民營企業(yè)存貨管理存在的問題及改進(jìn)對策

摘要：近年來，我國經(jīng)濟高速發(fā)展，民營企業(yè)是國民經(jīng)濟中不可或缺的重要組成部分。然而，在初期的高速發(fā)展階段之后，民營企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中的短板也逐漸暴露出來。其中，存貨是企業(yè)的重要資產(chǎn)，對存貨的管理水平不足，使得民營企業(yè)的庫存不合理，生產(chǎn)安排不流暢，造成資金占用，對民營企業(yè)的發(fā)展造成了負(fù)面影響。本文結(jié)合存貨管理的重要意義，重點對民營企業(yè)存貨管理存在的問題進(jìn)行分析，并提出改進(jìn)對策，以期幫助民營企業(yè)提高存貨管理水平，保障企業(yè)長期穩(wěn)定的發(fā)展。關(guān)鍵詞：民營企業(yè)；存貨管理；問題；改進(jìn)對策一、引言存貨是指企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營過程中，持有的準(zhǔn)備出售或消耗的物資，包括原材料、包裝物、低值易耗品、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、發(fā)出商品等。存貨管理就是對上述物資進(jìn)行的計劃、采購、領(lǐng)用、保管。在民營企業(yè)中，存貨是企業(yè)的重要資產(chǎn)，其直接體現(xiàn)公司的生產(chǎn)經(jīng)營情況與經(jīng)費運轉(zhuǎn)狀態(tài)。存貨占用資金的比例，流轉(zhuǎn)速度的快慢，對企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)效率、盈利能力、財務(wù)信息質(zhì)量、持續(xù)發(fā)展能力等方面帶來巨大影響。我國大多數(shù)民營企業(yè)規(guī)模小，底子薄，人手不足，存貨管理能力亟待提高。二、加強民營企業(yè)存貨管理的意義（一）提高資金使用效率大多數(shù)民營企業(yè)的周轉(zhuǎn)資金，來自于股東投入和負(fù)債融資，一般來說規(guī)模不大。同時企業(yè)的議價能力相對較弱，上下游都有可能占用企業(yè)資金。資金是企業(yè)正常運行的血脈，對民營企業(yè)來說更是如此。存貨會占用企業(yè)運營資金。合理管理存貨，提高存貨周轉(zhuǎn)率，減少存貨的資金占用，能夠有效提升企業(yè)的資金使用效率。（二）降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險企業(yè)存貨包括原材料、包裝物、低值易耗品、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、發(fā)出商品、委托加工物資、在途商品等，數(shù)量多，種類雜。存貨的購進(jìn)數(shù)量、價格、購進(jìn)頻率，生產(chǎn)過程中的定額編制、制造費用的歸集和分配，直接決定了企業(yè)的生產(chǎn)成本。加強存貨管理將有利于降低生產(chǎn)成本，提高企業(yè)盈利能力。（三）確保生產(chǎn)平穩(wěn)運行企業(yè)的生產(chǎn)過程，必須以充足的生產(chǎn)物資作為保障。存貨管理有助于企業(yè)明確自身生產(chǎn)物資的儲備情況，合理規(guī)劃采購周期，及時補充生產(chǎn)物資。避免企業(yè)因缺料造成的停工停產(chǎn)，保證生產(chǎn)過程的平穩(wěn)有序。（四）提高企業(yè)市場占有率和經(jīng)營發(fā)展能力通過對存貨的清點，對存貨周轉(zhuǎn)情況的統(tǒng)計和分析，企業(yè)能夠及時處理冷背滯銷產(chǎn)品，避免企業(yè)的存貨損失。