企業(yè)檔案工作規(guī)范精簡

1《企業(yè)檔案工作規(guī)范》

解讀

2《企業(yè)檔案工作規(guī)范》是我國第一部全面規(guī)定企業(yè)檔案工作行為的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

2009年11月2日發(fā)布

2010年1月1日起實施3《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的

主要特點1、管理創(chuàng)新2、觀念創(chuàng)新3、經(jīng)驗基礎(chǔ)4、信息化方向4《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的內(nèi)容結(jié)構(gòu)第1章：范圍第2章：規(guī)范性引用文件第3章：術(shù)語和定義第4章：檔案工作總則第5章：檔案工作組織第6章：檔案工作制度第7章：檔案業(yè)務(wù)工作第8章：檔案信息化建設(shè)第9章：檔案工作設(shè)施設(shè)備附錄A《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》附錄B《表格式樣》5第1章范圍（略）第2章規(guī)范性引用文件（略）第3章術(shù)語和定義（略）6第4章檔案工作總則四方面內(nèi)容：1、企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作的性質(zhì)和地位2、企業(yè)檔案工作的管理體制3、企業(yè)檔案工作目標(biāo)、任務(wù)與手段4、企業(yè)檔案工作的基本原則7第4章檔案工作總則1企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作的性質(zhì)和地位企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。體現(xiàn)對檔案與檔案工作價值與地位的認(rèn)識提升8第4章檔案工作總則2企業(yè)檔案工作的管理體制企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。⑴資產(chǎn)管理原則：以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶表明企業(yè)的資產(chǎn)管理范圍就是企業(yè)檔案的管理范圍。⑵集中統(tǒng)一管理原則：實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)9第4章檔案工作總則3企業(yè)檔案工作目標(biāo)、任務(wù)與手段企業(yè)檔案工作目標(biāo)：是滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、法律責(zé)任和信息等方面的需求。企業(yè)檔案工作任務(wù)：是為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。企業(yè)檔案工作的手段：運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)。10第4章檔案工作總則4企業(yè)檔案工作的基本原則維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。強(qiáng)調(diào)維護(hù)檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、安全性是企業(yè)依法應(yīng)履行的責(zé)任要求。11第5章檔案工作組織加強(qiáng)組織體系建設(shè)，旨在為企業(yè)檔案工作的開展提供組織保障，理順企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系及工作體系。兩方面內(nèi)容：1、組織系統(tǒng)建設(shè)包括四個方面：領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)、人員、體系2、管理職責(zé)建設(shè)包括四個方面：企業(yè)、企業(yè)部門、檔案部門、檔案人員12第5章檔案工作組織

第1節(jié)組織系統(tǒng)建設(shè)1檔案工作領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)應(yīng)確定檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)確定各職能或承辦部門、各項目檔案工作的負(fù)責(zé)人確定檔案部門的負(fù)責(zé)人2檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)，或指定負(fù)責(zé)檔案工作的機(jī)構(gòu)大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館3檔案人員配備企業(yè)應(yīng)配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理相適應(yīng)的專職檔案人員各部門、各項目應(yīng)配備專職或兼職檔案人員企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對穩(wěn)定4檔案工作體系企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系13第5章檔案工作組織

第2節(jié)企業(yè)管理職責(zé)五項職責(zé)：1企業(yè)應(yīng)貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。2企業(yè)應(yīng)將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進(jìn)行考核。3企業(yè)應(yīng)采取必要措施，維護(hù)和確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。4企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時應(yīng)做好檔案的處置工作；國有企業(yè)應(yīng)依照檔發(fā)字〔1998〕6號文件（《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置》）的要求進(jìn)行，其他企業(yè)可參照。5企業(yè)應(yīng)對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關(guān)規(guī)定造成檔案損失的相關(guān)人員給予處分。14第5章檔案工作組織

第3節(jié)企業(yè)部門職責(zé)

