直營商超系統(tǒng)操作作業(yè)流程

直營商超系統(tǒng)操作步驟步驟目標(biāo)規(guī)范企業(yè)直營商超系統(tǒng)操作降低操作風(fēng)險、掌控商超動態(tài)降低步驟溝通，提升工作效率維護區(qū)域市場價格統(tǒng)一，確保市場良性發(fā)展全方面提升對直營市場掌控和分析適用范圍本步驟適適用于營銷中心直營商超系統(tǒng)操作。適用對象K/A部經(jīng)理用戶經(jīng)理財務(wù)部K/A業(yè)務(wù)目錄價格體系管理二、超市訂單、退貨、財務(wù)入賬步驟三、促銷、新品信息提報過程傳輸步驟四、帳款回收、超市費用管理五、促銷過程管理六、反饋問題處理步驟七、責(zé)任和義務(wù)八、銷售數(shù)據(jù)分析一、價格體系管理：穩(wěn)定價格是廠商雙方持久合作奠基石，合理穩(wěn)定商超價格體系會為我們帶來充足訂單、豐厚產(chǎn)品利潤、長久穩(wěn)定合作關(guān)系，結(jié)合區(qū)域市場現(xiàn)實狀況，現(xiàn)制訂以下工作要求：1、價格制訂（1）企業(yè)直營超市產(chǎn)品供價須由K/A部和當(dāng)區(qū)業(yè)務(wù)責(zé)任人共同制訂，報總經(jīng)理審批，財務(wù)立案實施；（2）直營超市經(jīng)營合作關(guān)系確定后，最終產(chǎn)品價格單報財務(wù)部門立案，由財務(wù)部門實施發(fā)票開具、往來帳目建立、成本核實等；2、價格調(diào)整（1）直營超市供貨價格確定后，不得隨意更改，變動，對因市場競爭所造成價格改變需由相關(guān)部門審批后報財務(wù)部門立案方可實施；（2）促銷活動產(chǎn)品價格改變，必需要有已批復(fù)促銷活動實施方案作為更改依據(jù)，不然對因價格問題而造成帳目混亂，對直接責(zé)任人罰款100元/次；3、價格管控（1）直營超市價格必需根據(jù)企業(yè)全國商超統(tǒng)一價格指導(dǎo)實施，產(chǎn)品供價、售價均不得高于或低于企業(yè)所要求指導(dǎo)價格；（價格體系見附表）（2）價格最終管控以K/A部門信息專員和財務(wù)部門共同監(jiān)控實施，（實施依據(jù)為：企業(yè)直營超市價格體系）二、超市訂單、退貨、財務(wù)入賬步驟1、超市訂單傳輸步驟圖：部門商超K/A部財務(wù)部經(jīng)銷商崗位K/A信息專員KA業(yè)務(wù)/用戶經(jīng)理會計流程圖開始開始（（1）發(fā)出訂單（（6）超市送貨（12）對帳、回款（12）對帳、回款（（2）接收整理訂單并對產(chǎn)品價格、需求數(shù)量進行分析（（4）確定最終訂單下達發(fā)貨通知（8）接收、錄入驗收單，接收開票申請單結(jié)束（8）接收、錄入驗收單，接收開票申請單結(jié)束（（3）對價格差異問題進行處理（11）（11）接收稅票（9）對實際發(fā)貨和訂單產(chǎn)品、價格差異問題溝通處理（12）制訂實施計劃（12）制訂實施計劃（（10）審核后開據(jù)稅票，錄入ERP，核實到岸價，沖抵配送用戶貨款（13（13）建立臺帳、往來帳目（（5）訂單確定，各區(qū)域配送用戶備貨結(jié)束（結(jié)束（7）取得驗收單并傳至發(fā)貨信息專員步驟說明：編號負責(zé)部門/人員任務(wù)說明監(jiān)控關(guān)鍵點文檔形式（1）商超發(fā)出訂單商超發(fā)出訂單至青島企業(yè)K/A員訂單（2）K/A信息專員接收訂單對產(chǎn)品價格、需求數(shù)量進行分析K/A信息專員整理匯總訂單，查對產(chǎn)品價格、訂貨需求數(shù)量，對于有價格差異問題反饋到KA業(yè)務(wù)/用戶經(jīng)理處錄入訂貨數(shù)量正確根據(jù)緊急程度進行分類（比如促銷活動檔期調(diào)整）接到訂單同時，確定訂貨物種企業(yè)庫存確保價格合理(促銷價)訂單（3）KA業(yè)務(wù)/用戶經(jīng)理KA業(yè)務(wù)/用戶經(jīng)理對訂單匯總分析后SKU數(shù)量、價格差異問題進行溝通處理，并將處理結(jié)果反饋給K/A信息專員信息反