采購控制程序文件

采購控制程序文件1.目的本文件旨在對采購物資的全過程實(shí)施嚴(yán)格的管理與控制，確保所有采購活動均符合公司既定的采購流程和規(guī)定要求。2.范圍本程序適用于公司對原材料、外購零部件、服務(wù)等各類物資的采購控制。3.職責(zé)3.1采購部門負(fù)責(zé)組織供應(yīng)商的評估工作，編制并提供《合格供應(yīng)商名錄》，同時負(fù)責(zé)監(jiān)督各部門的采購申請流程。3.2項(xiàng)目部門或需求部門負(fù)責(zé)提供詳細(xì)的采購需求說明和技術(shù)文件。3.3采購部門負(fù)責(zé)收集、匯總并編制《月度采購計(jì)劃報表》，并于每月1日前提交下月的采購計(jì)劃，每月5日前提交上月的采購報表。這些報表由分公司采購人員制作，提交至集團(tuán)采購部門區(qū)域負(fù)責(zé)人審核，審核通過后方可進(jìn)行采購。3.4收貨部門和使用部門負(fù)責(zé)對采購物料進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)證。3.5倉庫管理部門負(fù)責(zé)按照公司要求對采購物資進(jìn)行管理（如設(shè)有倉庫）。4.采購工作程序4.1采購需求文件及采購計(jì)劃4.1.1工程部門負(fù)責(zé)編制采購需求文件，內(nèi)容通常包括物資名稱、數(shù)量、質(zhì)量要求、標(biāo)識方法、交貨方式和交貨期限等。4.1.2采購申請文件分為月度采購計(jì)劃申請、采購簽報申請和臨時物料采購申請三種。4.2采購具體操作流程及要求4.2.1新項(xiàng)目采購操作流程4.2.1.1新項(xiàng)目啟動時，分公司采購人員根據(jù)項(xiàng)目需求確定申請文件格式，對于作業(yè)車輛的采購，如灑水車、洗掃車等，需提前規(guī)劃供貨周期，并通過公司內(nèi)網(wǎng)OA系統(tǒng)進(jìn)行簽報申請，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，由集團(tuán)車輛管理部門負(fù)責(zé)采購事宜。4.2.1.2新項(xiàng)目辦公家具及小型設(shè)備采購需進(jìn)行詢價比較，至少比較三家供應(yīng)商，提供家具圖片及材質(zhì)信息，小型設(shè)備參數(shù)，辦公設(shè)備品牌、配置及保修條款等，并通過公司內(nèi)網(wǎng)OA系統(tǒng)進(jìn)行簽報申請，經(jīng)集團(tuán)采購部門審批后方可采購。4.2.1.3新項(xiàng)目常規(guī)物料采購在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行，選擇供應(yīng)商需遵循《供應(yīng)商管理程序》，首次采購需比較至少三家供應(yīng)商，包括單價、稅費(fèi)（專用發(fā)票或普通發(fā)票）、支付方式等，并通過公司內(nèi)網(wǎng)OA系統(tǒng)進(jìn)行簽報申請，經(jīng)集團(tuán)采購部門審核后方可簽訂框架協(xié)議。4.2.2常規(guī)采購、物控具體操作流程4.2.2.1訂單：采購人員收到物料申請單后，在ERP系統(tǒng)錄入訂單，訂單打印后由部門經(jīng)理簽字，傳真或掃描給供應(yīng)商，供應(yīng)商確認(rèn)后與送貨單一并送交公司采購員，用于登記采購合同臺賬和付款申請。4.2.2.2送貨單：供應(yīng)商提供一式三聯(lián)的送貨單，由工程接收人或倉管人員核對無誤后簽字，一份留存，一份隨訂單配送或郵寄給分公司物控或財(cái)務(wù)部門，作為財(cái)政入庫及付款的依據(jù)。4.2.2.3入庫單：物控或財(cái)務(wù)部門核對訂單與送貨單無誤后，在ERP系統(tǒng)生成入庫單，打印一式三份，由物控、倉管和部門經(jīng)理簽字，財(cái)務(wù)留存一份用于核對應(yīng)付賬款，物控或倉管留存一份存檔，采購留存一份作為付款附件。4.2.2.4出庫單：材料入庫后，物控將材料出庫至各項(xiàng)目，打印出庫單一式三聯(lián)，領(lǐng)料人簽字后，物控留存一份存檔，交財(cái)務(wù)一份用于成本核算，領(lǐng)料人提交一份至倉管進(jìn)行出庫。4.2.3分公司采購大型施工、大型裝備超過100萬元需通過招投標(biāo)或競爭性商洽方式進(jìn)行，填寫“招標(biāo)需求申請表”，按流程審批后進(jìn)行采購。4.2.4采購合同簽訂4.2.4.1采購合同按《采購控制程序》管理，對于裝備、工衣、施工勞務(wù)和臨時采購金額超過五萬元或有質(zhì)保金及售后服務(wù)條款的物品，必須簽訂采購合同。4.2.4.2經(jīng)集團(tuán)確認(rèn)的常規(guī)物料合格供應(yīng)商，分公司采購人員需簽訂長期合作框架協(xié)議，內(nèi)容包括服務(wù)承諾、付款條件、供貨要求等。4.2.4.3采購合同審批程序：按規(guī)定需簽訂采購合同的，隨采購簽報一起提交審批；采購簽報后簽訂合同的，在蓋章前提交至集團(tuán)采購和法務(wù)審核。4.2.5采購物資的驗(yàn)收及檢驗(yàn)4.2.5.1采購物資的驗(yàn)收及檢驗(yàn)應(yīng)與采購職責(zé)分離，由使用部門或倉管員進(jìn)行。