同時也能發(fā)現(xiàn)市場需求，針對市場的需要來開發(fā)產(chǎn)品，組織生產(chǎn)，從而有助于企業(yè)了解行業(yè)發(fā)展，提高市場占有率和持續(xù)發(fā)展能力。三、民營企業(yè)存貨管理的現(xiàn)狀及問題（一）存貨的收發(fā)存缺乏計劃性1.銷售制度不合理為了促進(jìn)銷量提高，很多企業(yè)以銷量為導(dǎo)向來進(jìn)行銷售人員以至其他人員的考核。這種考核制度，容易導(dǎo)致銷售人員不顧企業(yè)產(chǎn)能和庫存情況進(jìn)行盲目銷售，造成企業(yè)的產(chǎn)供銷環(huán)節(jié)脫節(jié)，形成缺貨或交貨時間長，很容易引起客戶的不滿，影響企業(yè)的信譽，不利于企業(yè)的長期發(fā)展。2.采購控制程度差民營企業(yè)的采購控制，主要存在兩方面的問題：一是供應(yīng)商選擇和采購審批的形式化。民營企業(yè)對供應(yīng)商的調(diào)研不足，通常會比較依賴于經(jīng)常合作的少數(shù)供應(yīng)商，很難對市場上的供應(yīng)商有充分了解，供應(yīng)商的比較和選擇缺評審機制。同時，民營企業(yè)的采購審批，主要由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決定，審批流程流于形式，很難真正起到審批環(huán)節(jié)應(yīng)有的作用。二是采購周期和采購數(shù)量缺乏科學(xué)依據(jù)和統(tǒng)籌能力，缺乏計劃性。大多數(shù)民營企業(yè)的采購部門不具備宏觀統(tǒng)籌能力，也沒有確實的數(shù)據(jù)對采購計劃進(jìn)行支撐，采購部門往往憑借過往的采購情況，結(jié)合自身的經(jīng)驗進(jìn)行采購。這樣的采購周期和采購數(shù)量，極有可能造成生產(chǎn)物資的積壓或短缺，影響企業(yè)的正常生產(chǎn)。3.生產(chǎn)計劃不合理企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)供銷環(huán)節(jié)的溝通不暢，銷售和采購的無序，造成生產(chǎn)部門無法制訂科學(xué)合理的生產(chǎn)計劃，僅憑主觀判斷和自身生產(chǎn)能力安排生產(chǎn)，極有可能出現(xiàn)生產(chǎn)計劃不合理影響企業(yè)正常經(jīng)營。比如急需的配件未能及時加工，造成無法交貨，同時其他配件又加工過剩，產(chǎn)生資金占用和物資積壓。（二）企業(yè)存貨管理不規(guī)范，缺乏有效的存貨管理制度1.存貨分類不科學(xué)企業(yè)在進(jìn)行存貨分類設(shè)置的時候，更多的是的按照單一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，例如價值、工序、存放要求等。但從實際來看，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的擴張，存貨的種類、數(shù)量不斷增加，差異性巨大。單一標(biāo)準(zhǔn)的存貨分類，很難正確反映存貨的狀況和管理要求。可能造成關(guān)鍵物資的庫存不足，或是特殊物資存放不當(dāng)而受損。2.庫房設(shè)置不合理很多民營企業(yè)沒有設(shè)置專門的庫房，庫房有可能與生產(chǎn)區(qū)域混雜使用。也有可能實際庫房與信息系統(tǒng)中的庫房不一致，比如信息系統(tǒng)中設(shè)置了專門的半成品庫房，但實際操作時并未單獨劃出半成品庫的區(qū)域。還有庫房劃分不細(xì)致的，比如加工程度和加工工藝不一樣的委托加工商品，從管理上來說應(yīng)該有所區(qū)分，但在實際操作中有可能因為沒有細(xì)分庫房而且混雜放置。3.出入庫管理不規(guī)范民營企業(yè)的物資采購，很多時候沒有要求驗收合格后才能入庫。對于購入物資的數(shù)量、質(zhì)量沒有進(jìn)行很好的管控。