測繪成果及資料檔案管理核心制度

南京北格地普測繪科技測繪成果及資料檔案管理制度二零一七年九月

測繪結果及資料檔案管理制度第一章總則第一條

為規(guī)范測繪結果及資料檔案管理，確保測繪結果、資料檔案安全，促進測繪結果廣泛應用和檔案信息化建設，依據(jù)《中國檔案法》、《中國測繪結果管理條例》并結合本企業(yè)相關要求制訂本制度。第二條

適用范圍對測繪結果及資料檔案管理適適用于本管理制度。第三條

職責測繪結果檔案資料管理，實施領導負責制，由單位分管領導負責，測繪結果檔案資料管理部門（檔案室、資料室、打印室）具體負責實施，并指定專員負責檔案管理工作。第二章

測繪結果資料歸檔制度

第一條

測繪結果及資料檔案依據(jù)國家要求，制訂歸檔范圍及保管限期表。

第二條

測繪結果及資料組卷分類號統(tǒng)一實施國家要求一級組卷分類號進行編號歸檔；歸檔資料應該齊全、完整，分類整理立卷，案卷首頁為案卷文件目錄并編制檔案著錄卡，案卷標題簡明確切，案卷質量符合國家相關規(guī)范、標準。

第三條

不得私自改變檔案分類、組卷、編號方法。

第四條

對歸檔結果資料應做好完整記錄表登記，并錄入計算機中方便查閱，同時對將記錄表進行統(tǒng)一管理保留。

第五條

長久保留資料檔案嚴禁使用紅墨水、純蘭墨水、圓珠筆、復寫紙書寫，只能用蘭黑墨水、碳素墨水書寫，以利長久保留。

第六條

結果及資料檔案接收、移交，必需附有清單，嚴格清點和推行簽字手續(xù)并填寫移交（接收）登記簿。

第七條

數(shù)據(jù)載體每十二個月輪番抽取不少于5%讀取檢驗，發(fā)覺問題立即更換載體或恢復搶救。第八條

接收檔案必需立即整理、組卷、歸檔、入庫。當年接收檔案必需當年完成歸檔工作。

第九條全部檔案必需登記，具體到文件級，盡可能用數(shù)據(jù)庫或電子表格進行登記。第十條

保密、防蟲、防霉、防盜工作，定時檢驗檔案保管情況，對破損、變質檔案資料立即上報領導并提出處理意見。

第十一條

各部門必需設專職或兼職人員管理測繪資料，做到職責分明，并應設置資料室和鐵柜，存放測繪資料。

第十三條

將測繪結果資料檔案工作列入總經(jīng)辦工作日程，并由總經(jīng)辦或其指派人員對檔案管理工作進行定時或不定時檢驗，立即發(fā)覺問題并協(xié)調處理。

第三章

測繪結果資料檔案借閱制度

第一條

為了開發(fā)檔案信息資源和企業(yè)發(fā)展，愈加好地為社會主義建設服務，依據(jù)《中國檔案法》、《中國檔案法實施措施》，結合本企業(yè)相關要求，制訂本制度。

第二條

檔案室應該依據(jù)工作需要，編制必需目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編和多種檔案參考資料，主動開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)服務。

第三條

檔案室保管檔案，關鍵供本單位利用，不屬于開放利用范圍。對外提供利用須經(jīng)領導同意。

對各類檔案均按要求查閱范圍提供利用，查閱人員要如實說明查檔目標和內容，符合查閱條件辦理手續(xù)后，方可查閱，且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出閱覽者，須經(jīng)主管領導同意。

第五條

本單位工作人員借閱本人職能范圍內檔案，辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱；借閱本人職能范圍外檔案須經(jīng)主管領導或檔案管理部門責任人同意，方可借閱。

第六條

利用者借閱檔案，須辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱記錄表》和檔案利用效果登記。借閱機密、絕密檔案材料，需經(jīng)主管經(jīng)理及保密責任人簽署意見，報總經(jīng)辦同意后方可借閱。

