電子商務公司財務管理制度

電子商務公司財務管理制度一、總則 1二、適用范圍 1三、電商部財務職責 1四、電商部財務人員組織架構(gòu) 1五、淘寶店鋪和支付寶賬戶管理 1六、電商部資金管理 2七、電商部費用報銷管理 21.費用報銷規(guī)定 22.費用報銷流程 3八、電商部借款管理 3九、電商部賬務處理方法 41.價值量考核指標模式（或利潤考核指標模式） 42.從量模式和客服模式 4十、電商部財務對賬與結(jié)算 5十一、其他說明事項 5十二、附件 5總則為促進企業(yè)規(guī)?；蟀l(fā)展，發(fā)揮財務在電商部經(jīng)營管理和提高經(jīng)濟效益中的作用，使本部門的財務活動做到有章可循，參照有關規(guī)定，制定本辦法。電商部相關工作人員須依照本辦法開展工作。適用范圍本辦法適用于電商部所有工作人員，以及與電商業(yè)務相關的所有其他部門人員。電商部財務職責負責建立、健全公司相關財務制度，監(jiān)督各項制度的實施與執(zhí)行。負責本部門的財務預算、公司支付寶賬戶收支及銀行結(jié)算業(yè)務。負責本部門記賬、對賬、財務報表、財務分析及財務檔案管理工作。電商部財務人員組織架構(gòu)財務負責人財務負責人會計會計出納出納 淘寶店鋪和支付寶賬戶管理公司網(wǎng)上銷售產(chǎn)品必須啟用企業(yè)店鋪，原已存在的個人店鋪需及時清理，未經(jīng)法人授權(quán)的個人店鋪，不允許使用。企業(yè)店鋪相關信息包括店鋪賬戶名稱、登錄密碼、綁定手機號、綁定郵箱及郵箱登陸密碼須到財務做紙質(zhì)資料備案，并有電商部門負責人的簽字。企業(yè)店鋪支付寶分為店鋪直屬支付寶和企業(yè)支付寶兩種。店鋪直屬支付寶與淘寶店鋪緊密相連，承載店鋪所有的收支業(yè)務；企業(yè)支付寶賬戶在申請企業(yè)店鋪的時候，僅用于驗證企業(yè)身份，在店鋪經(jīng)營過程中產(chǎn)生的收支業(yè)務，不經(jīng)由企業(yè)支付寶賬戶辦理。公司所有淘寶賬號和支付寶賬號所綁定手機號，一律使用同一專用手機號，公司所有淘寶賬號和支付寶賬號所綁定郵箱，一律使用同一專用企業(yè)郵箱。專用手機號碼和郵箱需報集團監(jiān)察部門做備案登記，員工離職和辦理工作交接需將手機卡和企業(yè)郵箱賬號密碼交回公司，由新的接任人接收管理。公司支付寶賬戶由財務指定專人進行管理，并在接收賬號后重置登陸密碼和支付密碼，嚴禁向他人泄露支付寶賬戶信息。公司支付寶所綁定的銀行賬戶均為同一名稱下的企業(yè)銀行賬戶，嚴禁使用任何個人或其他公司銀行賬戶。需由支付寶付款的一切支出，包括但不限于店鋪裝修、維護以及繳納各種業(yè)務保證金，均需由電商業(yè)務人員書面申請，并報相關領導簽字后方可付款。公司對公賬戶與支付寶之間的轉(zhuǎn)賬業(yè)務，涉及到繳納業(yè)務保證金的款項，需由電商業(yè)務人員書面申請，并報相關領導簽字后方可轉(zhuǎn)賬。電商部資金管理電商部以向集團借支業(yè)務備用金的方式取得流動資金，用于電商部門日常經(jīng)營活動，并按集團規(guī)定的利率結(jié)算利息，有償使用。借支備用金需按照集團財務相關流程進行審批，且所借備用金不歸還亦不核銷，申請新的備用金時，電商部需將上筆備用金的用途做詳細說明并上報集團財務備案。淘寶店鋪所有貨物銷售必須走公司流程，所有銷售收入必須進入公司指定賬戶，嚴禁其他途徑銷售產(chǎn)品或?qū)⒇浛畲蛉肫渌~戶。財務人員應于每月1-3日核查支付寶余額，按業(yè)務類型分別提現(xiàn)到所綁定的銀行賬戶。