四項職責(zé)：1企業(yè)各職能或承辦部門及項目負(fù)責(zé)人，應(yīng)對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)。2企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者，應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)。3專兼職檔案人員，應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。15第5章檔案工作組織

第3節(jié)企業(yè)部門職責(zé)4企業(yè)各職能或承辦部門及項目對文件管理的責(zé)任，見ISO15489.1第七章、ISO15489.2和檔發(fā)字〔2002〕5號文件要求。ISO15489.1《檔案管理通則》:機(jī)構(gòu)應(yīng)該明確各類員工參與文件管理的權(quán)力和責(zé)任。文件管理職責(zé)應(yīng)由機(jī)構(gòu)內(nèi)所有員工分擔(dān)，不僅包括文件管理人員，還包括相應(yīng)的信息專業(yè)人員、行政人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、系統(tǒng)管理員及形成文件的其他人員，應(yīng)在崗位職責(zé)描述和同類說明中對其文件管理責(zé)任作出明確規(guī)定。不同崗位的文件管理職責(zé)：高級管理層應(yīng)該承擔(dān)最高層次的責(zé)任，以確保文件管理規(guī)劃的成功實施；文件管理專業(yè)人員對文件管理的方方面面負(fù)責(zé)；企業(yè)各部門的管理者為文件的管理提供所必需的資源，負(fù)責(zé)確保員工在工作過程中按照規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)形成并保管文件，同時與專業(yè)文件管理人員在規(guī)定的職責(zé)方面保持聯(lián)絡(luò)；系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)確保所有記錄的準(zhǔn)確性、可獲取性和可讀性。形成、接收和保管文件是所有人員日常工作的一部分，所有員工有責(zé)任和義務(wù)確保其活動中形成文件的準(zhǔn)確性和完整性。16第5章檔案工作組織

第4節(jié)檔案部門職責(zé)

五方面職責(zé)：1統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。2負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。3指導(dǎo)企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。4監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位（包括派出機(jī)構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè)）的檔案工作。5依照有關(guān)規(guī)定向國家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。17第5章檔案工作組織

第5節(jié)檔案人員要求

四方面要求：1檔案人員應(yīng)遵紀(jì)守法、忠于職守、具有專業(yè)知識。2檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)具有中級以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷。3檔案人員應(yīng)具備大學(xué)專科以上學(xué)歷或同等學(xué)識水平。4檔案人員應(yīng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。18第6章檔案工作制度檔案工作制度工作規(guī)章管理制度業(yè)務(wù)規(guī)范19第6章檔案工作制度1、企業(yè)檔案工作規(guī)章：是指企業(yè)明文公開的制度，是企業(yè)根據(jù)國家有關(guān)檔案工作法律法規(guī)要求，結(jié)合企業(yè)實際制定的有關(guān)企業(yè)檔案工作基本的規(guī)定性要求。2、企業(yè)檔案管理制度：是要求企業(yè)相應(yīng)的工作或環(huán)節(jié)應(yīng)遵守的有關(guān)檔案管理的規(guī)定。3、企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范：是指企業(yè)檔案工作具體業(yè)務(wù)的規(guī)范性要求。三個不同層次、不同重點內(nèi)容的制度，構(gòu)成企業(yè)檔案工作的制度體系。1、企業(yè)檔案工作規(guī)章，以企業(yè)名義制定，重在明確檔案工作在企業(yè)的地位和作用；2、企業(yè)檔案管理制度，以主管檔案工作的職能部門名義制定，重在約定共同遵守的企業(yè)檔案管理規(guī)定；3、企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，以主管檔案工作的職能部門名義制定，重在企業(yè)檔案管理的具體操作要求。20第6章檔案工作制度

