物業(yè)管理公司檔案管理制度

公司管理制度體系文件文件編號(hào)：Q/QHPM—GLZD—0208文件名稱：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度第1頁共5頁檔案管理制度第一條管理原則：一、為保證檔案的完整、規(guī)范，根據(jù)物業(yè)管理對(duì)檔案管理的要求，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制訂本管理制度，各崗位員工必須嚴(yán)格執(zhí)行操作。二、檔案包括管理文書、服務(wù)記錄、小區(qū)資料等內(nèi)容，反映公司的整個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。三、公司檔案由行政人事部統(tǒng)一管理，項(xiàng)目服務(wù)中心檔案由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。第二條歸集整理：一、各部門的工作記錄由各部門主管負(fù)責(zé)整理，通用文書和小區(qū)資料有綜合管理部整理，其中技術(shù)資料可由相關(guān)部門指導(dǎo)進(jìn)行。二、檢查好文件的本文及附件是否完整，處理程序是否完備，如有短少，應(yīng)即追查歸入，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦，與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。三、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。四、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。五、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。第三條分類編號(hào)一、檔案分類（一）、檔案范圍1、各部門制定的管理規(guī)定。2、工程維修保養(yǎng)合同。3、小區(qū)社區(qū)文化。4、人事調(diào)動(dòng)。5、主任級(jí)以上管理人員的調(diào)動(dòng)、晉級(jí)、變動(dòng)。6、重大事故報(bào)告。7、重大采購合同。（二）、各部門檔案范圍1、行政人事部行政（1）、通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過的文件、重要照片、小區(qū)社區(qū)文化。（2）、公司年度、季度、月份工作計(jì)劃、總結(jié)。（3）、公司部門主管、系統(tǒng)工調(diào)函及任免報(bào)告。（4）、公司重大事投訴報(bào)告、處理決定。（5）、通報(bào)表揚(yáng)。（6）、機(jī)構(gòu)設(shè)置、改名稱、印章合并和啟用，擴(kuò)大營(yíng)業(yè)范圍報(bào)告、批復(fù)。（7）、公司頒布的各種規(guī)章制度、條例、決定、規(guī)定。（8）、公司簡(jiǎn)報(bào)、信息、通訊及報(bào)刊剪輯。公司管理制度體系文件文件編號(hào)：Q/QHPM—GLZD—0203文件名稱：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度第2頁共5頁（9）、公司大事記。（10）、公司固定資產(chǎn)說明書。2、行政人事部人事（1）、中級(jí)職稱、員工技工職稱資料。（2）、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)實(shí)施方案、考核規(guī)定。（3）、上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)勞動(dòng)工資、人事制度的指示、通知、計(jì)劃。（4）、員工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實(shí)施細(xì)則。（5）、員工的獎(jiǎng)勵(lì)、處分的決定和通報(bào)。（6）、職工調(diào)資、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、考核等文件。（7）、員工花名冊(cè)。（8）、采購合同。3、安護(hù)部（1）、上級(jí)公司消防、治安工作，通知、批復(fù)。（2）、小區(qū)重大消防、治安報(bào)告及相關(guān)文件。4、財(cái)務(wù)部（1）、上級(jí)、本公司關(guān)于財(cái)務(wù)管理，各種費(fèi)用開支的規(guī)定、辦法、通知。（2）、小區(qū)管理費(fèi)調(diào)整的請(qǐng)示、通知。（3）、上級(jí)及本公司關(guān)于清點(diǎn)、財(cái)稅大檢查、驗(yàn)收等通知。5、工程部（1）、工程維修保養(yǎng)承包合同及外派工程合同。（2）、工程重大技改項(xiàng)目、圖紙。（3）、工程重大事故報(bào)告。（4）、工程重大投訴訴處理資料。（5）、重大意外造成的小區(qū)局部損失情況報(bào)告。（6）、小區(qū)維修資料。6、客戶服務(wù)（1）、合同（防蟻、綠化、清潔）。（2）、寫字樓、商場(chǎng)等管理規(guī)定。（3）、重大投訴、重大事故處理意見。（4）、用戶資料。（5）、裝修指南。（6）、用戶手冊(cè)。二、檔案編號(hào)：（一）、按照分類大小級(jí)別按次序編號(hào)。（二）、按照年度時(shí)間按順序編號(hào)。（三）、按照采用首字拼音、英文大小寫和數(shù)字想結(jié)合的方式編號(hào)。第四條立卷目錄一、立卷：就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷。公司管理制度體系文件文件編號(hào)：Q/QHPM—GLZD—0208文件名稱：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度第3頁共5頁（一）、根據(jù)檔案（或文件夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙。（二）、在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成。（三）、制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側(cè)立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中；（四）、將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒（或文件夾內(nèi)）。二、編制目錄：（一）、檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》；（二）、每一份檔案在歸檔時(shí)，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內(nèi)容包括：序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目）中，以便查閱。第五條檔案保管：一、保管期限（一）、檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。（二）、各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注（三）、永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.組織規(guī)程及辦事細(xì)則；4.