人力資源管理師有經驗管理人事檔案

人力資源管理師有經驗管理人事檔案 學文官網：人力資源管理師有經驗管理人事檔案學文教育溫馨提示：備考人力資源管理師一級、二級、三級的考生注意知識點的要點，同時，各位企業(yè)人事在工作忙碌的同時也不要忘記充實自己。【公司人事檔案管理規(guī)定】第一條為加強和規(guī)范員工檔案管理，依據《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細則。第二條中層以上管理人員檔案由總裁辦公室負責管理，派專人負責；其余員工的檔案均由辦公室檔案管理員負責管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案?？偛棉k公室和辦公室的檔案管理人員的檔案實行交叉管理。第三條員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應移交當地勞動行政部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關檔案館移交。第四條人事檔案管理員的職責1.保管員工檔案；2.及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；3.辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉遞手續(xù)；4.登記員工工作、工資、獎懲情況；5.為領導和有關部門提供員工的情況；6.做好員工檔案的安全、保密、保護工作；7.定期向檔案室等部門移交檔案；8.辦理其它有關事項。第五條人事檔案的內容及分類歸檔本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表；本人經歷、家庭情況、社會關系、成長歷史等自傳材料；本人自我鑒定，組織鑒定材料；對員工的考察、后一個月內移交其檔案。員工調動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應在一個月內將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。轉遞檔案應通過機要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準郵寄或交本人自帶。對轉出的檔案，必須按統一規(guī)定的“員工檔案轉遞通知單”的項目登記，并密封包裝，加蓋公章和經辦人印章。第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應將基本檔案資料錄入計算機內。員工調出，檔案材料轉出時，應從計算機內注銷員工基本檔案情況。第十條本細則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。第十一條本管理細則由公司總裁辦公室負責解釋?！咀龊萌耸聶n案管理工作】1、公司人事檔案包括的內容：1）電子檔：員工基本情況表（包括姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學歷、專業(yè)、學位、家庭住址、聯系電話、緊急聯系人姓名地址單位聯系電話、入職時間、五險一金購買情況、勞動合同起始時間、勞動合同終止時間、工作年限等）、培訓履歷表（入職培訓、在職培訓）、各次考試成績表、各次獎懲情況表、各月薪資等。以上電子檔均按部門進行分類長期保存。2）紙質檔：主要包括：員工入職登記表、各證件（身份證、畢業(yè)證、學位證、資格證、駕駛證等）復印件、入職體檢合格表、原司離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、獎懲通告、培訓簽到表、培訓考試卷、不購買住房公積金申明、試用（實習）總結、轉正申請總結、內審員證書、轉調崗通知、員工每月工資、工作總結、離職通知書等。（1）員工個人信息表（入職前及入職后的變更）：包括姓名、生日、民族、婚否、血型、聯系方式（含緊急聯絡電話）、教育經歷、工作經歷及證明人和聯系方式、項目經歷（僅針對開發(fā)及技術服務人員）、家庭情況（父母及配偶、子女姓名、生日、聯系方式）、資格證書、個人職業(yè)發(fā)展期望；由員工本人簽字確認提供的信息屬實（如不屬實，公司可解除勞動合同）。（2）員工入職審批材料：包括入職申請及審批單（含薪酬福利等，新員工簽字確認）、試用期崗位職責及目標計劃和培訓計劃（新員工簽字確認）、面試測評量表及面試官評價意見、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）、離職證明（如有）。（3）員工轉正審批材料：包括個人申請及試用期總結、試用期業(yè)績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正后薪酬福利（新員工需簽字確認）。