基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案交接問題及建議

[中圖分類號(hào)]G271[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1009-5349(2016)02-0127-02一、機(jī)構(gòu)撤并引起的檔案交接工作(一)機(jī)構(gòu)合并引起的檔案交接工作1.情況概述。以郫縣為例,2003年4月,根據(jù)2002年郫縣機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)文件要求,郫縣衛(wèi)生防疫站和郫縣血吸蟲病防治站兩家基層醫(yī)療衛(wèi)生單位合并新建為郫縣疾病預(yù)防控制中心。郫縣衛(wèi)生防疫站和郫縣血吸蟲病防治站兩家單位的原有檔案全部由合并后新建的郫縣疾病預(yù)防控制中心接收。2010年12月,這兩家單位原有檔案又由郫縣疾病預(yù)防控制中心整體移交給郫縣衛(wèi)生局(現(xiàn)郫縣衛(wèi)生和計(jì)劃生育局,下同)。2.存在問題。在檔案移交過程中,由于這兩家單位成立時(shí)間較長,形成檔案較多,因此在清點(diǎn)過程中耗時(shí)較長。檔案移交中則主要存在檔案分類不夠規(guī)范的情況,具體表現(xiàn)為文書與實(shí)物檔案、文書與聲像檔案、文書與科技檔案均未能分開,后三類的檔案數(shù)量都一并統(tǒng)計(jì)在文書檔案中,不利于檔案的清點(diǎn)、保管和利用工作。3.對(duì)策建議。針對(duì)檔案分類不夠規(guī)范的情況,建議負(fù)責(zé)檔案交接工作的人員熟悉并掌握本單位的檔案分類方案,隨后從檔案門類入手,分類別梳理各類檔案,如將獲縣以上榮譽(yù)稱號(hào)獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、證書等的實(shí)物類檔案,反映本單位重大活動(dòng)、重要會(huì)議、重大事件的照片、錄音、錄像、光盤等的聲像類檔案,購置設(shè)備、基建項(xiàng)目等的科技類檔案,分門別類,與文書檔案分開清點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)后再行移交。(二)機(jī)構(gòu)撤銷引起的檔案交接工作1.情況概述。2010年7月,根據(jù)郫縣機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)文件要求,郫縣衛(wèi)生學(xué)校撤銷。2012年12月,原郫縣衛(wèi)生學(xué)校檔案全部由原郫縣衛(wèi)生學(xué)校移交給郫縣衛(wèi)生局,共計(jì)移交檔案643卷。2.存在問題。在檔案移交過程中,由于檔案數(shù)量不多,檔案交接工作人員對(duì)檔案進(jìn)行了兩次清點(diǎn)。檔案移交中則主要存在會(huì)計(jì)檔案數(shù)目不一致、會(huì)計(jì)檔案保管期限過長的情況,具體體現(xiàn)為檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)目與清點(diǎn)數(shù)目不一致、保管期限為15年的會(huì)計(jì)檔案實(shí)際已經(jīng)保管23年,不符合檔案保管制度要求。3.對(duì)策建議。針對(duì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)目不一致的情況,建議檔案交接工作人員細(xì)心查看所有檔案,逐一清點(diǎn),仔細(xì)核對(duì)檔案數(shù)量;針對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管期限過長的情況,由于移交中出現(xiàn)保存期為15年的1989年會(huì)計(jì)檔案仍然存在的情況,建議檔案交接工作人員熟悉、掌握本單位的檔案保管期限,考慮到郫縣衛(wèi)生學(xué)校撤銷的時(shí)間為2010年,因此1995年之前形成的、保管期限為15年的會(huì)計(jì)檔案都應(yīng)該單獨(dú)列入待銷毀檔案,按照檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。二、整體入館引起的檔案移交工作(一)情況概述2013年5月,由于郫縣檔案局新館落成,根據(jù)郫縣檔案局要求,郫縣衛(wèi)生局向郫縣檔案局整體移交本單位1994―2001年間的檔案(1994年之前的檔案已移交),共計(jì)移交檔案513卷。另外,郫縣衛(wèi)生局將4家下屬單位(郫縣衛(wèi)生防疫站、郫縣血吸蟲病防治站、郫縣衛(wèi)生學(xué)校、郫縣愛國衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)委員會(huì))此前移交給本單位的檔案一并移交給郫縣檔案局,共計(jì)移交檔案527卷。(二)存在問題在檔案移交過程中,由于檔案時(shí)間跨度較長,移交檔案單位、檔案數(shù)量眾多,為檔案清點(diǎn)、移交工作帶來不少難度。檔案移交中主要存在全宗卷較多、檔案保管范圍劃分過細(xì)和各單位檔案相互交叉的情況,具體體現(xiàn)為將文書檔案中的業(yè)務(wù)類檔案又按照不同職能進(jìn)行了二次劃分,不同單位有相同主題的業(yè)務(wù)檔案,容易造成相互混淆。