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；5.財(cái)務(wù)報(bào)表；6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；7.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；8.工程設(shè)計(jì)圖；9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。（四）、10年保存：1.預(yù)算、決算書類；2.會(huì)計(jì)憑證；3.事業(yè)計(jì)劃資料；4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書。（五）、5年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經(jīng)核定保存5年的文書。（六）、1年保存：結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。（七）、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。二、保管要求（一）、便于查閱。（二）、保證檔案的安全。（三）、防止檔案的損壞。（四）、采取修復(fù)技術(shù)，延長(zhǎng)檔案壽命。三、保管職責(zé)：（一）、財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案。（二）、綜合管理部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料；ISO9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案；分供方評(píng)審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營(yíng)資料。（三）、工程維修部保管服務(wù)中心工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及品質(zhì)保障部各職能部門需要保管的其他檔案。（四）、各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。（五）、各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后，移交給檔案管理員。公司管理制度體系文件文件編號(hào)：Q/QHPM—GLZD—0208文件名稱：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度第4頁共5頁（六）、檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)。（七）、檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢。（八、）檔案原則上保管原件。第六條檔案保密：一、檔案密級(jí)分為三級(jí)：絕密、機(jī)密、普通；（一）、絕密檔案包括：?jiǎn)T工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案；（二）、機(jī)密檔案包括：ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄（紀(jì)要）、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案；（三）、普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。二、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1、總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。2、總經(jīng)理助理可查閱分管工作的檔案。3、部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。4、其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。（二）檔案的查閱/借閱/復(fù)制1、查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。2、檔案管理員審核其查（借）閱資格：3、權(quán)限內(nèi)（經(jīng)授權(quán)/審批）的按正常手續(xù)辦理；4、權(quán)限外的，檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù)：5、屬部門（財(cái)務(wù)類除外）的檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批；屬服務(wù)中心的檔案，由服務(wù)中心總經(jīng)理審批；屬公司的檔案，由總經(jīng)理審批；財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。6、在檔案歸還日期前，檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。7、須復(fù)制檔案的，絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批；機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批；普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。三、檔案的銷毀（一）超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限，每年編制銷毀計(jì)劃及清單位，報(bào)綜合管理部主管審核。（二）綜合管理部審核無誤后報(bào)服務(wù)中心經(jīng)理和總經(jīng)理審批。(三)、總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部總經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員（檔案管理員、人事部文員、行政部文員）將超過保存期限的檔案銷毀。（四）、監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。第七條庫房管理：一、庫房?jī)?nèi)的檔案柜要同樣編號(hào)，入庫的檔案要按大類有系統(tǒng)地上架排列，做到存放有序，查找有據(jù)，實(shí)行科學(xué)管理。二、要愛護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整公司管理制度體系文件文件編號(hào)：Q/QHPM—GLZD—0208文件名稱：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度第5頁共5頁潔，發(fā)現(xiàn)破損時(shí)，要即使修補(bǔ)。三、要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠等“七防”措施，嚴(yán)格控制庫內(nèi)的溫度，保持庫內(nèi)清潔，每月全面清掃一次。四、檔案庫要實(shí)行專人管理，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。五、庫房工作人員要熟悉與檔案庫有關(guān)的供水、供電、供熱系統(tǒng)情況，并經(jīng)常檢查是否