XX物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件管理規(guī)定【物業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)分享】

物管從業(yè)二十年，本文極具參考價(jià)值，如若有用請(qǐng)打賞支持，謝謝！XX物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件管理規(guī)定【物業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)分享】1.0目的

規(guī)定物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件的編寫、上報(bào)、審批程序，對(duì)常規(guī)服務(wù)文件的編制、審批、發(fā)放等全過程進(jìn)行控制，確保物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性。

2.0適用范圍

適合于物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件的控制。

3.0定義

常規(guī)服務(wù)文件是指企業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)目等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)、各地物業(yè)公司職能部室檢查標(biāo)準(zhǔn)及各項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書及物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司的檢查通報(bào)。

4.0職責(zé)

4.1、物業(yè)管理部負(fù)責(zé)物業(yè)公司企業(yè)常規(guī)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（例如XX物業(yè)企業(yè)等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)目等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)）的編制審核，負(fù)責(zé)物業(yè)管理部對(duì)各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)檢查的檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報(bào)的編制審核，負(fù)責(zé)組織各地物業(yè)公司對(duì)常規(guī)服務(wù)文件進(jìn)行適宜性評(píng)審。

4.2、各地物業(yè)公司：

4.2.1各地物業(yè)公司經(jīng)理負(fù)責(zé)本公司職能部室的常規(guī)服務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)及管轄項(xiàng)目各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書的審批。

4.2.2各地物業(yè)公司的職能部室負(fù)責(zé)對(duì)所轄項(xiàng)目常規(guī)服務(wù)檢查的檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報(bào)的編制審核，組織所轄項(xiàng)目對(duì)作業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行適宜性評(píng)審。

4.2.3各項(xiàng)目負(fù)責(zé)本項(xiàng)目?jī)?nèi)各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書的編制、審核、修訂、管理。5.0常規(guī)服務(wù)文件的分類及編號(hào)

5.1常規(guī)服務(wù)文件分類

5.1.1按照文件作用分：XX物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件分為服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、檢查標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書及檢查通報(bào)。

服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分為XX物業(yè)企業(yè)等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和各項(xiàng)目等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

檢查標(biāo)準(zhǔn)分為物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)和物業(yè)公司檢查標(biāo)準(zhǔn)。

作業(yè)指導(dǎo)書即各項(xiàng)目的常規(guī)服務(wù)操作性文件。

檢查通報(bào)是指物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司職能部室常規(guī)服務(wù)檢查的檢查通報(bào)。

5.1.2按照編制部門分為：常規(guī)服務(wù)文件分為物業(yè)管理部常規(guī)服務(wù)文件、物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件及各項(xiàng)目常規(guī)服務(wù)文件。

物業(yè)管理部常規(guī)服務(wù)文件有服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、檢查標(biāo)準(zhǔn)和檢查通報(bào)。服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)包括XX物業(yè)企業(yè)等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)目等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件有物業(yè)公司各職能部室常規(guī)服務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報(bào)。

各項(xiàng)目常規(guī)服務(wù)文件有項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書，包括項(xiàng)目管理規(guī)定及各專業(yè)組作業(yè)指導(dǎo)書。

5.2常規(guī)服務(wù)文件編號(hào)

5.2.1服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)規(guī)定

a)文件類別服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為（A）；文件級(jí)別：分為1-4級(jí)，如果是整體企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（Q），如果是項(xiàng)目的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為項(xiàng)目名稱代碼，如廊坊阿爾卡迪亞（LA），廊坊錦繡（LJ），廊坊群星（LQ），霸州阿爾卡迪亞（BA），滄州麗水（CL），蚌埠阿爾卡迪亞（BA），南京水榭（NS），南京方州（NF）…，如果是單項(xiàng)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為專業(yè)名稱代碼/等級(jí)號(hào)，如綜合管理類一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)（GL/1），安防類二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)（AF/2），環(huán)境類三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)（HJ/3），維修類四級(jí)標(biāo)準(zhǔn)（WX/4）；文件序號(hào)為發(fā)放號(hào)和年號(hào)的組合，分別取兩位有效數(shù)字-01**、02**、03**…，其中**代表發(fā)放年號(hào)2005年計(jì)為05，2006年計(jì)為06，以此類推。

b)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)圖示

RSWY-A-***-****

文件序號(hào)

文件級(jí)別

文件類別

即：RSWY-A-文件級(jí)別-文件序號(hào)。

例如：XX物業(yè)企業(yè)等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，2005年第1號(hào)，文件編號(hào)為：RSWY-A-Q-0105；XX物業(yè)廊坊錦繡等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，2005年第2號(hào)，文件編號(hào)為：RSWY-A-LJ-0205；XX物業(yè)安防類一級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，2005年第3號(hào)，編號(hào)為：RSWY-A-AF/1-0305。5.2.2檢查標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)規(guī)定

a)文件類別：檢查標(biāo)準(zhǔn)為（B）；使用部門為物業(yè)管理部（WG）或**物業(yè)公司（地點(diǎn)代碼，如LF、CZ、BB、NJ）；檢查類別，如綜合管理類（GL），安防類（AF），環(huán)境類（HJ），維修類（WX）；文件序號(hào)同上；

b)檢查標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)圖示：

RSWY-B-***-***-****文件序號(hào)

