招聘會(huì)會(huì)展服務(wù)后勤服務(wù)方案

第一節(jié)住宿安排 1一、住宿安排流程 2二、住宿程序 3三、預(yù)定會(huì)議住宿的方式 3四、住宿表格的內(nèi)容 5第二節(jié)車輛接送 5一、總體要求 5二、人員及車輛安排 6三、工作任務(wù) 6四、主要工作流程 6五、后續(xù)階段 8六、注意事項(xiàng) 8第三節(jié)醫(yī)療保障 9一、總體保障要求 9二、到達(dá)保障地點(diǎn)的要求 9三、保障期間工作要求 9四、發(fā)現(xiàn)有突發(fā)情況時(shí)的要求 10五、救治轉(zhuǎn)運(yùn)患者的要求 10六、保障現(xiàn)場信息報(bào)送要求 10七、保障結(jié)束前后的要求 11第一節(jié)住宿安排一、住宿安排流程1.制定計(jì)劃：大型招聘會(huì)活動(dòng)的住宿，需要事前制定計(jì)劃，內(nèi)容通常要包含所住酒店的地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用、房間分配原則等。2.計(jì)算住宿人數(shù)?？煞譃閮刹?，第一步依據(jù)活動(dòng)告訴的回執(zhí)、報(bào)名表計(jì)算到會(huì)的大致人數(shù)，并據(jù)此核算預(yù)定的房間數(shù)量；第二步是計(jì)算實(shí)踐簽到的人數(shù)，這一數(shù)字對(duì)比精確，是最終落實(shí)房間和床位的依據(jù)。住宿人數(shù)應(yīng)當(dāng)包含需求住宿的記者、與會(huì)者的隨行人員以及會(huì)務(wù)工作人員。3.剖析與會(huì)者的狀況。要合理組織住宿就要先剖析與會(huì)者的性別、年齡、職務(wù)、職稱、專業(yè)以及生活習(xí)慣、相互關(guān)系等。通常狀況下，應(yīng)當(dāng)恰當(dāng)照看女性、年長者和職務(wù)較高者。假如組織兩人一間房間，把一樣附近專業(yè)的與會(huì)者組織在一起有利于交流。與會(huì)者如帶隨行人員，可把他們組織在一起或組織在相鄰的房間，以便于他們開展工作。但有專門規(guī)定的在外。4.斷定預(yù)定房間的數(shù)量。預(yù)定房間的數(shù)量既要思考與會(huì)者的人數(shù)和他們的具體狀況，同時(shí)也要依據(jù)會(huì)務(wù)辦理和效勞的實(shí)踐需求。比如，有時(shí)會(huì)務(wù)工作部分需在酒店建立值班室或暫時(shí)單位，有時(shí)與會(huì)者需求在酒店內(nèi)會(huì)晤客人，這就需求恰當(dāng)預(yù)定若干會(huì)客廳。假如分組討論的會(huì)議組織在酒店內(nèi)舉辦，還應(yīng)預(yù)定巨細(xì)適中的會(huì)議室。有時(shí)需求留出機(jī)動(dòng)房間，以便遇到特殊狀況時(shí)做暫時(shí)調(diào)劑。5.與會(huì)者簽到時(shí)分發(fā)房間鑰匙并由效勞人員引導(dǎo)進(jìn)入房間。二、住宿程序1.告訴酒店所有參會(huì)者住宿經(jīng)由團(tuán)體（主辦單位）訂房卡或申請(qǐng)表為憑。2.告訴酒店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。3.由我公司代為處理。三、預(yù)定會(huì)議住宿的方式1.訂房卡如果會(huì)議需要住宿的人數(shù)不多的話，可以直接向酒店索取訂房卡，是免費(fèi)的。主辦單位隨同會(huì)議通知寄上訂房卡再由參會(huì)者直接向酒店訂房。這份訂房卡或申請(qǐng)表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案請(qǐng)酒店核對(duì)房價(jià)、訂金等事項(xiàng)是否有誤，通常酒店會(huì)希望注明如果訂金沒有收到前無法確認(rèn)，另外也可以注明有任何稅金或服務(wù)費(fèi)。另外還有一點(diǎn)也很重要，就是強(qiáng)調(diào)訂房截止日，以鼓勵(lì)參會(huì)者盡早預(yù)訂。截止日的訂定是與酒店在簽訂合約前同意的。2.住宿單住宿單通常使用在小型會(huì)議，由主辦單位支付房間費(fèi)。將一份表格寄給招聘會(huì)邀請(qǐng)的人，要求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達(dá)與離開日期，將表格資料填在住宿單中給酒店，并告訴酒店收款方式，內(nèi)容包括：（1）注明房間服務(wù)費(fèi)和稅金由個(gè)人或是邀請(qǐng)單位支付。（2）注明雜費(fèi)由誰負(fù)責(zé)（如在酒店餐廳用餐、洗衣、電話費(fèi)等）。