檔案數(shù)字化加工作業(yè)流程及

檔案數(shù)字化加工步驟及規(guī)范文檔目錄一、操作步驟 2二、檔案調卷 2三、整理及著錄 2四、拆卷 3五、檔案掃描 4六、影像處理 4七、數(shù)據質檢 5八、檔案裝卷 5九、完整歸還 5十、數(shù)據備份 6八、數(shù)據掛接 6

一、操作步驟檔案數(shù)字化加工業(yè)務總體步驟包含：檔案調卷、整理及著錄、拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據質檢、檔案裝卷、完整歸還、數(shù)據備份、數(shù)據掛接。前后次序為：調卷>著錄>拆卷>掃描>處理>質檢>裝卷>歸還>備份>掛接。沒有特殊要求情況下，務必安此步驟進行操作，方便從總體任務中提升工作效率。二、檔案調卷這個過程我方要指定一個專門責任人和用戶（檔案館庫房管理員）共同完成，將待加工檔案從庫房搬運到加工現(xiàn)場，對檔案要逐份清點，并辦理檔案交接登記，和用戶做好交接統(tǒng)計，確定無誤后方可進行拆卷步驟工作。要求：1，我方指定專員負責。2，填寫《檔案交接記錄表》（附件一）。3，在交接記錄表上要有雙方簽字。三、整理及著錄檔案目錄整理是數(shù)字化加工工作前提條件，假如沒有正確檔案目錄，會給后序工作帶來很大麻煩，所以在數(shù)字化加工之前必需有完整且正確檔案目錄。對于待加工檔案，要制作電子目錄。制作路徑有兩種:（一），使用數(shù)字化加工軟件數(shù)據錄入功效，進行目錄制作。（二），使用Excel表格方法制作，目錄模板使用《檔案目錄模板》文檔（文檔號為JS）。假如用戶提供有紙質目錄或電子目錄，我方要認真查對有沒有錯漏現(xiàn)象，找犯錯誤并修正。并修改成和《檔案目錄模板》類似字段標準。對于錯誤或疏漏修正，具體細則以下：1，假如用戶提供目錄和紙質檔案不對照,應該以紙質檔案原文內容為標準進行錄入，并刪除錯誤信息。2，著錄項相關內容錄入要完整，如有不明確或不完整著錄項需統(tǒng)計并立即反應給組長，假如目錄中要增加或降低相關著錄字段，要和用戶協(xié)商，并立即向企業(yè)技術部反饋。以下著錄項必不可少，且和紙質檔案要一一對照：以“卷”為管理單位年度、期限、卷號、題名、卷內文件序號、卷內文件題名、卷內文件頁號等。以“件”為管理單位年度、期限、件號、頁數(shù)、題名等。3，假如目錄內容有錯（如專題內容，文號等），以紙質檔案信息為準，并立即反應給組長，由組長和用戶協(xié)商處理。4，如碰到較少見繁體字或不清楚字體，需向組長反應，不許可私自處理，全部繁體字在錄入時應錄入為簡體字。5,如碰到無題名檔案,立即統(tǒng)計下來，反應給用戶協(xié)商處理。6，相關順頁；整理著錄同時，檢驗案卷完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現(xiàn)象，正、副卷標注是否正確，有問題立即反饋。沒有問題時，用2B鉛筆對紙質檔案內容進行標注頁碼，正面標注在右上方，后面標注在左上方，頁碼字體工整、大小適中。7，相關分卷問題；檔號保持不變，卷號采取“卷號-卷次”格式，如0025-1、0025-2、0025-3……0025-12、0025-13；假如紙質檔案分多卷，不過用戶沒有分卷次，我們要重新編卷次，增加一條案卷目錄，每個分卷全部要對應一條案卷目錄（不能兩個分卷對應一個目錄）。8，相關補卷問題；漏歸檔檔案作為補卷插入時，卷號要以實際紙質檔案卷號為準。如0025-1、0025-A、0025-補、0025A等，我們做目錄時當保持不變。9，檔號、卷號、件號、頁號中不能出現(xiàn)正反斜杠（\,/），假如發(fā)覺要改成中劃線（-）（注意：中劃線錄入時，要使用英文輸入法下半腳錄入），日期格式統(tǒng)一采取8位數(shù)字，如0206，不足8位時補0。以上問題出現(xiàn)時，立即反饋給組長，由組長和用戶協(xié)調。四、拆卷拆卷時要對照檔案目錄逐頁檢驗檔案原件同時檢驗檔案紙質目錄，發(fā)覺錯誤或疏漏進行更正或做出正確標識。1，按次序進行拆卷，“年度>保管期限>案卷號>盒號”。拆卷過程中注意保護檔案原貌，方便于裝卷、還卷時保持檔案原貌。2，頁碼檢驗，頁碼檢驗過程中小于本卷其它頁面紙張用相同規(guī)格白紙進行裱糊。裱糊紙不得大于同文件其它紙型，裱糊位置適中。然后重新編寫目前頁碼。若發(fā)覺缺頁、殘頁等問題立即做好統(tǒng)計，并反饋給組長。3，拆開案卷，將案卷后面封條小心撕潔凈，剪開裝訂線。4，將案卷內頁一頁頁分開，對特殊頁做出標識提醒掃描人員注意。5，拆卷過程中剔除生銹、易銹等金屬物，對粘貼牢靠、柔軟紙張卷要做統(tǒng)計，關鍵處理。6，注明每卷案卷（包含正、副卷）頁數(shù)及其它特殊情況。