部門聯(lián)席會議管理制度

部門聯(lián)席會議管理制度第一章總則

為確保部門聯(lián)席會議的高效、有序進行，提高會議質(zhì)量，明確會議職責(zé)，特制定本管理制度。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范部門聯(lián)席會議的組織、召開及管理，加強部門間的溝通與合作，提高決策效率。

2.會議應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，充分發(fā)揚民主，確保各部門合法權(quán)益。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間的聯(lián)席會議。

2.各部門可根據(jù)本制度，結(jié)合實際情況，制定具體的實施細則。

三、會議類型

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間、周期召開，如每周、每月、每季度等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后召開。

四、會議組織

1.會議主持人：由會議召集人或委托的主持人負責(zé)會議的組織、主持和總結(jié)。

2.會議記錄人：由會議主持人指定，負責(zé)記錄會議內(nèi)容、整理會議紀(jì)要。

3.參會人員：包括各部門負責(zé)人及相關(guān)人員。

五、會議紀(jì)律

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音，如有緊急事項需離開會場，應(yīng)向主持人請假。

2.會議內(nèi)容應(yīng)嚴格保密，未經(jīng)允許，不得泄露會議討論事項。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)按時離開會場，不得在會場內(nèi)逗留。

六、本管理制度的解釋權(quán)歸公司管理部門，自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充、修改。各部門應(yīng)嚴格遵守本制度，共同維護會議秩序，提高會議效果。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議主題及議程：會議召集人應(yīng)根據(jù)工作需要，確定會議主題，擬定會議議程，并于會議召開前至少3個工作日通知參會人員。

2.會議資料準(zhǔn)備：各部門應(yīng)根據(jù)會議議程，提前準(zhǔn)備相關(guān)資料，并于會議召開前至少2個工作日提交給會議主持人。

3.會議通知：會議召集人應(yīng)通過郵件、電話等方式，通知參會人員會議時間、地點、議程等信息。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘到達會場，進行簽到。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程及參會人員。

3.各部門負責(zé)人按照議程，匯報相關(guān)工作，并提出需要解決的問題。

4.會議討論：參會人員就會議議題展開討論，提出意見和建議。

三、會議決策

1.會議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見，形成決策。

2.對于重大事項，應(yīng)進行表決。表決方式可以采用口頭表決、舉手表決或投票表決。

3.表決結(jié)果由會議記錄人記錄在案，并作為會議紀(jì)要的附件。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人對會議進行總結(jié)，概括會議成果，明確責(zé)任人和完成時間。

2.會議主持人宣布會議結(jié)束，對參會人員表示感謝。

五、會議記錄

1.會議記錄人應(yīng)詳細記錄會議內(nèi)容，包括議題、討論情況、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)整理完畢，并提交給會議主持人審核。

3.會議主持人審核通過后，會議紀(jì)要應(yīng)在2個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員，以便跟蹤落實。

六、會議督辦

1.會議主持人應(yīng)跟蹤督促會議決策的執(zhí)行，確保各項工作按時完成。

2.各部門負責(zé)人應(yīng)主動匯報工作進展，及時解決工作中遇到的問題。

3.對于未按期完成的任務(wù)，會議主持人應(yīng)及時了解原因，采取措施予以解決。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與傳閱

1.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核通過后，由會議記錄人通過郵件、公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門。

2.會議紀(jì)要應(yīng)明確標(biāo)注緊急程度、執(zhí)行期限和責(zé)任部門，確保相關(guān)人員及時了解并執(zhí)行會議決策。

3.各部門應(yīng)將會議紀(jì)要傳閱給相關(guān)人員，確保每位員工了解會議內(nèi)容。

二、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各部門負責(zé)人應(yīng)按照會議紀(jì)要中明確的任務(wù)分工和時間節(jié)點，組織人員執(zhí)行會議決策。

2.會議主持人或指定專人負責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)督，確保各項任務(wù)按期完成。

3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，責(zé)任部門應(yīng)及時向會議主持人匯報，尋求支持和協(xié)調(diào)。

三、進度匯報與評估

1.各責(zé)任部門應(yīng)定期向會議主持人匯報工作進度，包括已完成的任務(wù)、正在進行的任務(wù)以及存在的問題。

2.會議主持人應(yīng)組織相關(guān)人員對工作進度進行評估，確保會議決策的執(zhí)行質(zhì)量。

3.對于未按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并重新明確完成時間。

四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要文件進行歸檔，以便日后查閱。

2.會議紀(jì)要的歸檔應(yīng)按照公司檔案管理制度進行，確保資料的完整性和安全性。

3.需要查閱會議紀(jì)要的人員，應(yīng)向會議記錄人或管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。

五、會議紀(jì)要的持續(xù)改進

1.會議主持人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后類似會議提供借鑒。

2.各部門應(yīng)積極參與會議紀(jì)要的改進工作，提出優(yōu)化建議，提高會議決策的執(zhí)行效率。

3.定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進行回顧，不斷完善會議管理制度，提升公司管理水平。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向管理部門預(yù)訂，并注明會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.管理部門根據(jù)預(yù)訂情況進行統(tǒng)籌安排，確保會議室合理使用。

3.若出現(xiàn)會議室沖突，按照“先申請、先使用”的原則進行協(xié)調(diào)。

二、會議室布置

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行合理安排，確保舒適、實用的會議環(huán)境。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備必要設(shè)施，如投影儀、音響、白板等。

3.會議開始前，相關(guān)部門負責(zé)檢查會議室設(shè)備是否正常運行，確保會議順利進行。

三、會議室使用

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，保持室內(nèi)整潔。

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，按時進入會場，不得隨意離開。

3.會議結(jié)束后，各部門負責(zé)清理會議室，確保遺留物品和垃圾帶走。

四、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備由管理部門負責(zé)維護、管理，使用部門應(yīng)妥善使用，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。

2.未經(jīng)管理部門允許，不得擅自將會議室設(shè)備帶出。

3.定期對會議室設(shè)備進行檢修、保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。

五、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)采取必要的安全措施，如防火、防盜等。

2.會議室內(nèi)禁止存放涉密文件，以防泄露公司機密。

3.會議結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)確保會議室門窗關(guān)閉，電源、設(shè)備等關(guān)閉，確保安全。

六、會議室管理制度的監(jiān)督與改進

1.管理部門應(yīng)加強對會議室管理制度的監(jiān)督，定期檢查執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

2.各部門應(yīng)積極參與會議室管理制度的改進，提出優(yōu)化建議，提高會議室使用效率。

3.定期對會議室管理制度進行評估，不斷完善，以適應(yīng)公司發(fā)展需求。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。