檔案工作制度建設(shè)應(yīng)遵循的原則：1、規(guī)范性必須遵守憲法和法律，符合國家的方針、政策，符合國家、行業(yè)、地方的相關(guān)規(guī)定。2、實效性必須結(jié)合企業(yè)實際和工作實踐，講求實際，注重實效，具有針對性、操作性、適用性、可行性和實效性。3、合規(guī)性必須嚴(yán)格程序，按照企業(yè)規(guī)定的程序出臺，作為企業(yè)的規(guī)章制度、辦事規(guī)程或行為準(zhǔn)則，通過審核批準(zhǔn)、頒布實施、共同遵守。4、協(xié)調(diào)性應(yīng)納入本企業(yè)各項制度體系，與之成龍配套，相互一致，避免不協(xié)調(diào)和規(guī)定不一致的現(xiàn)象。5、準(zhǔn)確性必須內(nèi)容全面，表述準(zhǔn)確，邏輯合理，簡明易懂。6、配套性必須要同時制定能夠保障制度體系有效實施的控制措施和制約機(jī)制。21第6章檔案工作制度

第1節(jié)工作規(guī)章工作規(guī)章檔案工作崗位責(zé)任制企業(yè)檔案工作規(guī)定檔案工作責(zé)任追究制度檔案管理應(yīng)急預(yù)案共要求建立四個方面的工作規(guī)章：22第6章檔案工作制度

第2節(jié)管理制度管理制度文件歸檔制度電子檔案管理制度檔案管理系統(tǒng)操作制度檔案保密制度檔案利用制度檔案統(tǒng)計制度鑒定銷毀制度檔案保管制度共要求建立八個方面的管理制度：23第6章檔案工作制度

第3節(jié)業(yè)務(wù)規(guī)范業(yè)務(wù)規(guī)范文件、檔案整理規(guī)范檔案分類方案文件歸檔范圍和保管期限表特殊載體檔案管理規(guī)范共要求建立四個方面的業(yè)務(wù)規(guī)范：24第7章檔案業(yè)務(wù)工作包括九方面內(nèi)容：企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動文件的形成、積累業(yè)務(wù)部門文件整理與歸檔檔案收集工作檔案整理工作檔案保管工作檔案部門檔案鑒定工作檔案統(tǒng)計工作檔案利用工作25第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第1節(jié)企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動有著不可分割的聯(lián)系，應(yīng)實施以下工作措施：1、三納入2、四參加3、四同步26第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第1節(jié)企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動1三納入企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項業(yè)務(wù)和活動的有機(jī)組成。⑴納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程⑵納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程⑶納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制27第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第1節(jié)企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動2四參加企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加以下活動，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)：⑴產(chǎn)品鑒定⑵科研課題成果審定⑶項目驗收⑷設(shè)備開箱驗收28第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第1節(jié)企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動3四同步⑴企業(yè)下達(dá)項目計劃任務(wù)應(yīng)同時提出項目文件的歸檔要求⑵檢查項目計劃進(jìn)度應(yīng)同時檢查項目文件積累情況⑶驗收、鑒定項目成果應(yīng)同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況⑷項目總結(jié)應(yīng)同時作好項目文件歸檔交接29第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第2節(jié)文件的形成、積累1文件形成時應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。2文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或?qū)ｍ椆ぷ鳈n案人員保管。30第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第3節(jié)文件整理與歸檔四個方面的要求：1、文件的整理2、文件的歸檔范圍3、文件的歸檔時間4、文件的歸檔要求31第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第3節(jié)文件整理與歸檔（文件整理）1文件整理原則與方法⑴整理原則:

遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機(jī)聯(lián)系。32第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第3節(jié)文件整理與歸檔（文件整理）⑵整理方法管理類文件的整理應(yīng)該符合《文書檔案案卷格式》GB/T9705、《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T22和《山西省<歸檔文件整理規(guī)則>實施細(xì)則》晉檔字[2002]號16號的要求；科技文件的整理應(yīng)該符合《科技檔案案卷構(gòu)成一般要求》GB/T11822的要求；項目建設(shè)文件的整理應(yīng)該符合或可以參照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28的要求；會計文件的整理應(yīng)該符合《會計檔案管理辦法》財會字[1998]32號文件和《會計檔案案卷格式》DA/T39-2008的要求；職工管理文件的整理應(yīng)該符合《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》勞力字[1992]33號文件的要求；照片文件的整理應(yīng)該符合《照片檔案管理規(guī)范》GB/T11821的要求；錄音、錄像等磁性載體文件的整理應(yīng)該符合《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》DA/T15的要求；電子文件的整理應(yīng)該符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》DA/T32和《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局第6號令）的要求。33第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第3節(jié)文件整理與歸檔（文件歸檔范圍）2文件歸檔范圍⑴歸檔范疇企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。國有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)〔2004〕4號文件要求。34第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第3節(jié)文件整理與歸檔（文件歸檔范圍）⑵歸檔來源

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本企業(yè)形成的文件；

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本企業(yè)引進(jìn)項目、外購設(shè)備等接收的文件；

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所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；

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本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；

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本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。35第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第3節(jié)文件整理與歸檔（文件歸檔范圍）⑶歸檔范圍和保管期限表企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營管理范圍和業(yè)務(wù)活動類型制訂文件歸檔范圍和保管期限表確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄A項目建設(shè)類文件應(yīng)依據(jù)企業(yè)在項目建設(shè)中的性質(zhì)確定，建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見DA/T28服務(wù)類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)活動的文件歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)活動和專門業(yè)務(wù)編制36第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第3節(jié)文件整理與歸檔（文件歸檔范圍）

歸檔范圍和保管期限表編制要求:必須形成企業(yè)共同執(zhí)行的業(yè)務(wù)規(guī)范，或企業(yè)歸檔制度的重要組成部分；必須依照國家和行業(yè)的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)經(jīng)營管理范圍和業(yè)務(wù)活動的具體情況制定；必須盡可能的具體化、詳實化，具備可操作性；各級國資委監(jiān)管的國有企業(yè)其歸檔范圍和保管期限表需經(jīng)各級檔案行政管理部門審查備案。關(guān)于附錄A的說明：附錄A給出的是資料性附錄。附錄A不完全作為檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)。附錄A首次給出了企業(yè)檔案保管期限的建議。37第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第3節(jié)文件整理與歸檔（文件歸檔時間）3文件歸檔時間文件材料的歸檔時間主要有兩種：定期歸檔隨時歸檔⑴經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔⑵科研開發(fā)、項目建設(shè)文件應(yīng)在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔⑶產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔38第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第3節(jié)文件整理與歸檔（文件歸檔時間）⑷產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔⑸外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項目的文件應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。⑹會計核算專業(yè)材料應(yīng)在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。⑺電子文件邏輯歸檔宜定時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。39第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第3節(jié)文件整理與歸檔（文件歸檔時間）⑻磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致⑼更新、補充的文件；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件；企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件；其他活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。40第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第3節(jié)文件整理與歸檔（文件歸檔要求）4文件歸檔要求對歸檔文件有七個方面的要求：1、收集整理責(zé)任要求2、歸檔文件質(zhì)量要求3、歸檔文件原始性要求4、非紙質(zhì)文件和外文材料歸檔要求5、歸檔文件份數(shù)要求6、合作項目文件歸檔要求7、歸檔手續(xù)要求41第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第3節(jié)文件整理與歸檔（文件歸檔要求）1收集整理責(zé)任要求企業(yè)應(yīng)實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。2歸檔文件質(zhì)量要求歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等)的標(biāo)稱質(zhì)量要求。3歸檔文件原始性要求歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。42第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第3節(jié)文件整理與歸檔（文件歸檔要求）4非紙質(zhì)文件和外文材料歸檔要求非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有中譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。5歸檔文件份數(shù)要求歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。43第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第3節(jié)文件整理與歸檔（文件歸檔要求）6合作項目文件歸檔要求兩個以上單位合作完成的項目，應(yīng)以合同、協(xié)議約定文件歸檔。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。7歸檔手續(xù)要求文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》（見附錄B的圖B.1）。重要項目文件歸檔時應(yīng)由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負(fù)責(zé)人審核簽字。4445第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第4節(jié)檔案收集工作

