酒店會(huì)議會(huì)務(wù)管理制度

酒店會(huì)議會(huì)務(wù)管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)酒店會(huì)議會(huì)務(wù)的管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，根據(jù)酒店管理相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

二、本制度適用于酒店內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議的籌備、組織、召開(kāi)及會(huì)后相關(guān)工作。

三、會(huì)議應(yīng)遵循以下原則：

1.精簡(jiǎn)、高效、務(wù)實(shí)；

2.預(yù)備充分，議題明確；

3.討論充分，決策民主；

4.記錄詳實(shí)，落實(shí)到位。

四、會(huì)議分為例行會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。例行會(huì)議包括年度會(huì)議、季度會(huì)議、月度會(huì)議等；臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要隨時(shí)召開(kāi)。

五、各部門(mén)應(yīng)按照本制度規(guī)定，認(rèn)真組織會(huì)議，確保會(huì)議質(zhì)量。參會(huì)人員應(yīng)積極參與，遵守會(huì)議紀(jì)律，提高會(huì)議效果。

六、會(huì)議的組織與管理應(yīng)遵循以下程序：

1.提交會(huì)議議題；

2.確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)；

3.召開(kāi)會(huì)議；

4.匯總會(huì)議決議；

5.跟蹤落實(shí)會(huì)議紀(jì)要。

七、酒店應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的會(huì)議室，配置必要的會(huì)議設(shè)施，為會(huì)議的召開(kāi)提供保障。

八、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。各部門(mén)應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，如有違反，將按照酒店相關(guān)規(guī)定予以處理。

九、本制度的解釋權(quán)歸酒店管理部門(mén)。如有疑問(wèn)，請(qǐng)向酒店管理部門(mén)咨詢(xún)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議組織者應(yīng)明確會(huì)議的主題，確保會(huì)議內(nèi)容緊密?chē)@主題展開(kāi)，實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。

2.擬定會(huì)議議程：根據(jù)會(huì)議主題，制定會(huì)議議程，明確會(huì)議討論的重點(diǎn)和順序。

3.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少3天向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議所需的各種材料，包括會(huì)議議程、背景資料、相關(guān)報(bào)告等，并在會(huì)前分發(fā)給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)簽到，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，并介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

3.會(huì)議發(fā)言：根據(jù)會(huì)議議程，各發(fā)言人依次進(jìn)行發(fā)言，闡述觀點(diǎn)、分析問(wèn)題、提出建議。

4.會(huì)議討論：參會(huì)人員針對(duì)發(fā)言?xún)?nèi)容進(jìn)行充分討論，提出意見(jiàn)和建議。

5.會(huì)議決策：會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，組織參會(huì)人員進(jìn)行決策，形成會(huì)議決議。

三、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議記錄：會(huì)務(wù)人員應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議過(guò)程，包括發(fā)言?xún)?nèi)容、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.整理會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

3.分發(fā)會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)盡快發(fā)送給參會(huì)人員，以便了解會(huì)議內(nèi)容和決議。

四、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為下次會(huì)議提供參考。

2.參會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議總結(jié)，對(duì)會(huì)議的組織、內(nèi)容和效果提出意見(jiàn)和建議。

3.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)參會(huì)人員的反饋，改進(jìn)會(huì)議組織工作，提高會(huì)議質(zhì)量。

五、會(huì)議后續(xù)工作

1.跟蹤落實(shí)會(huì)議決議：會(huì)議組織者應(yīng)制定具體的落實(shí)計(jì)劃，明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保會(huì)議決議得到有效執(zhí)行。

2.反饋落實(shí)情況：責(zé)任人在完成會(huì)議決議相關(guān)工作后，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者反饋落實(shí)情況。

3.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議決議的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保工作落實(shí)到位。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)提交給會(huì)議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。

2.審批通過(guò)后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)以正式文件形式發(fā)布，確保參會(huì)人員和相關(guān)人員都能收到并了解紀(jì)要內(nèi)容。

