文件控制程序

文件控制程序1目的保證質(zhì)量體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系文件和資料處于受控狀態(tài)，及時獲取并使用所需文件的有效版本，防止文件丟失、誤傳，確保質(zhì)量體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系正常、有效運(yùn)行。2范圍適用于公司質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系文件和資料，包括相應(yīng)外來文件的控制。3職責(zé)3.1綜合管理部負(fù)責(zé)制訂、修改和組織實(shí)施本程序，并負(fù)責(zé)管理體系文件的出版、發(fā)放等日常管理工作，并負(fù)責(zé)監(jiān)督公司各部門對管理體系文件的管理與控制。3.2綜合管理部負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)政府主管部門、上級單位和本公司發(fā)布的文件以及人力資源文件資料的管理。3.3綜合管理部負(fù)責(zé)內(nèi)部審核管理方案的文件和歸檔管理。3.4工程部負(fù)責(zé)應(yīng)急預(yù)案的文件和工程圖紙資料的歸檔管理。3.5工程部負(fù)責(zé)工程施工組織設(shè)計(jì)、重要施工方案、職業(yè)健康安全和環(huán)境控制措施等文件的審核以及相關(guān)文件的歸口管理。3.6計(jì)劃部負(fù)責(zé)合同文件、工程勞務(wù)招標(biāo)文件及其相關(guān)文件的歸口管理。3.7物資部負(fù)責(zé)設(shè)備、物資招標(biāo)、采購及相關(guān)文件的歸口管理。3.8生產(chǎn)準(zhǔn)備部負(fù)責(zé)生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行規(guī)程、規(guī)范等相關(guān)作業(yè)文件的歸口管理。3.9各有關(guān)部門負(fù)責(zé)本職能管理范圍內(nèi)相關(guān)文件的獲取、編制、審批、發(fā)放、接收、評審、更改和保管等各環(huán)節(jié)的管理工作，并負(fù)責(zé)制定文件現(xiàn)行狀態(tài)的清單。3.10各部門應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系文件、資料的收發(fā)、登記、標(biāo)識、復(fù)制等工作。4管理內(nèi)容與方法4.1文件的分類——管理方針和管理目標(biāo)；——質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理手冊；——質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境體系程序文件；——為確保體系的有效策劃、運(yùn)行和控制所需的作業(yè)性文件，包括技術(shù)性文件、管理標(biāo)準(zhǔn)、制度、規(guī)定、工作標(biāo)準(zhǔn)以及記錄表示等；——質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境記錄。4.2文件的編制文件由承擔(dān)其管理職能的部門組織編制。4.3文件的審批和發(fā)布4.3.1質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境手冊由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。4.3.2程序文件由綜合管理部組織審核，管理者代表批準(zhǔn)和發(fā)布。4.3.3技術(shù)文件由工程部、生產(chǎn)準(zhǔn)備部分別組織各自職能范圍內(nèi)的審核，主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)和發(fā)布。4.3.4管理文件由綜合管理部組織審核，主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)和發(fā)布。4.3.5對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理辦法》進(jìn)行審核后，由法定代表人或其授權(quán)人簽署。4.3.6需直接引用的由國家頒發(fā)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)定等外來文件，由各職能部門提出并列出清單報主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)購買的文件經(jīng)綜合管理部登記后分發(fā)。4.4（受控）文件的編號、發(fā)放、更改、評審及存檔管理4.4.1文件編號按《文件編號規(guī)定》附錄B執(zhí)行。4.4.2受控的文件應(yīng)做好標(biāo)識，標(biāo)明文件歸口管理部門和分發(fā)號等。4.4.3文件的發(fā)放由公司綜合管理部負(fù)責(zé)，其受控文件應(yīng)填寫《內(nèi)部文件發(fā)放登記表》，按批準(zhǔn)的發(fā)放范圍發(fā)放；非受控文件的發(fā)放按相應(yīng)的規(guī)定發(fā)放。文件的發(fā)放應(yīng)做好記錄。4.4.4文件領(lǐng)用人在《內(nèi)部文件發(fā)放登記表》上簽名后領(lǐng)取。4.4.5受控的工程施工圖紙、資料的領(lǐng)取、分發(fā)及收回按《工程圖紙、資料的管理規(guī)定》執(zhí)行。4.4.6文件領(lǐng)用人應(yīng)對受控文件妥善保管和使用，防止污損和遺失。當(dāng)使用的受控文件嚴(yán)重破損時，應(yīng)到綜合管理部辦理文件更換手續(xù)，交回原文件，換發(fā)新文件，并仍沿用原文件分發(fā)號。4.4.7當(dāng)受控文件丟失后，應(yīng)到綜合管理部重新辦理申請領(lǐng)用手續(xù)，并做出說明，文件補(bǔ)發(fā)后，要注明丟失文件作廢。4.4.8當(dāng)受控文件使用人調(diào)離該崗位時，應(yīng)將文件移交崗位接替人或上交文件發(fā)放部門。4.4.9受控文件的更改審批及發(fā)放管理按原文件的管理程序辦理，并填寫《文件更改申請表》，當(dāng)采用新文件時應(yīng)將原文件收回作廢。并在作廢文件上加蓋“作廢”標(biāo)志。作廢文件可由文件的管理部門視具體情況按如下方式處置，作廢文件的銷毀應(yīng)批準(zhǔn)，并有人監(jiān)督：——文件的管理部門將作廢文件統(tǒng)一收回，做好作廢標(biāo)識后封存或銷毀記錄；——為任何原因而保留作廢文件時，應(yīng)予以明顯標(biāo)識，并與有效文件分開存放。。4.4.10質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系運(yùn)行過程中，隨著質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針、目標(biāo)、法制法規(guī)要求、組織結(jié)構(gòu)等引起管理體系變化時，應(yīng)及時評審（間隔期不超過12個月），必要時予以更新，以確保文件的有效性，充分性和適宜性。4.4.11更改后的文件應(yīng)標(biāo)明更改版次，并按原發(fā)放名單追蹤發(fā)放，文件的更改可采用換頁或升版的方式進(jìn)行。4.4.12外來的上級管理部門文件，其收發(fā)、傳閱等由公司綜合管理部實(shí)施管理。4.4.13受控文件的存檔按《檔案管理規(guī)定》實(shí)施。4.4.14文件需復(fù)制時，由使用部門提出申請，經(jīng)文件的管理部門批準(zhǔn)，由文件的發(fā)放部門辦理登記手續(xù)，與原件一樣實(shí)施控制。4.4.15管理文件如有網(wǎng)絡(luò)版本，由文件管理部門提供只讀共享，網(wǎng)絡(luò)版以文件管理部門在網(wǎng)絡(luò)上公布的版本為準(zhǔn)。5相關(guān)文件附錄B《文件記錄編號規(guī)定》《工程圖紙、資料管理規(guī)定》《檔案管理規(guī)定》6相關(guān)記錄《傳真樣式》《簽報》《會議辦理會簽單》《發(fā)文稿紙》《內(nèi)部文件發(fā)放記錄表》《文件更改申請表》《文件收回登記表》《文件銷毀申請表》《文件銷毀登記表》《收文登記》《發(fā)文登記》7附錄附錄A

