辦公用品領(lǐng)用管理制度

公司辦公用品領(lǐng)用管理制度

辦公用品領(lǐng)用管理規(guī)定

辦公用品作為企業(yè)的必需開(kāi)支，在公司的運(yùn)營(yíng)費(fèi)用中占用確定的比例。加強(qiáng)和規(guī)范對(duì)辦公用品的選購(gòu)、發(fā)

放、領(lǐng)用、回收等環(huán)節(jié)的管理規(guī)定，可以達(dá)到使公司壓縮開(kāi)支，樹(shù)立形象，強(qiáng)化管理的目的。

辦公用品雖小，但積少成多，因此辦公用品的發(fā)放必需有嚴(yán)格的制度規(guī)定保障，一般狀況下辦公用品的領(lǐng)

用可依據(jù)以下流程進(jìn)行。

辦公用品領(lǐng)用管理留意事項(xiàng)

辦公用品的領(lǐng)用、更換要依照辦公用品運(yùn)用期限一覽表，辦公用品更換按要求處理，特殊狀況要有書面報(bào)

告。

依據(jù)工作須要狀況，確定各崗位辦公用品配備規(guī)格一覽表，作為辦公用品發(fā)放的依據(jù)。

員工離開(kāi)本單位，應(yīng)退回領(lǐng)用的辦公用品。

辦公用品申領(lǐng)運(yùn)用管理方式

行政部門不但要負(fù)責(zé)辦公用品的收發(fā)，還要負(fù)責(zé)申請(qǐng)、選購(gòu)，如此瑣碎、繁雜，要做好就得要理清各

環(huán)節(jié)之運(yùn)作，并作好支配、預(yù)算工作。并且，此類工作的管理還要視企業(yè)規(guī)模大小而制定不同的管理方法。

對(duì)于小型企業(yè)來(lái)說(shuō)：

行政人員應(yīng)將一些運(yùn)用頻率較高，如圓珠筆、紙巾等，稍作一些保存，占的地方不大，用一個(gè)柜子就可以。

文具領(lǐng)用可接受以舊換新的方式，不過(guò)更改前，各部門（單位）還得填寫申領(lǐng)單，經(jīng)公司主管簽字后，加以

統(tǒng)計(jì)，叫供應(yīng)商送來(lái)后，便可發(fā)放。

對(duì)于可繳交的用品，如釘書機(jī)、打孔機(jī)等用品，人員離職后可收回，發(fā)給下一任同事運(yùn)用。

對(duì)于大中型企業(yè)則不同，因?yàn)槿硕?、部門多，上述作法應(yīng)付不了需求，還會(huì)遭到不少同事埋怨，可行的方

法是：

行政部依據(jù)各部門的工作須要，為公司各部門做好辦公用品領(lǐng)用預(yù)算，可以依據(jù)往年的用量及費(fèi)用，作出

年度支配及預(yù)算，這種預(yù)算作業(yè)通常在年終進(jìn)行。

員工領(lǐng)用辦公用品需經(jīng)過(guò)部門經(jīng)理及行政經(jīng)理的核實(shí)審批，到行政部填寫辦公用品領(lǐng)用狀況登記表。

設(shè)立辦公用品保管室，依公司大小，用品多少設(shè)保管員1名或2名，保管員既要做好收發(fā)工作，還要依據(jù)

業(yè)務(wù)須要做好賬本登記，定期對(duì)文具進(jìn)行盤點(diǎn)。行政部可以支配公司的前臺(tái)人員或保潔員擔(dān)當(dāng)辦公用品的

保管員。

選購(gòu)人員應(yīng)選擇好供應(yīng)商，并限制好價(jià)格及品質(zhì)。

行政人員應(yīng)擬訂好《辦公用品收發(fā)一覽表》，使辦公用品在收發(fā)過(guò)程中有條有序。

辦公用品管理方法

目的

為規(guī)范公司辦公用品管理，使之即滿足員工工作須要又杜絕鋪張奢侈，特制定本方法。

適用范圍

公司內(nèi)全部部門及分公司辦公用品的選購(gòu)、領(lǐng)用及報(bào)廢等管理。

三.辦公用品請(qǐng)購(gòu)

各部門應(yīng)于每月25日至30日依據(jù)工作須要編制下月的辦公用品需求支配，由部門主管填寫《辦公用品選

購(gòu)申請(qǐng)單》交行政人力資源部。

行政人力資源部統(tǒng)一匯總、整理各部門的選購(gòu)申請(qǐng)，并經(jīng)核查庫(kù)存狀況后填寫《辦公用品選購(gòu)支

配表》，呈報(bào)總經(jīng)理審核同意后實(shí)施選購(gòu)任務(wù)。

各部門若需選購(gòu)臨時(shí)急需的辦公用品，由部門主管填寫《辦公用品選購(gòu)申請(qǐng)單》，并在備注欄內(nèi)

注明急需選購(gòu)的緣由，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由行政人力資源部負(fù)責(zé)實(shí)施選購(gòu)任務(wù)。

四.辦公用品選購(gòu)

為有效完成選購(gòu)任務(wù)，原則上由行政人力資源部統(tǒng)一負(fù)責(zé)實(shí)施選購(gòu)任務(wù).

