員名稱，選擇所屬部門。3、單擊“退出”按鈕。三、設(shè)置客戶檔案本功能完成對銷售客戶檔案的設(shè)置和管理。在存貨管理等業(yè)務(wù)中需要處理的客戶的檔案資料，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定，平時如有變動應(yīng)及時在此進行調(diào)整。操作步驟：1、單擊“基礎(chǔ)設(shè)置→往來單位→客戶檔案”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、單擊“增加”按鈕。3、輸入客戶數(shù)據(jù)。4、單擊“保存”按鈕。四、設(shè)置供應(yīng)商檔案建立供應(yīng)商檔案主要是為企業(yè)的存貨管理、應(yīng)收應(yīng)付賬管理服務(wù)的。在進行應(yīng)付款結(jié)算和有關(guān)供貨單位統(tǒng)計時都會用到供貨單位檔案，因此必須應(yīng)先設(shè)立供應(yīng)商檔案，以便減少工作差錯。在輸入單據(jù)時，如果單據(jù)上的供貨單位不在供應(yīng)商檔案中，則必須在此建立該供應(yīng)商的檔案。操作步驟：1、單擊“基礎(chǔ)設(shè)置→往來單位→供應(yīng)商檔案”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、單擊“增加”按鈕。3、輸入供應(yīng)商數(shù)據(jù)。4、單擊“保存”按鈕。1.1.6設(shè)置會計科目本功能完成對會計科目的設(shè)立和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要方便地增加、插入、修改、查詢會計科目。操作步驟：1、單擊“基礎(chǔ)設(shè)置→財務(wù)→會計科目”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、單擊“增加”。3、輸入科目信息。4、單擊“確定”按鈕。1.1.7設(shè)置憑證類別許多單位為了便于管理或登賬方便，一般對記賬憑證進行分類編制，但各單位的分類方法不盡相同，所以本系統(tǒng)提供了“憑證分類”功能，用戶完全可以按照本單位的需要對憑證進行分類。如果是第一次進行憑證類別設(shè)置，可以按以下幾種常用分類方式進行定義。記賬憑證收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉(zhuǎn)賬憑證自定義憑證類別操作步驟：1、單擊“基礎(chǔ)設(shè)置→財務(wù)→憑證類別”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、選擇“憑證類別”。3、單擊“確定”，出現(xiàn)如下所示界面：如果有限制類型和限制科目，則繼續(xù)下面操作：4、選擇限制類型。5、設(shè)置限制科目。6、單擊“退出”按鈕。1.1.8輸入初始余額在開始使用總賬系統(tǒng)時，應(yīng)先將各賬戶的此時的余額和年初到此時的借貸方累計發(fā)生額計算清楚，并輸入到總賬系統(tǒng)中。若有輔助核算，還應(yīng)輸入各輔助項目的期初余額，如：某科目有部門核算，應(yīng)錄入各部門的期初余額。操作步驟：1、單擊“總賬→設(shè)置→期初余額”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、直接輸入初始余額3、單擊“退出”按鈕。1.2日常業(yè)務(wù)處理賬務(wù)處理的日常業(yè)務(wù)處理主要包括輸入記賬憑證、修改記賬憑證、查詢記賬憑證、審核憑證、記賬和查詢賬簿。1.2.1輸入記賬憑證記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，在實行計算機處理賬務(wù)后，電子賬簿的準確與完整完全依賴于記賬憑證，因而使用者要確保記賬憑證輸入的準確完整，在實際工作中，您可直接在計算機上根據(jù)審核無誤準予報銷的原始憑證填制記賬憑證（即前臺處理），也可以先由人工制單而后集中輸入（即后臺處理），您采用哪種方式應(yīng)根據(jù)本單位實際情況，一般來說業(yè)務(wù)量不多或基礎(chǔ)較好或使用網(wǎng)絡(luò)版的用戶可采用前臺處理方式，而在第一年使用或人機并行階段，則比較適合采用后臺處理方式。操作步驟：1、單擊“總賬→憑證→填制憑證”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、單擊“增加”按鈕。3、輸入憑證信息。4、單擊“保存”按鈕。1.2.2修改記賬憑證操作步驟：1、單擊“總賬→憑證→填制憑證”菜單。2、查找相應(yīng)憑證。3、修改憑證信息。4、單擊“保存”按鈕。1.2.3查詢記賬憑證操作步驟：1、單擊“總賬→憑證→查詢憑證”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、輸入查詢條件。3、顯示相應(yīng)憑證。1.2.4審核憑證審核憑證是審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等、審查認為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后，再審核，只有審核權(quán)的人才能使用本功能。審核人和制單人不能是同一個人。操作步驟：1、以“用戶名：33；賬套：999；操作日期：2011年8月1日”登錄會計信息系統(tǒng)，單擊“總賬→憑證→審核憑證”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、輸入查詢條件。3、顯示相應(yīng)憑證。4、單擊“審核”按鈕。1.2.5記賬記賬憑證經(jīng)審核簽字后，即可用來登記總賬和明細賬、日記賬、部門賬、往來賬、項目賬以及備查賬等。本系統(tǒng)記賬采用向?qū)Х绞剑褂涃~過程更加明確。操作步驟：1、單擊“總賬→憑證→記賬”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：1、選擇記賬條件。2、顯示記賬報告。3、記賬。1.2.6查詢賬簿一、賬簿查詢操作步驟：1、單擊“總賬→賬簿查詢→總賬”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、選擇相應(yīng)科目。3、單擊“確認”按鈕。查詢賬簿還包括查詢明細賬和余額表。二、往來操作步驟：1、單擊“往來→賬簿→客戶余額表→客戶科目余額表”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、選擇相應(yīng)科目。3、單擊“確認”按鈕。“往來”中的賬簿還包括客戶科目明細賬、客戶往來賬齡分析、供應(yīng)商科目余額表、供應(yīng)商科目明細賬、供應(yīng)商往來賬齡分析等。三、輔助查詢操作步驟：1、單擊“總賬→輔助查詢→個人往來余額表→個人科目余額表”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、選擇相應(yīng)科目。3、單擊“確認”按鈕?！拜o助查詢”中的賬簿還包括個人余額表、部門科目總賬等。1.3結(jié)賬在手工會計處理中，都有結(jié)賬的過程，在計算機會計處理中也應(yīng)有這一過程，以符合會計制度的要求，因此本系統(tǒng)特別提供了“結(jié)賬”功能。結(jié)賬只能每月進行一次。操作步驟：1、單擊“總賬→期末→結(jié)帳”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、按提示步驟結(jié)賬。1.4編制會計報表編制會計報表主要包括新建報表、定義報表格式、定義報表公式和編制報表。1.4.1新建報表財務(wù)報表與其他電子表軟件的最大區(qū)別在于它是真正的三維立體表，在此基礎(chǔ)上提供了豐富的實用功能，完全實現(xiàn)了三維立體表的四維處理能力。