會(huì)議組織經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

本文格式為Word版下載后可任意編輯和復(fù)制第第頁(yè)會(huì)議組織經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

企業(yè)會(huì)議組織管理閱歷一點(diǎn)談

清遠(yuǎn)市一覽人力資源管理有限公司陳瑜

作為企業(yè)的人力資源經(jīng)理或者行政經(jīng)理，會(huì)議的組織是一項(xiàng)既重要、又考驗(yàn)人、并能彰顯個(gè)人力量水平的一項(xiàng)本職工作。而作為企業(yè)，會(huì)議是一種傳達(dá)企業(yè)宗旨，貫徹企業(yè)精神的一種必要活動(dòng)和儀式，是企業(yè)文化傳播的主要途徑之一，也是企業(yè)提高分散力、向心力的重要功能，因此，組織好企業(yè)的每一次會(huì)議，對(duì)企業(yè)和對(duì)HRM均尤其重要。

其實(shí)，對(duì)于會(huì)議的規(guī)范，國(guó)家相關(guān)部門(mén)都有一些規(guī)定和要求，比如《全國(guó)政協(xié)全體會(huì)議工作規(guī)章》、《中華人民共和國(guó)全國(guó)人民代表大會(huì)議事規(guī)章》等，但是，企業(yè)是盈利單位，不能完全參照國(guó)家機(jī)關(guān)或行政事業(yè)單位的做法。另外，由于每一個(gè)企業(yè)的文化背景不盡相同、企業(yè)的價(jià)值取向相異、會(huì)議的目標(biāo)和目的各有所指，所以在實(shí)際操作中，必需依據(jù)企業(yè)的實(shí)際狀況、實(shí)際需要?jiǎng)由?，因地制宜地做好符合企業(yè)需要的會(huì)議組織工作。

依據(jù)本人的一點(diǎn)體會(huì)，整理出會(huì)議組織方面的一些工作做法供應(yīng)給大家參考，謹(jǐn)盼望能夠起到拋磚引玉的作用。

對(duì)于會(huì)議的組織，主要有幾個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)或步驟：

一、成立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)（會(huì)議籌備小組）

任何事情都要有人去做，成立特地的組織機(jī)構(gòu)，可以將責(zé)任落實(shí)到位，可以統(tǒng)籌管理。

二、會(huì)議的策劃

會(huì)議策劃是整個(gè)會(huì)議的重中之重，就似乎演一臺(tái)戲的劇本，劇本的好壞直接關(guān)系到這臺(tái)戲的質(zhì)量，沒(méi)有好劇本就演不出好戲。

會(huì)議策劃涉及到的內(nèi)容有：

（一）、會(huì)議主題的確定。這項(xiàng)工作可以由會(huì)議籌備組織來(lái)做。本次會(huì)議的中心思想內(nèi)容是什么，是為了什么而開(kāi)的，需要達(dá)到的目的或者目標(biāo)是什么，這就是主題內(nèi)容。當(dāng)然，主題是對(duì)以上內(nèi)容的提煉，可以用幾個(gè)字或者一句短語(yǔ)就可以體現(xiàn)出來(lái)的，比如說(shuō)我原來(lái)的公司組織過(guò)一次營(yíng)銷總結(jié)大會(huì)，會(huì)議的主要目的是激發(fā)營(yíng)銷團(tuán)隊(duì)的意志，燃起營(yíng)銷團(tuán)隊(duì)的激情，從而激勵(lì)他們沖刺年度的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，所以把主題確定為“激情成就幻想”。

主體確定了，那么會(huì)議的策劃就有了靈魂，就有了主線，根據(jù)這個(gè)靈魂或主線就可以綻開(kāi)了。

（二）、會(huì)議方案的制定。會(huì)議主題是會(huì)議的靈魂，會(huì)議方案則是靈魂的載體。

一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議方案由以下幾部分組成：

1、會(huì)議目的，表述召開(kāi)本次會(huì)議的原由和要達(dá)到的目的。

2、會(huì)議組織，包括會(huì)議籌備組和會(huì)務(wù)組（視會(huì)議的大小輕重程度可以合二為一）、與會(huì)人員組成、會(huì)議要求、會(huì)議紀(jì)律，還有車輛、住宿、就餐支配，還有請(qǐng)柬印制和寄發(fā)、資料編印、禮品預(yù)備等等等等。

3、會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程編排等。

4、會(huì)議推動(dòng)方案，這一部分很重要，是一個(gè)劇本中的各個(gè)分鏡頭。把會(huì)議組織的全過(guò)程根據(jù)進(jìn)程進(jìn)行細(xì)分，并明確完成時(shí)間、責(zé)任人等等。

5、會(huì)議費(fèi)用預(yù)算。

6、會(huì)議宣揚(yáng)方案，如會(huì)場(chǎng)氛圍設(shè)計(jì)，宣揚(yáng)口號(hào)、標(biāo)語(yǔ)、廣告，禮儀，攝影、音響、客房慰問(wèn)卡、餐桌歡迎卡等等。該部分最好能夠有一個(gè)單獨(dú)的策劃作為附件，假如公司沒(méi)有專業(yè)人員，可以請(qǐng)專業(yè)公司做。