饋立即、正確確保產(chǎn)品價格正確訂單產(chǎn)品和價格差異分析（4）K/A信息專員對于無差異或處理差異后訂單在1小時之內(nèi)進行下達和傳真至各區(qū)域配送用戶（經(jīng)銷商）同經(jīng)銷商確定訂單正確性，確保訂單發(fā)貨時間、產(chǎn)品、數(shù)量正確性根據(jù)緊急程度進行分類追蹤（比如促銷活動檔期調(diào)整）訂單（5）經(jīng)銷商接收確定訂單，依據(jù)超市定單需求備貨；確定訂單需求產(chǎn)品數(shù)量、庫存（6）商超經(jīng)銷商（配送用戶）根據(jù)超市要求送貨至各區(qū)域門店送貨立即符合訂單品類及數(shù)量產(chǎn)品無破損無即期產(chǎn)品廣宣品攜帶數(shù)量、類別正確（7）經(jīng)銷商送貨結(jié)束后取得超市確定驗收單在二十四小時之內(nèi)傳至青島企業(yè)K/A信息專員在要求得時間對超市驗收單進行傳輸驗收單項目核查（是否有商超收貨部責(zé)任人簽字、驗收日期、驗收數(shù)量是否正確）驗收單（8）K/A信息專員接收、錄入驗收單，建立管理臺帳；1、接收、錄入超市驗收單，建立管理臺帳并對實際配送產(chǎn)品和訂單產(chǎn)品進行差異分析反饋到KA業(yè)務(wù)/用戶經(jīng)理；2、接收開票申請單登記后傳山東企業(yè)財務(wù)部開票，并追蹤開票情況確定商超收貨日期正確錄入商超實際收貨數(shù)量、品種每七天定時匯總，立案待查實際配送產(chǎn)品和訂單產(chǎn)品差異查對促銷檔期價格是否正確對產(chǎn)生差異原因進行分析開票申請單傳輸立即無誤開票申請單登記完整不得有遺漏驗收單產(chǎn)品配送和訂單產(chǎn)品差異分析（9）KA業(yè)務(wù)/用戶經(jīng)理問題溝通處理KA業(yè)務(wù)對送貨產(chǎn)品差異問題進行跟蹤處理分析差異分析（10）會計審核、幫助開具稅票，錄入EPR依據(jù)超市驗收單開具稅票，錄入ERP系統(tǒng)，根據(jù)實際送貨產(chǎn)品數(shù)量核實到岸價，在3個工作日內(nèi)沖抵配送用戶貨款稅票開具正確無誤2日內(nèi)必需將超市稅票開具，郵寄至超市或交于業(yè)務(wù)送交至超市錄入數(shù)據(jù)立即、正確無誤驗收單稅票（11）KA業(yè)務(wù)/用戶經(jīng)理接收稅票接收稅票后立即送交至商超或郵寄給商超稅票在2日內(nèi)必需送達商超如有退票，須在2日內(nèi)必需郵寄至企業(yè)財務(wù)部門稅票（12）商超對帳、回款接收稅款并進行結(jié)款查實稅款、結(jié)款立即、正確如有退票，K/A業(yè)務(wù)或K/A主管須在2日內(nèi)郵寄至企業(yè)（13）會計建立臺帳往來帳目建立商超銷售臺帳，備查立即、正確、全方面建立銷售臺帳超市扣款費用明細、信息資料立即反饋到超市系統(tǒng)責(zé)任人2、直營商超退貨步驟商超系統(tǒng)退貨操作步驟.doc三、促銷、新品信息提報管理傳輸步驟步驟圖：部門超市K/A部辦事處經(jīng)銷商供給鏈財務(wù)部崗位用戶經(jīng)理K/A信息專員區(qū)域K/A業(yè)務(wù)會計流程圖（2）確定促銷檔期產(chǎn)品、時間、價格、區(qū)域、需求數(shù)量（2）確定促銷檔期產(chǎn)品、時間、價格、區(qū)域、需求數(shù)量（1）提報促銷活動需求計劃（1）提報促銷活動需求計劃（3）接收促銷確定單，并將促銷信息以內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單形式發(fā)至各部門；建立整年促銷管理臺帳（3）接收促銷確定單，并將促銷信息以內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單形式發(fā)至各部門；建立整年促銷管理臺帳（4）接收促銷信息通知，同用戶溝通，準(zhǔn)備庫存（4）接收促銷信息通知，同用戶溝通，準(zhǔn)備庫存（5）根據(jù)促銷通知要求準(zhǔn)備貨物、并按要求時間和要求送貨（5）根據(jù)促銷通知要求準(zhǔn)備貨物、并按要求時間