業(yè)務(wù)合同管理制度

協(xié)議管理制度 為明確各部門的協(xié)議管理的職責(zé)和規(guī)定，切實(shí)推動全公司項(xiàng)目協(xié)議管理工作，有效控制成本和規(guī)避法律風(fēng)險，維護(hù)公司利益，促進(jìn)公司穩(wěn)定、健康的發(fā)展，加強(qiáng)協(xié)議管理，避免失誤，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)《協(xié)議法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制訂本管理制度。一、協(xié)議檔案特點(diǎn)協(xié)議檔案除具有一般檔案共性外，還具有以下的特點(diǎn)。1、突出的依據(jù)憑證性依據(jù)憑證性，是協(xié)議檔案最突出也是重要的特點(diǎn)，意思是說依法訂立的協(xié)議對當(dāng)事人具有法律的約束力。協(xié)議的訂立、生效、履行、變更以及權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責(zé)任等等，都必須完全地、唯一地依據(jù)協(xié)議檔案，否則，就要承擔(dān)由此產(chǎn)生的法律后果。由于具有這一作用，在市場經(jīng)濟(jì)體制下，協(xié)議檔案時維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益的最直接、最有效的手段之一。這點(diǎn)特點(diǎn)需要引起領(lǐng)導(dǎo)、管理部門以及檔案工作者的重視。2、時效性強(qiáng)時效是一個法律術(shù)語，指時間在法律上的效力。時間自身就是一種法律事實(shí)，可以引起一定的法律后果?！秴f(xié)議法》《民法》等許多相關(guān)法律對在協(xié)議的要約、承諾、履行以及爭議解決各個不同階段內(nèi)協(xié)議的效力以及當(dāng)事人各種權(quán)力、義務(wù)的存在與消滅等均有所規(guī)定，可以說時效性特性貫穿于協(xié)議始終。3、形式與內(nèi)容的規(guī)范性程序較高協(xié)議要對當(dāng)事人有法律的約束力，其自身必須具有法律規(guī)定的許可性，即對于協(xié)議自身是否具有法律效力，法律規(guī)定了特定的形式，不具有法律所規(guī)定的特定形式，該協(xié)議就不具有法律效力，視為無效協(xié)議。在訴訟中，要證明一個協(xié)議法律效力的成立，就應(yīng)當(dāng)以法律規(guī)定的特定形式去加以證明。而在協(xié)議檔案管理工作中經(jīng)常發(fā)生的“證據(jù)滅失”問題，因素正是對協(xié)議形式與內(nèi)容的規(guī)范性規(guī)定不甚了解，以致在收集、保管過程中缺失了協(xié)議檔案的若干組成部分，導(dǎo)致協(xié)議檔案法律效力的部分乃至所有的喪失，導(dǎo)致當(dāng)事人合法權(quán)益受到損害。這些就是設(shè)立專人專管的重要性。 二、協(xié)議實(shí)行統(tǒng)一管理和存放： 1、公司行政工作部門對所有協(xié)議原件實(shí)行統(tǒng)一管理，各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立健全協(xié)議文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并擬定一名專門人員負(fù)責(zé)協(xié)議文檔管理。所有公司需要的協(xié)議原件由辦公室設(shè)專人集中統(tǒng)一保管。記載協(xié)議名稱、數(shù)量、時間、部門、經(jīng)營范圍。保證協(xié)議的及時性、連續(xù)性、有效性、安全性。以保證協(xié)議完整、完全和有效運(yùn)用。2、公司綜合管理部檔案室負(fù)責(zé)集團(tuán)公司各類協(xié)議和復(fù)印件的存放。各部門因業(yè)務(wù)需要協(xié)議復(fù)印件的,指定專人統(tǒng)一到檔案室領(lǐng)取,并按公司協(xié)議管理規(guī)定辦理有關(guān)登記備案手續(xù)。3、各子公司的協(xié)議由各子公司負(fù)責(zé)辦理年檢、升級等工作，集團(tuán)公司協(xié)議管理員負(fù)責(zé)督促、指導(dǎo)、征詢、檢查、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有協(xié)議文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門的協(xié)議管理工作。 4、財(cái)務(wù)協(xié)議、發(fā)票及有價證券由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理。5、協(xié)議文檔管理可以以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號。6、保存的協(xié)議文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明因素，及時解決，并追究相關(guān)人員責(zé)任。7、協(xié)議管理組要加強(qiáng)對協(xié)議檔案的記錄工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制協(xié)議記錄清單。