關(guān)于進一步提升機關(guān)文秘工作水平的思考與建議

關(guān)于進一步提升機關(guān)文秘工作水平的思考與建議黨中央賦予自然資源部“統(tǒng)一行使全民所有自然資源資產(chǎn)所有者職責(zé)，統(tǒng)一行使所有國土空間用途管制和生態(tài)保護修復(fù)職責(zé)”的“兩統(tǒng)一”職責(zé)，明確了自然資源部門的職責(zé)與定位，對自然資源系統(tǒng)工作提出了新的更高的要求，也給全國自然資源系統(tǒng)文秘工作者帶來了更多機遇和挑戰(zhàn)。作為自然資源系統(tǒng)文秘工作者，要找準(zhǔn)定位，主動適應(yīng)新形勢，把握新情況，研究新問題，提升服務(wù)水平與工作效能，為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀、做好服務(wù)，促進自然資源事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。一、機關(guān)文秘人員的職能《元典章》十二卷《吏部》中對文秘人員的描述是“名分雖微，所系甚重?！笨伞暗豆P下吏，遂致竊權(quán)勢，舞文法矣?！庇纱丝梢?，古人早就意識到秘書崗位的重要性。辦公室是一個單位的軸心運轉(zhuǎn)部門，它的效率高低直接關(guān)系到整個單位工作效率的高低、工作目標(biāo)的能否實現(xiàn)。文秘工作是辦公室工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是一個單位的喉舌，是一個單位履行行政職能的重中之重。因此，文秘人員在機關(guān)中有著尤為重要的作用。（一）文秘人員工作崗位體現(xiàn)了“四性”?，F(xiàn)代文秘工作具有鮮明的服務(wù)性、政治性、從屬性和綜合性。服務(wù)性。文秘工作的重要職能就是“三個服務(wù)”，即服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)機關(guān)、服務(wù)干部職工，在單位中具有舉足輕重的作用。政治性。文秘工作在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)貫徹黨和國家的路線、方針、政策等方面負(fù)有重要責(zé)任，稍有疏忽就可能給工作造成重大損失。從屬性。文秘工作是從屬于領(lǐng)導(dǎo)工作的一部分，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，保證領(lǐng)導(dǎo)活動的順利完成。綜合性。文秘人員工作涉及公文處理、會務(wù)工作、來訪接待、文件傳閱、檔案管理、上傳下達、調(diào)查研究等工作，體現(xiàn)了文秘工作的綜合性。（二）輔助決策和參謀助手。機關(guān)文秘工作最重要的職能，也是關(guān)鍵的職能，就是輔助領(lǐng)導(dǎo)進行決策。機關(guān)單位的決策水平不僅關(guān)系到機關(guān)單位的公信力，甚至影響到機關(guān)單位的形象。自然資源工作始終面臨著保障發(fā)展、保護資源的兩難局面和雙重壓力。文秘人員要站在全局的高度和領(lǐng)導(dǎo)的角度來謀劃工作，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖和自然資源工作實際，從服務(wù)中心工作、促進高質(zhì)量發(fā)展的大局出發(fā)，在破解保障發(fā)展與保護資源難題、耕地保護、節(jié)約集約用地、征地拆遷、執(zhí)法監(jiān)察、不動產(chǎn)登記、規(guī)范礦產(chǎn)資源開發(fā)秩序與生態(tài)修復(fù)等方面提出科學(xué)化、合理化建議，為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀，進一步增強自然資源工作保障經(jīng)濟社會發(fā)展大局的能力。（三）公文寫作與信息報送。文字處理能力是秘書的基本功，扎實的寫作能力是對文秘工作者的基本要求。