文件存檔與信息共享管理制度

文件存檔與信息共享管理制度1.前言為了加強(qiáng)企業(yè)文件存檔與信息共享管理，規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件管理流程，提高工作效率和信息共享質(zhì)量，特訂立本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部員工，包含全職員工、兼職員工及臨時(shí)工。3.文件存檔管理3.1文件分類依據(jù)文件的性質(zhì)和用途，將文件劃分為以下幾類：—內(nèi)部文件：包含公司內(nèi)部通知、會(huì)議記錄、行政管理文件等；—外部文件：包含與供應(yīng)商、合作伙伴、客戶之間的合同、協(xié)議、函件等；—項(xiàng)目文件：包含各項(xiàng)目的計(jì)劃、進(jìn)度、報(bào)告、評(píng)估等；—人事文件：包含員工檔案、薪酬福利相關(guān)文件等。3.2文件編號(hào)全部文件在存檔前需進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)格式為“年份—編號(hào)”，例如2019—001、文件編號(hào)應(yīng)依據(jù)文件類型進(jìn)行分別編制，編號(hào)應(yīng)連續(xù)不間斷。3.3文件歸檔要求全部文件必需歸檔并標(biāo)注文件編號(hào)、標(biāo)題、文件作者、歸檔日期和歸檔人；文件必需依照分類整齊擺放，并采用標(biāo)簽進(jìn)行區(qū)分；歸檔架必需保持干燥、通風(fēng)，并嚴(yán)禁放置易燃、易爆物品。3.4文件保密依據(jù)文件的涉密程度，對(duì)文件進(jìn)行不同級(jí)別的保密處理。其中，涉密文件必需依照公司保密管理制度進(jìn)行處理，并實(shí)施嚴(yán)格的權(quán)限掌控。3.5文件查閱與借閱任何員工均可在需要的情況下查閱存檔文件，但必需填寫查閱表格，并保證文件的完整和無(wú)遺失。如有需要將文件借出，必需事先向文件管理負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，并填寫借閱表格，借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)文件的安全和保密。4.信息共享管理4.1信息分類依據(jù)信息的性質(zhì)和用途，將信息劃分為以下幾類：—公開(kāi)信息：指可以向公司內(nèi)全部員工公開(kāi)的一般性信息；—內(nèi)部信息：指只能向公司內(nèi)部員工共享、不得對(duì)外公開(kāi)的信息；—機(jī)密信息：指具有商業(yè)機(jī)密和個(gè)人隱私等敏感性的信息，供應(yīng)給特定人員，并需嚴(yán)格限制和保護(hù)。4.2信息共享平臺(tái)設(shè)立信息共享平臺(tái)，包含內(nèi)部網(wǎng)站、郵箱、文檔共享目錄等，用于員工之間的信息溝通和共享。4.3信息發(fā)布公開(kāi)信息：公司將公開(kāi)信息發(fā)布在內(nèi)部網(wǎng)站，供全體員工查閱；內(nèi)部信息：內(nèi)部信息僅在公司內(nèi)部網(wǎng)站發(fā)布，并設(shè)置權(quán)限，只供特定的部門或人員查閱；機(jī)密信息：機(jī)密信息必需通過(guò)加密的方式進(jìn)行傳輸，接收者需簽署保密協(xié)議，并依照規(guī)定妥當(dāng)保管。4.4信息安全和保密全部員工對(duì)涉及公司的信息共享都必需遵守保密規(guī)定；任何未經(jīng)授權(quán)人員不得取得、復(fù)制、傳播機(jī)密信息；在信息共享平臺(tái)使用過(guò)程中，應(yīng)注意信息安全，不得泄露、竄改、損壞相關(guān)信息。4.5信息備份公司應(yīng)定期對(duì)關(guān)鍵信息進(jìn)行備份，并妥當(dāng)保管備份的信息。備份信息的存儲(chǔ)位置和存儲(chǔ)介質(zhì)需要在備份前進(jìn)行明確規(guī)定。5.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度的行為，將依據(jù)公司相關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行處理，包含但不限于口頭警告、書面警告、停職、解聘等處理措施。6.附則本制度自發(fā)布之日起生效，并替換以前的規(guī)章制度。對(duì)制度內(nèi)容的解釋和修訂權(quán)歸公司管理層全部，修訂后的制度經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后生效，并通過(guò)適當(dāng)渠道通知全體員工。以上制度遵從實(shí)際情況訂立，旨在規(guī)范文件