出庫時，為了節(jié)省時間加快進(jìn)度，也往往沒有完善庫存審批手續(xù)，造成管理流程上的缺失和不規(guī)范。4.沒有完善的存貨管理制度很多民營企業(yè)雖然制定了存貨管理制度，但內(nèi)容非常不全面。首先在存貨的界定上，只將存貨定義為企業(yè)倉庫中的物料，對于委托加工、在途物資等缺乏對應(yīng)的管理制度。其次在管理的環(huán)節(jié)上，只體現(xiàn)了出入庫的基本環(huán)節(jié)和流程，沒有對存貨的全過程進(jìn)行管控（三）對存貨管理的重要性認(rèn)識不足，人員素質(zhì)不能滿足需求對于存貨管理，企業(yè)管理者往往認(rèn)為它只是后臺支持模塊，重視程度不夠。管理者在對存貨管理進(jìn)行要求和指導(dǎo)時也浮于表面，對于倉庫管理的困難與風(fēng)險沒有及時進(jìn)行關(guān)注。同時，在存貨管理的人員上，常出現(xiàn)人手短缺的情況。很多企業(yè)的存貨管理人員存在文化程度不高、工作經(jīng)驗不足的情況，也沒有定期進(jìn)行培訓(xùn)以提高專業(yè)能力。（四）員工操作不及時，不到位很多企業(yè)對銷售非常重視，一切銷售方面的需要都要求在最短時間內(nèi)得到滿足。造成存貨管理人員的操作時間短，極易產(chǎn)生差錯。還有為了盡快發(fā)貨，沒有進(jìn)行出庫記錄，而是后期進(jìn)行補錄的情況。民營企業(yè)的存貨管理人員本身素質(zhì)較差，在出入庫的管理上操作也容易產(chǎn)生不完備、不到位的情況，比如退貨沒有連同贈品一起退，發(fā)貨的品種數(shù)量出錯等。（五）缺乏應(yīng)有的內(nèi)部審計和監(jiān)督企業(yè)存貨數(shù)量多、品種雜，流動性大，是內(nèi)部審計的重點審計對象。但在實際業(yè)務(wù)中，民營企業(yè)的管理剛性不足，很少建立起有效的內(nèi)部審計部門，內(nèi)部審計也往往流于形式。庫管人員與記賬人員有時沒有明確的劃分，沒有建立明確的盤點制度，賬實核對沒有起到應(yīng)有的作用。即使是聘請外部機構(gòu)進(jìn)行審計，在存貨盤點的環(huán)節(jié)也很少進(jìn)行全面盤點，很難獲取到企業(yè)存貨的真實情況。四、加強民營企業(yè)的存貨管理的對策及建議（一）合理編制存貨的收發(fā)存計劃為了保證生產(chǎn)的需要，建立安全儲備，又能降低存貨的持有和儲存成本，企業(yè)要從整體出發(fā)來規(guī)劃采購、生產(chǎn)、銷售、儲存。銷售部門要根據(jù)企業(yè)的總體銷售規(guī)劃，結(jié)合市場需求情況，綜合考慮淡旺季、銷售政策等各種因素，制訂企業(yè)銷售計劃，銷售計劃要盡可能貼近實際，避免產(chǎn)生超額采購和儲存。同時要盡可能進(jìn)行詳細(xì)的時間規(guī)劃，便于采購和生產(chǎn)部門據(jù)以制訂采購生產(chǎn)計劃。生產(chǎn)部門應(yīng)該根據(jù)自身生產(chǎn)能力，結(jié)合銷售計劃，同時規(guī)劃產(chǎn)能的擴大與提高，合理預(yù)計生產(chǎn)周期，編制生產(chǎn)計劃。采購部門的采購計劃，對存貨管理的的成效非常重要。存貨采購要建立采購方案，保證采購的存貨是運營所需，防止存貨積壓、損耗。采購部門應(yīng)以銷售計劃和生產(chǎn)計劃為重要參考，確定經(jīng)濟訂貨量、訂貨次數(shù)、訂貨周期、訂貨提前量，找出合理的保險儲備量，使缺貨與儲存成本最小。采購計劃應(yīng)該經(jīng)過內(nèi)控監(jiān)管單位審查備案后，才可以按計劃開展采購工作。采購部門還應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎選擇供貨商，按照采購計劃與供應(yīng)商簽署采購合同，列明物料的尺寸型號、質(zhì)量要求、供貨時間、違約責(zé)任等。