一、新建一般報表操作步驟：1、單擊“財務(wù)報表”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、單擊“新建”按鈕。3、單擊“保存”按鈕。4、輸入表名。二、調(diào)用報表模板新建報表操作步驟：1、單擊“財務(wù)報表”菜單。2、單擊“新建”按鈕。3、單擊“格式→報表模板”菜單，出現(xiàn)下圖所示界面，再選擇報表模板。4、單擊“保存”按鈕。5、輸入表名。1.4.2定義報表格式一、設(shè)置表尺寸操作步驟：1、單擊“格式→表尺寸”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、輸入行數(shù)和列數(shù)，單擊“確認”按鈕。二、合并單元格操作步驟：1、選擇要合并的單元格。2、單擊“格式→組合單元”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：3、單擊“按行組合”或“整體組合”按鈕。三、區(qū)域畫線操作步驟：1、選擇單元格區(qū)域。2、單擊“格式→區(qū)域畫線”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：3、選擇畫線類型和樣式。4、單擊“確定”按鈕。四、輸入報表項目操作步驟：1、雙擊要輸入數(shù)據(jù)的單元格。2、輸入內(nèi)容。五、設(shè)置行高操作步驟：1、選擇某行。2、單擊“格式→行高”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：3、輸入行高。4、單擊“確定”按鈕。六、設(shè)置列寬操作步驟：1、選擇某列。2、單擊“格式→列寬”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：3、輸入列寬。4、單擊“確定”按鈕。七、設(shè)置單元屬性操作步驟：1、選擇單元格區(qū)域。2、單擊“格式→單元屬性”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：3、設(shè)置單元屬性（字體、字號和對齊方式等）。4、單擊“確定”按鈕。八、設(shè)置關(guān)鍵字關(guān)鍵字是游離于單元之外的特殊數(shù)據(jù)單元，可以唯一標識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。財務(wù)報表共提供了以下六種關(guān)鍵字，關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個報表可以定義多個關(guān)鍵字。單位名稱：字符（最大30個字符），為該報表表頁編制單位的名稱單位編號：字符型（最大10個字符），為該報表表頁編制單位的編號年：數(shù)字型（1904～2100），該報表表頁反映的年度季：數(shù)字型（1～4），該報表表頁反映的季度月：數(shù)字型（1～12），該報表表頁反映的月份日：數(shù)字型（1～31），該報表表頁反映的日期操作步驟：1、選擇單元格。2、單擊“數(shù)據(jù)→關(guān)鍵字→設(shè)置”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：3、設(shè)置關(guān)鍵字。4、單擊“確定”按鈕。九、調(diào)整偏移量操作步驟：1、選擇單元格。2、單擊“數(shù)據(jù)→關(guān)鍵字→偏移”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：3、設(shè)置偏移量。4、單擊“確定”按鈕。1.4.3定義報表公式操作步驟：1、打開報表。2、單擊“數(shù)據(jù)→編輯公式→單元公式”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：3、設(shè)置計算公式。4、保存報表。1.4.4編制報表一、追加表頁操作步驟：1、打開報表，數(shù)據(jù)狀態(tài)。2、單擊“編輯→追加→表頁”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：3、輸入“追加表頁數(shù)”。4、單擊“確認”按鈕。二、輸入關(guān)鍵字操作步驟：1、打開報表，數(shù)據(jù)狀態(tài)。2、單擊“數(shù)據(jù)→關(guān)鍵字→錄入”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：3、輸入關(guān)鍵字。4、單擊“確認”按鈕。第二章應(yīng)收/應(yīng)付2.1初始設(shè)置應(yīng)收/應(yīng)付的初始設(shè)置包括建立往來單位檔案、定義付款條件和錄入初始數(shù)據(jù)。2.1.1建立往來單位檔案一、設(shè)置客戶檔案HYPERLINK請參考：1.1.5設(shè)置輔助核算項目中的“設(shè)置客戶檔案”。二、設(shè)置供應(yīng)商檔案HYPERLINK請參考：1.1.5設(shè)置輔助核算項目中的“設(shè)置供應(yīng)商檔案”。2.1.2定義付款條件付款條件也叫現(xiàn)金折扣，是指企業(yè)為了鼓勵客戶償還貸款而允諾在一定期限內(nèi)給予的規(guī)定的折扣優(yōu)待。這種折扣條件通常可表示為5/10，2/20，n/30，它的意思是客戶在10天內(nèi)償還貸款，可得到5％的折扣，只付原價的95％的貨款；在20天內(nèi)償還貸款，可得到2％的折扣，只要付原價的98％的貨款；在30天內(nèi)償還貸款，則須按照全額支付貨款；在30天以后償還貸款，則不僅要按全額支付貸款，還可能要支付延期付款利息或違約金。付款條件將主要在采購訂單、銷售訂單、采購結(jié)算、銷售結(jié)算、客戶目錄、供應(yīng)商目錄中引用。系統(tǒng)最多同時支持4個時間段的折扣。操作步驟：1、單擊“基礎(chǔ)設(shè)置→收付結(jié)算→付款條件”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、輸入“付款條件編碼”。3、輸入“信用天數(shù)”。4、輸入“優(yōu)惠天數(shù)1”、“優(yōu)惠率1”、“優(yōu)惠天數(shù)2”、“優(yōu)惠率2”等。5、單擊“增加”按鈕。6、單擊“退出”按鈕。2.1.3錄入初始數(shù)據(jù)一、輸入期初采購專用發(fā)票采購發(fā)票是從供貨單位取得的進項發(fā)票及發(fā)票清單。在收到供貨單位的發(fā)票后，如果沒有收到供貨單位的貨物，可以對發(fā)票壓單處理，待貨物到達后，再輸入計算機做報賬結(jié)算處理。也可以先將發(fā)票輸入計算機，以便實時統(tǒng)計在途貨物。操作步驟：1、單擊“采購→采購發(fā)票”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、單擊“增加”按鈕。3、選擇專用發(fā)票。4、輸入發(fā)票信息。5、單擊“保存”按鈕。2.2日常使用應(yīng)收/應(yīng)付的日常使用包括錄入收款單據(jù)、錄入付款單據(jù)、往來業(yè)務(wù)核銷和賬表查詢分析。2.2.1錄入收款單據(jù)一、輸入銷售專用發(fā)票銷售發(fā)票是指您給客戶開具的增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票及其所附清單等原始銷售票據(jù)。操作步驟：1、單擊“銷售→銷售發(fā)票”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、單擊“增加”按鈕。3、選擇專用發(fā)票。4、輸入發(fā)票信息。5、單擊“保存”按鈕。