對(duì)專業(yè)性辦公用品的選購(gòu)，由所需部門幫助行政人力資源部共同進(jìn)行選購(gòu).

臨時(shí)急需辦公用品可經(jīng)行政人力資源部同意后由運(yùn)用部門自行選購(gòu)。

對(duì)單價(jià)大于500元以上辦公用品的選購(gòu)，應(yīng)先進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，并將最終議定價(jià)格呈報(bào)總經(jīng)理

同意后，方可實(shí)施選購(gòu)任務(wù)。

五.辦公用品入庫(kù)

辦公用品入庫(kù)前須進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于符合規(guī)定要求的，由行政人力資源部辦公用品管理人員登記入庫(kù)；對(duì)不

符合要求的，由選購(gòu)人員負(fù)責(zé)辦理調(diào)換或退貨手續(xù)。

辦公用品選購(gòu)發(fā)票應(yīng)由行政人力資源部辦公用品管理人員簽字確認(rèn)入庫(kù)后，方可報(bào)銷。

六.辦公用品領(lǐng)用

員工領(lǐng)用辦公辦公用品應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》。

員工領(lǐng)用單價(jià)在人民幣100元以上的辦公用品，須經(jīng)部門主管核準(zhǔn)同意。

七.辦公用品運(yùn)用

嚴(yán)禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用。

員工離職時(shí)應(yīng)依《辦公用品領(lǐng)用登記表》所領(lǐng)辦公用品一并退回（消耗品除外）。

凡屬各部門或部門內(nèi)員工共用的辦公用品應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管。

公司員工應(yīng)本著節(jié)約的原則運(yùn)用辦公用品。

辦公用品若被人為損壞，應(yīng)由責(zé)任人照價(jià)賠償。

八.辦公用品報(bào)廢

非消耗性辦公用品因運(yùn)用時(shí)間過(guò)長(zhǎng)須要報(bào)廢注銷時(shí)，運(yùn)用人應(yīng)提出辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)部門主管審核,

并報(bào)總經(jīng)理同意后，到行政人力資源部辦理報(bào)廢注銷手續(xù)。

書寫工具

簽字筆

鋼筆/墨水

鉛筆/橡皮

圓珠筆

白板筆

電話筆

熒光/記號(hào)筆

油漆/膠片筆

文件存儲(chǔ)

文件夾/冊(cè)

文件袋/套

票據(jù)夾

報(bào)告夾

檔案盒

寫字板/板夾

名片冊(cè)/夾

文件盤/雜志架

風(fēng)琴包

紙、本

復(fù)印紙

報(bào)事貼

分類索引

傳真紙

打印紙

硬皮/軟皮本

萬(wàn)用手冊(cè)

螺旋/膠裝本

照片打印紙

桌上用品

涂改液

筆筒/量尺

膠帶/膠帶座

膠水/膠棒

圖釘/圖針

釘書器/機(jī)

計(jì)算器

夾子/切紙刀

起釘/打孔機(jī)

辦公耗材

佳能墨盒

惠普硒鼓

墨粉

惠普墨盒

佳能硒鼓

光盤/軟盤

愛(ài)普生墨盒

愛(ài)普生硒鼓

鼠標(biāo)/U盤

辦公用品相關(guān)

辦公用品管理方法

辦公用品管理制度

辦公用品領(lǐng)用表

辦公用品領(lǐng)用規(guī)定

辦公用品選購(gòu)方法

辦公用品批發(fā)

辦公用品報(bào)價(jià)

辦公用品管理制度

辦公用品管理總則

1.為保證辦公用品的有效運(yùn)用和妥當(dāng)保管，特制定本規(guī)定。

2.本規(guī)定中的辦公用品包括：

公司給員工個(gè)人配置的通訊工具（手機(jī)、BP機(jī)）、辦公桌椅、電話機(jī)和員工日常工作所需的辦公文具。

公司給部門配置的文件柜、傳真機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等。

公司公用的辦公設(shè)備，如公共區(qū)域的傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。

公司為部門購(gòu)置的書籍、雜志和報(bào)刊。

個(gè)人辦公用品的管理

公司行政須在新員工到崗之前為其配置一套桌椅及一套辦公用品。

公司員工領(lǐng)用辦公用品須至行政部填寫“辦公用品領(lǐng)用登記”。

公司員工應(yīng)當(dāng)自覺(jué)疼惜公司財(cái)產(chǎn)：節(jié)約運(yùn)用辦公用品。

=.部門辦公用品的管理

1.除辦公文具以外的全部辦公用品皆以部門為最小申請(qǐng)單位。

2.部門申請(qǐng)購(gòu)買辦公用品的程序：

部門經(jīng)理填寫《辦公用品申請(qǐng)表》；

交于公司行政部（分公司則交于分公司行政，由其統(tǒng)一傳真至上海行政部）；

上海行政部查對(duì)庫(kù)存或依據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展須要統(tǒng)一核準(zhǔn)，上報(bào)董事長(zhǎng)；