由于退貨和退款的業(yè)務時有發(fā)生，支付寶提現(xiàn)業(yè)務需在每筆訂單銷售收入到達支付寶賬戶15天之后方可辦理，當月不能辦理提現(xiàn)的銷售收入，延期至下月提現(xiàn)。電商部費用報銷管理費用報銷規(guī)定本部門所發(fā)生的日常費用（辦公費、招待費、差旅費、培訓費、交通費等）以及貨物運輸產(chǎn)生的運輸費用，均需取得正規(guī)合法的票據(jù)方可報銷，費用發(fā)票由于個人原因未及時索取或丟失，財務不予報銷。員工報銷招待費時，除正規(guī)合法發(fā)票外，還需將消費詳單和刷卡聯(lián)（如用銀行卡支付）同時交財務備案，單據(jù)不齊全的，財務不予報銷。財務人員需對每張發(fā)票金額及內(nèi)容的真實性、合法性、有效性進行審核，并對有關財務制度及財經(jīng)紀律規(guī)范性進行審查。出納人員付款時需檢查各項單據(jù)是否完成所有審批手續(xù)，審批手續(xù)齊全后兩個工作日之內(nèi)支付報銷款，并在原始單據(jù)上加蓋“現(xiàn)金付訖章”。經(jīng)辦人需在費用發(fā)生后30天內(nèi)辦理報銷手續(xù)，超過時間財務不予報銷。如取得發(fā)票與公司規(guī)定不符且需重新取得發(fā)票，必須在7日內(nèi)到財務部備案，取得發(fā)票時間最長不得超過30天，否則財務不予報銷。關于招待費和差旅費的標準需嚴格按照集團財務相關制度執(zhí)行。費用報銷流程經(jīng)辦人取得正規(guī)合法票據(jù)→財務人員審核簽章→部門負責人審批→主管副總（總監(jiān)）審批→財務負責人審批→總經(jīng)理審批→董事長審批→到出納處辦理領款/核銷欠款電商部借款管理淘寶店鋪活動返現(xiàn)款和刷單款以及電商部日常業(yè)務支出，由經(jīng)辦人員先向本部門財務借款，活動完成后到財務履行報銷手續(xù)并歸還剩余款項。借款人因公需要借支的臨時性款項及備用金、押金，借款時需填寫借款單，并在借款單中注明歸還日期。對于單筆借款金額超過5000元的款項，需提前一天通知財務進行備款。借款人應自辦理事項結(jié)束后，按照相關規(guī)定，憑相關手續(xù)、發(fā)票、報銷單等有效單證盡快到財務部門辦理報銷手續(xù)并沖銷或歸還借款。報銷所提供發(fā)票內(nèi)容必須與原借款用途一致，不一致時需在報銷時書面說明原因，否則財務不予報銷。借款人的借款時間最長不超過30天（從借款之日開始），特殊事項不能在30天內(nèi)辦理完畢的，經(jīng)財務負責人批準同意后辦理未清借款延期說明，方可延長借款期,但最長不超過三個月,每年底會計結(jié)帳前對個人借款進行清理。本部門所有員工調(diào)崗、離職時，必須由公司人力資源部書面通知財務清查個人借款。如有借款未清償?shù)模救肆Y源部停止辦理相關手續(xù)，并停發(fā)其在崗時未發(fā)放的所有工資，通知本人限期清理借款，借款清理完畢后方可發(fā)放剩余工資。借款流程借款人填寫借支單→部門負責人審批→主管副總（總監(jiān)）審批→財務負責人審批→總經(jīng)理審批→董事長審批→到出納處辦理領款借款審批權(quán)限單位：元分類及手續(xù)經(jīng)辦人部門負責人主管副總財務負責人總經(jīng)理董事長簽批責任說明電商部相關人員借款審批單單筆金額≤300元√√√部門負責人、分管副總：對所屬部門是否同意經(jīng)辦負責；財務負責人：對資金預算負責300＜單筆金額≤1000√√√√1000＜單筆金額≤3000√√√√√單筆金額＞3000√√√√√√電商部賬務處理方法根據(jù)本部門戰(zhàn)略定位及銷售模式不同，電商部賬務按以下兩種方式分別進行處理：1.