兩個要求：做好文件歸檔的交接工作做好檔案與資料的收集工作兩種形式：對內(nèi)收集對外收集46第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第4節(jié)檔案收集工作（文件歸檔的交接）1文件歸檔的交接⑴文件形成部門應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交⑵檔案部門接收時應(yīng)認(rèn)真核對，并檢查案卷質(zhì)量。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份47第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第4節(jié)檔案收集工作（檔案與資料的收集）2檔案與資料的收集⑴企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動后屬本企業(yè)所有的檔案⑵企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案⑶企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報導(dǎo)本單位的新聞資料⑷企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料⑸企業(yè)可根據(jù)需要向社會、離退休人員征集檔案、資料48第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第5節(jié)檔案整理工作1區(qū)分全宗2科學(xué)分類3按類排列4編制檔號5編制目錄6編制全宗卷49第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第5節(jié)檔案整理工作1區(qū)分全宗檔案部門應(yīng)區(qū)分全宗進(jìn)行檔案的分類、排列與編目。全宗：是一個獨立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或人物在各項活動中形成的檔案有機(jī)整體，它是檔案部門對社會組織的檔案進(jìn)行管理的基本單位。對于企業(yè)，構(gòu)成立檔單位的條件主要有：⑴具有企業(yè)法人資格；⑵屬于獨立經(jīng)營的經(jīng)濟(jì)核算實體。一般情況下，一個企業(yè)的全部檔案就是一個全宗，但當(dāng)企業(yè)的生產(chǎn)關(guān)系、資產(chǎn)關(guān)系、基本職能發(fā)生變化時全宗劃分就要發(fā)生變化。50第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第5節(jié)檔案整理工作2科學(xué)分類分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點制定，并應(yīng)保持相對穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性。分類方案應(yīng)附有分類說明。類別號可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。⑴分類方案的編制要求規(guī)范性、適用性、整體性、嚴(yán)整性、包容性、相對穩(wěn)定性、可擴(kuò)充性⑵分類方案的編制結(jié)構(gòu)由三部分組成：編制說明類別(類目)表類別(類目)號編制⑶檔案分類的編制方法依據(jù)國檔發(fā)[1991]20號《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》行業(yè)規(guī)定51分類方案示意圖（組卷）標(biāo)識一級類目標(biāo)識二級類目標(biāo)識三級類目01經(jīng)營管理01經(jīng)營決策02生產(chǎn)經(jīng)營計劃03統(tǒng)計工作04財務(wù)管理05資產(chǎn)管理06物資管理07產(chǎn)品銷售08合同管理09信用管理10知識產(chǎn)權(quán)管理02生產(chǎn)管理01生產(chǎn)調(diào)度02質(zhì)量管理03能源管理04安全生產(chǎn)05科技管理52分類方案示意圖（組卷）標(biāo)識一級類目標(biāo)識二級類目標(biāo)識三級類目02生產(chǎn)管理06環(huán)境保護(hù)07計量工作08標(biāo)準(zhǔn)化工作09檔案和信息工作03行政管理01行政事務(wù)02安全保衛(wèi)工作03法律事務(wù)04審計稽查工作05勞動人事與人力資源管理06教育培訓(xùn)工作07外事工作04黨群管理01黨務(wù)工作02組織工作03宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作04紀(jì)檢與監(jiān)察工作53分類方案示意圖（組卷）標(biāo)識一級類目標(biāo)識二級類目標(biāo)識三級類目04黨群管理05工會工作06共青團(tuán)工作08民間團(tuán)體工作05產(chǎn)品生產(chǎn)01產(chǎn)品種類或型號06科研開發(fā)01課題07項目建設(shè)01按工程項目或建筑項目08設(shè)備儀器01按設(shè)備儀器種類或型號09會計業(yè)務(wù)01會計憑證02會計賬簿03財務(wù)報告04其他10職工管理01在崗職工02退休職工03離崗職工04死亡職工54分類方案示意圖（組卷）標(biāo)識一級類目標(biāo)識二級類目標(biāo)識三級類目11聲像檔案01錄音帶02錄像帶03照片04底片05其他12實物檔案01獎狀02證書03獎牌04錦旗05獎杯06其他13電子檔案2008公元紀(jì)年2009公元紀(jì)年2010公元紀(jì)年55分類方案示意圖（件）標(biāo)識一級類目標(biāo)識二級類目標(biāo)識三級類目01經(jīng)營管理2010公元紀(jì)年01經(jīng)營決策（企劃部）02生產(chǎn)管理2010公元紀(jì)年01生產(chǎn)調(diào)度（調(diào)度室）03行政管理2010公元紀(jì)年01行政事務(wù)（辦公室）04黨群管理2010公元紀(jì)年01黨務(wù)工作（黨委辦）05產(chǎn)品生產(chǎn)01產(chǎn)品種類或型號06科研開發(fā)01課題07項目建設(shè)01按工程項目或建筑項目08設(shè)備儀器01按設(shè)備儀器種類或型號09會計業(yè)務(wù)01憑證10職工管理01在崗職工11聲像檔案01照片12實物檔案01錦旗13電子檔案2010公元紀(jì)年56分類方案示意圖（件）標(biāo)識一級類目標(biāo)識二級類目標(biāo)識三級類目01管理類檔案2008公元紀(jì)年01行政事務(wù)（辦公室）02安全保衛(wèi)（保衛(wèi)科）03法律事務(wù)（法律事務(wù)部）04勞動人事（人力部）05教育培訓(xùn)（培訓(xùn)部）2009公元紀(jì)年01行政事務(wù)（辦公室）02安全保衛(wèi)（保衛(wèi)科）2010公元紀(jì)年01行政事務(wù)（辦公室）

