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公司LOGO記錄控制程序編號EnP-012版次A發(fā)行部門體系管理部生效日期20XX-05-08修訂履歷:版本修訂內(nèi)容制訂審核批準批準日期A版新版發(fā)行20XX-05-08文件分發(fā):會簽分發(fā)部門名稱份數(shù)會簽人會簽分發(fā)部門名稱份數(shù)會簽人□■生產(chǎn)部□■品質(zhì)部□■PMC部□■行政部□■儲運部□■財務(wù)部□■業(yè)務(wù)部□■體系管理部□■采購部□■設(shè)計部編寫審核批準ByDate20XX-04-2920XX-05-0720XX-05-081.0目的:對記錄進行有效的控制和管理,以保證產(chǎn)品能源行為符合要求及為有效運行提供證據(jù),為驗證和制定糾正措施和預(yù)防措施提供依據(jù)。2.0適用范圍:適用于符合能源管理體系要求以及有效運行的記錄控制。本程序?qū)τ涗浀奶顚?、標識、保管、歸檔、借閱、保存期限和銷毀作出了規(guī)定。3.0職責(zé):3.1體系管理部歸口管理記錄。3.2各部門負責(zé)記錄的設(shè)計、使用、收集、保存、歸檔。4.0工作程序:4.1記錄的分類4.1.1與體系運行有關(guān)的記錄,如管理評審記錄、內(nèi)部管理體系審核報告、合同評審記錄、供方評定記錄、糾正和預(yù)防措施記錄等。4.1.2與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的記錄,如投訴記錄、顧客反饋記錄、不合格品記錄、產(chǎn)品檢驗記錄等。4.1.3來自供方的記錄也應(yīng)作為這些記錄的組成部分。4.2記錄格式的設(shè)計a)相關(guān)部門根據(jù)工作需要,設(shè)計相應(yīng)的記錄表格,經(jīng)部門負責(zé)人審核,但應(yīng)遵循以下原則:不重復(fù)、簡潔、一表一用、不留空白欄。b)記錄格式的設(shè)計應(yīng)考慮產(chǎn)品和過程的特性、控制的要求、證實策劃的安排所需的數(shù)據(jù)、可追溯性所要求的內(nèi)容等。4.3記錄格式的審定批準管理者代表負責(zé)審定批準設(shè)計的記錄。應(yīng)確保:a)所設(shè)計的記錄是產(chǎn)品和過程證實以及可追溯性必需的,不存在不適合的重復(fù)和交叉;b)設(shè)計的項目合理,指標正確;c)格式安排合理、適用,設(shè)計版式美觀。4.4記錄的應(yīng)用和保管4.4.1管理者代表審定后,統(tǒng)一由綜合管理部進行編號,編號的規(guī)則按《文件控制程序》的規(guī)定,并建立《記錄清單》保持最新狀態(tài)。4.4.2記錄由指定的人員使用于規(guī)定的場合和事項,應(yīng)確保填寫及時、真實準確、數(shù)據(jù)清晰、項目完整。確因筆誤可采取“劃改旁注”方式更正。4.4.3各部門建立“部門記錄清單”并保持最新狀態(tài)。記錄人應(yīng)妥善保管,避免污損和丟失,按部門規(guī)定的時間上交。4.4.4管理者代表在每年檢查文件使用管理狀況時檢查記錄的使用管理情況,保存檢查和糾正不符合的記錄。4.4.5記錄格式的修訂采用換版方式,按《文件化信息管理控制程序》規(guī)定的換版原則進行。綜合管理部在發(fā)放新的記錄時,應(yīng)清收作廢版本記錄。作廢版本記錄利用于其他用途應(yīng)加施“作廢”標識。4.5記錄的收集、整理和貯存4.5.1部門負責(zé)人應(yīng)對崗位人員上交的記錄審驗。應(yīng)根據(jù)記錄的性質(zhì)和保存期限分類整理、裝訂,確保齊全并安全貯存。4.5.2各類記錄的保存期限和保存方式如下:a)管理評審、體系審核、體系驗證、目標考核、數(shù)據(jù)分析資料、重大事故追溯、外部檢測報告等記錄——由綜合管理部保存,保存期至少3年;b)其他記錄由歸口管理部門保管,保存期依據(jù)記錄對產(chǎn)品和體系的重要性確定2-3年的保存期,其中已做統(tǒng)計分析的記錄保存期可定為2年。c)法律法規(guī)和合同有明確要求的記錄,其保存期從其規(guī)定。4.6記錄的利用和處置4.6.1日常生產(chǎn)和工作過程記錄的數(shù)據(jù),歸口管理部門收存后應(yīng)按數(shù)據(jù)分析的要求進行統(tǒng)計分析。4.6.2內(nèi)部人員借用歸檔記錄應(yīng)具借條,經(jīng)管理者代表批準后方可借閱。外部人員借閱記錄應(yīng)獲得管理者代表批準。4.6.3保存期滿的記錄,統(tǒng)一

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