電視電話會議室管理制度

電視電話會議室管理制度第一章總則

為確保電視電話會議的高效、有序進行，規(guī)范會議管理，提高會議質(zhì)量，特制定本管理制度。

一、目的

本管理制度旨在明確電視電話會議的組織流程、會議紀要的跟蹤落實、會議室的管理規(guī)定等方面，以提高會議效率，確保會議內(nèi)容的貫徹落實。

二、適用范圍

本管理制度適用于公司內(nèi)部所有通過電視電話會議形式召開的各類會議。

三、會議類別

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間、周期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等；

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時組織召開的會議；

3.專題會議：針對某一特定主題或問題召開的會議。

四、會議原則

1.準(zhǔn)時原則：會議應(yīng)嚴格按照預(yù)定時間開始和結(jié)束，參會人員應(yīng)提前5分鐘進入會場；

2.精簡原則：會議內(nèi)容應(yīng)突出重點，精簡高效，避免無關(guān)話題；

3.保密原則：會議內(nèi)容涉及公司機密，參會人員應(yīng)嚴格保密，不得泄露；

4.參與原則：鼓勵參會人員積極參與討論，充分發(fā)表意見和建議。

五、會議組織者

1.定期會議的組織者為公司相關(guān)部門負責(zé)人或指定人員；

2.臨時會議和專題會議的組織者由會議發(fā)起人指定。

六、會議通知

會議組織者應(yīng)在會議召開前，通過郵件、電話等方式通知參會人員，包括會議時間、地點、議程、參會人員等。

七、會議紀律

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音或振動，不得隨意離場；

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀律，不得交頭接耳、大聲喧嘩；

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)按照會議紀要的要求，按時完成相關(guān)工作。

八、本管理制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議組織者應(yīng)根據(jù)公司工作計劃和實際需要，明確會議主題，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.擬定會議議程：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議主題，制定會議議程，包括會議時間、地點、議題、主持人、參會人員等。

3.通知參會人員：會議組織者應(yīng)在會議召開前，通過郵件、電話等方式通知參會人員，確保相關(guān)人員按時參加。

4.準(zhǔn)備會議材料：會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備會議所需的材料，如會議議程、報告、數(shù)據(jù)等，并在會議召開前分發(fā)至參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織者或指定人員負責(zé)簽到，確保參會人員到場。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.會議發(fā)言：按照議程順序，各議題負責(zé)人進行發(fā)言，闡述觀點、分析和建議。

4.討論與提問：參會人員針對發(fā)言內(nèi)容進行討論，提出問題、意見和建議。

5.形成共識：會議主持人引導(dǎo)參會人員就議題達成共識，明確工作要求和責(zé)任分工。

6.會議總結(jié)：會議主持人對會議內(nèi)容進行總結(jié)，強調(diào)重點事項，明確下一步工作計劃。

三、會議紀要

1.會議紀要的編寫：會議結(jié)束后，由會議組織者或指定人員負責(zé)編寫會議紀要，內(nèi)容包括會議主題、議程、發(fā)言要點、討論結(jié)果等。

2.會議紀要的審批：會議紀要編寫完成后，需提交給會議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.會議紀要的分發(fā)：審批通過的會議紀要，應(yīng)盡快分發(fā)至參會人員，以便于了解會議內(nèi)容和落實相關(guān)工作。

四、會議后續(xù)

1.跟蹤落實：會議組織者應(yīng)跟蹤督促參會人員按照會議紀要的要求，按時完成相關(guān)工作。

2.反饋與匯報：參會人員應(yīng)及時向會議組織者反饋工作進展，會議組織者定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報會議成果。

3.評估與改進：會議組織者應(yīng)定期對會議流程、效果等方面進行評估，發(fā)現(xiàn)問題，不斷改進，提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與通知

1.會議紀要經(jīng)審批通過后，由會議組織者及時通過郵件、公司內(nèi)部通訊平臺等方式發(fā)布，并確保所有參會人員及其他相關(guān)人員均能收到；

