公司文件管理規(guī)定模板

四、企業(yè)文件管理要求（一）總則第一條為降低發(fā)文數(shù)量，提升辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充足發(fā)揮文件在各項工作中指導作用，特制訂本制度。第二條文件管理內(nèi)容關鍵包含：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)多種文件、資料。第三條根據(jù)黨政分工標準，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。表23-4送發(fā)公文登記簿日期文號收文單位文別事由附件附本回涵內(nèi)容表23-5表格檔案處理工作一覽表部門表格檔案名稱聯(lián)數(shù)負責職別表格性質(zhì)完成期限審核職別審核日期日報月報統(tǒng)計其它（二）收文管理第四條公文簽收1．凡來廠公啟文件（除廠領導訂啟外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室機要文件除外）后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢驗封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。2．對上級機要部門發(fā)來文件，要進行信封、文件、文號、機要編號“四對口”核定，假如其中一項不對口，應立即匯報上級機要部門，并登記差錯文件文號。第五條公文編號保管1．兩辦機要秘書對上級來文拆封后應立即附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由工廠承接或歸檔廠領導親啟文件，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)。2．本廠外出人員開會帶回文件及資料應立即分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保留。第六條公文閱批和分轉(zhuǎn)1．凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機要秘書分送承接部門閱辦，關鍵文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批后分送承接部門閱辦，為避免文件積壓誤事，通常應在當日閱簽完緊急文件要月即辦。2．通常函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如包含多個單位會辦文件，應同主辦單位聯(lián)絡后再分轉(zhuǎn)處理。3．為加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應在當日或第二天將文件送到廠領導和承接部門如關系到兩個以上業(yè)務部門應按指示次序依次傳閱最遲不得超出2天（特殊情況例外）。第七條文件傳閱和催辦1．傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密要求，不得將有密級文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其它人閱看對還未傳達文件不得向外泄露內(nèi)容。2．閱讀文件應抓緊時間，當日閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件通常不得超出2天，閱后應署名以示負責。如有領導“指示”、“擬辦意見”，兩辦應責成相關部門和人員按文件所提要求和領導指示辦理相關事宜。3．閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以預防丟失泄密。4．文件閱完后，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。5．兩辦機要秘書對文件負有催辦檢驗督促責任，承接部門接到文件、函電應立即指定專員辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應根據(jù)相關保密要求，并取得兩辦同意后，給予復印或摘抄，原件應立即歸檔周轉(zhuǎn)。6．根據(jù)閱文范圍，離、退休干部，通常由相關部門定時組織學習相關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。（三）發(fā)文管理第八條發(fā)文要求1．全廠上報下發(fā)正式文件權力集中于廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2．各群眾團體、部門需要向上反應匯報關鍵情況或向下安排部署關鍵工作要求發(fā)文應向廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿交廠辦審核。廠部同意發(fā)文，則由廠辦按機構設置和業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以廠×字發(fā)文。3．對全廠影響較大，包含兩個以上廠領導分管范圍文件，須由廠長同意簽發(fā)。其它文件均由分管廠領導同意簽發(fā)。第九條發(fā)文范圍1．通常以廠部名義發(fā)出文件、通告、決定、決議、請示匯報、編寫會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。2．廠部下發(fā)文件關鍵用于：（1）公布全廠規(guī)章制度；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或依據(jù)上級文件精神制訂工廠文件；（3）公布工廠體制機構變動或干部任免事項；（4）公布全廠性重大生產(chǎn)、技術、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作決定；（5）公布相關獎懲決定和通報；（6）其它相關全廠重大事項。3．廠部上行文、外發(fā)文關鍵用于：（1）對上級機關呈報工作計劃、請示匯報、處理決定；（2）同弟兄單位聯(lián)絡相關工廠重大生產(chǎn)、技術、人事勞資、物資供給、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。4．在工廠日常生產(chǎn)、技術、經(jīng)營管理中，相關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部、署傳達上級指示等事項，應按相關制度辦理，經(jīng)分管廠領導同意后，由主管業(yè)務科室書面或口頭通知實施，通常不用廠部文件公布。5．凡各業(yè)務科室如開專題會議所作決定，通常全部不應發(fā)文，不備查考，能夠科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。6．各業(yè)務科室和外單位發(fā)生通常業(yè)務聯(lián)絡，可用各科室名義對外發(fā)函（應各自編號備查），不用廠部名義發(fā)文。（四）發(fā)文程序和要求第十條發(fā)文程序要求1．各單位需要發(fā)文，應事先向廠部提出申請；2．廠部同意發(fā)文時，主辦單位應以國家法令、上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；表23-6表格管理記錄表申請單位申請年月日表格名稱表格編號表格用途備考3．草擬文稿必需從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、見解鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；4．文稿擬就后，擬稿人應填附發(fā)文稿紙首頁，具體寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位和擬稿人，并署名、蓋章、標定日期和密級；5．廠辦應依據(jù)廠部要求和上級相關指示精神、相關文件要求，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符文稿應退回擬稿單位重新擬稿；6．經(jīng)廠辦審查修改后文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責）；7．對審核時修改較多，有礙打印和存檔文稿，應由擬稿部門重新謄寫清楚；8．需經(jīng)會簽文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；9．文稿審核會簽后，按同意權限要求呈送廠部領導審定同意簽發(fā)；10．經(jīng)領導同意簽發(fā)后文稿交廠辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室打??；11．文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上署名；12．文件打字后，由廠辦派專員按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢驗落實情況，對印刷質(zhì)量不好文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。（五）文件借閱和清退第十一條各部門相關工作人員因工作需要借閱通常文件，需經(jīng)本部門責任人簽寫便條，對有密級文件須兩辦主任同意后方可借閱。第十二條借閱文件應嚴格推行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不許可拆卷和在文件上勾畫等。第十三條兩辦機要秘書對承接公文應抓緊催辦，應定時對事情已經(jīng)辦妥本廠文件和上級要求限期清退文件，進行收繳清退工作。（通常為月底一小清，季末一中清，年底一總清）。如發(fā)覺文件丟失，必需立即查明原因和責任者，并如實向領導匯報。第十四條各部門應指定一位責任心強同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢驗工作。（六）文件立卷和歸檔第十五條文件歸檔范圍1．凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：（1）上級機關來文，包含上級對工廠匯報、申請批復；（2）廠部發(fā)出匯報、指示、決定、決議、通報、紀要、關鍵通知、工作總結(jié)、領導講話和生產(chǎn)經(jīng)營工作各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；（3）廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會和多種專業(yè)例會統(tǒng)計；（4）廠一級組織召開代表大會所形成匯報、總結(jié)、決議、講話、簡報、會議統(tǒng)計等；（5）有保留價值人民來信，來訪統(tǒng)計及處理結(jié)果；（6）參與上級召開多種會議帶回文件、資料及本廠在會上匯報講話材料等；（7）上級機關領導同志來廠檢驗視察工作匯報、指示統(tǒng)計，和本廠向上級進行匯報提要和材料；（8）反應本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、優(yōu)異人物事跡及廠領導工作等音像攝制品；（9）工廠日志和大事記；（10）工廠向上級請示批復文件及上報相關材料。2．業(yè)務科室、各群眾團體日常工作中形成活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。第十六條立卷要求1．文件立卷應根據(jù)內(nèi)容、名稱、作者、時間次序，分門別類地進行整理歸檔。2．立卷時，要求把文件批復、正本、底稿、主件、附件搜集齊全，保持文件材料完整性。3．要堅持平時立卷和年底立卷歸檔相結(jié)合標準。關鍵工作、關鍵會議形成文件材料，要立即立卷歸檔。4