案例分析公文寫作中的常見錯誤及對策

案例分析公文寫作中的常見錯誤及對策案例分析公文寫作中的常見錯誤及對策

公文是辦公室參與政務、管理事務、搞好服務的重要載體，是文秘工作的重頭戲。寫好公文是文秘工作者必須具備的基本技能之一，它不僅要求寫作者有扎實的文字功底，還需要掌握各種公文的特點和格式。

辦公室每天都要接觸大量的公文，如果所擬的公文不合格，勢必影響流轉的速度，并會給主送單位平白地增添許多麻煩。筆者所在的校長辦公室就經(jīng)常遇到類似的情況。下面筆者盡量把常見的錯誤放在一篇公文里，展示給各位同行共參。

關于邀請×校長、×書記參加“10356211”工校長辦公室、黨委辦公室并呈×校長、×書記：

根據(jù)“校長辦公會議決”，我院成立了專門的“10356211”工程指揮小組，在校領導的指導和指揮小組的努力下，前期準備工作已經(jīng)就緒。現(xiàn)定于十月二十一日舉行工程奠基儀式，屆時想請×校長、×書記參加儀式并致辭，請校長辦公室提供方便。熱切盼望×校長、×書記的到來！

此致

敬禮！附件一：講話稿；

附件二：議程。

資環(huán)學院

2008年10月11日

一份完整的公文由文頭、內文和文尾組成，內文是主體，上面展示出來的就是公文的內文部分，本文主要探究內文部分的常見錯誤和對策。

一、標題。標題應由“發(fā)文機關+關于+事由+文種”構成，對內發(fā)文可省略發(fā)文機關。就上文標題而言，似乎也符合這一要求，但這只是最起碼的格式要求，細究起來，這個標題仍存在著不少錯誤。

1.多用標點。標題中除書名號外一般不用標點，如：“關于印發(fā)《華東師范大學公章管理辦法》的通知”。上文題目中的頓號、引號都是多余的，應該去掉。

2.人物模糊不清，順序排列不當。公文里所提到的人物應使用全名，不能只用姓氏加上職務，一個學?？赡軙袃蓚€王校長，不用全名會引起不必要的麻煩。對外行文尤其要注意?！包h先政后”的排列順序在我國是約定俗成的，校長和書記同時出現(xiàn)時應把書記排在前面。

3.項目不宜使用代號。公文應該是明晰的，應讓閱讀人一看便知。有些項目和工程有代號，而這些代號可能只有該領域的人知曉，一旦用代號代替項目具體內容出現(xiàn)在公文里，會給人一種不知所云的感覺。

4.混用文種。根據(jù)國務院2000年8月發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》，行政公文的種類主要有命令、議案、決定、意見、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要十三種。請示和報告為不同文種，不能混而為一，上文應屬請示。文種不能錯用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申請等都是非公文文種。

二、主送機關。即受文對象。應根據(jù)公文內容選擇相應的主送機關。上文中的主送機關也存在著錯誤。

1.多頭請示。請示和報告一般只寫一個主送機關，需同時送其他機關的應采用抄送形式。上文應主送黨委辦公室，抄送校長辦公室。

2.不能送個人。公文是機關單位之間聯(lián)系匯報工作、處理解決問題的載體，它只針對單位，不針對個人，所以它一般不直接送給個人審閱。

三、正文。文種不同，內容要求也有變化。請示的正文一般包括請示緣由、請示事項，并應提出自己對解決問題的態(tài)度和意見。上文作為請示，雖然符合基本要求，但很多錯誤也是顯而易見的。

1.引文不全。引用的公文要寫明“發(fā)文時間+發(fā)文機關+標題+公文編號”，如：“根據(jù)華師〔2003〕17號《關于進一步做好非典型肺炎預防工作的通知》精神”。上文所提到的“校長辦公會議決”缺少時間和議決題目。

2.數(shù)字不規(guī)范。正文中除一些約定俗成的叫法外（如華東師范大學“十五”規(guī)劃），數(shù)字應用阿拉伯數(shù)字，“十月二十一日”應為“10月21日”。1.發(fā)文單位不能用簡稱。其實在整個公文里，人名、地名、單位名稱、文件名稱、事物名稱等都忌用簡稱。上文中的“資環(huán)學院”應寫全稱“資源與環(huán)境科學學院”。

2.發(fā)文日期不能用阿拉伯數(shù)字。和正文要求正好相反，發(fā)文日期要用漢字，但0不能寫成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜單中的符號“○”。所以上文中的“2008年10月11日”應改為“二○○八年十月十一日”。

公文寫作不需要小說家那樣豐富的想象力，也不需要詩人那樣華麗的詞藻，公文要的是樸實、簡潔和實用，但想寫好公文卻并非易事。公文對文字的要求可以說達到了“天然去雕飾”的至高境界，而公文種類繁多，每種公文的格式又各不相同，這都為寫