57分類方案示意圖標(biāo)識一級類目標(biāo)識二級類目標(biāo)識三級類目05產(chǎn)品生產(chǎn)01**產(chǎn)品01**型號02**型號03**型號02**產(chǎn)品01**型號06科研開發(fā)01**課題02**課題03**課題07項目建設(shè)01**項目02**項目03**項目08設(shè)備儀器01生產(chǎn)設(shè)備01**設(shè)備02**設(shè)備03**設(shè)備02輔助設(shè)備01**設(shè)備03辦公設(shè)備01**設(shè)備58分類方案示意圖標(biāo)識一級類目標(biāo)識二級類目標(biāo)識三級類目11特殊載體檔案01電子文件01公元紀(jì)年02照片03底片04錄音帶05錄像帶06獎牌07獎杯08錦旗09證書10獎狀11印章12其他59第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第5節(jié)檔案整理工作3按類排列全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號。檔案排列要求:⑴要滿足用戶按問題查詢利用檔案的客觀需要⑵檔案實體上架應(yīng)按大類分別排列，不能交叉混排⑶要盡量減少不必要的案卷排列空架或頻繁倒架現(xiàn)象⑷歸檔文件和案卷應(yīng)在最末級類下依次排列60第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第5節(jié)檔案整理工作4編制檔號根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號。檔號應(yīng)指代單一，具有唯一性。檔號編制方法見DA/T13。檔號編制方法:⑴檔號編制原則：唯一性合理性穩(wěn)定性擴(kuò)充性簡明性⑵檔號編制要求：結(jié)構(gòu)清楚、位置固定含義明確、指代唯一位置醒目、標(biāo)識清晰61第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第5節(jié)檔案整理工作⑶檔號編制結(jié)構(gòu)可采用“[全宗號—]分類號（或項目代號或目錄號）—案卷號（或件號或盤、盒、張?zhí)枺苯Y(jié)構(gòu)[]表示可選全宗號由企業(yè)根據(jù)對所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定。例：[1]--01·01--20