（3）房間只保留到抵達(dá)日的下午6時(shí)，還是由邀請(qǐng)單位全權(quán)負(fù)責(zé)。（4）要求酒店在寄上確認(rèn)信前，先由邀請(qǐng)單位核對(duì)后再分別寄給他們。3.特別預(yù)訂有些會(huì)議籌辦人在所有預(yù)訂房間中保留數(shù)間給特定的人或團(tuán)體，并給予特別處理，例如：總計(jì)預(yù)訂400間，40間為VIP（貴賓）使用，其余360間為參會(huì)代表，使用特別預(yù)訂是因?yàn)橛行┯浾吆蛥?huì)企業(yè)都要特別小心接待。詳細(xì)與酒店業(yè)務(wù)代表討論細(xì)節(jié)，并訴諸文字，彼此要了解：（1）特別預(yù)訂多少房間，什么類別和房價(jià)。（2）預(yù)訂的作業(yè)程序。（3）什么時(shí)限內(nèi)未使用的房間轉(zhuǎn)到一般預(yù)約中。在決定特別預(yù)訂前，需要不同表格，對(duì)參展廠商的表格可以用不同顏色或注明特別截止日。4.工作人員房間預(yù)訂和免費(fèi)房間在一般參會(huì)者住宿安排開始前，先分派好工作人員住宿和免費(fèi)房間。一般來說工作人員及免費(fèi)房間的住房表直接送給酒店業(yè)務(wù)人員，包括名字和地址、職稱或注明他（她）在會(huì)議中的工作角色、需要什么類型房間、抵達(dá)與離開日期、如果不是免費(fèi)房間，由誰支付房間費(fèi)和附帶費(fèi)用（如電話、洗衣等）。工作人員所住的房價(jià)通常會(huì)提供較優(yōu)惠價(jià)格，來降低主辦單位的成本。四、住宿表格的內(nèi)容住宿表格通常由我公司草擬、由主辦單位印制，但準(zhǔn)備表格前先確認(rèn)有關(guān)作業(yè)原則，例如截止收件日、確認(rèn)回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話詢問。一般標(biāo)準(zhǔn)表格包括下列內(nèi)容：1.主辦單位名稱。2.會(huì)議名稱。3.會(huì)議日期。4.會(huì)議地點(diǎn)。5.收件截止日期。6.確認(rèn)函回信地址。7.各酒店的房價(jià)。8.稅金明細(xì)。9.酒店的地理位置圖。第二節(jié)車輛接送一、總體要求按照一流的工作標(biāo)準(zhǔn)，精心組織，周到安排，厲行節(jié)約，文明禮貌，高質(zhì)量、高效率地搞好招聘會(huì)期間擺渡車輛及貴賓接送車輛安排和調(diào)度工作，力爭讓每一位參會(huì)人員高興而來，滿意而歸，樹立公司的良好對(duì)外形象。二、人員及車輛安排1.主要負(fù)責(zé)人：駕駛員2.車輛時(shí)間及路程安排：班次XX；時(shí)間XX；路線XX—XX三、工作任務(wù)1.負(fù)責(zé)公司擺渡車輛的駕駛及車輛的技術(shù)狀況檢查；2.負(fù)責(zé)做好招聘會(huì)期間的車輛安排、調(diào)度；3.負(fù)責(zé)確定行駛路線；4.負(fù)責(zé)聯(lián)系協(xié)調(diào)借用車輛事宜；5.負(fù)責(zé)運(yùn)送招聘會(huì)所需辦公物資；6.負(fù)責(zé)接送參會(huì)重要領(lǐng)導(dǎo)及客戶；7.會(huì)議結(jié)束后進(jìn)行車輛保障經(jīng)費(fèi)的結(jié)算等工作。四、主要工作流程1.前期準(zhǔn)備階段（1）舉行招聘會(huì)前，駕駛員要及時(shí)參加公司組織的籌備會(huì)議，了解將要舉行的招聘會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)等基本情況；（2）駕駛員根據(jù)掌握的舉辦地和具體時(shí)間規(guī)劃出最佳的行車路線，清楚了解會(huì)場舉辦地停車場進(jìn)出口的位置、車位數(shù)量及會(huì)場周邊的各種情況。（會(huì)場如果在市內(nèi)的話可以提前走一遍）；（3）駕駛員要根據(jù)時(shí)間的安排，確定是否需要借用車輛及駕駛員，如果需要應(yīng)及時(shí)聯(lián)系，確定好車輛及駕駛員到達(dá)的時(shí)間和地點(diǎn)。2.招聘會(huì)前一天（1）駕駛員檢查車輛基礎(chǔ)性能，排除影響出車的各種故障，及時(shí)清洗車輛、加注油料；（2）和公司項(xiàng)目部對(duì)接，明確要運(yùn)送物資的種類數(shù)量，明確接送人員名單及到達(dá)時(shí)間，制定出合理的運(yùn)送次序；（3）如果會(huì)議當(dāng)天上午不用接人時(shí)，駕駛員可以先行裝載物資，項(xiàng)目部相關(guān)人員配合進(jìn)行。3.