【復習資料】03879會展實務考前復習資料

會展實務考試復習資料首屆世博會舉辦時間是1851年一般由小組組長或演講者來主持的會議類型是論壇將產品價格定為一個整數(shù)，不帶尾數(shù)的定價策略是整數(shù)定價策略首屆世博會舉辦地點是倫敦在展廳內布展，最高二層不超過6米“服務”一詞，在英文中被譯為“Service”，其中“S”代表Smile展品出入口通道的寬度一般為4-6米在展廳內布展，最高一層不超過8米與會者使用的桌子一般高度為60cm在獲取信息資料后，就應該馬上通過績效標準進行比較，看看是否存在偏差，同時也要根據具體實施情況判斷原定的績效標準是否科學可靠，是否符合市場的要求。這是會展控制流程中的衡量成效會展評估報告是對會展工作、會展質量和會展效果進行系統(tǒng)、深入評價的過程通過會展的宣傳推廣等營銷手段和口碑傳播，客戶在持續(xù)認知會展的基礎上開始考慮是否參加該展會。這是會展客戶關系的生命周期中的關系確認階段中國會展業(yè)的創(chuàng)新可分為經營觀念創(chuàng)新、會展產品創(chuàng)新、運作模式創(chuàng)新、服務方式創(chuàng)新會展的活動要素有名稱、內容、地點、時間、參與者在進行場館調研時，主要調研硬件條件、軟件條件、服務水平等方面的內容會展營銷創(chuàng)新的表現(xiàn)有營銷理念創(chuàng)新、營銷主體創(chuàng)新、營銷手段創(chuàng)新、營銷內容創(chuàng)新會展文案的構成要素有信息要素、符號要素、介質要素在展示中常常使用的光源有白熾燈、日光燈、石英鹵燈按照展覽內容分類，展覽會可以分為綜合展、專業(yè)展展位搭建所需用具有展架、展板、展臺、展柜會展控制流程包括建立績效標準、實施績效觀察、衡量成效、采取糾偏措施會展招展函的寫作要求為信息準確、語言簡潔、布局得體、郵寄便利會展主要包括展覽、會議和節(jié)事活動會展策劃是對會展的整體戰(zhàn)略與策略的運籌規(guī)劃，是指對于提出會展戰(zhàn)略和計劃、實施并檢驗會展決策的全過程作預先的考慮與設想會展服務是會展活動的主辦方或承辦方為保證會展活動正常進行所提供的全過程服務，包括會展前服務、會展中服務以及會展后服務完整的會展周期可以劃分為啟動、規(guī)劃、執(zhí)行和結束四個階段會展計劃按照計劃制訂的過程，可以分為概念性計劃、詳細計劃、滾動計劃三種形式會展項目可行性研究報告是對會展立項的可行性做出系統(tǒng)的說明與評估，同時為會展立項策劃的具體方案停工改進依據與建議展品運輸指南是對會展活動中相關物品運輸做出的指引與說明危機阻止是指根據危機預警，在危機發(fā)生前采取有效的措施阻止危機的發(fā)生產品是市場營銷的核心要素論壇會議通常專業(yè)性比較強，參與的人數(shù)不是很多，一般不會超過100人會展營銷的功能：（1）企業(yè)品牌展示。（2）提供交流交易平臺。（3）了解市場，收集信息。（4）降低營銷成本。（5）檢驗參展產品是否適銷對路。會展文案的寫作要求：（1）主題應該明確集中。（2）材料能夠表現(xiàn)主題，做到真實可靠。（3）結構應當完整、規(guī)范。（4）語言要求簡練、清晰，表述方式得當會展前期調研的步驟：（1）確定調研目標；（2）制定調研方案；（3）確定調研方法；（4）確定調研人員；（5）確定調研費用。會議宣傳資料的內容（1）會議的基本情況介紹。（2）會議能給與會者帶來什么利益。（3）會議的創(chuàng)新之處。（4）會議的配套服務項目。（5）注冊信息。會展客戶關系管理的流程設計包括一下4個步驟：（1）收集客戶信息，發(fā)現(xiàn)市場機遇；（2）制訂客戶方案，實施定制服務；（3）實現(xiàn)客戶互動，追蹤需求變化；（4）分析客戶反應，改善客戶關系。會展項目計劃編制的內容：（1）范圍計劃：范圍計劃確定了會展所有必要的工作和活動范圍，是以會展實施動機為基礎，確定會展項目范圍并編制項目范圍說明書的過程。