二、輸入收款單操作步驟：1、單擊“銷售→客戶往來→收款結(jié)算”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、選擇客戶。3、單擊“增加”按鈕。4、輸入收款單數(shù)據(jù)。5、單擊“保存”按鈕。2.2.2錄入付款單據(jù)一、輸入采購專用發(fā)票請參考：2.1.3錄入初始數(shù)據(jù)中的“輸入期初采購專用發(fā)票”。二、輸入付款單操作步驟：1、單擊“采購→供應(yīng)商往來→付款結(jié)算”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、選擇供應(yīng)商。3、單擊“增加”按鈕。4、輸入付款單數(shù)據(jù)。5、單擊“保存”按鈕。2.2.3往來業(yè)務(wù)核銷核銷就是指確定收/付款單與原始的發(fā)票、應(yīng)收單之間的對應(yīng)關(guān)系的操作。即您需要指明每一次收款是收的哪幾筆銷售業(yè)務(wù)的款項，而且可以進行異幣種之間的核銷處理。明確核銷關(guān)系后，您可以進行精確的賬齡分析，更好得管理您的應(yīng)收賬款。一、核銷銷售發(fā)票操作步驟：1、單擊“銷售→客戶往來→收款結(jié)算”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、選擇客戶。3、選擇收款單。4、單擊“核銷”按鈕。5、輸入核銷金額。6、單擊“保存”按鈕。二、核銷采購發(fā)票操作步驟：1、單擊“采購→供應(yīng)商往來→付款結(jié)算”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、選擇供應(yīng)商。3、選擇付款單。4、單擊“核銷”按鈕。5、輸入核銷金額6、單擊“保存”按鈕。2.2.4賬表查詢分析一、客戶往來賬表操作步驟：1、單擊“銷售→客戶往來賬表→客戶往來余額表”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、選擇查詢對象。3、單擊“確認”按鈕。客戶往來賬表還包括客戶對賬單和業(yè)務(wù)賬齡分析。二、供應(yīng)商往來賬表操作步驟：1、單擊“采購→供應(yīng)商往來賬表→供應(yīng)商往來余額表”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、選擇查詢對象。3、單擊“確認”按鈕。客戶往來賬表還包括供應(yīng)商往來對賬單。第三章工資核算3.1初始設(shè)置3.1.1建立部門檔案部門檔案設(shè)置按照已經(jīng)定義好的部門編碼級次原則輸入部門編號及其信息。部門檔案包含部門編碼、名稱、負責人、部門屬性等信息。部門編碼必須錄入，必須唯一。部門檔案設(shè)置可進行多層次的部門管理，以實現(xiàn)工資的多級化管理。操作步驟：1、以“用戶名：22；賬套：999；操作日期：2011年8月1日”登錄會計信息系統(tǒng)，單擊“工資→設(shè)置→部門選擇設(shè)置”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、單擊“增加”按鈕。3、輸入“部門編碼”和“部門名稱”。4、單擊“保存”按鈕。3.1.2設(shè)置工資類別系統(tǒng)提供處理多個工資類別，可為按周或一月多次發(fā)放工資，或者是有多種不同類別的人員，工資發(fā)放項目不盡相同，計算公式亦不相同，但需進行統(tǒng)一工資核算管理的單位提供解決方案。工資類別：指一套工資賬中，根據(jù)不同情況而設(shè)置的工資數(shù)據(jù)管理類別。如某企業(yè)中將正式職工和臨時職工分設(shè)為兩個工資類別，兩個類別同時對應(yīng)一套賬務(wù)。操作步驟：1、以“用戶名：22；賬套：999；操作日期：2011年8月1日”登錄會計信息系統(tǒng)，單擊“工資→工資類別→新建工資類別”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、輸入工資類別名稱，單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)如下所示界面：3、展開“工資類別”，出現(xiàn)如下所示界面：4、選擇所包含部門，單擊“完成”按鈕。3.1.3建立人員檔案人員檔案的設(shè)置用于登記工資發(fā)放人員的姓名、職工編號、所在部門、人員類別等信息,員工的增減變動都必須先在本功能中處理。員工個人工資檔案的設(shè)置，有助于人事及財務(wù)部門對員工個人工資檔案的有效管理。操作步驟：1、以“用戶名：22；賬套：999；操作日期：2011年8月1日”登錄會計信息系統(tǒng)，單擊“工資→工資類別→打開工資類別”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、選擇工資類別，單擊“確認”按鈕，即打開了工資類別。3、單擊“工資→設(shè)置→人員檔案”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：4、單擊“”按鈕，出現(xiàn)如下所示界面：5、輸入“人員編碼”和“人員姓名”等信息。6、單擊“確定”按鈕。3.1.4設(shè)置工資項目工資項目設(shè)置即定義工資項目的名稱、類型、寬度，可根據(jù)需要自由設(shè)置工資項目。如：基本工資、崗位工資、副食補貼、扣款合計等。操作步驟：1、以“用戶名：22；賬套：999；操作日期：2011年8月1日”登錄會計信息系統(tǒng)，單擊“工資→設(shè)置→工資項目設(shè)置”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、單擊“增加”按鈕。3、在最后一行，輸入“工資項目名稱”，并選擇“類型”、“長度”、“小數(shù)位數(shù)”及“增減項”。4、單擊“確認”按鈕。3.1.5定義工資計算公式工資公式定義功能是定義不同工資項目的計算方法。操作步驟：1、以“用戶名：22；賬套：999；操作日期：2011年8月1日”登錄會計信息系統(tǒng)，單擊“工資→工資類別→打開工資類別”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、選擇工資類別，單擊“確認”按鈕，即打開了工資類別。3、單擊“工資→設(shè)置→工資項目設(shè)置”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：4、選中工資項目，在公式定義中輸入公式。5、單擊“公式確認”按鈕。6、單擊“確認”按鈕。3.1.6錄入工資原始數(shù)據(jù)首次進入本功能前，需先設(shè)置工資項目及其計算公式，然后再進行數(shù)據(jù)錄入。操作步驟：1、以“用戶名：22；賬套：999；操作日期：2011年8月1日”登錄會計信息系統(tǒng)，單擊“工資→工資類別→打開工資類別”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、選擇工資類別，單擊“確認”按鈕，即打開了工資類別。3、單擊“工資→業(yè)務(wù)處理→工資變動”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：4、根據(jù)題面要求，輸入對應(yīng)的“基本工資”和“崗位工資”。5、單擊“退出“按鈕。3.1.7定義工資轉(zhuǎn)賬關(guān)系操作步驟：1、以“用戶名：22；賬套：999；操作日期：2011年8月1日”登錄會計信息系統(tǒng)，單擊“工資→工資類別→打開工資類別”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、選擇工資類別，單擊“確認”按鈕，即打開了工資類別。