2.會議組織者應(yīng)在發(fā)布會議紀要時，明確要求各責(zé)任人對會議決定的事項予以關(guān)注，并按照既定時間節(jié)點推進相關(guān)工作。

二、責(zé)任分配與任務(wù)落實

1.會議紀要中應(yīng)明確各事項的責(zé)任人，確保每一項決策都有明確的執(zhí)行主體；

2.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議紀要的要求，制定詳細的工作計劃，包括工作步驟、時間節(jié)點和預(yù)期目標(biāo)；

3.會議組織者應(yīng)定期檢查任務(wù)落實情況，對進度滯后或遇到困難的事項，及時協(xié)調(diào)資源，提供支持。

三、進度監(jiān)控與反饋機制

1.建立會議紀要執(zhí)行進度監(jiān)控機制，責(zé)任人需定期向會議組織者報告工作進展；

2.會議組織者應(yīng)建立反饋渠道，鼓勵責(zé)任人主動反映問題，及時調(diào)整工作策略；

3.對重大事項或關(guān)鍵節(jié)點的進展，會議組織者應(yīng)組織專項匯報，確保信息透明，促進工作協(xié)同。

四、評估與考核

1.會議組織者應(yīng)在會議紀要執(zhí)行結(jié)束后，組織對會議決策執(zhí)行情況的評估；

2.評估內(nèi)容包括工作完成情況、問題解決情況、目標(biāo)達成情況等，評估結(jié)果作為相關(guān)人員工作績效的參考；

3.對未按期完成或執(zhí)行不力的責(zé)任人，應(yīng)視情況給予提醒、批評或納入績效考核。

五、持續(xù)改進

1.會議組織者應(yīng)總結(jié)會議紀要執(zhí)行過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，查找存在的問題，并提出改進措施；

2.通過定期回顧會議紀要執(zhí)行情況，優(yōu)化會議流程，提高決策執(zhí)行效率，確保公司各項工作有序推進。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前向行政管理部門或指定人員提交會議室預(yù)訂申請；

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等詳細信息；

3.行政管理部門或指定人員根據(jù)預(yù)訂申請，合理安排會議室，確保會議順利進行。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進食，不得隨意挪動室內(nèi)設(shè)施；

2.會議室內(nèi)設(shè)備使用前，應(yīng)由相關(guān)人員檢查設(shè)備運行狀況，確保設(shè)備正常使用；

3.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀律，保持安靜，手機調(diào)至靜音或振動狀態(tài)；

4.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)負責(zé)督促參會人員整理會議室，關(guān)閉設(shè)備電源，確保會議室恢復(fù)原狀。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備由行政管理部門負責(zé)維護和管理，定期檢查設(shè)備狀況，確保設(shè)備正常運行；

2.會議組織者在使用會議室設(shè)備前，應(yīng)了解設(shè)備操作規(guī)程，必要時由行政管理部門提供培訓(xùn)；

3.如遇設(shè)備故障，會議組織者應(yīng)及時報告行政管理部門，由專業(yè)人員進行維修；

4.會議室設(shè)備借用需經(jīng)行政管理部門批準(zhǔn)，借用者應(yīng)妥善使用，按時歸還。

四、會議室安全保障

1.會議室應(yīng)定期進行安全檢查，確保消防設(shè)施、電源線路等安全可靠；

2.會議組織者應(yīng)了解會議室安全出口位置、消防設(shè)施使用方法等，并在會議開始前告知參會人員；

3.嚴禁在會議室內(nèi)存放易燃易爆物品，不得私拉亂接電源線；

4.如發(fā)生安全事故，會議組織者應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，確保人員安全。

五、會議室服務(wù)保障

1.行政管理部門應(yīng)提供專業(yè)的會務(wù)服務(wù)，包括會場布置、設(shè)備調(diào)試、茶水服務(wù)等；

2.會議組織者如有特殊需求，應(yīng)提前與行政管理部門溝通，確保會議服務(wù)滿足需求；

3.行政管理部門應(yīng)收集會議組織者和參會人員的意見和建議，持續(xù)改進會議室管理和服