(三)對(duì)策建議針對(duì)全宗卷較多的情況,建議檔案移交工作人員在進(jìn)行移交前先行了解部門組織機(jī)構(gòu)沿革,區(qū)分不同單位檔案與同一單位不同門類檔案;針對(duì)檔案保管范圍劃分過細(xì)的情況,建議檔案移交工作人員熟悉單位內(nèi)設(shè)科室及科室職能,有效把握業(yè)務(wù)類檔案;針對(duì)各單位檔案相互交叉的情況,建議檔案移交工作人員事先熟悉不同單位的檔案分類方案,了解各單位組織機(jī)構(gòu)沿革,才能有效區(qū)分各單位檔案。三、人員變更引起的檔案移交工作(一)情況概述《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》規(guī)定:“機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位?！盵1]在基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中,檔案人員往往身兼數(shù)職,崗位的流動(dòng)性較高。以筆者所在郫縣衛(wèi)生局為例,2003―2013年10年間,因?yàn)閸徫蛔儎?dòng)、主動(dòng)辭職、適齡生育等多方面原因,從事檔案工作人員已有5次變動(dòng)?？h級(jí)機(jī)構(gòu)尚且如此,鎮(zhèn)級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)情況就更為嚴(yán)重,幾乎每年都有鎮(zhèn)(街道)衛(wèi)生院(社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心)出現(xiàn)檔案工作人員變動(dòng)的情況。(二)存在問題檔案工作人員的相對(duì)不穩(wěn)定,以及檔案人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不到位,造成基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)普遍存在檔案交接的困難。(三)對(duì)策建議在基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中,檔案移交需做到人員、檔案、工作“三到位”。1.人員到位?！皺n案工作是一項(xiàng)理論性和專業(yè)實(shí)踐性相結(jié)合的工作。既是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作,又是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,這就需要檔案管理人員要不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)?！盵1]首先,檔案工作的特殊性決定檔案人員需具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。當(dāng)出現(xiàn)檔案人員的更換時(shí),基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)首先選用責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)素養(yǎng)高的人員來接任檔案工作。其次,在基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案交接時(shí)原檔案工作人員在離崗離職前,不應(yīng)迅速交接,建議認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作,通過“老帶新”模式,新接手人員向原檔案人員詳細(xì)了解移交單位的職能范圍和檔案工作情況,熟悉檔案管理制度和檔案保管范圍,做到業(yè)務(wù)熟練,保證移交工作的順利進(jìn)行。2.檔案到位?！袄蠙n案人員退休前沒有把應(yīng)歸檔的檔案文件材料收集齊全并妥善整理并草草交接,往往造成檔案材料的積壓和損毀,同時(shí)把許多問題遺留給后任,以致出現(xiàn)檔案數(shù)量不符等問題,造成責(zé)任不明而無法追究?！盵1]在檔案人員進(jìn)行工作交接時(shí),應(yīng)將檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、歸檔文件目錄、單位檔案管理機(jī)制等內(nèi)容一并交接,從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效銜接與前后一致。建議一是履行手續(xù),全面清理保管檔案,做到數(shù)目符合;二是對(duì)未整理的零散文件材料分類存放、清理排序,做到系統(tǒng)有序。3.工作到位。經(jīng)過檔案交接,新接手檔案工作人員應(yīng)盡快熟悉業(yè)務(wù)范圍,了解單位檔案工作。建議一是熟悉業(yè)務(wù),及時(shí)摸清本單位檔案現(xiàn)狀,了解、熟悉中華人民共和國國家檔案局第8號(hào)令等檔案相關(guān)法律法規(guī),凡是“反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料;機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料;本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料;下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料;其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料”均屬于歸檔范圍。[2]二是明確職責(zé),“交接雙方端正思想、提高認(rèn)