3、單擊“工資→業(yè)務(wù)處理→工資分攤”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：4、單擊“工資分攤設(shè)置”按鈕，出現(xiàn)如下所示界面：5、單擊“增加”按鈕，出現(xiàn)如下所示界面：6、輸入“計提類型名稱”和“計提比例”，單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)如下所示界面：7、輸入“部門”、“人員類別”、“項目”等信息。8、單擊“完成”按鈕。3.2日常使用3.2.1錄入工資變動數(shù)據(jù)工資變動用于日常工資數(shù)據(jù)的調(diào)整變動以及工資項目增減等。比如：平常水電費扣發(fā)、事病假扣發(fā)、獎金錄入等，都在此進行。首次進入本功能前，需先設(shè)置工資項目及其計算公式，然后再進行數(shù)據(jù)錄入。操作步驟：1、以“用戶名：22；賬套：999；操作日期：2011年8月1日”登錄會計信息系統(tǒng)，單擊“工資→工資類別→打開工資類別”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、選擇工資類別，單擊“確認”按鈕，即打開了工資類別。3、單擊“工資→業(yè)務(wù)處理→工資變動”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、根據(jù)題面要求，輸入對應(yīng)的“事假天數(shù)”或其他信息。3、單擊“退出“按鈕。3.2.2工資計算操作步驟：1、以“用戶名：22；賬套：999；操作日期：2011年8月1日”登錄會計信息系統(tǒng)，單擊“工資→工資類別→打開工資類別”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、選擇工資類別，單擊“確認”按鈕，即打開了工資類別。3、單擊“工資→業(yè)務(wù)處理→工資變動”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：4、單擊“計算”按鈕。3.2.3工資費用分配財會部門根據(jù)工資費用分配表，將工資費用根據(jù)用途進行分配，并編制轉(zhuǎn)賬會計憑證，供登賬處理之用。操作步驟：1、以“用戶名：22；賬套：999；操作日期：2011年8月1日”登錄會計信息系統(tǒng)，單擊“工資→工資類別→打開工資類別”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、選擇工資類別，單擊“確認”按鈕，即打開了工資類別。3、單擊“工資→業(yè)務(wù)處理→工資分攤”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：4、選擇“計提費用類型”。5、選擇“核算部門”。6、單擊選擇明細到工資項目7、單擊“確定”按鈕，出現(xiàn)如下所示界面：8、單擊“制單”按鈕，即可生成憑證。3.2.4賬表查詢賬表查詢可以查詢部門工資匯總表、工資發(fā)放簽名表、部門工資項目構(gòu)成分析表、和工資發(fā)放條等。操作步驟：1、以“用戶名：22；賬套：999；操作日期：2011年8月1日”登錄會計信息系統(tǒng)，單擊“工資→工資類別→打開工資類別”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、選擇工資類別，單擊“確認”按鈕，即打開了工資類別。3、單擊“工資→統(tǒng)計分析→賬表→我的賬表”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：4、根據(jù)題面要求，雙擊需要查看的賬表，出現(xiàn)如下所示界面：5、單擊“確認”按鈕。第四章固定資產(chǎn)核算4.1初始設(shè)置4.1.1設(shè)置固定資產(chǎn)類別固定資產(chǎn)的種類繁多，規(guī)格不一，要強化固定資產(chǎn)管理，及時準確作好固定資產(chǎn)核算，必須科學地搞好固定資產(chǎn)的分類，為核算和統(tǒng)計管理提供依據(jù)。操作步驟：1、以“用戶名：22；賬套：999；操作日期：2011年8月1日”登錄會計信息系統(tǒng)，單擊“固定資產(chǎn)→設(shè)置→資產(chǎn)類別”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、單擊“增加”按鈕，出現(xiàn)如下所示界面。3、輸入“類別編號”、“類別名稱”、“凈殘值率”和“折舊方法”。4、單擊“保存”按鈕。4.1.2設(shè)置部門檔案操作步驟：1、以“用戶名：22；賬套：999；操作日期：2011年8月1日”登錄會計信息系統(tǒng)，單擊“固定資產(chǎn)→設(shè)置→部門檔案”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、單擊“增加”按鈕。3、輸入“部門編碼”和“部門名稱”。4、單擊“保存”按鈕。4.1.3錄入固定資產(chǎn)原始卡片在使用固定資產(chǎn)系統(tǒng)進行核算前，必須將原始卡片資料錄入系統(tǒng)，保持歷史資料的連續(xù)性。原始卡片的錄入不限制必須在第一個期間結(jié)賬前，任何時候都可以錄入原始卡片。操作步驟：1、以“用戶名：22；賬套：999；操作日期：2011年8月1日”登錄會計信息系統(tǒng)，單擊“固定資產(chǎn)→卡片→錄入原始卡片”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、單擊“確認”按鈕，出現(xiàn)如下所示界面：3、輸入“固定資產(chǎn)編號”、“資產(chǎn)類別”和“資產(chǎn)名稱”等。4、單擊“保存”按鈕。日常使用4.2.1資產(chǎn)增減增減方式包括增加方式和減少方式兩類。資產(chǎn)增加或減少方式用以確定資產(chǎn)計價和處理原則，同時明確資產(chǎn)的增加或減少方式可作到對固定資產(chǎn)增減的匯總管理心中有數(shù)。增加的方式主要有：直接購買、投資者投入、捐贈、盤盈、在建工程轉(zhuǎn)入、融資租入。減少的方式主要有：出售、盤虧、投資轉(zhuǎn)出、捐贈轉(zhuǎn)出、報廢、毀損、融資租出等。操作步驟：1、以“用戶名：22；賬套：999；操作日期：2011年8月1日”登錄會計信息系統(tǒng)，單擊“固定資產(chǎn)→卡片→資產(chǎn)增加”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、單擊“確認”按鈕，出現(xiàn)如下所示界面：3、輸入卡片信息。4、單擊“保存”按鈕。4.2.2資產(chǎn)變動資產(chǎn)在使用過程中，可能會調(diào)整卡片上的一些項目，本系統(tǒng)把與計算和報表匯總有關(guān)的項目的調(diào)整稱為資產(chǎn)變動操作，此類操作必須留下原始憑證，制作的原始憑證稱為變動單。資產(chǎn)變動操作包括：原值變動、部門轉(zhuǎn)移等。有些項目的修改，如名稱、編號、自定義項目等的變動等可直接在卡片上進行。操作步驟：1、以“用戶名：22；賬套：999；操作日期：2011年8月1日”登錄會計信息系統(tǒng)，單擊“固定資產(chǎn)→卡片→變動單→原值增加”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、選擇固定資產(chǎn)編號。3、輸入“增加金額”和“變動原因”。4、單擊“保存”按鈕。4.2.3計提折舊自動計提折舊是固定資產(chǎn)系統(tǒng)的主要功能之一。系統(tǒng)每期計提折舊一次，根據(jù)您錄入系統(tǒng)的資料自動計算每項資產(chǎn)的折舊，并自動生成折舊分配表，然后制作記賬憑證。操作步驟：1、以“用戶名：22；賬套：999；操作日期：2011年8月1日”登錄會計信息系統(tǒng)，單擊“固定資產(chǎn)→處理→計提本月折舊”菜單，根據(jù)提示自動計提。如果查看折舊清單，則出現(xiàn)如下所示界面：如果不查看折舊清單或者查看后關(guān)閉折舊清單，則出現(xiàn)如下所示界面：2、如果題面要求生成憑證，則單擊“憑證”按鈕即可。4.2.4賬表查詢賬表查詢可以查詢固定資產(chǎn)使用狀況分析表、折舊計提匯總表和固定資產(chǎn)總賬等。操作步驟：1、以“用戶名：22；賬套：999；操作日期：2011年8月1日”登錄會計信息系統(tǒng)，單擊“固定資產(chǎn)→賬表→我的賬表”菜單，出現(xiàn)如下所示界面：2、根據(jù)題面要求，選擇需要查詢的賬表即可。