（4）員工調崗、調薪、獎懲記錄：審批后均由員工簽字確認。（5）員工培訓記錄：尤其是公司規(guī)章制度、崗位職責及要求、崗位激勵機制（薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等），培訓后均要有員工本人簽字認可。（6）勞動合同及保密協議（7）其他：包括員工入職后取得的資格證書等備案（紙質原件+電子版）。2、公司人事檔案規(guī)范及措施：1）制定制度：公司有相對較為完善的人事檔案管理制度，對目的意義、職責、定義、管理流程、處罰等均做了較為具體而詳細的規(guī)定。2）專人管理：HR部門派專人進行人事檔案的管理，并及時更新，對違反管理制度的給予提醒、警告甚至處罰，適當時對制度進行修改和完善。3）具體措施舉例：由于保密要求，在此不方便將公司人事檔案管理制度公諸于眾，僅舉例如下：保管人事檔案的柜子只能由專人保管，任何人借閱員工人事檔案，均需層層審批，且只能在專人監(jiān)看下查閱，不能拍照、抄寫、復印等，更不能帶出檔案室，否則按嚴重違反公司管理制度處理；人事檔案保存期限為員工離職后2年，如經提醒本人后仍不前來書面說明將檔案轉到具體機構的將按審批程序予以銷毀；任何人不得泄露任何員工的人事檔案，否則按嚴重違反公司管理規(guī)定處理。4）一點建議：公司人事檔案管理制度的制定我認為需要參考檔案法、勞動合同法等法律法規(guī)，適當結合公司發(fā)展階段的實際，并結合單位性質（比如國有企業(yè)肯定要比較重視，民營企業(yè)就相對粗略管理）給予管理，并在管理過程中總結經驗教訓及時加以完善，做到“內外檢查有據”。二、管理制度和操作流程：1、人事檔案管理基本要點：保密管理：人事檔案為公司機密，公司由人力資源部同事專人負責管理，無關人員不得查閱。動態(tài)管理：隨著員工在公司的變動情況和個人情況變更，例如結婚生育、崗位調動、薪酬調整、個人聯系方式變更…只要員工的信息有變更，員工檔案就應該實時更新，否則就失去員工檔案的意義，沒法給公司工作提供價值。2、人事檔案管理主要規(guī)定：（1）保衛(wèi)制度：設立專人管理檔案柜鑰匙和維護檔案柜清潔等，檔案柜保持清潔和干燥衛(wèi)生，有相應的防火防潮措施，檔案柜不準放無關物品。（2）歸檔制度：所有員工人事檔案要及時歸檔，入職新員工要新建檔案袋，檔案袋上貼員工姓名、入職時間、工號等，員工檔案要分部門和時間管理，以便在需要時快速查找。公司設立人事檔案管理清單，里面注明檔案袋統計數量、人員清單、使用登記等等。（3）審閱制度：公司領導或者相關人員如因工作需要查閱人事檔案，需在借閱表格上填寫審閱人、審閱理由、到期歸還時間等，再由審閱人員的領導簽字并由人事檔案部門審核批準，人事檔案管理部門對申請報告進行審核，若手續(xù)齊全，可以給予審閱并借出人事檔案。在歸還時間快到時，管理人員要檢查人事檔案是否已經完整歸還，是否有損壞等情況。（4）出具證明材料：公司、部門、個人需要由人事檔案出具證明材料時，例如工資證明、婚育證明等等，需要求使用人出具證明材料的理由，例如用于貸款、買房、報銷費用等等，人事部門結合檔案材料出具證明材料，證明材料還需人事部門檢查是否合適，再給予蓋章、使用。（5）檢查制度：公司定期對人事檔案進行檢查，檢查文件是否及時更新、是否完備。如果遇上公司突發(fā)事故，還需對員工檔案進行抽查，檢查是否有損壞和遺失。（6）銷毀制度：如果檔案袋滿足銷毀要求，需在銷毀登記表上注明銷毀原因、銷毀時間、審核人簽名。相應管理表格有：人事檔案清單、借出登記表、銷毀登記表、檢查登記表、人事檔案負責人交接清單……人事檔案包含了員工的基本個人信息，管理工作不容忽視。3、公司人事管理風險性評估：（1）暫無風險：公司屬外資企業(yè)，而且成立剛一年多，在公司沒有任何指示情況下，HR部門建立健全了員工人事檔案管理，目前只供部分領導查閱某些員工基本情況（如學歷、工作經歷）之用，還未出現因員工離職而提出將其人事檔案轉出的情況。（2）相應措施：在人事檔案管理過程中，我們做到“三關”，一是把關檔案專人管理關，對其勝任、性格等把好關，并時時了解其思想狀況；二是把關保存關，公司提供了較好的檔案柜及檔案保管室；三是把關制度關，公司規(guī)定凡是違反人事檔案管理制度造成一定損失或影響，將按嚴重違反公司管理規(guī)定處理。做到以上“三關”當然還不夠，需要HR部門領導時時檢查、跟蹤并予以及時處理。（3）居安思危：雖然公司有相對比較完備的管理制度，而且目前也沒有出現任何可預見的風險，但隨著公司不斷發(fā)展和員工人數的不斷增加，不同要求的員工將會對人事檔案的管理提出更多的要求，簡單舉例如下：A：離職后進入事業(yè)單位。如果員工考取公務員或被事業(yè)、國企、機關單位錄用，將對其人事檔案提出及時轉出要求，如果保管不善將引起糾紛甚至訴訟，所以對檔案專管人員及檔案室做出了較高要求。B：仍需補充員工資料。如部分員工經過自學獲得的有關證照沒有及時予以進行催交。C：管理仍待加強。如部分領