文秘工作者要通過深入學(xué)習(xí)，牢固掌握公文寫作技巧：規(guī)范辦文程序。根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理條例》和《福建省人民政府公文格式細(xì)則》，結(jié)合自然資源工作實際，制定自然資源局收發(fā)文管理制度，對文件的草擬、審核、簽發(fā)、打印、分發(fā)、歸檔以及收文管理等作出明確規(guī)定，確保辦文的制度化、規(guī)范化。提高辦文質(zhì)量。把好起草關(guān)、審核關(guān)、印制關(guān)，確保公文格式規(guī)范，公文內(nèi)容既要符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，又要契合工作實際。提升辦文效率。大力推進電子政務(wù)建設(shè)，全面推進電子公文傳輸，有效提高公文辦理效率，降低行政成本，在最短的時間內(nèi)高質(zhì)量地完成領(lǐng)導(dǎo)交給的寫作任務(wù)。此外，文秘人員要做好信息的報送工作，對于重要動態(tài)信息做到快、準(zhǔn)、全，一般動態(tài)信息力求對路、有用、有特色，調(diào)研信息力求有高度、有深度、有較強的參考價值，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。（四）調(diào)查研究和督查落實。調(diào)查研究是文秘人員重要的任務(wù)之一。公文制作與公文處理、處理來信來訪、辦理議案提案都必須做好調(diào)查研究。為此，文秘人員必須熟練掌握調(diào)查研究的各項程序、調(diào)查研究的方式方法和處理調(diào)查材料的能力，對領(lǐng)導(dǎo)提出的問題或者群眾關(guān)注的熱點、難點問題進行調(diào)查和研究，掌握第一手資料，有針對性地提出解決問題的措施，為領(lǐng)導(dǎo)決策、制定政策提供可靠的依據(jù)。機關(guān)文秘人員還要加強督促檢查，圍繞各階段自然資源工作的中心任務(wù)和重點工作抓好督查，緊緊圍繞重要會議、重要文件、重大決策、重要部署、重點工作目標(biāo)和領(lǐng)導(dǎo)的批示事項，加大決策督查力度，做到件件有著落，事事有反饋。（五）來客接待和隨從工作。接待工作是文秘人員的一項常規(guī)工作。迎客、待客、送客是接待工作的三個基本環(huán)節(jié)，文秘人員應(yīng)遵循熱情周到、禮儀大方、勤儉節(jié)約、安全保密的原則，接待每一位來訪者，做到親切迎客、熱情待客、禮貌送客，使客人有賓至如歸的感覺，提高單位的知名度和美譽度。隨從工作是文秘人員的一項經(jīng)常性工作，是文秘人員為領(lǐng)導(dǎo)活動服務(wù)的重要體現(xiàn)。做好隨從工作，要精心做好思想、組織、資料、后勤物資等準(zhǔn)備，深入實際，搞好調(diào)查研究，切實解決群眾生產(chǎn)、生活中存在的困難與問題。文秘人員還應(yīng)對跟隨領(lǐng)導(dǎo)視察期間的工作進行認(rèn)真回顧和總結(jié)。隨從工作對于促進領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)的轉(zhuǎn)變，抓好各項工作的檢查落實，提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率，樹立機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的威信，鍛煉和提高文秘人員的素質(zhì)，具有十分重要的意義。二、機關(guān)文秘人員應(yīng)具備的基本素養(yǎng)（一）堅定的政治立場。機關(guān)文秘人員要有較強的政治紀(jì)律性和敏銳性，深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想和黨的二十大精神，增強“四個意識”、堅定“四個自信”、做到“兩個維護”、擁護“兩個確立”。