第七條

利用檔案通常在檔案室查閱，確需外借利用者，須經(jīng)檔案企業(yè)領導同意。會計檔案借閱，不得拆散原卷冊，并按期歸還。

利用者必需注意保護檔案，不得拆散案卷，不得折疊文件，不得在文件上圈點、勾劃或作其它標識，不得污染文件。未經(jīng)許可，不得轉借她人和隨意復制、摘抄檔案。

第九條

科技檔案項目標臘底圖、計算單、概、預、決算檔案，概不外借；確需復制件，須經(jīng)企業(yè)相關領導同意并進行登記，用畢后需將復制件交回檔案室處理。

第十條

未經(jīng)檔案管理人員同意，不得摘抄、拍照、復制所查檔案內容，其中涉密內容需抄錄、復制，要經(jīng)主管領導同意，且只能在檔案閱覽室內進行，利用者對涉密內容要負責保密。

第十一條

測繪結果及資料檔案利用者，對所借檔案要妥善保管，不得轉借、遺失、拆散或損毀檔案，不準拆卷、抽頁，不得在檔案原件上劃線、加注、勾抹、涂改、圈劃、污損等，未經(jīng)許可，不得摘抄或復制檔案，不得向無關人員泄露檔案內容。

第十二條

借閱國家密級測繪結果，不得私自復制。確因工作需要復制，須經(jīng)國家密級測繪結果提供部門同意，并按原密級進行管理。

第十三條

查閱者應按要求立即清退檔案，清退檔案時，檔案人員必需當面嚴格檢驗查對，如發(fā)覺和原卷冊不符，須酌情處理。第十四條查閱者必需保守檔案機密，凡損壞檔案和私自泄露檔案內容，給國家、企業(yè)（集體）、個人造成損失和惡劣影響，應按《檔案法》和《檔案法實施措施》相關要求辦理，情節(jié)嚴重要追究其法律責任。第十五條檔案室應注意搜集檔案利用效果反饋信息，不停總結開發(fā)利用檔案經(jīng)驗，深入做好檔案開發(fā)利用工作。第四章檔案室管理制度第一條為了確保檔案安全，最大程度地延長檔案使用壽命，使檔案愈加好地為社會和企業(yè)服務，特制訂本制度。第二條保管檔案必需有專用庫房，并設專員負責管理。庫房內應采取有效防護方法，確保檔案安全。第三條檔案室是保管檔案專用區(qū)域，任何人不得在檔案室內存放和檔案管理無關物品。第四條檔案柜（架）排列應和窗戶垂直，柜（架）和柜（架）、柜（架）背和墻壁保持一定距離。第五條檔案案卷按檔案門類和載體進行各項目錄編制要求（總目錄、分類目錄、卷內目錄等）科學分類、排列、編號入柜（架），有序管理，不得任意挪動案卷位置。案卷調出利用或加工整理，返還時必需立即歸回原處。第六條檔案進出庫房，要建立嚴格登記制度，包含檔案收進入庫，庫存檔案調出室外及日常調閱、歸還。第七條對新接收入庫檔案要嚴格檢驗，對有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題檔案須經(jīng)科學處理后方可入庫。第八條檔案室內應備有溫濕度計和統(tǒng)計本（簿），堅持每日觀察統(tǒng)計，做好溫濕度調控工作，維持良好保管環(huán)境并不停改善保管條件，檔案庫房內應該安置溫濕度計。環(huán)境溫濕度應相對穩(wěn)定，庫房溫度應控制在14-24℃之間，相對濕度應控制在40-60％之間。第九條光盤或磁介質檔案應用防磁檔案柜存放。第十條檔案庫房應設有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等“八防”設備和方法，宣傳落實上級相關安全防火規(guī)章制度，樹立防火意識。