和要求送貨（（6）依據(jù)促銷需求計劃合理安排促銷產(chǎn)品生產(chǎn)、物流及發(fā)貨計劃；（（7）依據(jù)和超市確定促銷確定單開具在促銷折扣期內(nèi)發(fā)票；建立整年促銷銷售管理臺帳；步驟說明編號負責(zé)部門/人員任務(wù)說明監(jiān)控關(guān)鍵點文檔形式1K/A部/用戶經(jīng)理促銷活動方案制訂促銷檔期產(chǎn)品、時間、活動區(qū)域、促銷價格合理性促銷申請2商超確定促銷檔期時間、產(chǎn)品、價格、區(qū)域（1）促銷區(qū)域界定（2）價格統(tǒng)一（3）活動方法（4）陳列形式促銷確定單3K/A信息專員（1）接收促銷確定單；（2）將促銷通知文本下發(fā)各部門；（3）建立促銷管理臺帳；（1）正確按時地把促銷信息以內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單形式發(fā)至各相關(guān)部門人員；（2）建立促銷超市整年促銷臺帳；內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單4區(qū)域K/A業(yè)務(wù)（1）接收促銷信息通知；（2）協(xié)調(diào)用戶準(zhǔn)備（1）接收促銷信息正確（2）全員認同（3）產(chǎn)品庫存?zhèn)湄洠?）陳列位置協(xié)調(diào)促銷確定單5經(jīng)銷商（1）預(yù)留安全庫存；（2）根據(jù)要求和標(biāo)準(zhǔn)按時配送；（1）依據(jù)促銷時間和數(shù)量需求準(zhǔn)備安全庫存；（2）根據(jù)訂單要求按時配送至超市門店；訂單6供給鏈（1）依據(jù)促銷產(chǎn)品下達需求計劃；（2）依據(jù)訂單時間優(yōu)先安排發(fā)貨計劃；（1）確保促銷產(chǎn)品需求數(shù)量，確保產(chǎn)品不停貨（2）優(yōu)先安排超市發(fā)貨計劃；內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單7財務(wù)部/會計（1）依據(jù)促銷折扣價格開具發(fā)票；（2）建立促銷產(chǎn)品管理臺帳；（1）確保發(fā)票開具和促銷期間價格吻合（2）建立全國促銷折扣期間銷售管理臺帳（3）促銷產(chǎn)品盈虧分析；發(fā)票開具管理臺帳建立四、賬款回收、超市費用管理為確保企業(yè)財產(chǎn)不受損失，維護企業(yè)利益，建立健全企業(yè)直營商超系統(tǒng)財務(wù)管理步驟，確保資金、信息鏈通暢，保障費用投入和產(chǎn)出實現(xiàn)效益最大化、合理化，結(jié)合實際工作，特對企業(yè)直營商超系統(tǒng)賬款回收、超市費用作出以下要求：1、超市應(yīng)收帳款安全信用額度（依據(jù)系統(tǒng)超市現(xiàn)實狀況、連鎖數(shù)量、資信情況、促銷活動安排由財務(wù)部門和K/A部共同設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)）；2、對于超出信用額度超市，財務(wù)部門應(yīng)在第一時間通知K/A部或用戶經(jīng)理，進行清算、追繳貨款回收；對于在次月還不能在結(jié)算期內(nèi)回款超市給予停貨處理；3、對于超市費用扣款：=1\*GB3①財務(wù)部門在接收到超市扣款發(fā)票后，應(yīng)正確立即查對扣款內(nèi)容和類別是否同相同，并將每次扣款信息反饋給K/A部信息專員或用戶經(jīng)理；=2\*GB3②對于和年度協(xié)議（費用明細）不相吻合費用或沒有扣款依據(jù)費用，要求財務(wù)部門必需在第一時間反饋到K/A部或本系統(tǒng)用戶經(jīng)理，由其追究費用差異，并處理處理；通常扣款形式：（1）超市年度費用扣款實施依據(jù)為《***超市年度經(jīng)銷協(xié)議》（協(xié)議內(nèi)扣款明細）；（2）臨時性促銷活動費用扣款；4、超市對帳回款：（1）每個月超市對帳依據(jù)超市協(xié)議細則實施，（見超市銷售協(xié)議）如超市沒有在要求時間內(nèi)進行對帳回款者，超市系統(tǒng)責(zé)任人應(yīng)以書面形式經(jīng)超市簽字確定后向財務(wù)部門說明原因和下次對帳時間，便于財務(wù)部門監(jiān)控應(yīng)收帳款管理；（2）每個月超市對帳、回款金額應(yīng)在第一時間將回款金額、時間提報給K/A部或系統(tǒng)用戶經(jīng)理；五、促銷活動實施過程管理：目標(biāo)：提升促銷效率，細化過程監(jiān)控管理，確保促銷費用投入和使用、銷量最大化。