工程材料采購(gòu)方案

杜庫(kù)項(xiàng)目主材選購(gòu) 方案

一目的

為進(jìn)一步加強(qiáng)材料的安排管理，監(jiān)督和限制不必要的開(kāi)支，確保選購(gòu) 材料符合施工要求，促進(jìn)材料與資金的合理周轉(zhuǎn)，規(guī)范材料選購(gòu) 作業(yè)程序，特制定本方法。

二適用范圍

本方法適用于公司承接的工程項(xiàng)目所需材料的選購(gòu) 工作。

1、管理職責(zé)

1）公司選購(gòu) 部負(fù)責(zé)：

A.進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，搜集供應(yīng)信息與資料，擬訂與更新合格供應(yīng)商名錄并組織對(duì)供應(yīng)商按ISO9000體系進(jìn)行考察、評(píng)估、材料招標(biāo)等工作；

B.依據(jù)《材料安排》擬訂《選購(gòu) 安排》，供應(yīng)材料樣品并簽訂材料《訂貨合同》；

C.追蹤與監(jiān)控選購(gòu) 安排與材料訂貨合同的實(shí)施；

2）公司項(xiàng)目部負(fù)責(zé)：

A.供應(yīng)符合工程須要的材料安排與項(xiàng)目的供貨清單；

B.組織對(duì)甲方的選樣與封樣；

C.按選購(gòu) 安排與訂貨合同組織材料進(jìn)場(chǎng)，并對(duì)進(jìn)場(chǎng)材料進(jìn)行檢驗(yàn)；

D.供應(yīng)評(píng)估供應(yīng)商供貨的信息資料，并參加對(duì)供應(yīng)商的考察與評(píng)估；

E.擬訂材料用款安排并組織對(duì)供應(yīng)商的付款與清場(chǎng)退貨。

3）公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)：

A.按合同約定及到貨狀況支付材料款；

B.每月對(duì)材料庫(kù)進(jìn)行盤點(diǎn)，指導(dǎo)庫(kù)管工作，監(jiān)控帳、實(shí)、卡相符狀況；

2、選購(gòu) 程序

1）選購(gòu) 打算階段

由選購(gòu) 部搜集各種材料的信息，并依據(jù)信息進(jìn)行分類，建立與豐富《材料信息庫(kù)》；每類材料至少要求三家符合我方要求的源頭供應(yīng)商填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》并供應(yīng)如下資料：

A供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照；

B資質(zhì)證明；

C稅務(wù)登記證；

DISO9000質(zhì)量體系認(rèn)證書（如供應(yīng)商已通過(guò)ISO9000質(zhì)量體系認(rèn)證）；

E企業(yè)簡(jiǎn)介（包含：企業(yè)性質(zhì)、規(guī)模、公司業(yè)績(jī)、產(chǎn)品介紹等內(nèi)容）；

F材料三證（產(chǎn)品平安資質(zhì)證書、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品合格證）；G質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告）樣品圖或照片；

對(duì)公司符合以上條件者，可列為合格供方，并記錄于《合格供方名錄》上；公司所選購(gòu) 的材料必需選自《合格供方名錄》中的供應(yīng)商。

2）投標(biāo)階段：

A.部組織投標(biāo)，依據(jù)設(shè)計(jì)圖紙與甲方要求，確定材料清單，并于收到投標(biāo)文件后兩日內(nèi)向選購(gòu) 部供應(yīng)甲方招標(biāo)文件明確要求的大宗主材的《材料清單》并隨附全套招標(biāo)文件與圖紙；

B.選購(gòu) 部依據(jù)《材料清單》進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查（或檢閱供應(yīng)商檔案資料），聯(lián)系材料供應(yīng)商，打算投標(biāo)樣品與供應(yīng)商資料、材料樣品資料（文字說(shuō)明、照片），并于開(kāi)標(biāo)三日前打算完畢；

C.選購(gòu) 部每次材料樣品與資料分類歸檔，歸入《材料信息庫(kù)》；

3）中標(biāo)階段

A.工程中標(biāo)后，項(xiàng)目部依據(jù)設(shè)計(jì)圖紙與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)測(cè)實(shí)量，于進(jìn)場(chǎng)后一周內(nèi)擬訂《材料安排》，材料安排內(nèi)容必需包括：材料名稱、材料數(shù)量、材料規(guī)格、材質(zhì)要求、進(jìn)場(chǎng)時(shí)間；

B.材料安排經(jīng)副總審批；

C.選購(gòu) 部依據(jù)《材料安排》要求檢閱《材料信息庫(kù)》，聯(lián)系材料供應(yīng)商，索取報(bào)價(jià)資料與樣品。

D.選購(gòu) 人員整理報(bào)價(jià)資料，調(diào)查供應(yīng)商的整體實(shí)力及產(chǎn)品的質(zhì)量、性能、規(guī)格等，進(jìn)行價(jià)格分析，從中選出議價(jià)對(duì)象，對(duì)主材及大宗材料，至少應(yīng)選出三家源頭供應(yīng)商。