4.2.5.2物資檢驗(yàn)合格后，由項(xiàng)目部或倉庫保管員在送貨單上簽收，清點(diǎn)入庫。4.2.5.3檢驗(yàn)不合格的物料，由采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系辦理退、換貨手續(xù)。4.2.5.4大型機(jī)器設(shè)備及施工服務(wù)驗(yàn)收，需工程使用部門、采購人員聯(lián)合驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后各部門在接收單上確認(rèn)簽字。4.2.6采購價格穩(wěn)定性及變動的相關(guān)說明4.2.6.1各分、子公司與供應(yīng)商簽訂合同，合同一年一簽，規(guī)定合同有效期內(nèi)價格不變。4.2.6.2通過招標(biāo)、競爭性商洽、單一來源及詢價采購確定的供應(yīng)商，價格不予變動。4.2.6.3對于市場價格波動較大的物品或物料，采購部門應(yīng)及時了解市場信息并復(fù)核價格，確保采購價格不高于市場供應(yīng)價格。4.2.6.4供應(yīng)商提出調(diào)價申請時，采購部門需在當(dāng)?shù)厥袌鲞M(jìn)行價格復(fù)核，并形成書面報告呈報上級領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后方可回復(fù)供應(yīng)商調(diào)價事宜。4.2.6.5價格遇市場階段性波動時，采購部門需定期進(jìn)行市場價格調(diào)查，確保物品或物料價格穩(wěn)定。4.3供應(yīng)商的評定4.3.1供應(yīng)商評判內(nèi)容4.3.1.1評價供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、服務(wù)能力。4.3.1.2定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估（一年兩次），評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨準(zhǔn)時度、價格、服務(wù)態(tài)度等，填寫《供應(yīng)商業(yè)績評價表》，80分以下為不合格供應(yīng)商。4.3.1.3定期審核供應(yīng)商提供的材料是否過期、變更等，及時更新。4.3.2供應(yīng)商的選擇4.3.2.1采購部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商的提名、調(diào)查初選工作，審查供應(yīng)商的組織狀況、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)狀況等，并填寫《供應(yīng)商評鑒表》。4.3.2.2聯(lián)合管理部、品管部或項(xiàng)目部對其質(zhì)保能力進(jìn)行現(xiàn)場查看評審。4.3.3初選供應(yīng)商的檢驗(yàn)評定。4.3.3.1采購部門對批量產(chǎn)品采購物料按采購技術(shù)要求，初選供應(yīng)商采購樣品，并填寫《供應(yīng)商審查表》。4.3.3.2采購部門對采購的樣品，按管理部及品質(zhì)部需求，做出結(jié)論并將結(jié)論作為評價依據(jù)，經(jīng)鑒定合格方可納入初選名單。4.3.3.3若需要樣品試制，樣品試制工作由采購部門牽頭管理部確認(rèn)，樣品數(shù)量視具體情況確定。4.3.3.4批量產(chǎn)品與零星產(chǎn)品常規(guī)物資采購以供應(yīng)商提供質(zhì)保書與合格證為準(zhǔn)。4.3.4供應(yīng)商的確定4.3.4.1評價后符合要求的供應(yīng)商經(jīng)管理部認(rèn)可，總經(jīng)理批準(zhǔn)，集團(tuán)采購部門審核后，確定為合格供應(yīng)商。4.3.4.2采購部門建立《合格供應(yīng)商名錄》存檔，并錄入供應(yīng)鏈系統(tǒng)。4.3.4.3采購部門負(fù)責(zé)對供應(yīng)商評價過程質(zhì)量記錄、資料的整理、保存，并建立合格供應(yīng)商檔案。4.3.5對供應(yīng)商的動態(tài)質(zhì)量控制。4.3.5.1為確保供應(yīng)商能長期，穩(wěn)定地提供合格產(chǎn)品，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門每年對其進(jìn)行一次復(fù)審。4.3.5.2對供貨質(zhì)量下降的供應(yīng)商，采購部門要求限期整改。對不重視質(zhì)量或質(zhì)量問題無明顯改進(jìn)的供應(yīng)商，采購部門以內(nèi)網(wǎng)郵件形式報備集團(tuán)采購部門，經(jīng)過審批后取消其合格供應(yīng)商資格，從《合格供應(yīng)商名錄》中去除，并通知相關(guān)職能部門。4.4對于同種采購物資盡可能選擇兩家或兩家以上的供應(yīng)商，以使所采購物料的質(zhì)量、價格、交貨期有比較并能滿足項(xiàng)目需求。4.5采購部門必要時向合格供應(yīng)商提供所需的采購技術(shù)文件。