（2）工作計劃：工作計劃說明了應如何組織實施項目，研究怎樣用最少的資源獲得最佳的效益。（3）人員管理計劃：人員管理計劃說明了項目團隊人員應該承擔的各項工作任務以及各項工作之間的關系。（4）資源供應計劃：資源供應計劃明確了會展項目實施所需要的人力、各種機器設備、原材料的供應及采購計劃等。（5）進度報告計劃：進度報告計劃主要包括進度計劃和狀態(tài)報告計劃。狀態(tài)報告計劃規(guī)定了描述會展項目當前進展狀況的報告內容、形式及報告時間等。（6）成本計劃：成本計劃確定了完成項目所需的成本及費用，并結合進度安排，盡量實現(xiàn)以最低的收入達到會展項目目標。（7）質量計劃：質量計劃是為了達到客戶滿意的期望而確定的項目質量目標、質量標準，以及為實現(xiàn)該目標的具體實施、監(jiān)督和管理的過程。（8）變更控制計劃：變更控制計劃規(guī)定了當會展執(zhí)行過程發(fā)生偏差時，確定實施變更的具體準則，以及處理項目變更的步驟、程序要求。（9）文件控制計劃：文件控制計劃是指對會展項目文件進行管理和維護的過程計劃。（10）風險應對計劃：風險應對計劃主要是對項目中可能發(fā)生的各種不確定因素進行充分的估計，并為各種意外情況制訂應急行動方案，盡量減少或避免不確定因素給會展帶來的負面影響。（11）支持計劃：支持計劃是對會展項目管理的一些支持手段，包括軟件支持計劃、培訓支持計劃及行政支持計劃等。參展說明書包括的內容：（1）前言：前言用于說明參展說明書的編制原則和目的，以及在籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)，參展商需要自覺遵守說明書的相關規(guī)定等。前言要求言簡意賅。（2）展覽場地基本情況：展覽場地的基本情況主要包括：展館及展區(qū)平面圖、各種到達展館的交通路線圖、展覽場地基本技術數(shù)據。（3）會展基本信息：包括會展名稱、舉辦時間、舉辦地點、辦展機構，會展指定承建商、指定運輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。（4）會展規(guī)則：即參展商及觀眾在參展時需要遵守的規(guī)章制度。（5）展位搭建指南：是對展位搭建工作提出的基本要求與說明。展位搭建有標準展位與空地展位之分。（6）展品運輸指南：是對會展活動中相關物品運輸做出的指引與說明。（7）會展旅游信息：是對參展商及觀眾參加會展期間的食、住、行等需要和會展前后的旅游需要等問題做出的一些說明和安排。（8）相關表格：主要是指參展商在籌展與布展過程中需要填寫的各種表格，主要有展覽表格和展位搭建表格兩種。展臺禮儀有熱情接待每一位客戶；巧妙運用語言，與客戶展開交流；學會傾聽客戶；為客戶提供有用信息。展臺接待人員禮儀有注重個人儀容儀表；注重個人言談舉止。展會的主要功能是在參展商和專業(yè)觀眾之間搭建一座溝通、交流、交易的橋梁，隨著會展競爭的加劇，招商已成為一個展會成功的關鍵。如果專業(yè)觀眾的數(shù)量和質量對參展商沒有吸引力，那參展商就失去了參展的理由。如果招商效果好，專業(yè)觀眾質量好、數(shù)量多，參展商就會有比較好的展出效果，也就會樂意來參展。辦展單位應該改變那種只注重招展、只關心展位銷售的觀念，不斷加大招商力度，把工作重點放到專業(yè)觀眾的組織上來。展會的招商渠道通常有：專業(yè)媒體、有關行業(yè)協(xié)會和商會、各種大眾媒體、同類展會、參展企業(yè)、各種招商代理、政府主管部門、舉辦相關活動、國際組織及外國駐華機構等。本案例中，展會主辦機構利用了有關行業(yè)協(xié)會和商會、舉辦相關活動（高峰論壇、行業(yè)年會）、專業(yè)媒體和大眾媒體、專業(yè)觀眾數(shù)據庫、參展企業(yè)等渠道來招商。1、什么叫會展立項：會展項目經過實施組織工作的決策者和政府有關部門的批準，并列入項目實施組織或者政府計劃的過程，就叫做立項。