集成的會計系統(tǒng)財務(wù)四大基礎(chǔ)模塊ERP系統(tǒng)是分模塊的，在財務(wù)會計領(lǐng)域，一般總會有如下的4大模塊：總帳，應(yīng)收帳款，應(yīng)付帳款和固定資產(chǎn)。如圖1-1所示，這四個模塊本身是相互集成的（圖中以連接模塊的線條代表模塊間的集成），比如當用戶對應(yīng)收，應(yīng)付和資產(chǎn)三個明細分類帳進行操作時，系統(tǒng)會自動更新總分類帳中的數(shù)據(jù)。圖1-1財務(wù)四大基礎(chǔ)模塊這四大基礎(chǔ)模塊可以構(gòu)成一個獨立的會計軟件–它具有和其他會計軟件一樣的特征：帳務(wù)處理和業(yè)務(wù)處理是分開的。所謂業(yè)務(wù)處理是指企業(yè)日常運作的具體業(yè)務(wù)，比如根據(jù)銷售定單和定單履行情況開出銷售發(fā)票；根據(jù)采購定單和收貨情況校驗收到的發(fā)票；以及所有的庫存收發(fā)業(yè)務(wù)等等。而所謂帳務(wù)處理是指財務(wù)人員根據(jù)原始憑證（包括外部的，如發(fā)票，和內(nèi)部的，如入庫單）編制會計分錄，在系統(tǒng)中記錄下來。對于一般會計軟件而言帳務(wù)處理和業(yè)務(wù)處理是分開的，它們之間是通過單據(jù)在企業(yè)內(nèi)部其他部門和財務(wù)部門間的傳遞和核對完成的，同時財務(wù)人員需要利用專業(yè)知識分析業(yè)務(wù)和編制分錄。同時除了最基礎(chǔ)的借貸，科目和金額以外，財務(wù)人員可能還需要手工錄入一些附加信息，以利于日后做一些簡單的匯總分析，這些附加信息是以憑證輸入時的附加字段體現(xiàn)的。圖1-1右下角紅色的粗箭頭代表了這種分開處理的過程。雖然大方向上是一致的，但是不同的軟件之間在功能上還是會有很大的差別的，圖1-1中列舉了一些這四大基礎(chǔ)模塊的功能。模塊外部的紅色箭頭是需要手工輸入的功能，模塊內(nèi)部的則是系統(tǒng)可以自動完成的功能。事實上有些功能已經(jīng)體現(xiàn)了ERP業(yè)務(wù)處理和帳務(wù)處理統(tǒng)一的特征，比如圖1-1中的紅圈所示的自動付款功能。集成下的財務(wù)會計如果ERP的財務(wù)會計模塊僅僅是一般會計軟件的功能延伸和加強，那它不會在最近的10年間對全球企業(yè)的財務(wù)實踐帶來如此巨大的變革。而ERP本身的集成性，決定了它的財務(wù)會計模塊完全融入到了企業(yè)整體的流程中，圖1-2描述了在集成環(huán)境下的財務(wù)會計模塊。圖1-2財務(wù)會計和物流的集成在物流領(lǐng)域有四個基本的模塊：銷售，生產(chǎn)，采購和庫存管理，企業(yè)物流管理的流程和功能不是本書所要討論的內(nèi)容，圖1-2中我們大致例舉了一些物流模塊的基本功能（在圖中各模塊內(nèi)部）。在下面我們要著重介紹的是物流模塊和財務(wù)會計的集成關(guān)系，本章主要介紹以下7個集成點：銷售開票，銷售發(fā)貨，采購收貨，發(fā)票校驗，其他收發(fā)貨，盤點和估價。銷售開票銷售開票的過程其實是在ERP系統(tǒng)中生成一帳開票憑證（BillingDocuments）。發(fā)票，形式發(fā)票，紅字發(fā)票和貸項憑證都是不同類型的開票憑證。我們通常提到的發(fā)票（如增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）是根據(jù)系統(tǒng)中的開票憑證在金稅系統(tǒng)中套打出來（或直接套打出來）的實物憑證。在下文中如果不特別指明實物發(fā)票，那“發(fā)票”都是指系統(tǒng)中保存的開票憑證。ERP系統(tǒng)是集成的，而銷售開票又是銷售流程的最后一個環(huán)節(jié)。因此發(fā)票在系統(tǒng)中不是孤立的，它一般是參照先行的其他憑證（如銷售定單或發(fā)貨單）建立的，系統(tǒng)會根據(jù)一定的規(guī)則自動的復(fù)制這些先行憑證的信息，從而使得開票的過程盡可能的簡單，也防止了錯誤的產(chǎn)生。發(fā)票的結(jié)構(gòu)發(fā)票由一個發(fā)票抬頭和多條行項目構(gòu)成。在發(fā)票抬頭系統(tǒng)保存了關(guān)于整張發(fā)票的信息，比如付款方（客戶），開票日期，整張發(fā)票的凈金額，幣種，付款條款，國際貿(mào)易條件，售達方（有時候付款方和售達方是不同的），價格條款（比如針對整張發(fā)票的折扣）。行項目中保存了僅對該行有用的信息，比如商品，數(shù)量，該行凈金額，重量和體積，參照憑證的編號（比如，該發(fā)票針對的發(fā)貨單號），價格條款（比如貨款，運費，折扣，增值稅等等）?？梢园l(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的發(fā)票所保存的信息大大超過了實物發(fā)票所需要的，在套打?qū)嵨锇l(fā)票時，系統(tǒng)會根據(jù)各國家和企業(yè)的規(guī)定選取相關(guān)的信息，按規(guī)定的格式打印出來。開票方式從參照憑證（定單或發(fā)貨單）生成發(fā)票，系統(tǒng)提供了如下一些可能的方法：只要某些數(shù)據(jù)吻合，你可以合并多張不同的憑證（銷售定單和/或發(fā)貨單）的全部或一部分，開出一張發(fā)票。前提條件是：首先，需要從這些參考憑證中復(fù)制的發(fā)票抬頭數(shù)據(jù)在這些憑證中都是一致的。其次，拆分開票的條件不成立。比如在處理到期的開票清單時，系統(tǒng)會合并那些具有相同的客戶編號，銷售組織和開票類型的參照憑證，如果上述的前提條件都滿足，系統(tǒng)將開出一張發(fā)票。如果你希望在某些情況下發(fā)票是分開的，比如希望同一張交貨單上的很多商品按不同的商品組分開開票，那么可以通過定義拆分開票規(guī)則來實現(xiàn)。當然你也可以針對每張銷售憑證開一張發(fā)票，比如每張發(fā)貨單一張發(fā)票。在具體執(zhí)行開票時，系統(tǒng)提供了如下方法：定單或發(fā)貨單個別開票。我們可以針對整張定單，個別行項目或行項目的部分數(shù)量進行個別開票。手工處理到期開票清單。我們可以使用到期開票清單來處理開票，在這種情況下財務(wù)人員不需要針對某張銷售定單或發(fā)貨單單獨開票。我們只需要輸入選擇條件，系統(tǒng)會自動挑選那些符合條件的定單或發(fā)貨單，生成到期開票清單。經(jīng)過手工編輯和模擬后就可以實際開票了。后臺自動處理到期開票清單。為了減少處理時間和人力，可以將到期開票清單的處理安排在系統(tǒng)后臺完成，比如每天下午4點由系統(tǒng)自動生成。財務(wù)會計過帳當開票這一業(yè)務(wù)處理在系統(tǒng)中完成后，通過ERP系統(tǒng)的集成功能，在財務(wù)會計模塊會自動生成相應(yīng)的會計分錄。圖1-2中“開票”標簽所指的箭頭就代表了這種自動過帳。但是為了增強靈活性，也可以對于某些類型的開票憑證自動凍結(jié)過帳，這樣在流程設(shè)計時在正式過帳前可以加入控制點。而當控制完成后，過帳也僅僅是一個按鈕的工作了。對于會計科目，系統(tǒng)是綜合4個數(shù)據(jù)自動判斷的，它們分別是銷售組織，客戶組，商品組和價格條款。