（1）促銷活動全員認同和激勵（經(jīng)銷商、配送司機、K/A業(yè)務(wù)、理貨員、促銷員）；（2）促銷品、贈品、廣宣品、品嘗品物料準(zhǔn)備；（3）促銷產(chǎn)品陳列方法；（地堆、端架）（4）促銷產(chǎn)品陳列位置；（陳列位置好壞和銷量比重）（5）促銷價格；（是否和促銷確定單價格一致，低于或高于，并立即反饋到企業(yè)K/A部或該超市系統(tǒng)責(zé)任人）（6）POP是否到位；（是否符合3.15標(biāo)準(zhǔn)，三秒鐘看完全文，內(nèi)容不超出15字）（7）每日銷量跟蹤分析；（影響銷量原因）（7）問題跟蹤分析處理；（8）促銷活動總結(jié)回顧（促銷可行性、實施力度、是否達成預(yù)期目標(biāo)、費用是否超支、消費者反應(yīng)等，評定活動實施過程存在問題、總結(jié)經(jīng)驗、填補差距，改善提議）六、反饋問題處理步驟步驟圖：部門超市K/A部辦事處經(jīng)銷商供給鏈財務(wù)部崗位用戶經(jīng)理K/A信息專員區(qū)域K/A業(yè)務(wù)會計流程圖1、發(fā)覺問題：a、價格差異b、促銷活動實施時間差異c、訂單信息（送貨時間、是否齊全）d、財務(wù)方面（開票、費用扣款等）4、接收價格更改函，立即更新系統(tǒng)資料4、接收價格更改函，立即更新系統(tǒng)資料3、接收處理價格差異等問題，3、接收處理價格差異等問題，可直接聯(lián)絡(luò)商超采購責(zé)任人2、接收、匯總、核實、提報、分解問題7、搜集匯總庫存不足產(chǎn)品2、接收、匯總、核實、提報、分解問題7、搜集匯總庫存不足產(chǎn)品5、5、接收處理所負責(zé)商超促銷活動實施時間差異問題，嚴(yán)格根據(jù)促銷協(xié)議實施66、訂單信息a、準(zhǔn)備安全庫存b、立即送貨c、收回退貨產(chǎn)品88、協(xié)調(diào)是有款訂單商超產(chǎn)品優(yōu)先發(fā)貨99、財務(wù)方面a、立即開出發(fā)票、b、按時核銷費用、c、給退貨產(chǎn)品沖帳七、經(jīng)銷商責(zé)任和義務(wù)為了確保企業(yè)直營系統(tǒng)產(chǎn)品正常銷售和推廣，維護企業(yè)和用戶市場利益，杜絕缺貨、斷貨現(xiàn)象，結(jié)合直營系統(tǒng)要求，現(xiàn)對直營系統(tǒng)配送用戶制訂以下要求和標(biāo)準(zhǔn)，以明確雙方合作責(zé)任和義務(wù)：1、庫存要求（1）直營市場（門店）銷售產(chǎn)品最低安全儲量庫存要求；（2）最低儲量標(biāo)準(zhǔn)：除促銷活動產(chǎn)品外，其它產(chǎn)品結(jié)構(gòu)以確保正常銷售5-7天為基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，以保持貨物陳列和銷售，避免缺貨而影響銷售；2、服務(wù)要求（1）根據(jù)直營商超訂單要求按時配送相關(guān)產(chǎn)品；（2）確保訂單配送產(chǎn)品無破損、無殘次產(chǎn)品送入賣場銷售；（3）確保無即期、不良產(chǎn)品送入賣場銷售，保障直營超市產(chǎn)品新鮮度；（4）企業(yè)直營超市優(yōu)先送貨服務(wù)；3、責(zé)任和義務(wù)（1）各區(qū)域配送用戶有義務(wù)立即向企業(yè)反饋價格、促銷服務(wù)信息；（2）對于因配送不立即或無最低庫存保障而造成企業(yè)產(chǎn)品在賣場被鎖碼產(chǎn)生費用，由配送用戶（經(jīng)銷商）負擔(dān)開碼費用