8、協(xié)議管理組應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制協(xié)議檔案檢索工具，以便有效地開展協(xié)議文檔的查詢、運(yùn)用工作。三、協(xié)議檔案管理應(yīng)著眼于全局有別于普通文書檔案，協(xié)議檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，不也許指望它會像普通文書檔案那樣準(zhǔn)時、定期送上門來，稍不留心，就會出現(xiàn)漏掉。因此，在協(xié)議檔案的收集、整理過程中，協(xié)議檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與有關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合作，明確協(xié)議檔案的具體內(nèi)容，了解協(xié)議的履行情況，從而擬定協(xié)議檔案的歸檔范圍，并隨情況的變化不斷進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，從而使協(xié)議檔案及時、完整地歸檔有了制度保證。在實(shí)際的工作過程中，協(xié)議檔案的管理人員還應(yīng)用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待收集到的協(xié)議檔案材料，為此后也許出現(xiàn)的該協(xié)議的各種相關(guān)或補(bǔ)充材料留下余地。在提供檔案協(xié)議運(yùn)用時，可以及時積極地提供相關(guān)材料上門服務(wù)?？偠灾?，要著眼全局，做到未雨綢繆，才干保證協(xié)議檔案收集的完整、及時，進(jìn)而發(fā)揮應(yīng)有功效，維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。收集應(yīng)及時這規(guī)定檔案工作人員了解協(xié)議的辦理情況，正式協(xié)議文本簽字典禮都應(yīng)到場，協(xié)議文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后就及時收集歸檔。對于其他相關(guān)的協(xié)議材料已經(jīng)履行過程中當(dāng)事人之間所有有關(guān)協(xié)議內(nèi)容的意思表達(dá)信件、催告函件等，也應(yīng)采用隨時收集的方法歸檔，避免協(xié)議檔案的漏掉及時效的損失。收集范圍應(yīng)注意全面與準(zhǔn)確通過對協(xié)議檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析，我們可以知道，人們對協(xié)議檔案的全面性與準(zhǔn)確性的規(guī)定較之于其他種類的檔案要高很多。這就規(guī)定檔案管理專員熟悉相關(guān)的法律法規(guī)，了解協(xié)議的辦理狀況，保證不漏掉與協(xié)議有關(guān)的檔案材料，可以準(zhǔn)確、有力地反映當(dāng)事人的合法權(quán)益。提供運(yùn)用應(yīng)注意規(guī)范鑒于協(xié)議檔案的重要意義，檔案部門在提供運(yùn)用時，除特殊情況時一般不應(yīng)提供協(xié)議文本原件，而是提供復(fù)印件，既方便了運(yùn)用又減少了磨損，同時對協(xié)議檔案的查閱也應(yīng)制度化，對于事關(guān)單位機(jī)密的協(xié)議檔案應(yīng)采用保密措施，以免泄露單位機(jī)密。四、檔案管理與業(yè)務(wù)部門的協(xié)作互動要做好檔案協(xié)議的管理工作，離不開業(yè)務(wù)部門的合作與支持。同時，檔案部門也可以發(fā)揮主觀能動性，配合業(yè)務(wù)部門定期檢查協(xié)議的辦理情況，對辦理完畢的新協(xié)議或補(bǔ)充協(xié)議等及時歸檔，清理漏掉的協(xié)議材料，對有期限規(guī)定的協(xié)議的辦理情況進(jìn)行通報督促。還應(yīng)大力宣傳協(xié)議檔案的重要意義與相關(guān)的法律知識，加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門的檔案意識，為協(xié)議檔案的管理奠定良好的基礎(chǔ)。五、公司協(xié)議的借用、借出及復(fù)印程序： 各部門因工作急需借用公司相關(guān)協(xié)議，須出據(jù)書面申請，并在申請上注明使用時間、事由及相關(guān)事項(xiàng)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到行政部門辦理借用登記手續(xù)。使用協(xié)議的部門和當(dāng)事人，應(yīng)妥善保管，不得遺失。用完及時歸還。如協(xié)議遺失，應(yīng)及時向行政部報告。凡遺失協(xié)議所導(dǎo)致的一切經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任均由借用當(dāng)事人或部門承擔(dān)和補(bǔ)償。六、管理制度細(xì)則1、公司對外簽訂的各類協(xié)議一律合用本制度。2、協(xié)議管理是公司管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，搞好協(xié)議管理，對于公司經(jīng)濟(jì)活動的開展和經(jīng)濟(jì)利益的取得，都有積極的意義。各級領(lǐng)導(dǎo)干部、法人委托人以及其他有關(guān)人員，都必須嚴(yán)格遵守、切實(shí)執(zhí)行本制度。