招聘會(huì)期間（1）出發(fā)前，駕駛員再次檢查車輛技術(shù)狀況，確保安全，并配合項(xiàng)目部人員再次核對(duì)物資數(shù)量，確保無遺漏；（如需早晨要接人，則根據(jù)具體時(shí)間接完人員后駕駛員再裝載物資，項(xiàng)目部相關(guān)人員配合進(jìn)行）；（2）到達(dá)場地后，駕駛員配合項(xiàng)目部相關(guān)人員進(jìn)行卸車，卸完車后，若不再用車時(shí)，應(yīng)將車輛停放在會(huì)場指定的停車場的停車位中；（3）駕駛員應(yīng)當(dāng)隨時(shí)待命，電話保持暢通，聚餐時(shí)禁止飲酒，根據(jù)上級(jí)的臨時(shí)安排，執(zhí)行接送任務(wù)，臨時(shí)任務(wù)結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)立即返回會(huì)場待命；（4）招聘會(huì)結(jié)束時(shí)，駕駛員應(yīng)當(dāng)優(yōu)先送人員離開，而后再回到會(huì)場配合項(xiàng)目部相關(guān)人員收攏物資，裝車帶回；（5）回到公司后，駕駛員應(yīng)當(dāng)及時(shí)配合項(xiàng)目部相關(guān)人員卸下物資，歸攏到位，而后將車輛停放到公司停車位（如會(huì)議結(jié)束時(shí)間太晚，可先行將車輛停放到公司停車位，第二天上午上班時(shí)在進(jìn)行卸載）。五、后續(xù)階段1.駕駛員統(tǒng)計(jì)行駛公里數(shù)，油料使用情況；2.整理相關(guān)票據(jù)，實(shí)報(bào)實(shí)銷；3.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。六、注意事項(xiàng)1.在招聘會(huì)舉辦之前談好用車的類型和用車價(jià)格；2.提前把名單、航班、人數(shù)發(fā)給車輛服務(wù)商，要求駕駛員根據(jù)航班的時(shí)間來考慮用車的次數(shù)和車型；3.每次接待前的用車，要提前（半小時(shí)～1小時(shí)）到指定的位置等候，并得知車牌號(hào)和車型；4.航班的取消和延誤要及時(shí)和車輛負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，便于調(diào)整用車，減少不必要的開支；5.接待時(shí)的用車，要求駕駛員態(tài)度好，及時(shí)為客人開啟車門，上下車時(shí)幫助客人取放行李，下車時(shí)檢查車上有無客人的物品遺失；6.接待時(shí)的用車，要求所有用車內(nèi)外干凈，空調(diào)正常，車的安全指數(shù)達(dá)到正常；7.根據(jù)主會(huì)方和貴賓的人數(shù)，預(yù)備X輛車作為機(jī)動(dòng)，便于臨時(shí)用車時(shí)，在會(huì)議酒店隨時(shí)待命；8.在招聘會(huì)結(jié)束時(shí)，要充分考慮塞車和天氣的原因，要車輛提前15～30分鐘到達(dá)指定位置。第三節(jié)醫(yī)療保障一、總體保障要求1.掌握保障工作內(nèi)容；2.堅(jiān)守崗位，著裝規(guī)范統(tǒng)一；3.醫(yī)療車輛內(nèi)外清潔，車況良好；4.設(shè)備、狀態(tài)良好，藥品、物資充足；5.通訊暢通。二、到達(dá)保障地點(diǎn)的要求1.準(zhǔn)時(shí)到達(dá)保障地點(diǎn)，并向調(diào)度指揮中心匯報(bào)；2.達(dá)到保障現(xiàn)場后迅速與聯(lián)系人取得聯(lián)系3.迅速熟悉保障現(xiàn)場的工作環(huán)境，特別是車輛出入口，人員聚集地點(diǎn)等；三、保障期間工作要求1.醫(yī)護(hù)司均不得離開保障點(diǎn)位，確保醫(yī)療急救處置及時(shí)（活動(dòng)范圍要求在急救車視野內(nèi)，跑步返回時(shí)間不超過10秒）。2.保障行為規(guī)范、言談得體、舉止文明。3.服從活動(dòng)組織方的工作安排，遇有困難、問題向領(lǐng)導(dǎo)反映。四、發(fā)現(xiàn)有突發(fā)情況時(shí)的要求1.第一時(shí)間到現(xiàn)場；2.第一時(shí)間報(bào)信息；3.第一時(shí)間求增援；4.第一時(shí)間搶救病人；5.第一時(shí)間快轉(zhuǎn)運(yùn)。五、救治轉(zhuǎn)運(yùn)患者的要求1.救治病人時(shí)態(tài)度認(rèn)真主動(dòng)、行為規(guī)范。2.現(xiàn)場對(duì)患者進(jìn)行必要的急救處置。3.急危重癥患者給予相應(yīng)的救治后轉(zhuǎn)送醫(yī)院。4.按照就患者意愿、就近、就急、救能力的原則轉(zhuǎn)運(yùn)患者。5.轉(zhuǎn)運(yùn)完畢后立即返回保障現(xiàn)場。六、保障現(xiàn)場信息報(bào)送要求1.突發(fā)事件報(bào)送內(nèi)容時(shí)