全宗號分類號卷號

[1]--01·2011·01--16

全宗號分類號件號62第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第5節(jié)檔案整理工作互見號互見號是反映同一內(nèi)容其它載體檔案保管單位的檔號。紙質(zhì)檔案應(yīng)與對應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號?；ヒ娞枒?yīng)注明在案卷或檔案盒內(nèi)備考表固定的位置。63第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第5節(jié)檔案整理工作5編制目錄按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。企業(yè)檔案目錄的種類：⑴總目錄⑵歸檔文件目錄⑶全引目錄⑷案卷（分類）目錄⑸底圖目錄⑹會計檔案目錄⑺特殊檔案目錄⑻專題目錄6465666768第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第5節(jié)檔案整理工作6編制全宗卷全宗卷：是檔案管理部門在管理某一全宗過程中形成的、能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)對所保管的每個全宗都以全宗為單位編制全宗卷。全宗卷可單獨管理全宗卷的主要內(nèi)容和編制方法見DA/T12（《全宗卷規(guī)范》）企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)對所保管的每個全宗都以全宗為單位編制全宗卷。69第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第6節(jié)檔案保管工作提出三個方面的要求：1、檔案、底圖、磁性載體文件的存放和備份要求；2、檔案入庫前的修護(hù)要求；3、庫房管理要求。70第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第6節(jié)檔案保管工作1檔案、底圖、磁性載體文件的存放和備份要求：檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架底圖不宜折疊磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施重要檔案應(yīng)異地備份

