文件管理制度

文件管理制度(受控文件未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制、打印)擬制：審核:會(huì)簽:批準(zhǔn):〔蓋章〕修訂記錄序號(hào)頁(yè)碼更改單號(hào)更改人生效日期摘要文件管理制度1目的為了做好收文、發(fā)文、文件保存等工作，充分發(fā)揮文件的指導(dǎo)作用，參照文書處理的有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本制度。2文件管理的類別文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。3歸口管理收、發(fā)文等文件管理工作由綜合部歸口管理。4收文的管理4.1公文的簽收凡來公司的公啟文件〔除單位領(lǐng)導(dǎo)親啟的以外〕，均由收發(fā)員登記簽收后，由上級(jí)或郵局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件，那么由公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)或其秘書拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)人員需注意檢查封口和郵戳，對(duì)開口和郵票撕毀的函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕的應(yīng)拒絕簽收。對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并登記過失文件的文號(hào)。4.2公文的處理、編號(hào)及保管提前通知與會(huì)人員。對(duì)上級(jí)來文拆封后，應(yīng)及時(shí)附上《文件處理傳閱單》，并分類登記編號(hào)、保管，需要公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。公司外出開會(huì)人員帶回的文件及資料，應(yīng)分別送交綜合部進(jìn)行登記、編號(hào)、保管，不得個(gè)人保存。4.3公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需由綜合部負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)〔或分管領(lǐng)導(dǎo)〕親自閱批后，分送承辦部門閱辦。一般函、電分別由綜合部直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位合辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完畢，緊急文件要即閱即辦；如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天〔特殊情況例外〕。4.4文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員，按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，以防止喪失、泄密。文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書，切忌橫傳。綜合部有對(duì)文件負(fù)有催辦、檢查、催促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理，不得將文件壓放、分散。如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔、周轉(zhuǎn)。5發(fā)文管理5.1發(fā)文的規(guī)定公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中于黨委和公司，除工會(huì)和共青團(tuán)以外的各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。各部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時(shí)，應(yīng)向公司提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿送審。公司同意發(fā)文，那么由綜合部統(tǒng)一歸口，用公司×字發(fā)文。對(duì)單位影響較大，涉及兩個(gè)以上的公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。5.2發(fā)文的范圍:凡以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。公司上行文、外發(fā)文主要用于：a.向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作方案、請(qǐng)示、報(bào)告、處理決定；b.同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)本公司重大旅游經(jīng)營(yíng)、人事勞資、物資供給、基建、黨群工作等事宜。在公司日常旅游經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按相關(guān)制度辦理，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)管理部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)管理部門召開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，為備查考，可以以管理部門的名義，用《工作簡(jiǎn)訊》的形式發(fā)會(huì)議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)管理部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用管理部門的名義對(duì)外發(fā)函〔應(yīng)各自編號(hào)備查〕，不用以公司的名義發(fā)文。5.3發(fā)文程序與要求各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先向公司提出申請(qǐng)。草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次清楚、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整，并嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)明日期和密級(jí)。根據(jù)公司的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神以及有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿。經(jīng)修改后的文稿，送公司分管領(lǐng)導(dǎo)核稿〔對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)〕。對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門重新謄寫清楚。須經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽。文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、公司領(lǐng)導(dǎo)審定、批準(zhǔn)、簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿，交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號(hào)，送打印室打印。文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)后擬稿人應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。文件打字后，按數(shù)印刷，對(duì)印刷質(zhì)量不合格的文件，拒絕蓋印分發(fā)。6文件的借閱和清退6.1各部門的有關(guān)工作人員，因工作需要借閱一般文件時(shí)，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條；對(duì)有密級(jí)的文件須經(jīng)兩辦主任同意前方可借閱。6.2借閱文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上用筆勾劃。6.3對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作〔一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清〕，如發(fā)現(xiàn)文件喪失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。6.4各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。7文件的立卷與歸檔7.1文件的歸檔范圍以下文件，分別由綜合部負(fù)責(zé)歸檔：上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；綜合部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的各類方案統(tǒng)計(jì)表，季度、年度報(bào)告等；公司黨員工大會(huì)、工會(huì)會(huì)員大會(huì)、團(tuán)員大會(huì)等一級(jí)的黨群組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等；上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查、視察工作的報(bào)告、指示記錄以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；反映本公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像制品；公司日志和大事記；公司向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。7.2各業(yè)務(wù)管理部門日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。7.3立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原那么，重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料，要求在下年度五月份以前整理完畢，六月份正式向檔案室