使用部門

檢查類別

即：RSWY-B-檢查類別-使用部門-文件序號(hào)。

例如：物業(yè)管理部綜合管理類檢查標(biāo)準(zhǔn)，2005年第1號(hào)，編號(hào)為：RSWY-B-GL-WG-0105；廊坊物業(yè)公司環(huán)境類檢查標(biāo)準(zhǔn)，2005年第2號(hào)，編號(hào)為：RSWY-B-HJ-LF-0205。

5.2.3檢查通報(bào)編號(hào)

a)文件類別：檢查通報(bào)為（C）；

如果編制部門為物業(yè)管理部（wg）；發(fā)放對(duì)象為**物業(yè)公司，廊坊物業(yè)公司（LF），滄州物業(yè)（cz），南京物業(yè)公司（nj），蚌埠物業(yè)公司（bb）；文件序號(hào)同上。

b)編號(hào)圖示：

RSWY-C-***-****

文件序號(hào)

發(fā)放對(duì)象

編制部門

即：RSWY-C-發(fā)放對(duì)象-序號(hào)。

備注：如果編制部門為**物業(yè)公司(**RSWY),廊坊XX物業(yè)(LFRSWY)、南京XX物業(yè)（NJRSWY）、滄州XX物業(yè)（CZRSWY）、蚌埠XX物業(yè)（BBRSWY）等；發(fā)放對(duì)象省略，其它不變。即：**RSWY-C-序號(hào)。

例如：物業(yè)管理部對(duì)滄州物業(yè)公司的檢查通報(bào)，2005年第5號(hào)，編號(hào)為RSWY-C-CZ-0505；廊坊物業(yè)公司檢查通報(bào)，2005年第5號(hào)，編號(hào)為L(zhǎng)FRSWY-C-0505.

5.2.3作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)

a)文件類別：作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)為D，一般省略；使用部門為**物業(yè)公司**管理處，廊坊物業(yè)公司錦繡管理處（LJ），阿爾卡迪亞管理處（LA），…；專業(yè)類別如綜合管理類（GL），安防類（AF），環(huán)境類（HJ），維修類（WX）；文件序號(hào)為發(fā)放號(hào)，取阿拉伯?dāng)?shù)字的位有效數(shù)字-01、02、03…；

b)作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)圖示：

RSWY-***-***-**文件序號(hào)

專業(yè)類別

使用部門

即：RSWY

-使用部門-專業(yè)類別-文件序號(hào)。

例如：廊坊物業(yè)公司錦繡管理處綜合管理類作業(yè)指導(dǎo)書，2005年第1號(hào)，編號(hào)為：RSWY-LJ-GL-0105；滄州物業(yè)公司麗水花庭管理出環(huán)境類作業(yè)指導(dǎo)書，發(fā)放號(hào)為2，編號(hào)為：RSWY-CL-HJ-0205。

5.2.4物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司的除常規(guī)服務(wù)的行政類文件不屬本規(guī)定的范圍，可自行編號(hào)。

6.0物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件的控制

圖示1：

編制審核審批

服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)物管部物管部地產(chǎn)/控股

物管部檢查標(biāo)準(zhǔn)/檢查通報(bào)物管部物管部物管

物業(yè)公司檢查標(biāo)準(zhǔn)/檢查通報(bào)職能部室職能部室物業(yè)公司經(jīng)理

作業(yè)指導(dǎo)書項(xiàng)目項(xiàng)目物業(yè)公司經(jīng)理

6.1常規(guī)服務(wù)文件的編寫

6.1.1新的服務(wù)內(nèi)容產(chǎn)生時(shí)需要編制，如接管項(xiàng)目，服務(wù)內(nèi)容增加等。

6.1.2編寫原則：誰(shuí)使用誰(shuí)編寫。

6.1.3按照?qǐng)D示1的職責(zé)劃分編寫責(zé)任區(qū)內(nèi)的常規(guī)服務(wù)文件。

6.1.4項(xiàng)目?jī)?nèi)各專業(yè)組作業(yè)指導(dǎo)書的編制責(zé)任人為各專業(yè)組主管。

6.2常規(guī)服務(wù)文件的審核與審批

6.2.1審核與審批原則：編寫者的上級(jí)進(jìn)行審核，審核者的上級(jí)進(jìn)行審批。

6.2.3按照?qǐng)D示1的職責(zé)劃分審核與審批責(zé)任區(qū)內(nèi)的常規(guī)服務(wù)文件。

6.2.3常規(guī)服務(wù)文件報(bào)送必須填寫《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》；所有在用常規(guī)服務(wù)文件，組織部門應(yīng)組織編制部門主管對(duì)文件進(jìn)行適時(shí)評(píng)審，確定文件是否進(jìn)行修改，予以修改則按本規(guī)程5.4條款更改。