各有關(guān)部門必須互相配合，共同努力，搞好公司以“重協(xié)議、守信譽(yù)”為核心的協(xié)議管理工作。 3、協(xié)議談判須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同參與，不得一個人直接與對方談判協(xié)議。4、簽訂協(xié)議必須遵守國家的法律、政策及有關(guān)規(guī)定。對外簽訂協(xié)議，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人，法人委托人必須對本公司負(fù)責(zé)。5、簽約人在簽訂協(xié)議之前，必須認(rèn)真了解對方當(dāng)事人的情況。6、協(xié)議除即時清結(jié)者外，一律采用書面格式，并必須采用統(tǒng)一協(xié)議文本。7、協(xié)議對各方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。8、簽訂協(xié)議：除協(xié)議履行地在我方所在地外，簽約時應(yīng)力爭協(xié)議協(xié)議由我方所在市人民法院管轄。9、任何人對外簽訂協(xié)議，都必須以維護(hù)本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，決不允許在簽訂協(xié)議時假公濟(jì)私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴(yán)懲。10、協(xié)議在正式簽訂前，必須按規(guī)定上報領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，方能正式簽訂。11、協(xié)議原則上由部門負(fù)責(zé)人具體經(jīng)辦，擬訂初稿后必須經(jīng)分管副總經(jīng)理審閱后按協(xié)議審批權(quán)限審批。重要協(xié)議必須經(jīng)法律顧問審查。協(xié)議審查的要點(diǎn)是：（1）、協(xié)議的合法性。涉及：當(dāng)事人有無簽訂、履行該協(xié)議的權(quán)利能力和行為能力；協(xié)議內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。（2）、協(xié)議的嚴(yán)密性。涉及：協(xié)議應(yīng)具有的條款是否齊全；當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。（3）、協(xié)議的可行性。涉及：當(dāng)事人雙方特別是對方是否具有履行協(xié)議的能力、條件；預(yù)計(jì)取得的經(jīng)濟(jì)效益和也許承擔(dān)的風(fēng)險；協(xié)議非正常履行時也許受到的經(jīng)濟(jì)損失。12、根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，協(xié)議還應(yīng)當(dāng)或可以呈報上級主管機(jī)關(guān)鑒證、批準(zhǔn)，或報工商行政管理部門鑒證，或請公證處公證。13、協(xié)議依法成立，既具有法律約束力。一切與協(xié)議有關(guān)的部門、人員都必須本著“重協(xié)議、守信譽(yù)”的原則。嚴(yán)格執(zhí)行協(xié)議所規(guī)定的義務(wù)，保證協(xié)議的實(shí)際履行或全面履行。14、協(xié)議履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以協(xié)議條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有協(xié)議條款或法律規(guī)定的，一般應(yīng)以物資交清，工程竣工并驗(yàn)收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。15、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時了解、掌握協(xié)議的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決或報告。否則，導(dǎo)致協(xié)議不能履行、不能完全履行的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。16、在協(xié)議履行過程中，碰到困難的，一方面應(yīng)盡一切努力克服困難，盡力保障協(xié)議的履行。如實(shí)際履行或適當(dāng)履行確有人力不可克服的困難而需變更，解除協(xié)議時，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商。17、對方當(dāng)事人提出變更、解除協(xié)議的，應(yīng)從維護(hù)本公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制。18、變更、解除協(xié)議，必須符合《協(xié)議法》的規(guī)定，并應(yīng)在公司內(nèi)辦理有關(guān)的手續(xù)。19、變更、解除協(xié)議的手續(xù)，應(yīng)按本制度規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行。20、變更、解除協(xié)議，一律必需采用書面形式（涉及當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。