要站在黨和人民的立場來想問題，辦事情，自覺貫徹落實黨和國家的路線、方針、政策，積極踐行全心全意為人民服務(wù)的宗旨，堅持黨的群眾路線，把為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)和為人民群眾服務(wù)有機統(tǒng)一起來。其次，文秘人員要具備較高的政治理論修養(yǎng)，用黨的創(chuàng)新理論武裝頭腦、指導(dǎo)實踐，全面科學(xué)地處理日常工作，學(xué)會用發(fā)展的眼光看問題，學(xué)會用辯證唯物主義觀點去觀察和分析問題，充分發(fā)揮文秘工作者的參謀與輔助作用。（二）完善的知識結(jié)構(gòu)。文秘的職責(zé)決定了文秘人員必須具有較高的政策理論水平和業(yè)務(wù)功底，才能為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀和助手。這要求文秘人員加強學(xué)習(xí)，多讀書、讀好書，具備良好的文學(xué)素養(yǎng)，掌握政治、經(jīng)濟、文化、法律法規(guī)、現(xiàn)代科技、信息化等方面的知識，不僅要深學(xué)理論，而且要精學(xué)業(yè)務(wù)，不斷完善自己的知識結(jié)構(gòu)。能夠熟練掌握文秘專業(yè)的基本理論、基礎(chǔ)知識，熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧，熟練掌握和使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備和辦公室軟件，強化數(shù)據(jù)安全和保密意識。只有這樣，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)時才能做到得心應(yīng)手，服務(wù)基層時才能更接地氣。（三）較強的協(xié)調(diào)能力。綜合協(xié)調(diào)是秘書工作的重要職責(zé)。領(lǐng)導(dǎo)之間需要協(xié)調(diào)，上下之間需要協(xié)調(diào)，部門之間也需要協(xié)調(diào)。只有搞好上下左右之間的綜合協(xié)調(diào)，及時交流信息、化解矛盾，才能形成整體合力，推動工作的順利開展。文秘工作者要做好溝通協(xié)調(diào)工作，首先要做到公正處事。處理問題要從大局出發(fā)，不能存有私心偏見，要在溝通的基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)工作，多方聽取意見，提出合理化建議，雙方取得共識，從而使黨委（黨組）的決策部署和領(lǐng)導(dǎo)的批示得以落實。其次，在溝通協(xié)調(diào)的過程中要注意方式、方法，語言要簡明得體，態(tài)度要隨和，對溝通協(xié)調(diào)工作中出現(xiàn)的問題要具體分析，有針對性地進行協(xié)調(diào)。（四）良好的個人修養(yǎng)。文秘人員的素質(zhì)修養(yǎng)直接影響著機關(guān)各項工作的開展和任務(wù)的完成，決定著文秘人員的工作成效，關(guān)系著事業(yè)的成敗和單位的形象。首先，文秘人員必須具有堅定的政治信念、正確的政治方向和遠大的共產(chǎn)主義理想，自覺執(zhí)行黨的路線、方針、政策，踐行社會主義核心價值觀，在思想上、政治上、行動上同黨中央保持高度一致；其次，求實的思想作風(fēng)。講實話，辦實事，不走形式，不搞花架子；再次，良好的職業(yè)道德。文秘人員要忠于職守、辦事公道、熱情服務(wù)、遵紀(jì)守法、廉潔奉公、恪守信用、嚴(yán)守機密、勇于創(chuàng)新等；此外，文秘人員還要有較高的理論水平，能夠運用馬克思主義的立場、觀點和方法來分析解決實際問題，還要有良好的心理素養(yǎng)，保持健康的心理狀態(tài)，做到遇險不懼，遇驚不亂，遇難不避，以高昂的斗志、愉悅的情緒、充沛的精力投身到工作和學(xué)習(xí)中去，及時高效地完成本職工作。三、機關(guān)文秘工作人員面臨的挑戰(zhàn)（一）基本的知識結(jié)構(gòu)不全面。