2、項目管理：指項目管理者為了實現(xiàn)其目標，按照客觀規(guī)律的要求，運用系統(tǒng)工程的觀點、理論和方法，對執(zhí)行中項目的發(fā)展周期的各階段工作進行計劃、組織、控制、溝通和激勵，以取得良好效益的各項活動的總稱。3、什么是招展、招商：招展：通過各種方式將那些產品（服務）與擬辦展覽會主題相符的制造商、供應商、成果擁有者、服務提供者吸引進展覽會，讓其在展覽會上展示和推銷自己的產品、服務和技術成果。招商：通過各種方式將那些對擬辦展覽會展示產品有需要和感興趣的采購商和其他觀眾引進展覽會。4、什么是兩免、兩進：兩免：a）國外的展品進入國內免進口許可證；b）免交相應的稅費。兩禁：a）進入展館的展品禁止拿到展館外進行展覽；b）嚴禁在展覽現(xiàn)場零售展品。5、什么是主場搭建商、特裝搭建商：主場搭建商：由主辦方指定的為參展商提供展臺搭建等現(xiàn)場服務的企業(yè)。特裝搭建商：一般租用光地的參展商自行選擇和最終確定搭建服務商。6、會展危機預警系統(tǒng)：會展企業(yè)危機預警系統(tǒng)致力于從根本上防止危機的形成、爆發(fā)，是一種對企業(yè)危機進行超前管理的系統(tǒng)。預警系統(tǒng)是指對預警對象、預警范圍、預警指標和預警的信息進行分析和研究，及時發(fā)現(xiàn)和識別潛在的或現(xiàn)實的危機因素，以便采取預防措施、減少危機發(fā)生的突然性和意外性。會展企業(yè)危機預警系統(tǒng)主要起到評估預警信息、發(fā)出危機警報、防患于未然的作用。具有監(jiān)視和預測兩方面的功能。監(jiān)視指不斷地對可能引起危機的各種要素和征兆進行監(jiān)視，亦即靈敏、準確地收集可能引發(fā)會展企業(yè)危機的內、外部經營管理信息，及時對其分析和處理。預測指對未來可能發(fā)生的危機類型及其危害程度做出合理的估計，并在必要時發(fā)出危機警報。1、我國會展法律法規(guī)對臺商參展有什么特殊的資格認定和報批要求我國對臺商參展主要有如下認定要求：參展海峽兩岸經濟技術展覽類的，參展臺商需通過商務部會同國務院臺灣事務辦公室共同進行的審批；參展其他對臺經濟技術類展覽的，需通過商務部的審批，報國務院臺灣事務辦公室備案，地方則需通過經貿主管部門審批。審批中需要審查的內容包括：參展內容中不得出現(xiàn)“臺灣獨立”、“兩個中國”、“一中一臺”等政治問題；臺灣廠商參展的宣傳品、雜志、電子出版物等資料中不得有代表“中華民國”的字樣、圖片、音樂等；由祖國大陸與臺灣省聯(lián)合舉辦的展覽會內容應冠以“海峽兩岸”的名稱，各省市與臺灣省聯(lián)合舉辦的，應分別冠以該?。ㄊ?、自治區(qū)）與臺灣省之名。報批要求：邀請臺灣廠商參展的國際性和全國性展覽，應提交有關主管單位的披肩、參展臺商名單、展品內容、面積等并提前一個月申請報批；海峽兩岸性質的展覽會，則需提交有關籌組計劃、方案和可行性研究報告等并提前六個月申請報批。2、項目管理的要素四個要素：范圍、時間、成本和質量范圍：也被稱為工作范圍，指為了實現(xiàn)項目目標必須完成的所有工作。時間：項目時間用進度計劃來描述，進度計劃不僅說明了完成項目工作范圍內所有工作需要的時間，也規(guī)定了每個活動的具體開始和完成日期。成本：指完成項目所需要的所有款項，包括人力成本、原材料、設備租金、分包費用和咨詢費用等。質量：指項目滿足明確或者隱含需求的程度。3、特裝展臺設計時要注意什么首先，要了解所設計展臺的環(huán)境。其次，要看參展商是否有大體積的產品需展示。第三，要以參展商在本次展覽上的預算為設計依據。4、撤展中需注意的問題1）主場搭建商要最后離開。2）撤展前確認斷電時間，然后才能開始撤展。3）標準展臺必須等參展商都離開后才能撤展。1、會展項目經理的角色和職責義務角色：1）領導者：項目經理對會展項目行使管理權，也對項目目標的實現(xiàn)承擔全部責任，他所要扮演的角色是任何其他人所不能替代的。