財務檔案管理流程說明

流程名稱財務檔案管理流程流程編號主負責部門財務部總負責人編制者最后更新日期財務檔案管理流程圖說明流程目的規(guī)范集團總部財務檔案管理工作，保證財務資料及時歸檔，財務檔案的完整，提高檔案查詢效率。適用范圍本流程適用于集團總部財務檔案管理工作，下屬單位財務檔案管理可參考本流程。職責劃分集團財務部是集團總部財務檔案管理工作歸口管理部門。流程說明財務部有專人承擔檔案管理職責，定期進行財務檔案檢查，及時上交集團檔案管理部門，保證財務資料的完整；審核審批人因故不能履行簽字職責時（如出差），可根據(jù)需要進行必要授權。任務名稱節(jié)點工作內容工作標準時限相關資料/支持表單設置檔案分類目錄1財務部按照檔案管理的要求建立檔案管理目錄。會計檔案的管理包括會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映公司經濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，需要進行合理的分類管理。分類具體包括：會計憑證類：原始憑證、記帳憑證、其他會計憑證；會計帳簿類：總帳、明細帳(依據(jù)科目建立)、日記帳、固定資產卡片、輔助帳簿、其他會計帳簿；財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表及附表、附注和文字說明，其他財務報告；其他類：會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，銀行余額調節(jié)表，其他應保存的會計核算專業(yè)資料。/財務檔案分類目錄收集檔案資料2財務部設置專人負責收集有關財務檔案資料。每月形成的會計檔案，應由專人按照歸檔要求，負責整理立卷、裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。檔案依據(jù)上述分類，分別保存，憑證按月整理保存，年終將本年帳簿存檔。/整理檔案3定期對財務檔案進行分類整理，并編制分類檔案目錄。包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、納稅申報表、備查資料等；核對其是否完整，是否有毀損、缺失。/裝訂檔案4財務部對檔案進行規(guī)范裝訂。對經整理分類的財務檔案增加檔案封皮，進行規(guī)范裝訂（包括裝訂樣式、檔案封皮的選擇和填列、編號等）；及時裝訂，裝訂方式方法符合規(guī)范要求。2個工作日檔案臨時歸檔5對3年以內的財務檔案資料臨時保存在財務部，由專人保管。保管規(guī)范、標準；根據(jù)檔案的成分和狀況，采取存放和安全保護措施，維護檔案的完整與安全。3個工作日財務檔案文件明細申請臨時查閱、借閱6集團總部各部門和下屬單位根據(jù)需要辦理財務資料查閱、借閱申請。嚴格執(zhí)行查閱、借閱申請程序；填寫查/借閱申請單，填寫信息真實、準確、完整。/財務檔案借閱單財務檔案查閱登記簿附件2：財務檔案文件明細柜號：序號年度保管期限機構（問題）盒號件號內容備注附件3：財務檔案借閱單使用部門經辦人領用時間文件編號文件名稱借閱用途一般檔案簽批重要檔案簽批歸還時間歸還人簽字歸還情況備注附件4：公司財務檔案查閱登記簿序號時間文件編號/名稱查