21、變更、解除協(xié)議的協(xié)議在未達(dá)成或未批準(zhǔn)之前，原協(xié)議仍有效，仍應(yīng)履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致批準(zhǔn)的例外。22、因變更、解除協(xié)議而使當(dāng)事人的利益遭受損失的，除法律允許免責(zé)任的以外，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并在變更、解除協(xié)議的協(xié)議書中明確規(guī)定。23、以變更、解除協(xié)議為名，行以權(quán)謀私、假公濟(jì)私之實(shí)，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)懲處。24、協(xié)議在履行過程中如與對方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的，應(yīng)按《協(xié)議法》等有關(guān)法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥善解決。25、協(xié)議糾紛由有關(guān)業(yè)務(wù)部門與法律顧問負(fù)責(zé)解決，經(jīng)辦人對糾紛的解決必須具體負(fù)責(zé)到底。26、解決協(xié)議糾紛的原則是：（1）、堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩，法律沒規(guī)定的，以國家政策或協(xié)議條款為準(zhǔn)。（2）、以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時與對方當(dāng)事人和諧協(xié)商，在既維護(hù)本公司合法權(quán)益，又不侵犯對方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達(dá)成協(xié)議，解決糾紛。（3）、因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛，應(yīng)堅(jiān)持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯；因我方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)尊重對方的合法權(quán)益，積極承擔(dān)責(zé)任，并盡量采用補(bǔ)救措施，減少我方損失；因雙方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)實(shí)事求是，分清主次，合情合理解決。27、在解決糾紛時，應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系，及時溝通，積極積極地做好應(yīng)做的工作，不互相推諉、指責(zé)、抱怨，統(tǒng)一意見，統(tǒng)一行動，一致對外。28、協(xié)議糾紛的提出，加上由我方與當(dāng)事人協(xié)商解決糾紛的時間，應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)進(jìn)行，并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時間。29、凡由法律顧問解決的協(xié)議糾紛，有關(guān)部門必須積極提供下列證據(jù)材料。(1)、協(xié)議的文本（涉及變更、解除協(xié)議的協(xié)議），以及與協(xié)議有關(guān)的附件、文書、傳真、圖表等；(2)、有關(guān)方違約的證據(jù)材料；(3)、其他與解決糾紛有關(guān)的材料。30、對于協(xié)議糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或協(xié)議專用章。31、對雙方已經(jīng)簽署的解決協(xié)議糾紛的協(xié)議書，上級主管機(jī)關(guān)或仲裁機(jī)關(guān)的調(diào)解書、仲裁書，在正式生效后，應(yīng)復(fù)印若干份，分別送與對該糾紛解決及履行有關(guān)的部門收執(zhí)，各部門應(yīng)由專人負(fù)責(zé)該文書執(zhí)行的了解或履行。32、對于當(dāng)事人在規(guī)定的期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關(guān)規(guī)定的，承辦人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告。33、對方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的，可向人民法院申請執(zhí)行。34、在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前，有關(guān)部門應(yīng)認(rèn)真檢核對方的執(zhí)行情況，防止差錯。執(zhí)行中若達(dá)成和解協(xié)議的，應(yīng)制作協(xié)議書并按協(xié)議書規(guī)定辦理。35、協(xié)議糾紛解決或執(zhí)行完畢的，應(yīng)及時告知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總、歸檔，以備考。36、本公司對協(xié)議實(shí)行專業(yè)歸檔制度，法人委托書制度，基礎(chǔ)管理制度。37、公司所有協(xié)議均由辦公室統(tǒng)一登記編號、