價值量考核指標模式（或利潤考核指標模式）1.1此種模式相當于視同買斷方式代銷商品，本部門財務由集團財務進行監(jiān)管。公司需將電商部的業(yè)務活動單獨設立賬套進行核算，電商部獨立進行財務核算并執(zhí)行與集團財務相一致的財務制度，定期按集團要求編制財務報表并上報。1.2電商部財務需嚴格按照預先設定好的內(nèi)部轉(zhuǎn)移價格，核算采購成本，并據(jù)此與各供應單位和部門結(jié)算。商品發(fā)貨時，與商品相關的價值和風險同時轉(zhuǎn)移給電商部，由電商部核算商品成本、收入和利潤。1.3電商部日常業(yè)務費用和產(chǎn)品銷售費用由電商部門自行承擔。1.4電商部財務人員需定期向上級部門和領導提交財務分析報告，分析本部門的投入和產(chǎn)出情況，并對本部門的長遠發(fā)展提出建設性意見和建議。2.從量模式和客服模式2.1此種模式相當于以收取手續(xù)費的方式代銷商品，本部門財務由集團財務分管，集團設專人負責電商部財務工作。電商部門不專設財務人員，亦不獨立進行財務核算。2.2集團財務應對電商部門所發(fā)生的支出單獨進行歸集，分品種核算商品盈虧。2.2電商部所發(fā)生的非專屬于本部門的費用支出，包括物流運輸費用、活動返現(xiàn)以及其他銷售費用，由財務人員按照實際歸屬于各產(chǎn)品的費用分配給各供應單位和部門，并制作調(diào)賬通知單，由雙方領導簽字后作為調(diào)賬依據(jù)。電商部財務對賬與結(jié)算物流對賬與結(jié)算電商部財務人員應于每月25日至下月3日前對當月所發(fā)生的運輸費用和物流公司對賬，對賬依據(jù)為運輸公司傳遞的明細單以及發(fā)貨人員移交財務的發(fā)貨單。對賬完成后，根據(jù)業(yè)務人員與物流公司協(xié)商的結(jié)算周期將款項結(jié)算給各物流公司。在途商品對賬電商部財務人員應于每月25日至下月3日前核對當月銷售數(shù)據(jù)，將在途商品與未完成的訂單進行核對，并將比對結(jié)果報各供應單位和部門，各供應單位和部門核對無誤后完成對賬。銷售對賬與結(jié)算電商部財務人員應于每月25日至下月3日前核對當月銷售數(shù)據(jù)，將支付寶余額與上月銷售成功的訂單一一核對。對已完成銷售并且已過退貨期的訂單（支付寶收款15天后）方可提現(xiàn)。提現(xiàn)后按照不同業(yè)務類型，將銷售收入按預先確定的價格結(jié)算給相應貨物供應單位和部門。其他說明事項1.公司所有線上產(chǎn)品的定價經(jīng)相關領導批準后，均需將報價單到財務做備案登記，未到財務備案的產(chǎn)品一律不準上線銷售。2.本管理辦法自發(fā)布之日起施行。附件：財務流程財務結(jié)算流程退貨、退款流程費用報銷流程借款流程流程節(jié)點說明電商部賬務處理電商會計賬務處理電商會計的特點：1、電商銷售有一定的退貨率，需要計提。2、銷售價格變動大，活動折扣經(jīng)常發(fā)生。3、確認交易日期為客戶收到貨物并確認的日期。4、銷售費用大5、收入需要經(jīng)過支付寶、微信或平臺內(nèi)進行提現(xiàn)。6、虛擬積分也應當確認為收入7、商品多，價格變動大，成本核算麻煩。