機關(guān)文秘人員參與國家社會治理，因此對其綜合知識結(jié)構(gòu)要求較高。特別是新時代推動政府工作轉(zhuǎn)型的背景下，對機關(guān)文秘的工作質(zhì)量提出了更高的要求，就目前而言，機關(guān)文秘在工作中仍然存在知識結(jié)構(gòu)不全面的問題。機關(guān)文秘的基本信息化知識不足。在推動法治政府、數(shù)字政府、廉潔政府和服務(wù)型政府建設(shè)過程中對機關(guān)文秘信息整合、信息分析等能力提出了更高的要求，以期為提升決策的科學(xué)性提供重要的保障。但目前機關(guān)文秘的信息素養(yǎng)水平較低，多從事基本辦公軟件的操作，缺乏信息安全、數(shù)據(jù)檔案管理、數(shù)據(jù)信息挖掘和整合等素養(yǎng)，難以深入挖掘機關(guān)內(nèi)部各種數(shù)據(jù)信息資源的價值。機關(guān)文秘的基本文化素養(yǎng)不足。在倡導(dǎo)終身教育理念的今天，隨著知識的不斷更新，機關(guān)工作理念也在更新，文秘人員傳統(tǒng)的知識結(jié)構(gòu)難以滿足工作要求。文字基本功底不足，文學(xué)修養(yǎng)不高，辦文程序不規(guī)范、公文審核不嚴(yán)格、公文流轉(zhuǎn)不及時等現(xiàn)象時有發(fā)生。因此，機關(guān)文秘人員難以應(yīng)對崗位提出的新挑戰(zhàn)，影響了工作質(zhì)量。（二）思政素養(yǎng)不足。思政素養(yǎng)是機關(guān)文秘立足崗位的基本素養(yǎng)，雖然機關(guān)文秘人員經(jīng)常積極學(xué)習(xí)黨和國家的路線方針政策和各類重要會議精神，關(guān)注國家社會發(fā)展的大動向，但是難以真正深入了解國家各項方針、政策對機關(guān)單位工作提出的新要求、新理念，認(rèn)知不到位，對國家各項方針政策的深入解讀與靈活應(yīng)用能力不足，而機關(guān)文秘人員是新發(fā)展理念的重要宣傳者，也是黨和國家的路線、方針、政策落實的重要參與者和監(jiān)督者。文秘人員思政素養(yǎng)不足，難以在上傳下達工作中將工作與國家發(fā)展政策有機結(jié)合在一起，對國家或者機關(guān)各項工作宣傳不到位，甚至影響基層工作的決策。我國正在推動服務(wù)型政府的轉(zhuǎn)型，凸顯為人民服務(wù)的理念，因此，對全體機關(guān)工作人員的思政素養(yǎng)提出了更高的要求，文秘人員在工作中仍然面臨著提升思政素養(yǎng)水平的挑戰(zhàn)。（三）基本道德素養(yǎng)不足。文秘人員的一言一行都代表著機關(guān)形象，因此對他們的道德素養(yǎng)要求較高。部分機關(guān)單位人員存在基本道德素養(yǎng)不足、實事求是的作風(fēng)不穩(wěn)的情況，甚至在一些公共場合高談闊論，缺乏自我約束能力。有部分文秘人員在工作中沒有把握尺度，出現(xiàn)越權(quán)行為或者利用職權(quán)受賄的情況，不僅影響了個人的職業(yè)發(fā)展，更嚴(yán)重的是影響了政府的形象；有的文秘人員在工作中缺乏認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神，處理問題時常常忽視社會道德要求，甚至突破法律底線，這些都是道德素養(yǎng)不足的表現(xiàn)。（四）缺乏創(chuàng)新思維和創(chuàng)新能力。創(chuàng)新對提升文秘在決策中的參與度非常重要，放眼整個機關(guān)單位，具有創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力的文秘相對較少。文秘人員在處理各項事務(wù)中容易受到傳統(tǒng)習(xí)慣和規(guī)則等方面的限制，思維僵化，對待不同的工作采取統(tǒng)一的思維模式。開展工作按部就班，缺少深入思考，對新觀念、新理念接受能力不足，難以立足于工作要求打破舒適區(qū)，對工作中存在的挑戰(zhàn)或者困難存在抵觸心理，工作內(nèi)容重復(fù)，辦事效率低下，難以滿足新時代政府改革和轉(zhuǎn)型的需求。