E.選購(gòu) 人員將比價(jià)后的材料供應(yīng)商資料與樣品，整理后遞交權(quán)責(zé)主管，確定議價(jià)對(duì)象與議價(jià)底線。

F.選購(gòu) 部依據(jù)材料安排與詢、比、議價(jià)結(jié)果擬訂《選購(gòu) 安排》。G.議價(jià)結(jié)果及擬訂的“訂購(gòu)廠商”、“交貨期限”與“付款方式”報(bào)主管副總經(jīng)理簽批；

H.經(jīng)公司主管副總經(jīng)理審批后的選購(gòu) 安排兩份轉(zhuǎn)交項(xiàng)目部，一份轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部，一份選購(gòu) 部留存。

I.選購(gòu) 部依批準(zhǔn)后的選購(gòu) 安排為指導(dǎo)，與選定的供應(yīng)商談判供貨具體事宜；

J.主管副總經(jīng)理組織召開(kāi)材料樣品評(píng)鑒會(huì)，篩除不能滿意工程須要的供應(yīng)商，對(duì)首次為我方供貨的供應(yīng)商組織實(shí)地考察；

K.經(jīng)評(píng)鑒合格的樣品由項(xiàng)目部組織對(duì)甲方的送樣與封樣；

L.確認(rèn)后的材料樣品按確認(rèn)內(nèi)容由項(xiàng)目部向選購(gòu) 部提交經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理與副總會(huì)簽的具體《供貨清單》，《供貨清單》具體標(biāo)明材質(zhì)要求、規(guī)格型號(hào)、供貨數(shù)量、供貨時(shí)間等，并作為材料訂貨合同的組成部分；

M.選購(gòu) 部對(duì)可滿意《供貨清單》要求的材料供應(yīng)商進(jìn)行簽約談判，對(duì)符合材料招標(biāo)規(guī)定要求的材料供應(yīng)商發(fā)出招標(biāo)通告，并按公司規(guī)定的招標(biāo)程序組織材料招標(biāo)工作；

N.選購(gòu) 部依談判或招標(biāo)結(jié)果，確定簽約對(duì)象并擬定《訂貨合同》，《訂貨合同》經(jīng)項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部、主管副總經(jīng)理評(píng)審確認(rèn)后由選購(gòu) 部負(fù)責(zé)簽訂；

O.對(duì)不須單筆簽約的材料，選購(gòu) 部排列《材料清單》，要求可滿意供貨要求的供應(yīng)商集中報(bào)價(jià)并隨附材料三證及供應(yīng)商資料

P.選購(gòu) 部在滿意工程須要的前提下選取服務(wù)優(yōu)質(zhì)、價(jià)格適中的2-3家供應(yīng)商簽訂集中供貨合同，注明供貨周期、質(zhì)量要求、付款方式、供貨方式等；

Q.選購(gòu) 部在材料簽約后，向項(xiàng)目部供應(yīng)供應(yīng)商具體聯(lián)系方式及合同副本，由項(xiàng)目部按合同規(guī)定辦理材料預(yù)付款手續(xù)，經(jīng)選購(gòu) 部按合同復(fù)核后轉(zhuǎn)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)；

R.項(xiàng)目部須嚴(yán)格按批準(zhǔn)后的選購(gòu) 安排與合同限制材料進(jìn)貨，并依據(jù)工程進(jìn)度與合同約定組織材料入場(chǎng)，材料入場(chǎng)后查驗(yàn)材料三證并按材料三證及到貨單檢驗(yàn)材料數(shù)量、質(zhì)量、做到單、貨、樣相符。檢驗(yàn)合格的材料由項(xiàng)目部質(zhì)檢員與庫(kù)管員在入庫(kù)單上簽字，辦理入庫(kù)手續(xù)；檢驗(yàn)不合格的材料，由項(xiàng)目部通知公司質(zhì)量部復(fù)驗(yàn)，復(fù)驗(yàn)不合格材料，按《不合格品限制程序》辦理，交由項(xiàng)目部組織選購(gòu) 部、工程部（分包合同）共同處理對(duì)不合格品的退換事宜。對(duì)造成我公司經(jīng)濟(jì)損失的，依合同約定由項(xiàng)目部、選購(gòu) 部聯(lián)合辦理索賠事宜；

S.入庫(kù)單一式四份，一份留存項(xiàng)目部，一份交供應(yīng)商，其余兩份由項(xiàng)目部比照項(xiàng)目用款安排，填寫報(bào)銷憑證，隨附材料發(fā)票轉(zhuǎn)選購(gòu) 部。選購(gòu) 部審核發(fā)票與入庫(kù)單無(wú)誤后，核銷《選購(gòu) 安排》?訂貨合同臺(tái)帳，并經(jīng)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財(cái)務(wù)部按合同規(guī)定辦理付款手續(xù)；

