4.2.3文件控制程序2

SHAPE北京惠博頓電子設(shè)備有限公司文件編號(hào)：HT-CX-4.2.3-2008文件控制程序程序版本號(hào)：A/0第1頁(yè)共4頁(yè)1目的對(duì)與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)部門(mén)和場(chǎng)所都能使用適用文件的有效版本，防止使用失效或作廢的文件。2范圍 適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。3職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)、發(fā)布質(zhì)量手冊(cè)。3.2管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊(cè)；批準(zhǔn)程序文件以及其它體系文件（包括質(zhì)量記錄表格）。3.3辦公室負(fù)責(zé)組織編制質(zhì)量手冊(cè)、程序文件；負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)量管理體系文件的發(fā)放、更改和管理。3.4各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)組織本部門(mén)相關(guān)文件的編制、使用和保管。3.5技術(shù)品管部負(fù)責(zé)技術(shù)文件與圖樣的編制、發(fā)放和保管；負(fù)責(zé)與產(chǎn)品相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)的收集、整理與歸檔等。4工作程序4.1文件的編號(hào)a)質(zhì)量手冊(cè)HT-SC-9001A-2008實(shí)施年號(hào)實(shí)施年號(hào)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)質(zhì)量手冊(cè)質(zhì)量手冊(cè)公司代號(hào)公司代號(hào)b)程序文件HT-CX-4.2.3-2008實(shí)施年號(hào)實(shí)施年號(hào)標(biāo)準(zhǔn)條款號(hào)標(biāo)準(zhǔn)條款號(hào)程序文件程序文件公司代號(hào)公司代號(hào)c)作業(yè)文件HT-ZY-01-2008實(shí)施年號(hào)實(shí)施年號(hào)文件順序號(hào)文件順序號(hào)作業(yè)文件作業(yè)文件公司代號(hào)公司代號(hào)d)記錄HT-JL-4.2.3-01記錄順序號(hào)記錄順序號(hào)標(biāo)準(zhǔn)條款號(hào)標(biāo)準(zhǔn)條款號(hào)記錄表格記錄表格公司代號(hào)公司代號(hào)4.2文件的編寫(xiě)、審核與批準(zhǔn)公司所有文件在發(fā)布前必須得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分與適宜的：a)質(zhì)量手冊(cè)由辦公室負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)，管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。b)程序文件由辦公室負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)編寫(xiě)，相關(guān)部門(mén)經(jīng)理審核后上報(bào)管理者代表批準(zhǔn)。c)各部門(mén)作業(yè)文件由部門(mén)經(jīng)理組織編寫(xiě)、匯總，由管理者代表批準(zhǔn)。4.3文件的評(píng)審a)根據(jù)各種情況的變化，文件應(yīng)實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，相關(guān)部門(mén)應(yīng)組織對(duì)原文件進(jìn)行評(píng)審，以確定是否需要更改，若更改需得到再次批準(zhǔn)。如需更改，執(zhí)行4.4條款的規(guī)定。b)每年底由辦公室組織各部門(mén)對(duì)現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行定期評(píng)審，以確定其充分性與適宜性。4.4文件的更改a)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由辦公室組織更改，填寫(xiě)“文件更改單”，經(jīng)原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后實(shí)施更改。b)其他文件的更改由各相應(yīng)部門(mén)經(jīng)理組織更改，填寫(xiě)“文件更改單”，經(jīng)管理者代表審核、批準(zhǔn)后實(shí)施更改。c)技術(shù)性文件的更改由技術(shù)部經(jīng)理審批。d)文件更改時(shí)允許劃改：“==”，不許涂改和刮改，更改后在適當(dāng)位置注明更改人和更改日期。必要時(shí)采取換頁(yè)或換版的方式。4.5文件的發(fā)放確保在使用處可獲得適用文件的有效版本。a)文件發(fā)放前對(duì)所有受控文件必須加蓋表明其受控狀態(tài)的印章，并填寫(xiě)發(fā)放號(hào)。文件的發(fā)放、回收要填寫(xiě)“文件發(fā)放、回收記錄表”。辦公室編制公司總的“受控文件清單”。各部門(mén)編制本部門(mén)“受控文件清單”。b)因破損而重新領(lǐng)用的新文件，發(fā)放號(hào)不變，并收回相應(yīng)舊文件。因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予新的發(fā)放號(hào)，并注明已丟失的文件的發(fā)放號(hào)失效，發(fā)放部門(mén)作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄并保存。c)文件的持有人在調(diào)離本公司時(shí)辦公室或部門(mén)相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)收回其受控文件。d)文件未經(jīng)總經(jīng)理或管理者代表批準(zhǔn)不得翻印或向外提供，技術(shù)文件的復(fù)制執(zhí)行《技術(shù)文件管理規(guī)定》。4.6文件的使用和保存確保文件保持清晰、易于識(shí)別。a)與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須分類(lèi)存放。b)各部門(mén)使用的文件由本部門(mén)保管。c)任何人不得在受控文件上亂涂畫(huà)改，確保文件的清晰、易于識(shí)別和查閱。4.7外來(lái)文件的控制確保外來(lái)文件得到識(shí)別，并控制其發(fā)放。a)辦公室負(fù)責(zé)接收行政外來(lái)文件并安排轉(zhuǎn)閱、承辦等相關(guān)事宜，負(fù)責(zé)將所有外來(lái)文件填寫(xiě)在“受控文件清單”內(nèi)。b)技術(shù)部負(fù)責(zé)收集與產(chǎn)品相關(guān)的國(guó)家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，收回舊版本，加蓋“受控”印章，并及時(shí)填寫(xiě)在“受控文件清單”內(nèi)，按需控制發(fā)放。4.8文件的作廢與銷(xiāo)毀。a)所有失效或作廢文件由主管部門(mén)及時(shí)從使用場(chǎng)所撤出，防止作廢文件繼續(xù)使用。b)若因任何原因需保留已作廢的文件，都應(yīng)加蓋“作廢保留”章以防止誤用。c)對(duì)要銷(xiāo)毀的作廢文件，由主管部門(mén)填寫(xiě)“文件銷(xiāo)毀單”，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，安排專(zhuān)人銷(xiāo)毀。4.9技術(shù)文件的控制技術(shù)部編制并實(shí)施《技術(shù)文件管理規(guī)定》，以確保：a)圖樣和技術(shù)文件按規(guī)定進(jìn)行審簽、工藝和質(zhì)量會(huì)簽、標(biāo)準(zhǔn)化檢查。b)圖樣、技術(shù)文件協(xié)調(diào)一致、現(xiàn)行有效c)識(shí)別產(chǎn)品質(zhì)量形成過(guò)程中需要保存的文件，并及時(shí)歸檔。5相關(guān)文件《技術(shù)文件管理規(guī)定》HT-ZY-02-20086記錄1)受控文件清單HT-JL-4.2.3-012)文件發(fā)放回收記錄表