第十一條檔案室管理人員每十二個月春末在檔案柜（架）內置放防蟲藥品，并定時進行檢驗，發(fā)覺情況立即處理。第十二條檔案室應安裝防火防盜裝置，置放滅火器材，加強防火、防盜工作。檔案室周圍要滅絕火源，下班時要關閉電閘。室內嚴禁吸煙，嚴禁將易燃易爆物品帶入檔案室。第十三條要常常檢驗庫房有沒有火災隱患，發(fā)覺問題立即向領導匯報，方便采取有效方法，防患于未然。第十五條定時檢驗消防器材并定點放置，管理人員要了解其性能并能熟練使用。第十六條檔案室管理人員必需保持檔案室安保性能，不得損壞任何安全設施。檔案室內白熾燈不得任意更換成日光燈，不得自行任意變動照明線路。第十七條檔案室照明不采取自然光源，防光窗簾（或遮陽板）不得隨意拉開。第十八條檔案入庫前必需消毒除塵。要定時做好室內清潔衛(wèi)生工作。第十九條檔案存放和提取利用均由檔案室管理人員進行，其它人未經(jīng)許可不得隨意進出檔案室。第五章檔案工作人員要求認真學習、落實《檔案法》及《保密制度》，嚴格實施檔案工作規(guī)章制度，了解檔案工作方針，掌握檔案管理工作基礎技能。檔案管理人員簽署保密協(xié)議。忠于職守，負責完成測繪結果及資料檔案搜集、整理、保管、判定、統(tǒng)計等各項具體工作。主動開發(fā)檔案信息，編制各類檔案檢索工具及參考資料，為生產(chǎn)、科研等各項工作服務。負責檔案借閱登記和利用效果搜集工作。負責檔案庫房管理，做好“八防”工作，確保檔案完整和安全。熟悉館藏，做好檔案利用工作，主動主動熱情為用戶提供服務。主動參與多種檔案管理培訓活動，不停提升本身業(yè)務素質和崗位工作質量。第六章檔案判定銷毀工作要求第一條為了優(yōu)化檔案室藏檔案，加強檔案保管和有效利用，根據(jù)檔案管理相關要求，對己超出保管期限檔案，應本著“審查從細、留存從寬”標準，立即進行判定銷毀工作。第二條檔案判定銷毀工作必需在本企業(yè)檔案判定領導小組領導下進行，小組組員由主管檔案工作領導和相關職能責任人及檔案室人員組成。具體工作由檔案部門和和形成檔案內容相關職能部門共同進行。第三條測繪工程判定檔案必需根據(jù)企業(yè)頒布《檔案保管期限表》進行。判定檔案采取直接判定法，以案卷為單位，對檔案內容、名稱、起源、完整正確率程度等，逐卷、逐件、逐頁地進行審查判定。對重新考證、修訂應在案卷備考表中說明。對判定結果要寫書面匯報。需延長保管期限案卷，要在相關目錄及案卷備考表中注明第四條銷毀檔案必需從嚴掌握。慎重從事。判定結束后，對確無保留價值需要銷毀檔案，應登記造冊，編制銷毀清冊，提出銷毀匯報，經(jīng)主管領導和檔案室審查后簽字蓋章，報企業(yè)審批或立案，再銷毀。第五條銷毀檔案要派兩人以上監(jiān)銷，并在指定地點銷毀，預防檔案遺失和泄密。銷毀人、監(jiān)銷人、同意人、判定小組人員均應在銷毀清冊上簽字，以示負責。第六條對應銷毀檔案不得改作它用或以廢紙出售。銷毀國家密級圖紙或測繪結果，必需經(jīng)省測繪行政管理部門同意。被銷毀檔案必需和銷毀清冊無誤。檔案被銷毀后，監(jiān)銷人員須在銷毀清冊上簽字確定，以示負責。第七章資料檔案復制制度第一條為了保守資料檔案機密，維護黨、國家和企業(yè)利益，做好檔案復制利用工作，發(fā)揮檔案社會效益和經(jīng)濟效益，特制訂本制度。第二條檔案復制由專員嚴格根據(jù)復制制度實施。第三條檔案復制工作人員必需遵守檔案保密守則，維護檔案絕對安全