這樣系統(tǒng)可以自動將貨款和增值稅分別計入“產(chǎn)品銷售收入”和“應(yīng)交稅金-增值稅-銷項”科目中。同樣的，如果價格條款中還有運費和折扣，可以分別計入“產(chǎn)品銷售收入”的二級科目中。此外這種科目確定的機制也使得我們可以根據(jù)銷售組織，客戶組和商品組設(shè)置二級或三級科目。不過需要指出的是雖然系統(tǒng)提供了這些靈活性，但是在實際實施中我們未必需要這樣做，特別是當我們同時實施了盈利分析模塊時，此類分析將沒有必要通過科目來完成。盈利分析將在第4章中具體介紹。對于金額的確定，系統(tǒng)是根據(jù)發(fā)票中各價格條款的金額來決定的。定價功能是ERP銷售模塊的一個非常有力也非常有趣的功能。本書不做詳細的介紹。有一點需指出的是我們在實施時，可以根據(jù)企業(yè)的實際情況和管理要求，決定開票時是直接從銷售定單復(fù)制價格呢，還是允許修改或重定價（這種配置是基于發(fā)票類別的）。對于定價功能和科目自動確定功能的一個應(yīng)用是消費稅的計算和過帳，我們可以在銷售定價模板中增加一增一減兩個價格條款，它們的計算規(guī)則是貨款的百分比，兩者分別指向“產(chǎn)品銷售稅金和附加-消費稅”和“應(yīng)交稅金-消費稅”科目，同時消費稅率維護在和商品相關(guān)的定價表中。因為消費稅是價內(nèi)稅，所以我們的實物發(fā)票中并不體現(xiàn)，但是財務(wù)會計上卻即時地記帳了。這個問題的另一個解決方法是月末定期地運行報表計算消費稅額，并自動批輸入過帳。兩者都是可行的，也都可以自動生成納稅申報表，前者的好處是記錄的實時性，從而有利于盈利分析。折扣和折讓如果銷售已經(jīng)完成，但是客戶對于產(chǎn)品的質(zhì)量或者別的方面存在異議，雙方協(xié)商以折扣和折讓的方式處理。在系統(tǒng)中可以有如下3種處理方案：第一：用貸項憑證的形式來處理折扣和折讓。貸項憑證在系統(tǒng)中和發(fā)票一樣，是一種不同類型的開票憑證。貸項憑證可以參照發(fā)票或者貸項憑證申請來創(chuàng)建，而且既可以針對整張發(fā)票也可以針對部分行項目，還可以針對行項目中的部分數(shù)量。使用貸項憑證申請，我們可以走正規(guī)的客戶投訴和扣款流程，保證完善的內(nèi)部控制。如果我們不準備對實物發(fā)票，特別是增值稅發(fā)票做任何處理，那么通過配置，可以讓系統(tǒng)自動生成如下會計分錄：借：產(chǎn)品銷售折扣和折讓貸：應(yīng)收帳款-客戶明細。對于這種處理方法需要注意如下兩點：第一，貸項憑證沒有增值稅發(fā)票作為原始憑證，因此在我國是不能減少增值稅銷項額的，因此折扣應(yīng)該給不含稅價，否則折扣中的增值稅部分就只能由銷售方作為費用多承擔了。但是在實際業(yè)務(wù)中這往往會使雙方的業(yè)務(wù)人員夾纏不清，無法理解。第二，正由于貸項憑證沒有發(fā)票做原始憑證，在我國的實施中可能會引起企業(yè)所得稅上的麻煩。但這種方案的優(yōu)點是明顯的：它不涉及對原增值稅發(fā)票的處理，而眾所周知，這類處理在我國是非常難的。第二：用取消發(fā)票并重開來解決折扣和折讓的問題。取消發(fā)票在系統(tǒng)中會生成反方向的紅字發(fā)票和沖銷會計分錄，業(yè)務(wù)人員取消原發(fā)票后重新開票，并更改價格條款。從實物發(fā)票的角度，會有如下兩種情況：1如果對方能夠返還兩聯(lián)增值稅發(fā)票,我們可以開出紅字發(fā)票，其中記帳聯(lián)作為減少銷項稅的原始憑證。其他三聯(lián)和返還的原發(fā)票的兩聯(lián)應(yīng)妥善保管。2如果對方不能返還兩聯(lián)中的任何一聯(lián)，必須做如下操作：客戶應(yīng)從當?shù)囟悇?wù)部門取得退貨或折扣證明單并交給銷售方。銷售方開出紅字發(fā)票，其中兩聯(lián)作為其減少銷項稅的原始憑證，另兩聯(lián)交給客戶。第三仍然用貸項憑證的功能，只是通過配置，讓系統(tǒng)自動生成如下會計分錄：借：產(chǎn)品銷售收入借：應(yīng)交稅金-增值稅-銷項貸：應(yīng)收帳款-客戶明細，金額為折扣金額。同時開具實物紅字發(fā)票，金額為原發(fā)票金額。再根據(jù)折扣后金額重開實物發(fā)票。將紅字發(fā)票和重開發(fā)票同時作為貸項憑證的原始憑證。需要注意的是ERP中在很多情況下使用貸項憑證，貸項憑證是直接以后續(xù)的調(diào)整金額記帳的。但是我國增值稅管理要求對于增值稅發(fā)票變更的處理，一般都是先用紅字發(fā)票沖銷，隨后在對變更后的金額開具發(fā)票。所以在實施中要么仍然使用貸項憑證的方法，只是實物紅字發(fā)票和重開發(fā)票兩者一起作為貸項憑證的原始憑證，如本節(jié)中的第三種方案和下一節(jié)中的第二種方案。要么在ERP流程中也使用這種先沖銷，再重開的方式，如本節(jié)中的第二種方案和下一節(jié)中的第三種方案。不過這兩種方案都避免不了紅字發(fā)票難開的問題，這已經(jīng)不是ERP系統(tǒng)的問題，在實務(wù)中企業(yè)也會考慮其他的避免方法，比如本節(jié)第一種方案和下一節(jié)中第一種方案，以避免開紅字發(fā)票。退貨對于客戶投訴的另一種解決方法是退貨。在系統(tǒng)中有3種處理方案：第一：標準的退貨流程。首先是建立退貨憑證，退貨憑證可以是針對銷售定單或針對發(fā)票。當貨物實際退回時，倉庫參照退貨憑證做入庫處理，系統(tǒng)自動生成會計分錄借：存貨貸：產(chǎn)品銷售成本。如果需要補貨，那么做補貨的發(fā)貨處理，系統(tǒng)自動生成會計分錄借：產(chǎn)品銷售成本貸：存貨。這種情況不影響開票和實物發(fā)票。第二：如果客戶不要補貨，而要退回貨款，那系統(tǒng)將針對退貨開出貸項憑證，并自動生成如下分錄：借：產(chǎn)品銷售收入借：應(yīng)交稅金-增值稅-銷項貸：應(yīng)收帳款-客戶明細，金額為退回部分的售價。同時財務(wù)人員開具紅字發(fā)票，金額為原發(fā)票金額。再根據(jù)退貨后余額重開發(fā)票。將紅字發(fā)票和重開發(fā)票同時作為貸項憑證的原始憑證。第三：對于不要求補貨的退貨，我們也可以不建立退貨憑證，而直接取消原發(fā)票（對應(yīng)紅字發(fā)票），退貨入庫后，再重新開出發(fā)票（對應(yīng)重開的增值稅發(fā)票）。返利返利是指根據(jù)客戶或者經(jīng)銷商在一定期間里的購買量，而定期返還給他們的款項。在銷售模塊，我們需要維護返利協(xié)議。在返利協(xié)議中，必須指明：<1>誰可以得到返利。<2>返利的標準。<3>協(xié)議的有效期。<4>是否需要在會計上記提返利。同時銷售部門需要維護各種產(chǎn)品或產(chǎn)品組的返利比例。返利比例可以是直線的，也可以是坎級的：對于越大的購買量，返利比例也越高。銷售模塊會跟蹤所有和返利相關(guān)的開票憑證。根據(jù)返利協(xié)議計算返利的金額。在協(xié)議有效期內(nèi)可以先定期結(jié)算部分返利，在最終結(jié)算時，系統(tǒng)會自動扣減累積的部分結(jié)算的返利。從財務(wù)會計的角度看，返利會有如下影響：<1>根據(jù)預(yù)提比例，系統(tǒng)可以自動預(yù)提返利費用。分錄如下：借：產(chǎn)品銷售收入或銷售費用貸：預(yù)提費用<2>當返利協(xié)議結(jié)算時，系統(tǒng)會自動生成貸項憑證申請（Creditmemorequests），申請批準后，系統(tǒng)會自動生成分錄如下：借：產(chǎn)品銷售收入或銷售費用貸：應(yīng)收帳款-客戶明細。該筆貸方的金額或者直接和該客戶原先帳戶中的未清發(fā)票對清，或者在發(fā)生貸方余額時，納入付款流程。同時自動沖銷先前的預(yù)提憑證。由于返利和貸項憑證沒有增值稅發(fā)票作為原始憑證（以雙方的返利協(xié)議結(jié)算報告作為原始憑證），在我國的實施中可能會面臨一些麻煩，因此企業(yè)有時候會用票面返利的形式處理，所謂票面返利是指返利不記錄在表內(nèi)科目里，而是在表外另行記錄。