一、采購的賬務處理1、購入商品分錄借：庫存商品應交稅費-應交增值稅(進項稅額)貸：銀行存款/預付賬款/應付賬款等2、購入過程中發(fā)生的運費、保險等費用計入產(chǎn)品價格借：庫存商品-A產(chǎn)品應交稅費-應交增值稅(進項稅額)貸：銀行存款/預付賬款/應付賬款等一、采購的賬務處理1、購入商品分錄借：庫存商品應交稅費-應交增值稅(進項稅額)貸：銀行存款/預付賬款/應付賬款等2、購入過程中發(fā)生的運費、保險等費用計入產(chǎn)品價格借：庫存商品-A產(chǎn)品應交稅費-應交增值稅(進項稅額)貸：銀行存款/預付賬款/應付賬款等3、庫存商品庫存費用借：管理費用--倉儲費貸：銀行存款4、庫存商品成本核算對于產(chǎn)品單一，價格相對變動不大，進貨不頻繁的使用“先進先出”法：如果是產(chǎn)品多樣，進貨頻繁則使用“月末一次加權(quán)平均”法進行核算；如果涉及到批發(fā)，且毛利潤相對固定，則使用以銷售價格核算成本的方法。5、平臺保證金借：其他應收款--京東/淘寶押金貸：銀行存款二、銷售商品的會計分錄A、一般交易流程的客戶1、商品發(fā)出借：發(fā)出商品-XX店鋪貸：庫存商品PS:電商成交按客戶簽收確認貨物為成交日期，發(fā)出商品時由于未能確定最終能否成交，故不確認收入和成本，只做發(fā)出商品處2、客戶確認收貨借：其他應收款--XX平臺應交稅費--應交增值稅--銷項稅貸：主營業(yè)務收入借：主營業(yè)務成本貸：發(fā)出商品-XX店鋪入公司賬戶。3、第三方擔保平臺清算貨款借：其他貨幣資金-支付寶/微信/等等財務費用-手續(xù)費貸：其他應收款--XX平臺B、顧客退回重發(fā)商品的會計處理：1、收到退回商品借：庫存商品貸：發(fā)出商品或借：發(fā)出商品(紅字)貸：庫存商品(紅字)2、如果承擔退回的快遞費借：管理費用--快遞費貸：銀行存款3、重新發(fā)貨借：發(fā)出商品貸：庫存商品4、確認收貨借：其他應收款--XX平臺應交稅費--應交增值稅-銷項稅貸：主營業(yè)務收入借：主營業(yè)務成本貸：發(fā)出商品5、平臺清算后會計處理借：其他貨幣資金-支付寶/微信/等等財務費用-手續(xù)費貸：其他應收款--XX平臺C、顧客拒收并取消交易1、發(fā)貨時借：發(fā)出商品-XX店鋪貸：庫存商品2、收到退貨時借：庫存商品貸：發(fā)出商品或借：發(fā)出商品(紅字)貸：庫存商品(紅字)PS:在用戶確認收貨前，交易時間并未完成。所以只用做商品狀態(tài)的變動，而不需要3、如果公司需要承擔運費，則計入銷售費用借：銷售費用-運雜費貸：銀行存款D、商業(yè)折扣的賬務處理1、滿減及折扣商業(yè)折扣，按照實際成交價格計收入。借：其他應收款--平臺結(jié)算貸：主營業(yè)務收入D、商業(yè)折扣的賬務處理1、滿減及折扣商業(yè)折扣，按照實際成交價格計收入。借：其他應收款--平臺結(jié)算貸：主營業(yè)務收入2、贈品，買N贈一的賬務處理買N贈一與買A產(chǎn)品送B產(chǎn)品屬于捆綁銷售行為。收入的確認以實際收到的貨款作為收入，成本為所付出所有產(chǎn)品的成本。確認收入借：其他應收款--平臺結(jié)算貸：主營業(yè)務收入應交稅費--應交增值稅-銷項稅額結(jié)轉(zhuǎn)成本借：主營業(yè)務成本貸：庫存商品--A產(chǎn)品(實際付出產(chǎn)品價格)庫存商品--B產(chǎn)品(贈品)費用的贈品需要轉(zhuǎn)出進項稅，且企業(yè)所得稅，稅前抵扣有數(shù)額限制。三、其他費用的賬務處理三、其他費用的賬務處理1、向平臺充值向京東、淘寶等平臺充值推廣。充值時分錄借：其他應收款-xx平臺貸：其他貨幣資金-支付寶賬戶2、計算本月實際消費廣告借：銷售費用-廣告宣傳費-淘寶