6.2.4編制部門主管將文件草案和《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》報(bào)送。審批人員對(duì)文件進(jìn)行審批。若文件審批通過，則執(zhí)行5.3條款，當(dāng)組織部門與編制部門不是同一部門時(shí)應(yīng)將審批后的文件報(bào)送組織部門；若審批不通過，則應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行修改，并重新依據(jù)文件的審批程序進(jìn)行。

6.3文件的發(fā)布

6.3.1服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報(bào)的發(fā)放

a)物業(yè)管理部將審批后的文件進(jìn)行編目，確定發(fā)放范圍及數(shù)量，打印/復(fù)印所需份數(shù)，并標(biāo)注發(fā)放號(hào)。

b)物業(yè)管理部相關(guān)人員依據(jù)《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》發(fā)放范圍發(fā)放，并填寫《發(fā)文登記表》。

6.3.2物業(yè)公司檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報(bào)的發(fā)放：

a)物業(yè)公司編制人員將通過審批的文件草案?jìng)魉椭帘静块T資料員，并標(biāo)注發(fā)放號(hào)。.

b)資料員按規(guī)定對(duì)該文件進(jìn)行編目，確定發(fā)放范圍及數(shù)量，打印/復(fù)印所需份數(shù)。

c）資料員根據(jù)要求的發(fā)放范圍發(fā)放，并填寫《發(fā)文登記表》。

d)要求報(bào)送物業(yè)管理部備案。

6.3.3作業(yè)指導(dǎo)書的發(fā)放

a)項(xiàng)目編制人員將通過審批的文件草案?jìng)魉椭帘卷?xiàng)目資料員，并標(biāo)注發(fā)放號(hào)。

b)資料員按規(guī)定對(duì)該文件進(jìn)行編目，確定發(fā)放范圍及數(shù)量，打印/復(fù)印所需份數(shù)。

c）資料員根據(jù)要求的發(fā)放范圍發(fā)放，并填寫《發(fā)文登記表》。

d)要求報(bào)送物業(yè)管理部及該項(xiàng)目所屬物業(yè)公司備案。6.4常規(guī)服務(wù)文件更改流程

6.4.1更改

常規(guī)服務(wù)文件若核查不符合而需要更改時(shí)，需更改部門/人員將修改詳細(xì)內(nèi)容填制《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件變更通知單》，若有必要，則應(yīng)填寫修訂理由。

6.4.2審批

參見本規(guī)定5.2.1條款，應(yīng)填制《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》。如果審批未執(zhí)行5.2.1條款，受委托部門應(yīng)得到相應(yīng)的背景材料。

6.4.3更改常規(guī)服務(wù)文件的發(fā)布

修訂部門將通過的草案及《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》按照5.3.1的要求傳遞給相關(guān)部門相關(guān)人員，其依據(jù)《發(fā)文登記表》發(fā)放范圍/數(shù)量，打印/復(fù)印所需份數(shù)，并標(biāo)注發(fā)放號(hào)，修訂文件按《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》打印修訂標(biāo)識(shí)。

發(fā)放標(biāo)明修改狀態(tài)的新文件，同時(shí)收回失效版本舊文件，并填制一頁(yè)新的《發(fā)文登記表》，舊的相應(yīng)《發(fā)文登記表》妥善保管。

6.4.4文件發(fā)放人員保存《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》，說(shuō)明現(xiàn)行文件的修改狀態(tài)，利于管理。

6.5常規(guī)服務(wù)文件作廢流程

6.5.1若核查不適宜而需作廢時(shí)，編制部門/人員需向?qū)徟块T/人員提請(qǐng)作廢，并標(biāo)注原因。

6.5.2作廢實(shí)施

主管部門按照5.2.1條款將通過作廢申請(qǐng)的常規(guī)服務(wù)文件傳遞給該文件的發(fā)放部門相關(guān)人員，由其依據(jù)《發(fā)文登記表》，收回所有原已下發(fā)的該作廢文件。

6.5.3作廢受控文件的處置

a)發(fā)放新文件并及時(shí)收回失效或作廢文件。標(biāo)注作廢標(biāo)記，防止繼續(xù)使用。

b)作廢或失效文件若歸檔保存，相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記，單獨(dú)保存；若作廢文件不歸檔，相關(guān)人員填寫《檔案銷毀清單》，部門主管/經(jīng)理審核后立即予以銷毀。

6.6常規(guī)服務(wù)文件管理要?jiǎng)t

6.6.1各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)妥善保存文件，注意保持整潔，不得擅自涂改、外借。

6.6.2未經(jīng)授權(quán)，公司任何人不得私自復(fù)印/打印受控文件。

6.6.4文件使用中損壞、丟失，責(zé)任人應(yīng)提交書面報(bào)告，經(jīng)發(fā)放部門批準(zhǔn)發(fā)放新文件。7.0附件

7.1《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件清單》

7.2《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》

7.3《發(fā)文登記表》

7.4《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件變更通知單》

7.5《檔案銷毀清單》

物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件清單

序號(hào):

序號(hào)發(fā)放號(hào)文件名稱編號(hào)備注物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單

文件名稱編號(hào)

文件編寫概述:編寫