2檔案入庫前的修護(hù)要求:檔案入庫前一般應(yīng)去污、消毒受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補救對于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)71第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第6節(jié)檔案保管工作3庫房管理要求：⑴庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護(hù)功能（見JGJ25）。⑵庫房溫、濕度應(yīng)符合各類載體的保管要求，有溫濕度登記（登記表參見附錄B的圖B.2）。特殊載體材料保管見DA/T15第7章。⑶庫房設(shè)備運轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時排除隱患。⑷庫藏檔案應(yīng)定期清理核對,做到賬物相符。庫藏檔案發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。72第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第7節(jié)檔案鑒定工作提出六個方面的要求：1、企業(yè)檔案鑒定組織的建立2、企業(yè)檔案的保管期限的確定原則3、企業(yè)檔案保管期限的劃分4、永久保管檔案的界定5、定期保管檔案的界定6、到期保管檔案的鑒定73第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第7節(jié)檔案鑒定工作1企業(yè)檔案鑒定組織的建立企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（或小組），負(fù)責(zé)確定文件保管期限和保管期限到期檔案提出鑒定意見。2企業(yè)檔案的保管期限的確定原則檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對企業(yè)、國家和社會現(xiàn)實和今后工作的查考、憑證以及歷史研究的價值確定。3企業(yè)檔案保管期限的劃分檔案保管期限一般分為永久和定期兩種會計檔案的保管期限執(zhí)行《會計檔案管理辦法》74第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第7節(jié)檔案鑒定工作4永久保管檔案界定凡是反映本企業(yè)主要職能活動和歷史面貌，對本企業(yè)、國家和社會有長遠(yuǎn)利用價值的文件，列為永久保管。永久保管檔案：⑴凡是反映本企業(yè)主要職能活動、重大活動和基本歷史面貌的⑵在工作查考、經(jīng)驗總結(jié)、科學(xué)研究等工作中需要長遠(yuǎn)利用的⑶對本企業(yè)、國家和社會有長遠(yuǎn)利用價值的75第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第7節(jié)檔案鑒定工作5定期保管檔案界定凡是反映本企業(yè)一般工作活動，在一定時間對本企業(yè)各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價值分為30年和10年兩檔。定期保管檔案：⑴凡是反映本企業(yè)一般工作活動的；如果是本企業(yè)在相當(dāng)長的時期內(nèi)需要查考的檔案，可定為30年；如果是在較短時期內(nèi)需要查考的檔案，可定為10年。⑵會計檔案定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年⑶定期保管的檔案必須標(biāo)明時限，不可直接注明“定期”。76第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第7節(jié)檔案鑒定工作6到期保管檔案的鑒定企業(yè)應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定經(jīng)檔案鑒定委員會鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限對保管期滿確無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊，填寫銷毀清冊（參見附錄B的圖B.3），經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀銷毀清冊永久保存77第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第8節(jié)檔案統(tǒng)計工作包括三方面要求：1檔案部門應(yīng)及時、準(zhǔn)確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關(guān)統(tǒng)計報表。2建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，主要內(nèi)容包括：檔案館（室）藏情況；年度入出庫情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況等。3檔案統(tǒng)計工作應(yīng)保持連續(xù)性。78第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第9節(jié)檔案利用工作共八個方面要求：1、加強(qiáng)檢索系統(tǒng)建設(shè)2、設(shè)定利用者權(quán)限3、進(jìn)行利用登記4、采取多種利用方式5、編寫匯總性匯編材料6、編寫綜合性專題材料7、編寫分析性研究材料8、舉辦檔案陳列或展覽79第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第9節(jié)檔案利用工作1加強(qiáng)檢索系統(tǒng)建設(shè)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效提供檔案利用服務(wù)。加強(qiáng)檢索系統(tǒng)建設(shè)有效提供服務(wù)，應(yīng)符合以下要求：1、檢索信息要覆蓋全部庫藏。2、檢索功能要匹配合理。3、檢索功能要適合庫藏特點和特定的利用需要。4、要保持基本檢索工具的穩(wěn)定。80第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第9節(jié)檔案利用工作2設(shè)定利用者權(quán)限企業(yè)應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限超越權(quán)限的利用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批利用者權(quán)限管理要求：⑴嚴(yán)格按照本企業(yè)檔案利用制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定⑵按照部門和崗位（職位）的不同分別設(shè)定利用權(quán)限⑶超越利用權(quán)限的，要按照規(guī)定的程序履行審批手續(xù)⑷保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)81第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第9節(jié)檔案利用工作3進(jìn)行利用登記利用檔案應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行登記（借閱登記表參見附錄B的圖B.4）利用效果突出的宜進(jìn)行登記（利用效果登記表參見附錄B的圖B.5）82第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第9節(jié)檔案利用工作4采取多種利用方式可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件、縮微件和電子檔案。檔案利用服務(wù)的主要方式：⑴直接查閱服務(wù)⑵電話調(diào)閱服務(wù)⑶網(wǎng)上查閱服務(wù)⑷開架閱覽服務(wù)⑸出借服務(wù)⑹展覽和陳列服務(wù)⑺復(fù)制服務(wù)⑻證明服務(wù)⑼咨詢服務(wù)無論采取哪種利用方式，都要嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用制度的規(guī)定，并做好相關(guān)的利用登記。83第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第9節(jié)檔案利用工作5編寫匯總性匯編材料（一次信息加工）企業(yè)宜對檔案信息進(jìn)行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編、榮譽證書集等。主要形式：專題匯編84第7章檔案業(yè)務(wù)工作

第9節(jié)檔案利用工作6編寫綜合性專題材料（二次信息加工）企業(yè)宜對檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡介、工程項目簡介、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場的變化等。主要形式：專題材料85第7章檔案業(yè)務(wù)工作

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