淺談檔案管理中的信息化建設

淺談檔案管理中的信息化建設摘要：隨著現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展，檔案信息化和檔案管理數(shù)字化的建設也逐漸變成了可能，本文首先對檔案相關概念、信息管理重要性做了必要的說明，其次針對目前分公司在檔案建設過程中存在的問題進行了分析，最后提出了相關的策略意見。關鍵詞：淺談檔案管理信息化建設一、檔案信息化概念及開展信息管理的重要性（一）檔案信息化概念。檔案信息化，就是在相關部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為公司提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。就中國石油湖北**銷售分公司來講，檔案館的建立和完善對傳承石油文化，承載公司自建立以來的發(fā)展歷程，對公司的長遠發(fā)展和科技創(chuàng)新方面，起著越來越不可替代的作用。（二）開展信息管理的重要性。隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學技術在公司經(jīng)營管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子公文、各類管理系統(tǒng)、應用程序的數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。分公司檔案的建設及管理的信息化程度將影響著檔案利用的好壞和保管時間的長短，對檔案信息資源加以管理是傳統(tǒng)檔案管理的必然進步，是檔案工作的發(fā)展趨勢。檔案管理的信息化是檔案開發(fā)利用，實現(xiàn)服務方便快捷、資源共享的有效渠道。二、分公司檔案建設管理中存在的問題（一）觀念問題1.各部門檔案管理的意識薄弱，對重要文件、資料和憑證的歸檔還沒有引起足夠的重視。一些部門主任對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理，而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。一些部門的檔案管理人員對檔案的分類存放和檔案歸檔的及時性上認識不足，沒有認識到這是一個循序漸進的工作，而是通常性的進行集中辦理。2.雖然在各部門建立了兼職的檔案管理員制度，也對相關建檔、錄入標準進行了講解和培訓，但落實到具體部門和崗位人員上，卻是貫徹不力，歸檔意識淡薄。通過檔案信息化建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為分公司檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質量。（二）技術層面的問題1.檔案系統(tǒng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡安全也是關系著檔案系統(tǒng)（四）探索實行文檔一體化和歸檔雙軌制。文檔一體化是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。歸檔雙軌制是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據(jù)專家預計，在較長的時期內(nèi)，紙質文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。

（五）重視檔案信息建設實用原則。成檔案信息化建設不僅在量，更在于質，在檔案信息化建設中應堅持實用的原則。根據(jù)利用者的需求，將館藏信息資源加工系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個整體，使信息具備"惟一性"，為利用者提供優(yōu)質、高效的服務。四、小結檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，不是某一部門的工作，也不是單靠幾個技術人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化