事務(wù)跟蹤軟件培訓(xùn)

事務(wù)跟蹤軟件

網(wǎng)絡(luò)中心：周軍德4/12/2024一、事務(wù)跟蹤軟件是做什么的？4/12/20241.1事務(wù)處理請假審批基本流程：請假一天以內(nèi)含一天：（1）部門經(jīng)理審批－》（3）交辦或留擋請假一天以上：（1）部門經(jīng)理審批－》（2）總經(jīng)理審核－》（3）交辦或留擋如果請假未被批準(zhǔn)：則各級審核人可將狀態(tài)改成（4）修改申請用于：開發(fā)管理、項(xiàng)目管理、客戶服務(wù)、質(zhì)量問題處理、日常辦公等各個(gè)方面4/12/20241.2知識庫知識庫類似于我們的文件庫，但是有很大區(qū)別，他的內(nèi)容可以在事務(wù)處理過程形成，即事務(wù)處理的副產(chǎn)物；也可以單獨(dú)當(dāng)做文件數(shù)據(jù)庫來使用。

4/12/2024二、事務(wù)跟蹤軟件是怎么工作的？4/12/20242.1項(xiàng)目建立項(xiàng)目建立：就是定義某一工作的工作流程，與每個(gè)節(jié)點(diǎn)的操作人員，以及每個(gè)節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)異常的處理方式等。項(xiàng)目建立并不是具體工作，只有將項(xiàng)目建立好以后才能進(jìn)行具體事務(wù)操作，也就是具體的工作右圖中顯示的流程，是軟件依據(jù)定義自動(dòng)產(chǎn)生的，那么最終的事務(wù)信息將依據(jù)流程圖的指向范圍流動(dòng)4/12/20242.2定義項(xiàng)目欄位以及訪問權(quán)限4/12/20242.3項(xiàng)目欄位權(quán)限控制4/12/20242.4依據(jù)某項(xiàng)內(nèi)容轉(zhuǎn)換流程允許某些特定的處理人執(zhí)行此步驟。一般不需要設(shè)置，僅用于特殊情況。如使用此功能，請確保此狀態(tài)的所有處理人都有可以執(zhí)行的步驟。例如如下圖所示的情況：4/12/20242.5定時(shí)提醒

1手工設(shè)置固定時(shí)間提醒

2定時(shí)器依據(jù)規(guī)則提醒在新建一個(gè)事務(wù)后添加對應(yīng)的提醒時(shí)間點(diǎn)，軟件依據(jù)添加的時(shí)間點(diǎn)來自動(dòng)提醒，當(dāng)然也可以添加多個(gè)定時(shí)提醒以此達(dá)到定時(shí)器的作用，缺點(diǎn)就是在需要時(shí)需要手工添加，定時(shí)提醒是事務(wù)層面的設(shè)置。定時(shí)器是項(xiàng)目層面的設(shè)置。只要項(xiàng)目中設(shè)置好規(guī)則，那么具體的事務(wù)操作人員是不需要進(jìn)行任何設(shè)置，軟件依據(jù)項(xiàng)目規(guī)則，自動(dòng)提醒4/12/2024A:1事務(wù)跟蹤軟件首先需要將目前的工作流程轉(zhuǎn)換到軟件中，而軟件中的各個(gè)節(jié)點(diǎn)以及節(jié)點(diǎn)對應(yīng)的操作人員進(jìn)行定義，依據(jù)實(shí)際工作流程建立各節(jié)點(diǎn)之間的轉(zhuǎn)換關(guān)系，對于各節(jié)點(diǎn)成員用戶，只是依據(jù)建立好的軟件流程進(jìn)行工作處理。2軟件在處理過程中講原來需要職能部門電話郵件催促的事情交由軟件處理，軟件自動(dòng)記錄處理過程，為統(tǒng)計(jì)分析提供數(shù)據(jù)。Q:事務(wù)跟蹤軟件是怎么工作的？4/12/2024三、普通用戶如何操作？4/12/20243.1用戶注冊與個(gè)人信息修改