2）協(xié)調者：一個會展項目會涉及許多組織、群體和個人的利益，這些組織、群體或個人都是這一項目的相關利益主體和相關利益者。一個成功的會展項目經理必須協(xié)調好與組織內部和組織環(huán)境各相關利益者之間的管理。3）資源分配者：職責包括諸如“誰應該得到什么，以及得到多少”進行決策。4）談判者：會展項目經理始終處在一個談判場里面，如制定公司的目標，組成一個項目團隊，與參展商、采購商交流，甚至爭取政府有關部門的支持等等，幾乎每項工作都是一個談判、討價還價的過程。5）危機管理者：會展行業(yè)是在一定產業(yè)基礎上發(fā)展起來的，受到社會環(huán)境多方面因素的影響。危機事件直接影響到展覽公司的生存狀況，這要求會展項目經理在突發(fā)事件面前能保持清醒的頭腦，冷靜決策，轉危為安。職責義務：1）確保會展項目實現(xiàn)。這一項基本職責就是檢查和衡量項目經理管理成敗、水平高低的基本標志。2）制定項目階段性目標和項目總體控制計劃。項目經理必須首先十分明確項目的目標，并就該目標與客戶達成一致。接下來，項目經理還要與項目團隊就如何實現(xiàn)這一目標進行充分的考慮和統(tǒng)一安排，還要與項目團隊就項目目標與具體計劃進行交流，以便使項目小組成員對目標達成一致。3）組織精干的項目團隊。這是項目經理管好項目的基本條件，也是項目成功的組織保證。項目經理是項目責、權、利的主體，是項目的組織者。4）及時決策。項目經理需親自決策的問題包括實施方案、人事任免及獎懲、進度計劃安排、計劃調整、合作伙伴選擇、合同簽訂和執(zhí)行等等。5）進行控制。項目實施過程中，各種重要的信息、指令、目標、計劃都由項目經理決策后發(fā)出來，項目經理必須根據項目內容和外部的各種信息反饋、不斷對項目計劃進行控制和調整。如何識別和應對風險1、識別風險：可以通過頭腦風暴法、情境分析法和德菲爾法等，或是結合幾種方法來得到風險列表。2、分析與評價風險：可以采用指標法、類比法、等多種定性和定量分析方法來對可能引起危機的環(huán)節(jié)進行分析，對確認的風險,根據威脅程度的大小和發(fā)生的概率進行評價,制定相應的預處理方案。3、風險的應對：(1)規(guī)避風險：當項目風險引發(fā)潛在危機的可能性極大，并會帶來嚴重后果且無法轉移時，通過部分地改變項目或者放棄項目來規(guī)避風險，優(yōu)點是徹底根除風險，缺點是在回避風險的同時也放棄了經濟利益。(2)轉移風險：將會展風險或潛在的損失由其他組織和個人承擔，常用方法有購買保險、業(yè)務分包、租賃經營、免除責任協(xié)議等。(3)接受風險：對某些無法回避的風險，比如帶有政治性任務的展覽，其應對風險的主要工作是如何減少損失，并將可能引發(fā)危機的風險向有利的方向轉化。(4)減少風險：減少風險包含兩方面意思：一是控制風險因素，減少風險的發(fā)生；二是控制風險發(fā)生的概率和降低風險損害程度。其一般方法有：進行充分調研和準確預測，準備多個實施方案進行優(yōu)選，及時與政府部門溝通獲取政策信息等。3、展商和客商關心的問題一、展覽會本身的問題：1、展覽的主題和專業(yè)設置2、主辦、承辦、協(xié)辦、支持單位及其背景3、展會的歷史和業(yè)績二、關于參展投入方面的問題：三、將有哪些企業(yè)前來參展和參觀四、其他參展細節(jié)問題1、展會提供的服務2、付款方式與期限3、展會組織對于參展商的協(xié)助場地布置開（閉）幕式會場布置：劇院式教室型公司會議型宴會型會場布置工作要包括：背景臺、主席臺、貴賓席、代表席和記者席背景臺：會議的LOGO和相關組織的LOGO或者會徽；會議的中英文名稱、縮寫和會議的舉辦時間和地點；會議的主辦方。主席臺：長條桌（鮮花、茶杯或礦泉水、桌簽紙和筆話筒）計算題某公司舉辦一個研討會，場地租金等固定成本總額40000元，與會人員的酒水和食品費用為每人200元，假定每位與會人員需交納參會費400元，且除去以上成本外沒有其他開支。