7、會(huì)議活動(dòng)方案，如戶外拓展活動(dòng)、消遣活動(dòng)、文藝表演等等。該部分最好也有一個(gè)單獨(dú)的策劃作為四周，可以請(qǐng)專業(yè)公司做。

8、其他事項(xiàng)，以上沒(méi)有包括但會(huì)議需要的內(nèi)容項(xiàng)目。

三、會(huì)議的組織

會(huì)議組織是落實(shí)到會(huì)議籌備組和會(huì)務(wù)組上的工作。

（一）會(huì)議召開(kāi)前，是會(huì)議籌備組在開(kāi)展工作，主要內(nèi)容有：

1、會(huì)議策劃方案的起草、審議、審批、實(shí)施。

2、針對(duì)方案的要求，綻開(kāi)會(huì)議籌備的各項(xiàng)工作，包括會(huì)議全部文件的起草，會(huì)場(chǎng)、食宿酒店、車輛的預(yù)定，會(huì)場(chǎng)布置，餐標(biāo)支配、甚至來(lái)回人員車票預(yù)訂等等一系列的工作。

3、直到會(huì)議召開(kāi)前的全部工作完成，會(huì)議籌備組的使命才叫完成，接下來(lái)是會(huì)務(wù)組的工作了。

（二）會(huì)議召開(kāi)期間，是會(huì)務(wù)組在開(kāi)展工作，主要內(nèi)容有：

1、根據(jù)推動(dòng)方案保證會(huì)議的各項(xiàng)議程順當(dāng)實(shí)施完成。

2、組織好會(huì)議的服務(wù)工作。

3、管理好會(huì)場(chǎng)的秩序和氛圍。

4、管理好參會(huì)人員的就餐和住宿。

5、管理好會(huì)議的活動(dòng)。

6、直到會(huì)議結(jié)束，并結(jié)算完相關(guān)費(fèi)用，送走全部參會(huì)人員之后，會(huì)務(wù)組的使命才告完成。

四、會(huì)議的實(shí)施

會(huì)議的實(shí)施和會(huì)議的組織不一樣，會(huì)議的組織主要是對(duì)會(huì)議組織機(jī)構(gòu)的工作要求，而會(huì)議的實(shí)施是指整個(gè)會(huì)議過(guò)程即會(huì)議推動(dòng)方案的完成。

（一）在會(huì)議實(shí)施階段，會(huì)務(wù)組的各位成員必需分工合作，各司其職，根據(jù)會(huì)議推動(dòng)方案的每一步驟的要求做好工作，大到會(huì)場(chǎng)氣氛把控，小到文件發(fā)放和茶水添置等等，必需面面俱到，一應(yīng)俱全。

（二）加強(qiáng)與會(huì)場(chǎng)、就餐和住宿酒店方面的溝通和協(xié)調(diào)，準(zhǔn)時(shí)處理發(fā)生的問(wèn)題，確保服務(wù)質(zhì)量，確保會(huì)議正常綻開(kāi)。

（三）做好與會(huì)人員的身體平安和健康的監(jiān)控和管理，發(fā)覺(jué)問(wèn)題準(zhǔn)時(shí)解決。

（四）做好會(huì)議文件的發(fā)放、簽收工作，做好會(huì)議簽到工作，做好會(huì)議合影等等工作。

會(huì)議的文件應(yīng)當(dāng)包括：

1、會(huì)議文件名目；

2、會(huì)議議程；

3、會(huì)議紀(jì)律和參會(huì)要求等；

4、會(huì)議和就餐座位支配表、住宿房間支配表；

5、團(tuán)隊(duì)誓詞或企業(yè)文化理念口號(hào)等；

6、企業(yè)的工作總結(jié)報(bào)告（或總經(jīng)理的講話稿）；

7、其他需要的文件。

五、會(huì)議的總結(jié)

會(huì)議總結(jié)是對(duì)本次會(huì)議組織工作的閱歷、缺陷的回顧。做好會(huì)議總結(jié)可以對(duì)以后的工作起到指導(dǎo)的作用，也可以為企業(yè)積累文化素材。同時(shí)，通過(guò)總結(jié)可以更好地鼓舞工作中表現(xiàn)突出的人員，鞭策他人，使整個(gè)會(huì)議組織團(tuán)隊(duì)更加成熟和提高。

會(huì)議總結(jié)主要從籌備工作、會(huì)務(wù)工作兩個(gè)方面綻開(kāi)，要從會(huì)議的主題、目標(biāo)作為動(dòng)身點(diǎn)，結(jié)合會(huì)議最終達(dá)到的效果分析是否實(shí)現(xiàn)會(huì)議的目標(biāo)，期間消失了哪些大事和問(wèn)題，對(duì)會(huì)議是否造成或造成了什么影響，如何解決這些大事和問(wèn)題，今后需要留意的方向或需要吸取的教訓(xùn)等等。

另外，要留意會(huì)議文件、資料的存檔管理，包括全套的會(huì)議文件、會(huì)議策劃方案、會(huì)議宣揚(yáng)方案、會(huì)議活動(dòng)方案、會(huì)議照片和影音資料等等。甚至?xí)h就餐的餐標(biāo)、住宿酒店的資料等都可以一同建檔保存。

辦好會(huì)議的要求就是：群策全力，各司其職。分工合作，細(xì)心管理。有條不