對不能確定案卷，拆卷人員應該立即向檔案員進行咨詢，不得私自對問題進行處理；7，破損嚴重、無法直接進行掃描檔案，應優(yōu)異行技術修復，影響掃描質量原件應優(yōu)異行對應處理后再進行掃描（裱糊、壓平或進行托紙掃描）；五、檔案掃描檔案掃描是將紙質檔案轉變成電子文件過程，掃描操作次序：1>導入檔案目錄到檔案數(shù)字化加工軟件；2>經過檔案數(shù)字化加工軟件生成計算機磁盤樹型文件目錄結構；3>開始掃描檔案；掃描中操作細節(jié)及要求以下：1，掃描后文件存放格式應為TIFF格式，分辨率為300DPI，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時，設置顏色為“灰度”。2，檔案掃描過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現(xiàn)卡紙或掃描數(shù)據不完全顯示現(xiàn)象。發(fā)覺檔案漏掃時，應立即補掃并正確插入圖像。發(fā)覺掃描影像排列次序和檔案原件不一致時，應立即進行調整。3,認真填寫紙質檔案《掃描記錄表》（附件二），登記移交檔案數(shù)量、掃描頁數(shù)，查對每份文件實際掃描頁數(shù)和檔案整理時填寫文件頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。4,掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分檔案要用平臺掃描儀進行掃描。（掃描分辨率通常提議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清楚度較差等，可合適提升分辨率。）六、影像處理影像處理要以視覺清楚、頁面完整為準，對圖像頁面出現(xiàn)偏斜及圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質量雜質進行校正和處理。影像處理時，要保留文件編號和文件頁碼。特殊情況下，如掃描照片不用進行影像處理。影像處理過程中切勿操之過急，為了確保影像確實處理成功了，要務必看到了處理后效果。假如發(fā)覺影像質量不符合要求，應重新對圖像進行掃描（首次掃描圖像要保留）。影像處理過程中應遵照在不影響可懂度前提下展現(xiàn)檔案原貌標準。影像處理前數(shù)據要保留。具體操作細節(jié)以下：1，對圖像偏斜度、清楚度、失真度、去污點、去黑邊等進行檢驗。發(fā)覺不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像處理，初掃要保留。2，發(fā)覺文件漏掃時，應立即補掃并正確插入圖像，發(fā)覺掃描圖像排列次序和檔案原件不一致時，應立即進行調整，處理時要保留文件編號和文件頁碼。3，大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整圖像，以確保檔案數(shù)字化圖像整體性，未請示組長情況下，不得刪除任何原文或清除任何原文內容。4.若處理時誤刪原文或原文內容，要立即反應給組長，協(xié)調掃描人員，重新掃描、處理。5.處理過程中碰到問題時，要查閱原文立即做出更改，并匯報給組長登記。6.處理工作完成時，要將掃描處理結束原文匯報轉交給組長，方便后期質檢數(shù)據掛接。七、數(shù)據質檢1，逐條檢驗每個案卷目錄下掃描文件，是否打開正常、頁數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致。2，逐頁檢驗每個影像文件傾斜度、清楚度、整齊度、分辨率、格式等。3，逐頁檢驗每個影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。假如出現(xiàn)以上問題要填寫《數(shù)據質檢表》并立即修改，完成質檢后將表提交給組長。組長按《數(shù)據質檢表》二次質檢，并對其它數(shù)據按5%百分比抽檢。八、檔案裝卷1，裝訂前對照檔案目錄檢驗檔案數(shù)量、內容正確性，檔案目錄是否清楚并和檔案實體相符；2，檢驗盒內文檔多種編號和盒面各項是否相符；檢驗文件排列次序是否正確，文件放置方向是否正確；3，裝卷時一定要再次順頁，若裝卷時除拆卷、掃描人員反應問題外，發(fā)覺文件有缺頁、殘頁，目錄、備考表遺失等其它問題時要立即向轉交人員問詢，反應給組長立即處理；4，裝卷時一定要注意檔案在拆卷前原貌，不得自作主張，改變檔案裝卷規(guī)則；九、完整歸還歸還時由檔案交接責任人完成，檔案交接責任人提交給用戶，并填寫《檔案交接記錄表》（附件一），《檔案交接記錄表》必需有用戶署名。本表格由組長保留，最終提交到企業(yè)做永久立案。十、數(shù)據備份掃描期間組長要備份不一樣價段數(shù)