T.材料到貨后不論材料檢驗(yàn)合格與否，項(xiàng)目部庫(kù)管員按供應(yīng)商據(jù)實(shí)填寫《材料到貨質(zhì)量狀況匯總表》并于該供應(yīng)商供貨完畢后轉(zhuǎn)交選購(gòu) 部，以供應(yīng)評(píng)估供應(yīng)商的數(shù)據(jù)資料；

U.項(xiàng)目部因設(shè)計(jì)變更、甲方變更緣由而引發(fā)的材料變更，應(yīng)于變更發(fā)生的兩日內(nèi)擬訂《材料變更安排》并注明變更材料及原總材料安排的核減項(xiàng)，附甲方簽字的簽證單，經(jīng)副總審批后轉(zhuǎn)選購(gòu) 部擬訂《選購(gòu) 變更安排》；

V.項(xiàng)目部因材料安排不足引發(fā)的材料補(bǔ)充，應(yīng)擬訂材料補(bǔ)充安排，經(jīng)副總審批后轉(zhuǎn)選購(gòu) 部擬訂《選購(gòu) 補(bǔ)充安排》；

W.選購(gòu) 變更與補(bǔ)充安排經(jīng)主管副總經(jīng)理簽批后，由選購(gòu) 部簽訂合同或追加合同，項(xiàng)目部組織材料進(jìn)場(chǎng)。

X.在合同簽定后如發(fā)生變更引發(fā)所需材料數(shù)量少于合同訂購(gòu)數(shù)量，項(xiàng)目部應(yīng)于變更發(fā)生后兩日內(nèi)剛好通知選購(gòu) 部與財(cái)務(wù)部，以便公司剛好調(diào)整付款比例。

Y.項(xiàng)目部在工程竣工后，清理庫(kù)房材料，組織材料退場(chǎng)，對(duì)保存完好的、未運(yùn)用的材料退回供應(yīng)商，并填寫《退場(chǎng)材料確認(rèn)單》及《出庫(kù)單》，由供應(yīng)商蓋章簽字認(rèn)可，項(xiàng)目部據(jù)以辦理材料尾款支付手續(xù)；選購(gòu) 部審核無(wú)誤后，核銷《選購(gòu) 安排》?訂貨合同臺(tái)帳，經(jīng)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財(cái)務(wù)部按合同規(guī)定辦理支付手續(xù)；《退場(chǎng)材料確認(rèn)單》一式四份，一份轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部，一份轉(zhuǎn)交選購(gòu) 部，一份項(xiàng)目部留存；

Z.對(duì)不能退回供應(yīng)商的材料，由項(xiàng)目部填寫《退場(chǎng)材料清單》與《出庫(kù)單》，退回公司材料庫(kù)，并與選購(gòu) 部辦理交接手續(xù)后，由選購(gòu) 部辦理放庫(kù)手續(xù)；選購(gòu) 部于工程結(jié)束后，匯總材料選購(gòu) 與供貨資料，按供貨質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量、付款要求等評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)評(píng)估供應(yīng)商，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商從《合格供應(yīng)商名錄》中剔除，并按工程項(xiàng)目將供應(yīng)商資料分類歸檔；

3、選購(gòu) 紀(jì)律：

1）選購(gòu) 人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行安排選購(gòu) ，嚴(yán)禁安排范圍外選購(gòu) ，否則一經(jīng)發(fā)覺(jué)，公司將對(duì)有關(guān)責(zé)任人賜予以嚴(yán)懲；

2）公司項(xiàng)目部應(yīng)努力確保材料安排的精確性，嚴(yán)格限制現(xiàn)場(chǎng)材料奢侈，對(duì)超出材料安排的補(bǔ)充材料與變更材料剛好辦理相關(guān)手續(xù)，因未能剛好辦理補(bǔ)充材料安排與變更材料安排引起的工期延誤等相關(guān)損失由項(xiàng)目部擔(dān)當(dāng)責(zé)任后果；

3）為確保材料安排的精確性，項(xiàng)目部對(duì)補(bǔ)充材料安排應(yīng)限制在公司規(guī)定的額度內(nèi)（不超出材料安排的4％），對(duì)超出額度范圍的補(bǔ)充材料安排，公司將對(duì)項(xiàng)目部予以經(jīng)濟(jì)懲罰；

4）項(xiàng)目部質(zhì)檢員、庫(kù)管員應(yīng)嚴(yán)把進(jìn)料驗(yàn)收關(guān)，對(duì)不合格或數(shù)量、規(guī)格與選購(gòu) 安排、訂貨合同、樣品不符的材料，由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)通知質(zhì)量部、選購(gòu) 部共同處理退換事宜，嚴(yán)禁不合格材料的入庫(kù)；

5）選購(gòu) 人員不得私自訂購(gòu)和盲目進(jìn)貨。在重質(zhì)量、遵合同、守信