流程圖附錄B

《文件記錄編號規(guī)定》附錄C

《傳真樣式》附錄D

《簽報》附錄E

《會議辦理會簽單》附錄F

《發(fā)文稿紙》附錄G

《內(nèi)部文件發(fā)放記錄表》附錄H

《文件更改申請表》附錄I

《文件收回登記表》附錄J

《文件銷毀申請表》附錄K

《文件銷毀登記表》附錄L

《收文登記》附錄M

《發(fā)文登記》

附錄A

(資料性附錄)

流程圖A.1管理體系內(nèi)部文件控制流程圖

A.2管理體系外部文件控制流程圖

附錄B

（規(guī)范性附錄）

文件記錄編號規(guī)定B.1目的為促進(jìn)企業(yè)管理規(guī)范化、科學(xué)化、程序化，特制定本規(guī)定。B.2范圍適用于公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的編號。B.3管理內(nèi)容與方法B.3.1企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件記錄編號格式Q/GDCF

XXXX.XXX―XXXX

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號

企業(yè)名稱代號

企標(biāo)版本號

企標(biāo)分層代號

職能部門代號

企標(biāo)、記錄順序號

企標(biāo)批準(zhǔn)年號

B.3.2編號格式注釋B.3.2.1企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號：用字母Q表示。B.3.2.2企業(yè)名稱代號：國電常州發(fā)電有限公司簡稱“國電常發(fā)”的漢語拼音字母（大寫）的字頭組成，即用“GDCF”表示。B.3.2.3企標(biāo)版本號：以大寫字母A、B、C……表示，目前采用“A”版本號。B.3.2.4企標(biāo)分層代號：——質(zhì)量、職業(yè)健康安全、環(huán)境管理手冊用數(shù)字1表示——程序文件用數(shù)字2表示——作業(yè)性文件用數(shù)字3表示——記錄性文件用數(shù)字4表示B.3.2.5職能部門代號：職能部門名稱代號職能部門名稱代號綜合管理部01財(cái)務(wù)部04計(jì)劃部02物資部05工程部03生產(chǎn)準(zhǔn)備部06B.3.2.6企標(biāo)、記錄順序號企標(biāo)的順序號按發(fā)布日期的先后順序用阿拉伯?dāng)?shù)字排序，記錄的順序號為記錄按文件頒發(fā)日期的先后順序并考慮文件中的記錄順序用阿拉伯?dāng)?shù)字排號（2003年10月28日發(fā)布的A版企標(biāo)的順序號和記錄順序號由貫標(biāo)工組小組統(tǒng)一編制，以后按發(fā)布日期的先后順序進(jìn)行排序）。B.3.2.7企標(biāo)批準(zhǔn)年號用企標(biāo)批準(zhǔn)年份的四位數(shù)字表示，同一企標(biāo)修改需重新批準(zhǔn)發(fā)布的，批準(zhǔn)年號用批準(zhǔn)時年份的四位數(shù)字表示。B.3.3文件編號中符號的運(yùn)用在企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號與企業(yè)名稱代號之間，用斜線“/”分開；在企業(yè)名稱代號與標(biāo)準(zhǔn)代號之間用空格分開；在職能部門代號與企標(biāo)順序號之間用圓點(diǎn)“?”分開；在企標(biāo)順序與企標(biāo)批準(zhǔn)年號之間，用橫短線“—”分開。如《文件控制程序》為Q/GDCFA201.001-2003.如《發(fā)文登記》記錄的編號為Q/GDCFA401.002-2003，表示公司綜合管理部2003年頒布的第2張記錄表式。B.3.4記錄流水號的編號規(guī)定B.3.4.1記錄流水號的編號格式

B.3.4.2記錄流水號編號注釋記錄部門代號為填寫記錄部門的代號，部門代號見A.3.2.5的職能部門代號。B.3.4.3記錄流水順序號記錄流水順序號用三位數(shù)阿拉伯?dāng)?shù)字表示。B.3.4.4記錄識別號（可選）記錄識別號用大寫英文字母表示，當(dāng)各部門內(nèi)