企業(yè)信息化項目監(jiān)控的階段管理

企業(yè)信息化項目監(jiān)控的階段管理

項目監(jiān)控是圍繞項目，跟蹤進度，掌握各項工作現狀，以便進行適當的資源調配和進度調整，確定活動的開始和結束時間，并記錄實際的進度情況，在一定情況下進行路徑、風險等方面的分析。在實施項目的過程中，要隨時對項目進行跟蹤監(jiān)控，以使項目按計劃規(guī)定的進度、技術指標完成，并提供現階段工作的反饋信息，以利后續(xù)階段的順利開展和整個項目的完成。由于ERP項目涉及的人員多、時間跨度長、實施難度大，為實現驗收提出了嚴格的要求。那么，如何能在驗收時，工作得到認可，雙方順利結束項目，并實現各自目標呢?這就需要在項目過程中，執(zhí)行標準化、規(guī)范化的管理，對項目實施內容、產生的需求、建議解決方案、雙方結論等文檔化，并保證各節(jié)點要素存在的完整、正確性，得到雙方的一致認可，那項目驗收也就水到渠成。本文就實施中從哪些方面監(jiān)督和審核來輔助項目工作、協(xié)助項目驗收談談個人觀點。一、啟動階段ERP實施是雙方工作的配合，實施過程通常是依照服務提供商的標準項目流程執(zhí)行。項目成立伊始，企業(yè)對ERP實施內容是一個比較模糊的概念，企業(yè)方渴望對服務提供商的實施理念及實施方法有所了解，以便明確在實施過程中，具有哪些工作職責，負責那部分工作內容。因此，企業(yè)方項目組成員應要求服務提供商提供基本的項目作業(yè)流程及實施指導文件，審核人員監(jiān)督企業(yè)內部成員是否根據指導文件要求，按時建立內部組織、管理制度，并對雙方需要明確的工作如實施規(guī)劃、調研配合等是否已按要求與服務提供商和業(yè)務部門確認，以保障企業(yè)方利益。服務商的在此階段的審核監(jiān)督工作，一是項目內部交接，確保項目從售前轉移至實施中的工作文檔交接齊全，避免因為漏交或錯交文件，對實施顧問理解項目帶來困難，增加現場實施的重復工作量。二是監(jiān)督項目的質量計劃評審，盡早識別項目難點重點、風險，規(guī)劃實施步驟，明確項目管理制度、文檔管理辦法和內部審核監(jiān)督內容。三是監(jiān)督現場調研，調研工作要有目的、有計劃的進行，調研全面。通過以上三點為ERP的實施打下良好的基礎。二、執(zhí)行階段業(yè)務系統(tǒng)實施主要包括系統(tǒng)安裝、方案確認、編碼數據準備、模擬運行和上線持續(xù)運行等，本階段審核需結合工作內容，將進度、成本、質量等因素綜合考慮，發(fā)現工作內容與計劃目標不一致、發(fā)生偏離時及時提醒，分析偏離原因，找到雙方實施的障礙，尋求適當的解決方式，盡量降低雙方實施成本?？蛻魸M意度是服務質量的直接體現，對于客戶每一次評價，應給予重視，客戶的意見是服務提供商改進的依據，審核中發(fā)現客戶滿意度降低，應及早匯報，找出影響客戶滿意度的原因，進行改進。審核、監(jiān)督、糾正工作如出現延遲，隱含問題可能變成了顯現問題，易處理的問題變成了重大事件，重大事件可能會造成不可挽回的局面，為將問題的風險降到最低，損失降到最少，使項目按期、按質、按量完成。對本階段文檔的審核要求不能放松，要求審核人員有高度的責任心，認真細致，熟悉各類文檔的填寫、編制規(guī)范，能判斷是否使用的標準的文檔模板，以保證段落章節(jié)完整，內容不會缺失，依照不同文檔審核表中的審核要點，逐項核對，避免因個人經驗，遺漏審核重要的問題，同時，照章辦事可以保證審核順利快速而準確的進行。以下就幾個重要內容，來闡述審核的關注點。系統(tǒng)安裝過程，應注意所使用的軟硬件環(huán)境與服務提供商的標準配置文檔要求是否相符，硬件配置差異及軟件版本的差異可能對將來的數據運算性能和產品穩(wěn)定性能造成影響。在產品安裝完成后，確認提供的手冊、光盤的配套附件齊全，方可在交接文檔中簽字確認。方案是業(yè)務系統(tǒng)實施的指導依據及保障，有效的實施方案可以為企業(yè)流程進行梳理，通過實施方案的指導和系統(tǒng)的應用結合為企業(yè)帶來效益，因此，監(jiān)督方案有效性，是審核的重中之重。服務提供商在方案確定中應監(jiān)督評審的通過情況，只有評審通過的方案，才能提供企業(yè)方作為指導依據，未通過評審的方案，可能會隱含著問題原因分析不透徹、工作內容不明確等風險，導致不合理的解決方案無法解決企業(yè)的實際問題或較大的工作量無法明顯提升企業(yè)效益。在與企業(yè)方溝通確認方案的過程中，企業(yè)方審核應關注方案是否從根源暴露企業(yè)存在的問題并提出合理的解決辦法、對企業(yè)的特殊業(yè)務流程及非通用性的處理方式是否考慮周全、存在疏漏或差異之處等，以便使服務提供商清楚ERP系統(tǒng)是否能滿足業(yè)務要求。雙方溝通方案無誤后，監(jiān)督對方案的實施范圍和業(yè)務管理內容確認，這樣，企業(yè)ERP的推行也順理成章，同時降低實施阻力，避免工作的反復、項目的拖期。數據準備及模擬運行階段，應對業(yè)務人員準備的數據進行審核，依照數據準備原則，對進入系統(tǒng)的數據進行篩選、核對，避免數據導入和錄入過程中，出現大量錯誤，錄入系統(tǒng)無法使用，或出現異常報錯，數據類的錯誤，對業(yè)務流程的正常運行帶來影響，數據一旦進入系統(tǒng)中，差錯復雜，大大的影響了工作效率。另外，應嚴格要求業(yè)務人員編寫操作規(guī)程，操作規(guī)程是業(yè)務人員使用系統(tǒng)的具體操作步驟和約束條件，保證此類文檔的完整保留，可以在實施顧問離開現場以后，業(yè)務人員的工作也能保證有序進行，如出現工作崗位調整或人員變動，也不會為工作帶來被動。系統(tǒng)一旦上線，便使用正式數據進行業(yè)務操作。在上線持續(xù)運行一段時間后，系統(tǒng)穩(wěn)定，應監(jiān)督雙方對工作進行確認，這是對雙方工作的認可。對服務提供商來講，完成指導，輔助客戶完成業(yè)務系統(tǒng)穩(wěn)定運行，對于企業(yè)方來說，結束手工業(yè)務處理，接受服務提供商的知識轉移。三、項目驗收階段項目的最終驗收報告標志著項目完結。如何能使服務提供商順利接收到一紙標志著項目成功完結的報告是前期工作的凝結。本階段的審核，應關注項目過程文檔的完整性，從項目啟動到驗收，由服務提供商提供的計劃、方案到企業(yè)方編制的操作規(guī)程、階段評價，均是判斷項目能否驗收的重要內容。另外，企業(yè)在實施階段，作業(yè)流程改善、作業(yè)規(guī)范形成、效益提升效果等都是實施的評價標準，以上內容的通過，標志著項目審核工作的結束。以上是對審核工作的一點簡要描述，工作中，應掌握審核技巧，處理項目執(zhí)行中