董事長(zhǎng)簽核；

上海行政部將申請(qǐng)結(jié)果及購(gòu)買方式或地點(diǎn)反饋給各部門經(jīng)理（分公司則反饋給分公司行政）。

部門辦公用品領(lǐng)用之后，由部門經(jīng)理分發(fā)辦公用品給指定運(yùn)用人，如運(yùn)用人更改，則部門經(jīng)理須至行政部

變更記錄。

四.公共辦公用品的管理

公司公共辦公用品由行政部統(tǒng)一管理和維護(hù)。

公司全部員工應(yīng)當(dāng)疼惜公共辦公用品，打印、復(fù)印避開(kāi)奢侈。對(duì)于公司內(nèi)部文件資料，提倡運(yùn)用二手紙。

員工在運(yùn)用公共辦公用品時(shí)，如發(fā)覺(jué)機(jī)器故障應(yīng)剛好向行政部或公司網(wǎng)管報(bào)修。

辦公用品選購(gòu)方法

為進(jìn)一步加強(qiáng)辦公用品選購(gòu)管理.，規(guī)范辦公經(jīng)費(fèi)的支出行為，保證辦公經(jīng)費(fèi)有效運(yùn)用和節(jié)約，特制定

本方法。

一、適用范圍

全單位日常辦公所需的、《辦公用品書目》規(guī)定范圍內(nèi)的各種文具、物品等低值易耗材料及器具，均納入

定點(diǎn)采供范圍。

二、職責(zé)支配

采供部負(fù)責(zé)組織招標(biāo)、評(píng)標(biāo)確定我單位辦公用品定點(diǎn)選購(gòu)供應(yīng)商(以下簡(jiǎn)稱供應(yīng)商)；督促供應(yīng)商在我單

位辦公用品供應(yīng)中履行合同；供應(yīng)《辦公用品書目》；受理各部門《辦公用品領(lǐng)用單》備案；定期向供應(yīng)

商統(tǒng)一結(jié)算辦公用品費(fèi)用；組織大批量辦公用品選購(gòu)。

財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)向供應(yīng)商統(tǒng)一支付辦公用品費(fèi)用，并分戶扣減各部門相應(yīng)的辦公經(jīng)費(fèi)。

各部門填寫并由部門領(lǐng)導(dǎo)核批本部門《辦公用品領(lǐng)用單》相應(yīng)欄目；向指定供應(yīng)商提取并驗(yàn)收所需辦公用

品。

供應(yīng)商按合同要求保證辦公用品供應(yīng)，按《辦公用品領(lǐng)用單》供應(yīng)辦公用品，并填寫相應(yīng)欄目。

紀(jì)檢部負(fù)責(zé)參加、監(jiān)督確定供應(yīng)商的招標(biāo)、評(píng)標(biāo)工作；監(jiān)督辦公用品供應(yīng)工作。

三、運(yùn)作規(guī)程

每月需用的打印紙、復(fù)印用紙、墨盒、墨粉、墨水等通用物資的型號(hào)規(guī)格、數(shù)量，由各需用部門于前一月

笫4周前報(bào)采供部匯總，由采供部按《辦公用品選購(gòu)規(guī)程》組織選購(gòu)，并分發(fā)相關(guān)部門。其余辦公

用品選購(gòu)按(2-8)施行。

采供部牽頭組建有相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)和采供部、財(cái)務(wù)部、紀(jì)檢部等部門派員參加的供應(yīng)商招標(biāo)評(píng)標(biāo)小組。

招標(biāo)評(píng)標(biāo)小組于當(dāng)年6月底前組織招標(biāo)，并依據(jù)投標(biāo)商的資質(zhì)、服務(wù)承諾、讓利多少?gòu)闹性u(píng)比確定2—3家

中標(biāo)商。中標(biāo)商與我單位簽訂辦公用品供應(yīng)合同后成為我單位辦公用品定點(diǎn)供應(yīng)商。

各部門需用辦公用品時(shí)，填寫統(tǒng)一制定的《辦公用品領(lǐng)用單》相關(guān)欄目一式二份，經(jīng)由本部門領(lǐng)導(dǎo)核批，

加蓋本部門公章后，由經(jīng)辦人憑該單去定點(diǎn)供應(yīng)商處提取。

供應(yīng)商按需用部門核批的《辦公用品領(lǐng)用單》供應(yīng)的品名、型號(hào)?、規(guī)格、數(shù)量供應(yīng)辦公用品，并在《辦公

用品領(lǐng)用單》相關(guān)欄目照實(shí)填寫物品市價(jià)、實(shí)際結(jié)算價(jià)、合計(jì)實(shí)際結(jié)算價(jià)，經(jīng)部門經(jīng)辦人簽字認(rèn)可后一份

存供應(yīng)商處，一份由經(jīng)辦人交部門驗(yàn)收人驗(yàn)收簽字后存采供部，連同供貨發(fā)票作為結(jié)算對(duì)帳和辦理出、入

庫(kù)單的憑據(jù)。

財(cái)務(wù)部依據(jù)入庫(kù)單和發(fā)票向相關(guān)供應(yīng)商付款；憑出庫(kù)單扣減相關(guān)部門辦