返利的金額被用于扣減今后銷售定單的價格而不是直接對清發(fā)票或者付款。但是這樣的處理往往在系統(tǒng)配置上較為麻煩，對于今后的分析也不夠清晰。收入的確認從上文的介紹，我們會發(fā)現(xiàn)一個問題：ERP標準設(shè)置是在開票時確認銷售收入，而在交貨時結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。系統(tǒng)本身是不保證收入和成本配比的，這主要是因為兩者各有支持的原始憑證（發(fā)票和出庫單）。對于這個問題我們認為：除非是行業(yè)特殊性造成的原因，收入和成本的配比，主要應(yīng)當從流程的角度通過控制開票和交貨的時機來解決，比較理想的狀態(tài)是開票直接指向交貨，交貨后即時開票或者定期（每天或至少月底）開票。我國的增值稅法也要求企業(yè)在銷售交貨之后應(yīng)當及時開具增值稅專用發(fā)票。但是，在有些情況下企業(yè)由于種種原因無法實現(xiàn)這種流程上的匹配，就需要一些別的功能和手段來實現(xiàn)這種匹配：<1>在期末執(zhí)行收入確認程序調(diào)整收入。當使用這種方法時，開票時，系統(tǒng)不直接確認銷售收入，而是計入“遞延收入”科目：借：應(yīng)收帳款-客戶明細貸：遞延收入貸：應(yīng)交稅金-增值稅-銷項（如果是服務(wù)業(yè)，則沒有稅金行）。當期末執(zhí)行收入確認程序時，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則確定當期應(yīng)確認的收入，做分錄如下：借：遞延收入貸：主營業(yè)務(wù)收入。具體的規(guī)則可以是根據(jù)實際交貨或確認的服務(wù)，也可以是根據(jù)期間分配收入（如長期合同的收入）。<2>類似的處理是在交貨時不結(jié)轉(zhuǎn)成本，而是先計入“遞延成本”，當實際開票時將“遞延成本”確認為“產(chǎn)品銷售成本”。<3>對于大型項目來說，收入和成本是通過項目定期的結(jié)果分析計算出來的，而不是開票以及成本的原始憑證決定的，兩者之間的差額通過調(diào)整“預(yù)提”和“存貨”等科目實現(xiàn)。關(guān)于項目管理和結(jié)果分析我們將在第10章中介紹。其他還有一些方法，比如走寄售流程，或者建立客戶虛擬庫，但是這些方法一方面會增加操作的步驟和復(fù)雜程度，另一方面也曲解了業(yè)務(wù)本身，變成了為了會計處理而改變業(yè)務(wù)流程，有點得不償失。最后，仍然想重申的是：除非真正源自行業(yè)的特殊性，否則應(yīng)盡量考慮從流程的角度解決這個問題。畢竟實施ERP的目的之一是簡潔流暢清晰的企業(yè)運作，舍棄一些模糊混亂帶來的“好處”是值得的。銷售發(fā)貨銷售定單的交貨是銷售定單執(zhí)行的一個環(huán)節(jié)，通常會先于開票環(huán)節(jié)。在ERP中交貨是一個多步驟的過程，包括交貨單（交貨申請），揀配，包裝，裝載，裝運和發(fā)貨過帳等步驟。其中大多數(shù)步驟屬于物流管理的范疇，好的ERP軟件提供了整個交貨過程的全程監(jiān)控，包括交貨期管理，自動確定裝運點等等功能。從財務(wù)會計的角度集成出現(xiàn)在發(fā)貨過帳這個步驟，此時系統(tǒng)通過庫存管理模塊的自動記帳功能，生成了會計分錄，更新了總帳。一般我們配置自動記帳功能時，讓系統(tǒng)生成如下分錄：借：產(chǎn)品銷售成本貸：存貨。存貨的計價既可以是標準成本，也可以是移動平均價或個別認定的批次成本。但是對于制造型企業(yè)來說，由于實際成本必須在月末才能得到，而發(fā)貨是實時的，所以此時一般應(yīng)使用標準成本，到月末再根據(jù)實際成本重估庫存和產(chǎn)品銷售成本。圖1-2中“銷售發(fā)貨”標簽指向的箭頭就代表了這種集成。同時可以發(fā)現(xiàn)銷售發(fā)貨本身是銷售模塊和庫存管理模塊的一個集成點，它是由倉儲部門完成的，實現(xiàn)的又是銷售業(yè)務(wù)的一個步驟。采購收貨采購定單的收貨是采購定單執(zhí)行的一個環(huán)節(jié)，通常會先于發(fā)票校驗。和銷售發(fā)貨類似，采購收貨本身是采購和儲運部門的共同職責，同時系統(tǒng)通過自動記帳功能，生成會計憑證。一般手工或簡單會計軟件的記帳，要求收貨要等到收到發(fā)票以后再入帳，如果月末發(fā)票未到就暫估入帳。這樣做是為了方便會計工作，但是一方面這樣容易造成庫存帳實不符，另一方面雖然平時的工作簡化了，但是卻增加了期末的核對工作。ERP系統(tǒng)是一個實時的系統(tǒng)，同時又講究帳實相符和集成。因此它采取了收貨和發(fā)票校驗兩個業(yè)務(wù)都記帳，兩者通過“商品采購”（或稱為“貨或發(fā)票未到”）科目對清，同時還能完成三單匹配（指采購定單，收貨和發(fā)票校驗）的內(nèi)部控制機制。關(guān)于采購收貨的系統(tǒng)自動帳務(wù)處理我們在下一小節(jié)發(fā)票校驗中一起介紹。發(fā)票校驗發(fā)票校驗功能充分顯示了ERP系統(tǒng)的高度集成性，圖1-2中是以“發(fā)票校驗”標簽指向的箭頭表示的。該功能從采購模塊的采購定單和收貨中獲取信息。當發(fā)票校驗完畢并過帳時，數(shù)據(jù)被自動傳入財務(wù)會計模塊。在發(fā)票校驗時很重要的一點是參照采購定單和收貨單，這樣系統(tǒng)可以自動檢查發(fā)票的內(nèi)容，單價并計算準確性。當發(fā)票過帳時，系統(tǒng)會在供應(yīng)商的帳戶上創(chuàng)建一條未清項，它會在財務(wù)會計的付款業(yè)務(wù)中被結(jié)清。在配置系統(tǒng)時我們還可以規(guī)定每個系統(tǒng)操作者能夠處理的最大發(fā)票金額。輸入發(fā)票輸入發(fā)票時可以有三種選擇：<1>參照采購定單。此時我們只需要輸入采購定單號。系統(tǒng)會自動建議發(fā)票的數(shù)量，金額，稅率和付款條款（指到期日和現(xiàn)金折扣比率）。因為實際收到的發(fā)票可能和這些缺省值有差異，所以缺省值是可以更改的。當我們輸入發(fā)票時系統(tǒng)會通知我們這些差異。我們可以設(shè)置對于單條發(fā)票行的差異的容差。如果差異小于容差，它們將被系統(tǒng)接受。如果它們大于容差，我們將收到系統(tǒng)的警告信息，通知我們檢查該發(fā)票，但是仍然可以過帳。如果容差的上限被超出了，這張發(fā)票仍可過帳，但是對它的付款將被凍結(jié)。只有當財務(wù)會計通過另外一個操作釋放這張發(fā)票后，這張被凍結(jié)的發(fā)票才可以被付款。當我們過帳發(fā)票時，系統(tǒng)將自動生成會計憑證。<2>參照采購收貨單。此時應(yīng)付帳款會計輸入收貨單號，系統(tǒng)查找并建議相應(yīng)的數(shù)據(jù)。每筆收貨單都將被這樣結(jié)算。當然我們也可以輸入采購定單號，系統(tǒng)會幫助查找此采購定單相關(guān)的收貨單。<3>不做參照。最后也可以不參照任何憑證輸入發(fā)票，這時可以手工輸入發(fā)票項，分別計入總帳，存貨或固定資產(chǎn)。財務(wù)會計過帳采購收貨和發(fā)票校驗完成后都會在系統(tǒng)中自動生成會計憑證，科目可以在系統(tǒng)配置時預(yù)先設(shè)定。自動記帳的科目和金額的處理受到存貨計價方法和收貨與收發(fā)票的先后次序等因素影響。具體規(guī)則如下：ERP系統(tǒng)有兩種典型的存貨計價方法：標準成本和移動平均價。如果發(fā)票晚于收貨，根據(jù)存貨計價方法的不同自動記帳的科目和金額會有所不同：如果是標準成本法，價差將計入“發(fā)票價差”科目。價差包括收貨時標準成本和采購定單價格的差異，也包括發(fā)票校驗時采購定單價格和發(fā)票價格的差異。