（二）改進(jìn)存貨管理制度企業(yè)的管理應(yīng)以相關(guān)內(nèi)控制度為基礎(chǔ)，只有建立起成體系的內(nèi)控管理制度，并在實際業(yè)務(wù)中嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，才能提高企業(yè)的管理效率。1.建立科學(xué)的存貨分類制度隨著企業(yè)的發(fā)展，對存貨管理的精細(xì)度要求也越來越高。一般企業(yè)使用的ABC分類法已經(jīng)不能滿足需求。企業(yè)在制訂存貨分類標(biāo)準(zhǔn)時，不能只考慮存貨價值和金額比重，而要把所有影響存貨的因素都考慮在內(nèi)。例如，考慮缺貨影響、儲存要求、采購主動權(quán)等因素，客觀全面的評價存貨對企業(yè)的影響程度，從而對存貨進(jìn)行更嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⒍嗑S度的分類。2.規(guī)范庫房設(shè)置與管理企業(yè)應(yīng)該根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的需要和庫存周轉(zhuǎn)物料的類別、特性等合理規(guī)劃倉庫和庫位。如果企業(yè)存在半成品、外協(xié)加工產(chǎn)品、待檢驗產(chǎn)品等不同狀態(tài)和管理要求的存貨，應(yīng)該區(qū)分不同的倉庫或貨位進(jìn)行管理，避免產(chǎn)生混亂。物料擺放應(yīng)當(dāng)分類別、品種、規(guī)格型號等擺放整齊。同時狀態(tài)標(biāo)識和貨位卡記錄清晰、準(zhǔn)確、更新及時。3.加強出入庫管理企業(yè)對出入庫應(yīng)當(dāng)建立細(xì)致完整的管理制度。所有的采購物資必須經(jīng)過檢驗方能入庫，倉庫保管者要保證入庫存貨的數(shù)量、品種、性能滿足合同要求。對驗收不合格的，要立即進(jìn)行退換貨處理。企業(yè)自產(chǎn)成品的入庫，應(yīng)當(dāng)過企業(yè)質(zhì)量部門的檢驗，不合格產(chǎn)品應(yīng)退回生產(chǎn)部門進(jìn)行整改。生產(chǎn)領(lǐng)料應(yīng)該建立在生產(chǎn)計劃的基礎(chǔ)上，生產(chǎn)計劃報經(jīng)企業(yè)責(zé)任人審批后，生產(chǎn)人員編制領(lǐng)料單，倉管人員根據(jù)經(jīng)審批的領(lǐng)料單進(jìn)行領(lǐng)料，同時完成系統(tǒng)中的物料轉(zhuǎn)移手續(xù)。產(chǎn)成品的銷售出庫存，應(yīng)由業(yè)務(wù)人員發(fā)起銷售需求，銷售內(nèi)勤根據(jù)經(jīng)審批的銷售單，生成發(fā)貨通知，庫管人員再根據(jù)經(jīng)審批的發(fā)貨通知進(jìn)行出庫和發(fā)貨。4.完善配套存貨管理制度企業(yè)應(yīng)完善存貨管理制度，規(guī)范每一環(huán)節(jié)責(zé)任人及其責(zé)任，制訂每個環(huán)節(jié)的規(guī)范性文件，完善存貨現(xiàn)場管理相關(guān)規(guī)定，制定崗位定期輪換管理辦法。如崗位分工管理制度，存貨管理授權(quán)審批制度，驗收與入庫制度等。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)從實際業(yè)務(wù)出發(fā)，針對存貨管理中的具體問題制訂相應(yīng)的管理制度。比如企業(yè)如果新產(chǎn)品較多，不良品報廢及退換數(shù)量增加，就要制訂相關(guān)的管理規(guī)范，避免管理節(jié)。存貨盤點制度，也要根據(jù)自身情況來確定盤點方法、盤點頻率、差異處理辦法等。