4/12/20243.2個(gè)人設(shè)定

1其他個(gè)人設(shè)置

每頁顯示事務(wù)數(shù)：通過修改此參數(shù)，您可以增加或減少事務(wù)列表頁面每頁顯示的事務(wù)數(shù)量，從而調(diào)整分頁數(shù)量，提高工作效率。2設(shè)置職務(wù)代理人在您出差不在公司的時(shí)候，設(shè)置職務(wù)代理人可以讓代理人代為處理提交給您的事務(wù)。不再需要代理人的時(shí)候，需要取消設(shè)置。4/12/20243.3基本頁面布局

點(diǎn)擊綠色的√可處理當(dāng)前事務(wù)4/12/20241圖標(biāo)加N，并且字體變?yōu)榇煮w的行，表示事務(wù)在近30天內(nèi)被更新過，而且當(dāng)前用戶尚未查看的事務(wù)。2

過期的事務(wù)（當(dāng)前時(shí)間已經(jīng)超過事務(wù)的“期限”字段的值），用淺紅色背景標(biāo)示。3設(shè)置了狀態(tài)時(shí)限的事務(wù)，在狀態(tài)名稱后會(huì)顯示一個(gè)紅色時(shí)鐘圖標(biāo)。未過期的顯示藍(lán)色時(shí)鐘圖標(biāo)，狀態(tài)過期的事務(wù)顯示為紅色圖標(biāo)

5點(diǎn)擊事務(wù)標(biāo)題后的圖標(biāo)可以預(yù)覽事務(wù)信息。點(diǎn)擊圖標(biāo)可以預(yù)覽事務(wù)最近的處理過程記錄。7表示有協(xié)同處理。4/12/20244/12/20244/12/20243.4協(xié)同處理

很多時(shí)候，一個(gè)事務(wù)可能需要多個(gè)人一起來處理。在URTracker中提供了“協(xié)同處理”的功能來實(shí)現(xiàn)這種需求。協(xié)同處理功能允許用戶在創(chuàng)建事務(wù)時(shí)，或者某些設(shè)定的步驟處理事務(wù)時(shí)，除了指定事務(wù)的下一個(gè)處理人（此人是事務(wù)的主要處理人，可以正常處理事務(wù)并更改事務(wù)的狀態(tài)），還可以指定多個(gè)“協(xié)同處理人”。協(xié)同處理人可以提交處理信息，但不能更改事務(wù)的狀態(tài)。（比如文件會(huì)簽可以使用此功能）4/12/20243.5其它功能說明1刪除，導(dǎo)出事務(wù)，打印，上傳附件，下載附件等都是在權(quán)限的控制下才能在操作界面上顯示對應(yīng)的操作圖標(biāo)；2所有上面的權(quán)限都是在每個(gè)項(xiàng)目中去定義，而不是針對某一個(gè)用戶；3每一步都具有郵件提示功能，郵件中包括事務(wù)的具體內(nèi)容以及前面處理的過程，短信提示功能同時(shí)具備；4用戶離職處理。4/12/20243.6“我的事務(wù)”說明登錄后自動(dòng)進(jìn)入“我的事務(wù)”頁面。顯示了所有和自己有關(guān)的事務(wù)。事務(wù)列表說明提交給我所有等待當(dāng)前用戶處理的事務(wù)我創(chuàng)建由當(dāng)前用戶創(chuàng)建的事務(wù)我處理過當(dāng)前用戶參與過的事務(wù)相關(guān)事務(wù)的“相關(guān)人員”包含當(dāng)前用戶的事務(wù)近期查看近期查看過的事務(wù)訂閱當(dāng)前用戶訂閱的事務(wù)XX的事務(wù)提交給XX的事務(wù)，但是當(dāng)前用戶是XX的代理人，也可以進(jìn)行處理4/12/2024通過IP地址范圍限制某些操作以及可通過IP來限制局域網(wǎng)域外網(wǎng)可操作的項(xiàng)目范圍3.7安全性4/12/2024四、知識庫4/12/20244/12/2024五、益處4/12/20241記錄：記錄問題，避免遺忘、遺漏或有意忽略；規(guī)范問題的描述和錄入。2流程：按設(shè)定的流程流轉(zhuǎn)和處理問題，避免隨意化，保證問題處理質(zhì)量；對流程的不同階段設(shè)置時(shí)限，保證問題處理的及時(shí)性。3改善溝通效