4.2.3文件控制程序2

SHAPE北京惠博頓電子設(shè)備有限公司文件編號：HT-CX-4.2.3-2008文件控制程序程序版本號：A/0第1頁共4頁1目的對與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進行控制，確保各相關(guān)部門和場所都能使用適用文件的有效版本，防止使用失效或作廢的文件。2范圍 適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。3職責3.1總經(jīng)理負責批準、發(fā)布質(zhì)量手冊。3.2管理者代表負責審核質(zhì)量手冊；批準程序文件以及其它體系文件（包括質(zhì)量記錄表格）。3.3辦公室負責組織編制質(zhì)量手冊、程序文件；負責對質(zhì)量管理體系文件的發(fā)放、更改和管理。3.4各部門經(jīng)理負責組織本部門相關(guān)文件的編制、使用和保管。3.5技術(shù)品管部負責技術(shù)文件與圖樣的編制、發(fā)放和保管；負責與產(chǎn)品相關(guān)標準和法律法規(guī)的收集、整理與歸檔等。4工作程序4.1文件的編號a)質(zhì)量手冊HT-SC-9001A-2008實施年號實施年號標準代號標準代號質(zhì)量手冊質(zhì)量手冊公司代號公司代號b)程序文件HT-CX-4.2.3-2008實施年號實施年號標準條款號標準條款號程序文件程序文件公司代號公司代號c)作業(yè)文件HT-ZY-01-2008實施年號實施年號文件順序號文件順序號作業(yè)文件作業(yè)文件公司代號公司代號d)記錄HT-JL-4.2.3-01記錄順序號記錄順序號標準條款號標準條款號記錄表格記錄表格公司代號公司代號4.2文件的編寫、審核與批準公司所有文件在發(fā)布前必須得到批準，以確保文件是充分與適宜的：a)質(zhì)量手冊由辦公室負責組織編寫，管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準。b)程序文件由辦公室負責組織相關(guān)部門編寫，相關(guān)部門經(jīng)理審核后上報管理者代表批準。c)各部門作業(yè)文件由部門經(jīng)理組織編寫、匯總，由管理者代表批準。4.3文件的評審a)根據(jù)各種情況的變化，文件應(yīng)實施動態(tài)管理，相關(guān)部門應(yīng)組織對原文件進行評審，以確定是否需要更改，若更改需得到再次批準。如需更改，執(zhí)行4.4條款的規(guī)定。b)每年底由辦公室組織各部門對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進行定期評審，以確定其充分性與適宜性。4.4文件的更改a)質(zhì)量手冊、程序文件由辦公室組織更改，填寫“文件更改單”，經(jīng)原批準人批準后實施更改。b)其他文件的更改由各相應(yīng)部門經(jīng)理組織更改，填寫“文件更改單”，經(jīng)管理者代表審核、批準后實施更改。c)技術(shù)性文件的更改由技術(shù)部經(jīng)理審批。d)文件更改時允許劃改：“==”，不許涂改和刮改，更改后在適當位置注明更改人和更改日期。必要時采取換頁或換版的方式。4.5文件的發(fā)放確保在使用處可獲得適用文件的有效版本。a)文件發(fā)放前對所有受控文件必須加蓋表明其受控狀態(tài)的印章，并填寫發(fā)放號。文件的發(fā)放、回收要填寫“文件發(fā)放、回收記錄表”。辦公室編制公司總的“受控文件清單”。各部門編制本部門“受控文件清單”。b)因破損而重新領(lǐng)用的新文件，發(fā)放號不變，并收回相應(yīng)舊文件。因丟失而補發(fā)的文件，應(yīng)給予新的發(fā)放號，并注明已丟失的文件的發(fā)放號失效，發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄并保存。c)文件的持有人在調(diào)離本公司時辦公室或部門相關(guān)負責人應(yīng)及時收回其受控文件。d)文件未經(jīng)總經(jīng)理或管理者代表批準不得翻印或向外提供，技術(shù)文件的復制執(zhí)行《技術(shù)文件管理規(guī)定》。4.6文件的使用和保存確保文件保持清晰、易于識別。a)與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放。b)各部門使用的文件由本部門保管。c)任何人不得在受控文件上亂涂畫改，確保文件的清晰、易于識別和查閱。4.7外來文件的控制確保外來文件得到識別，并控制其發(fā)放。a)辦公室負責接收行政外來文件并安排轉(zhuǎn)閱、承辦等相關(guān)事宜，負責將所有外來文件填寫在“受控文件清單”內(nèi)。b)技術(shù)部負責收集與產(chǎn)品相關(guān)的國家、行業(yè)、地方標準的最新版本，收回舊版本，加蓋“受控”印章，并及時填寫在“受控文件清單”內(nèi)，按需控制發(fā)放。4.8文件的作廢與銷毀。a)所有失效或作廢文件由主管部門及時從使用場所撤出，防止作廢文件繼續(xù)使用。b)若因任何原因需保留已作廢的文件，都應(yīng)加蓋“作廢保留”章以防止誤用。c)對要銷毀的作廢文件，由主管部門填寫“文件銷毀單”，經(jīng)管理者代表批準后，安排專人銷毀。4.9技術(shù)文件的控制技術(shù)部編制并實施《技術(shù)文件管理規(guī)定》，以確保：a)圖樣和技術(shù)文件按規(guī)定進行審簽、工藝和質(zhì)量會簽、標準化檢查。b)圖樣、技術(shù)文件協(xié)調(diào)一致、現(xiàn)行有效c)識別產(chǎn)品質(zhì)量形成過程中需要保存的文件，并及時歸檔。5相關(guān)文件《技術(shù)文件管理規(guī)定》HT-ZY-02-20086記錄1)受控文件清單HT-JL-4.2.3-012)文件發(fā)放回收記錄表