此外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)建立存貨報告管理制度，明確存貨報告的種類和報告要求，通過存貨報告來掌握企業(yè)存貨的真實情況，從而提高存貨管理的效率。（三）重視人力資源管理，提高存貨管理人員專業(yè)能力和素質(zhì)企業(yè)的一切流程與和制度，最終都是要通過人來執(zhí)行和貫徹。要想提高存貨管理水平，就必須有相應(yīng)的存貨管理人才。民營企業(yè)由于自身的特點，很多時候生產(chǎn)管理人員特別是倉管人員，專業(yè)能力上是有所欠缺的。企業(yè)一方面要引進(jìn)各層次的具有較高素質(zhì)和水平的專業(yè)管理人員，帶來先進(jìn)的管理理念和管理手段，另一方面，要建立相應(yīng)的培訓(xùn)體系，加強現(xiàn)有人員培訓(xùn)，更新和增強他們的專業(yè)技能，讓其工作能力與崗位要求相匹配。對管理人員來說，要提高自己對管理知識的理解和管理方法的運用，對基層員工來說，要提高存貨管理的基本技能，熟練進(jìn)行分類、清點、存儲。同時，企業(yè)還要制定合理的績效考核制度，明確獎懲要求，鼓勵存貨管理人員，從而調(diào)動工作積極性。（四）完善存貨信息系統(tǒng)建設(shè)信息系統(tǒng)可以及時向各個管理層提供真實、完整的存貨收發(fā)信息，并且還可以為各大部門提供橫向交流的平臺。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建設(shè)和利用ERP、SAP等信息管理系統(tǒng)，通過科學(xué)的權(quán)限劃分，各環(huán)節(jié)的時間節(jié)點要求，來控制操作人員合理實施存貨管理。并由存貨核算人員對采購部門對采購計劃的合理性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核監(jiān)督。同時利用信息系統(tǒng)的集成特性，解決制造系統(tǒng)和資源管理系統(tǒng)信息的共享問題，讓生產(chǎn)部門能夠及時獲取物料消耗情況，計劃部門可以依托信息系統(tǒng)來制定滾動的產(chǎn)銷存計劃，銷售部門能準(zhǔn)確掌握實時庫存信息，精準(zhǔn)地進(jìn)行貨物調(diào)配和發(fā)出。財務(wù)部門也可以在信息系統(tǒng)中獲取各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，從而更好的進(jìn)行存貨的精細(xì)化管理與分析。（五）加強橫向監(jiān)督，及時糾正誤差，合理控制風(fēng)險首先，民營企業(yè)管理結(jié)構(gòu)扁平化，這種內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)常導(dǎo)致企業(yè)更多進(jìn)行縱向管理，企業(yè)應(yīng)該加強各部門間的橫向監(jiān)督，讓部門之間具備科學(xué)的制約效應(yīng)，從而減少舞弊的可能性，同時要從企業(yè)總體角度來進(jìn)行管理設(shè)計，避免浪費與低效，減少內(nèi)耗，降低公司運營支出。其次，民營企業(yè)要保證企業(yè)存貨的準(zhǔn)確性，按照《企業(yè)會計準(zhǔn)則》的規(guī)定執(zhí)行，明確存貨發(fā)出的計價方法，且不得隨意變更。企業(yè)要建立一個職權(quán)明確的內(nèi)部監(jiān)督制度，對必要環(huán)節(jié)進(jìn)行定期評價。同時，可以借助外部力量，聘請外部會計師事務(wù)所對企業(yè)存貨進(jìn)行專項審計，讓事務(wù)所參與企業(yè)存貨盤點計劃的制定，監(jiān)督盤點的全過程，獲取企業(yè)的真實存貨情況，確保期末存貨不存在重大差錯。最后，定期對存貨控制善展開風(fēng)險評價。公司面臨的市場環(huán)境，競爭程度日益激烈。公司應(yīng)當(dāng)