如果是移動平均價，收貨時直接按采購定單價格計入存貨價值。收發(fā)票時的價差，如果庫存充足則直接更新庫存價值，如果庫存低于發(fā)票數(shù)量，則按比例一部分更新“庫存”價值，一部分計入“發(fā)票價差”科目。如果發(fā)票早于收貨，那么收發(fā)票時按發(fā)票金額計入“商品采購”科目，如果采用標準成本法，收貨時價差計入“發(fā)票價差”科目。如果采用移動平均價，收貨時按發(fā)票金額更新“庫存”價值。這些規(guī)則聽起來有點復(fù)雜，但主要是因為各種情況的排列組合比較多，所以只要看看下面的具體例子就很好理解了。例一標準成本法/先收貨標準成本:1.2元/件 庫存數(shù)量:100件采購定單:1.3元/件 數(shù)量:100件收貨 : 數(shù)量:100件發(fā)票: 1.24元/件 數(shù)量:100件這種情況下，系統(tǒng)自動記帳如表1-1。表1-1“標準成本法/先收貨”的自動記帳科目收貨發(fā)票校驗存貨120+發(fā)票價差10+6-商品采購130-130+應(yīng)付帳款-供應(yīng)商明細124-此時，該物料數(shù)量，金額和成本的變化如表1-2: 表1-2物料數(shù)量，金額和成本變化數(shù)量金額標準成本開始時100件120元1.2元/件收貨后200件240元1.2元/件收發(fā)票后200件240元1.2元/件例二移動平均法/先收貨/庫存充足初始移動平均價: 1.2元/件 庫存數(shù)量:100件采購定單: 1.3元/件 數(shù)量:100件收貨 : 數(shù)量:100件發(fā)票: 1.24元/件 數(shù)量:100件這種情況下，系統(tǒng)自動記帳如表1-3。表1-3“移動平均法/先收貨/庫存充足”的自動記帳科目收貨發(fā)票校驗存貨130+6-商品采購130-130+應(yīng)付帳款-供應(yīng)商明細124-此時，該物料數(shù)量，金額和成本的變化如表1-4: 表1-4物料數(shù)量，金額和成本變化數(shù)量金額移動平均價開始時100件120元1.20元/件收貨后200件250元1.25元/件收發(fā)票后200件244元1.22元/件例三移動平均法/先收貨/庫存不足初始移動平均價： 1.2元/件 庫存數(shù)量:100件采購定單: 1.3元/件 數(shù)量:100件收貨 : 數(shù)量:100件領(lǐng)用: 數(shù)量:120件發(fā)票: 1.4元/件 數(shù)量:100件這種情況下，系統(tǒng)自動記帳如表1-5。表1-5“移動平均法/先收貨/庫存不足”的自動記帳科目收貨發(fā)票校驗存貨130+8+發(fā)票價差2+商品采購130-130+應(yīng)付帳款-供應(yīng)商明細140-此時，該物料數(shù)量，金額和成本的變化如表1-6: 表1-6物料數(shù)量，金額和成本變化數(shù)量金額移動平均價開始時100件120元1.20元/件收貨后200件250元1.25元/件領(lǐng)用后80件100元1.25元/件收發(fā)票后80件108元1.35元/件例四移動平均法/先收發(fā)票初始移動平均價: 1.2元/件 庫存數(shù)量:100件采購定單: 1.3元/件 數(shù)量:100件發(fā)票: 1.24元/件 數(shù)量:100件收貨 : 數(shù)量:100件這種情況下，系統(tǒng)自動記帳如表1-7。表1-7“移動平均法/先收發(fā)票”的自動記帳科目發(fā)票校驗收貨存貨124+商品采購124+124-應(yīng)付帳款-供應(yīng)商明細124-此時，該物料數(shù)量，金額和成本的變化如表1-8: 表1-8物料數(shù)量，金額和成本變化數(shù)量金額移動平均價開始時100件120元1.20元/件收發(fā)票后100件120元1.20元/件收貨后200件244元1.22元/件增值稅上文的例子為清晰起見，都沒有考慮增值稅。實際在輸入發(fā)票時，如果是增值稅專用發(fā)票，我們也輸入稅碼（包含了稅率的一個參數(shù)）和稅額。系統(tǒng)會自動檢查含稅價，稅率和稅額是否正確。如果存在差異，系統(tǒng)會提示一個警告信息，但是我們?nèi)匀豢梢詫⑵溥^帳。如果是不含稅的發(fā)票（比如運輸發(fā)票和農(nóng)產(chǎn)品收購），系統(tǒng)可以自動計算稅額。如果發(fā)票的每行稅碼不同，系統(tǒng)會分行處理。當發(fā)票過帳時，增值稅會自動計入“應(yīng)交稅金-增值稅-進項”科目中。收貨成本計劃內(nèi)的收貨成本包括以下類型：運費，關(guān)稅，保險費，包裝費等等。對于每種類型，我們可以決定成本是固定的，基于數(shù)量的還是收貨貨款的一定百分比。計劃內(nèi)的收貨成本可以在采購定單的每一行項中輸入。當收貨時這些成本被計入庫存，對方科目是一個特殊的清帳科目（比如：“商品采購-運費”）。當采用移動平均價時分錄如下：借：存貨貸：商品采購-貨款貸：商品采購-運費。在發(fā)票校驗時，我們可以列出某張采購定單，收貨單或供應(yīng)商的所有收貨成本，從中選擇出正確的收貨成本的發(fā)票。系統(tǒng)生成分錄如下：借：商品采購-運費貸：應(yīng)付帳款-供應(yīng)商明細。計劃內(nèi)收貨成本也會在采購定單歷史報表中即時顯示。計劃外的收貨成本也可以用發(fā)票校驗輸入。系統(tǒng)自動將它們根據(jù)各行項目的金額分配下去。如果需要，我們也可以手工分配這些成本。計劃外的收貨成本直接計入庫存，分錄如下：借：存貨貸：應(yīng)付帳款-供應(yīng)商明細。其他收發(fā)貨實際上上文提到的銷售發(fā)貨和采購收貨只是庫存移動的兩種移動類型。庫存移動是指引起庫存變化的業(yè)務(wù)。主要包括：收貨。指從供應(yīng)商或生產(chǎn)定單接收庫存并過帳。收貨導(dǎo)致倉庫存貨的增加。發(fā)貨。指存貨的領(lǐng)用，消耗或交運至客戶并過帳。發(fā)貨導(dǎo)致倉庫存貨的減少。移庫。指存貨從一個庫存地點轉(zhuǎn)移到另一個庫存地點。移庫既可以是在同一個工廠，也可以是跨工廠的（工廠是ERP中決定存貨估價，MRP等的重要組織結(jié)構(gòu)）。轉(zhuǎn)換。是一類特殊的存貨變化的總稱。它和存貨是否發(fā)生物理上的移動無關(guān)。比如：將存貨從一種物料代碼轉(zhuǎn)換成另一種；將存貨從質(zhì)檢貨狀態(tài)釋放；將存貨從寄售商品轉(zhuǎn)換成自有庫存。系統(tǒng)使用“移動類型”來分類管理庫存移動的各種不同的種類。在ERP系統(tǒng)中使用物料憑證來管理和記錄所有的庫存移動，物料憑證中包含了移動類型，工廠，庫存地點，物料編碼，數(shù)量，批次等等信息。系統(tǒng)通過物料憑證來追蹤和證明庫存移動，同時物料憑證打印出來就是我們通常所說的出入庫單。同時物料憑證的輸入也不是孤立的，系統(tǒng)通常會根據(jù)情況自動建議收發(fā)貨的數(shù)量，地點等等，比如根據(jù)采購定單收貨，根據(jù)生產(chǎn)定單領(lǐng)用原材料?？梢哉f庫存管理是ERP物流的中心環(huán)節(jié)之一，它連接了采購，生產(chǎn)和銷售等各個環(huán)節(jié)。ERP的庫存管理講究的是實時地記錄和反映現(xiàn)有的庫存情況：收發(fā)貨及時記錄進系統(tǒng)，系統(tǒng)自動更新庫存的當前狀況，既可以以各種報表的形式提供給庫存管理者即時的信息，又通過集成直接參與其他的功能中，如MRP，銷售的可用性檢查等等。從財務(wù)會計的角度來看，庫存移動既反映了庫存數(shù)量的變換，同時還代表了價值的轉(zhuǎn)移。因此大部分的庫存移動需要在財務(wù)會計上進行反映。上文中我們已經(jīng)介紹過銷售發(fā)貨和采購收貨，倉管人員只負責存貨數(shù)量的記錄，而不需關(guān)心其價值。系統(tǒng)根據(jù)一定的規(guī)則來決定存貨的價值，同時根據(jù)自動科目確