四、對策與建議（一）增強決策的參與性。機關(guān)文秘應(yīng)該摒棄被動決策的傳統(tǒng)思想，增強主動參與決策的意識和能力，增強思想上的超前性，在領(lǐng)導(dǎo)詢問意見之前應(yīng)該針對某些問題進行分析，并且提出解決問題的策略。在參與決策時應(yīng)該提高站位，既要把握新發(fā)展政策的要求，也要明確基層工作的重點，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門的關(guān)系，結(jié)合現(xiàn)實與未來趨勢進行全面分析思考與謀劃，能夠換位思考，站在決策者的角度分析問題，解決領(lǐng)導(dǎo)思考的關(guān)鍵問題或者重要問題，提高參政能力。文秘人員在參政工作中要杜絕越權(quán)行為，對自身的決策定位有清晰的認(rèn)知，要明確把握參政與決策的尺度，按照領(lǐng)導(dǎo)制定的決策開展工作，避免權(quán)力濫用的情況。日常工作中要加強學(xué)習(xí)，將國家政策與自身的工作要求結(jié)合起來，提升工作崗位的適應(yīng)能力。要豐富知識結(jié)構(gòu)，根據(jù)日常工作中的不足來拓展知識面，加強對新知識的學(xué)習(xí)，努力成為領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀。在工作中分清主次，利用信息技術(shù)開發(fā)探索提升工作效率和工作質(zhì)量的新方法和新策略，推動工作轉(zhuǎn)型。利用融媒體宣傳和推廣知識，把握與部門有關(guān)的輿情事件，采取及時有效的應(yīng)對措施，維護部門單位的形象，對群眾上訪中的問題進行綜合分析，為解決問題提供參考，能夠從根源上協(xié)調(diào)部門解決問題，提高決策能力。（二）提升服務(wù)能力。機關(guān)文秘不僅需要為單位決策提供參考意見，增強決策能力，還需要積極協(xié)調(diào)各方的關(guān)系。在開展聯(lián)合執(zhí)法工作中樹立一盤棋思想，處理和協(xié)調(diào)工作中的內(nèi)部矛盾，增強服務(wù)意識，配合其他部門的工作要求，形成縱向同心、橫向同力抓落實的合力。在開展部門工作時能夠?qū)β?lián)合工作提出意見或者看法，統(tǒng)籌人力資源，提升個人履職能力。針對工作中的難點問題開展調(diào)查，既要選擇合理的調(diào)查主體范圍，也要進一步明確調(diào)查的目的，開展明察或者暗訪，了解工作落實中的難點或關(guān)鍵點，將調(diào)查情況及時反饋給決策層，增強部門工作的監(jiān)督作用。在跟隨領(lǐng)導(dǎo)部門深入基層開展調(diào)研工作時應(yīng)該提升觀察和分析能力，能夠與領(lǐng)導(dǎo)及時交換信息，明確自身不足，與基層人員開展工作交流，尋找不同問題的切入點，對基層工作有全面的了解，立足于實踐來尋求破解工作難題的新思路、新方法。（三）提高工作效率。在信息化時代背景下，行政單位組織機構(gòu)流程不斷優(yōu)化，待處理的問題不斷增多，對文秘人員的工作提出了更高的要求。文秘人員要進一步提升工作效率。日常工作中應(yīng)做好準(zhǔn)備，加強對部門各項工作進度的了解，分析主要工作和必要工作，制定合理的工作計劃。文秘人員要提升信息化工作水平。文秘人員要進一步加強現(xiàn)代信息技術(shù)的運用，發(fā)揮信息技術(shù)跨空間、跨時間的特點，整合不同的信息，利用現(xiàn)代信息技術(shù)來簡化工作流程，提高工作效率，提升現(xiàn)代信息技術(shù)在自然資源管理工作中的應(yīng)用水平。文秘人員應(yīng)轉(zhuǎn)變工作理念，激發(fā)工作內(nèi)動力，調(diào)動工作積極性。要認(rèn)識到新時代背景下對自然資源部門工作提出的新挑戰(zhàn)，不斷提升學(xué)習(xí)動力，創(chuàng)新工作方法，合理分配精力，科學(xué)安排時間，提高效率。在日常工作中學(xué)會總結(jié)和分析。工作完成后注重總