3.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布應(yīng)及時(shí)，原則上不應(yīng)超過(guò)會(huì)議結(jié)束后的3個(gè)工作日。

二、會(huì)議決議的責(zé)任分配

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確各項(xiàng)決議的責(zé)任人，確保每一項(xiàng)工作都有人負(fù)責(zé)。

2.責(zé)任人應(yīng)明確了解自己的任務(wù)，包括工作內(nèi)容、目標(biāo)和時(shí)限。

3.會(huì)議組織者應(yīng)確保責(zé)任人具備完成任務(wù)的必要資源和支持。

三、會(huì)議決議的執(zhí)行與監(jiān)督

1.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，并開(kāi)始執(zhí)行。

2.會(huì)議組織者應(yīng)建立跟蹤機(jī)制，對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)上報(bào)，并尋求解決方案。

四、會(huì)議決議的進(jìn)度反饋

1.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議組織者提供工作進(jìn)度報(bào)告，確保會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況透明。

2.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)進(jìn)度反饋，及時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃，確保會(huì)議決議能夠按期完成。

五、會(huì)議決議的完成評(píng)估

1.當(dāng)會(huì)議決議規(guī)定的任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)提交完成報(bào)告，包括工作成果和總結(jié)。

2.會(huì)議組織者應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)完成情況進(jìn)行評(píng)估，確保工作成果符合會(huì)議決議的要求。

3.對(duì)于未按期完成或完成質(zhì)量不高的情況，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并追究相關(guān)責(zé)任。

六、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要及其相關(guān)的執(zhí)行報(bào)告、進(jìn)度反饋等材料應(yīng)進(jìn)行歸檔，以便日后查閱。

2.歸檔材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，確保資料的完整性和可追溯性。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)歸檔材料進(jìn)行審查，確保會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況得到有效監(jiān)督。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，各部門(mén)或個(gè)人需提前向會(huì)務(wù)管理部門(mén)提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。

2.預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類(lèi)型、所需設(shè)備等詳細(xì)信息。

3.會(huì)務(wù)管理部門(mén)根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)，合理安排會(huì)議室，確保會(huì)議需求得到滿(mǎn)足。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的設(shè)施，包括但不限于音響設(shè)備、投影儀、白板、會(huì)議桌椅等。

2.會(huì)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)施正常運(yùn)行，及時(shí)維修或更換損壞設(shè)備。

3.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行合理調(diào)整，以提供舒適、高效的會(huì)議環(huán)境。

三、會(huì)議室使用

1.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)遵守會(huì)議室管理規(guī)定，保持室內(nèi)整潔，愛(ài)護(hù)設(shè)施。

2.會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)務(wù)人員應(yīng)檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常使用。

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，不得隨意離開(kāi)座位，不得在會(huì)議室吸煙或進(jìn)食。

四、會(huì)議室安全

1.會(huì)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)確保會(huì)議室安全，包括消防安全、用電安全等。

2.會(huì)議室應(yīng)配備必要的消防設(shè)備，并定期進(jìn)行安全檢查。

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)了解并熟悉會(huì)議室的安全出口位置，確保在緊急情況下能迅速疏散。

五、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.會(huì)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。

2.會(huì)議室設(shè)施使用后，應(yīng)恢復(fù)原狀，確保下次使用時(shí)設(shè)備齊全、功能正常。

3.對(duì)于惡意損壞會(huì)議室設(shè)施的行為，將按照酒店相關(guān)規(guī)定予以處理。

六、會(huì)議室管理制度的監(jiān)督與改進(jìn)

1.會(huì)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)定期收集會(huì)議室使用反饋，了解會(huì)議室管理制度的執(zhí)行情況。

2.根據(jù)反饋意見(jiàn)，及時(shí)調(diào)整會(huì)議室管理規(guī)定，提高會(huì)議室使用效率。

3.會(huì)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)不斷優(yōu)化會(huì)議室管理流程，為酒店會(huì)議提供更好的服務(wù)支持。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸酒店管理部門(mén)所有。

二、本制度自發(fā)