華為會議管理制度

華為會議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為保證華為公司會議的效率與效果，規(guī)范會議的組織與管理，依據(jù)公司相關(guān)管理制度，特制定本會議管理制度。

第二條適用范圍：本制度適用于華為公司全球范圍內(nèi)所有層級、類型的會議管理，包括但不限于公司級會議、部門級會議、項目會議等。

第三條會議原則：

-目標明確：每次會議應(yīng)設(shè)定明確的目標和預(yù)期成果，避免召開無目的或低效的會議。

-準備充分：會議組織者需提前準備會議議程、資料，并確保與會人員提前獲得相關(guān)信息。

-參與廣泛：鼓勵與會議議題相關(guān)的各部門、各層級人員參與，保證決策的全面性和公正性。

-決策高效：會議中應(yīng)集中討論，高效決策，避免重復(fù)、冗長的討論。

第四條會議種類：

-定期會議：如周會、月會、季會、年會等。

-臨時會議：針對特定議題或緊急事件召開的會議。

第五條會議語言：會議默認使用普通話，若涉及外籍人員，可根據(jù)需要使用英語或其他語言，并配備專業(yè)翻譯。

第六條會議保密：會議內(nèi)容涉及公司機密，與會人員需遵守公司保密協(xié)議，不得泄露會議內(nèi)容和與會人員意見。

第七條制度修訂：本制度根據(jù)公司發(fā)展需要和會議管理實際運行情況，定期進行修訂和完善。

第二章會議流程

第八條會議籌備：

-會議提議：會議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要，提出召開會議的申請，明確會議目的、議題、參會人員范圍及預(yù)期成果。

-會議通知：會議組織者需提前通過郵件、電話或公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式，向與會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程等。

-會議資料準備：會議組織者應(yīng)準備會議所需的背景資料、報告、提案等，并在會議前至少一天分發(fā)至與會人員。

第九條會議召開：

-簽到登記：會議開始前，與會人員需簽到確認出席，會議組織者應(yīng)記錄簽到情況。

-會議開場：會議主持人宣布會議開始，簡述會議目的、議程和預(yù)期成果，明確會議紀律。

-議題討論：會議按照議程逐項進行，與會人員圍繞議題展開討論，提出觀點和建議。

-決策與表決：對于需要決策的議題，會議主持人應(yīng)組織與會人員進行表決，確保決策過程公正、透明。

第十條會議記錄：

-紀要編寫：會議記錄人應(yīng)詳細記錄會議過程、與會人員的觀點、決策結(jié)果等，會后整理成會議紀要。

-紀要審批：會議紀要需經(jīng)會議主持人審批后，再發(fā)送給與會人員，確保記錄的準確性和完整性。

第十一條會議總結(jié)與反饋：

-會議評估：會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)收集與會人員的意見和建議，對會議效果進行評估。

-改進措施：根據(jù)會議評估結(jié)果，會議組織者需制定相應(yīng)的改進措施，以提高后續(xù)會議的質(zhì)量和效果。

第十二條會議跟進：

-任務(wù)分配：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議決策結(jié)果，將任務(wù)分配給相關(guān)人員，明確責(zé)任和完成時間。

-進度跟蹤：會議組織者應(yīng)定期跟進任務(wù)進度，確保會議決策的落實和執(zhí)行。

第十三條特殊會議流程：

-緊急會議：對于緊急事件，會議組織者應(yīng)盡快召集相關(guān)人員召開會議，并根據(jù)情況簡化會議流程。

-遠程會議：對于跨地區(qū)或國際會議，會議組織者應(yīng)選擇合適的遠程會議工具，確保會議的順利進行。同時，注意時差問題，提前做好溝通協(xié)調(diào)。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第十四條會議紀要的編制與發(fā)布：

-會議紀要應(yīng)包括會議基本信息、討論內(nèi)容、主要觀點、決策結(jié)果、任務(wù)分配等關(guān)鍵信息。

-會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后盡快完成初稿，由會議主持人審核確認，確保內(nèi)容準確無誤。

-審核通過的會議紀要應(yīng)在最短時間內(nèi)通過郵件、公司內(nèi)部平臺等方式發(fā)布給所有與會人員及相關(guān)部門。

第十五條任務(wù)落實與責(zé)任人：

-會議紀要中明確的任務(wù)應(yīng)指定具體責(zé)任人，并明確任務(wù)完成的時間節(jié)點。

-責(zé)任人應(yīng)清晰了解任務(wù)要求，并在規(guī)定時間內(nèi)完成。

-會議組織者應(yīng)對任務(wù)完成情況進行跟蹤監(jiān)督，確保各項決策得到有效執(zhí)行。

第十六條進度匯報與協(xié)調(diào)：

-責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織者匯報任務(wù)進度，遇到問題應(yīng)及時反饋，尋求支持或協(xié)調(diào)。

-會議組織者應(yīng)建立機制，定期收集進度信息，對于滯后或困難的問題提供解決方案或協(xié)調(diào)資源。

第十七條會議紀要的更新與歸檔：

-隨著任務(wù)的進展，會議紀要中的相關(guān)信息應(yīng)及時更新，確保紀要內(nèi)容的時效性。

-會議紀要的最終版本應(yīng)在所有任務(wù)完成后進行歸檔，以便日后查詢和審計。

第十八條跟蹤結(jié)果的評估與反饋：

-會議組織者應(yīng)對會議決策的跟蹤落實結(jié)果進行評估，包括任務(wù)完成質(zhì)量、時間控制、資源利用效率等。

-評估結(jié)果應(yīng)作為改進會議管理的重要依據(jù)，并向相關(guān)人員進行反饋。

-對于未按預(yù)期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定改進措施，并在后續(xù)會議中加以討論。

第十九條激勵機制：

-對于積極履行職責(zé)、高效完成任務(wù)的責(zé)任人，應(yīng)給予適當?shù)谋碚煤酮剟睢?/p>

-對于未能按時按質(zhì)完成任務(wù)的個人或團隊，應(yīng)視情況采取相應(yīng)的提醒、輔導(dǎo)或問責(zé)措施。

第二十條持續(xù)改進：

-會議紀要的跟蹤落實過程應(yīng)作為持續(xù)改進的一部分，定期回顧和優(yōu)化流程。

-通過收集反饋、總結(jié)經(jīng)驗，不斷提高會議管理的效率和效果，確保公司決策的執(zhí)行力。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十一條會議室預(yù)訂：

-會議室預(yù)訂應(yīng)通過公司統(tǒng)一的預(yù)訂系統(tǒng)進行，確保透明、公平。

-預(yù)訂者需提供會議主題、參會人數(shù)、日期和時間等詳細信息，并根據(jù)實際需求選擇合適大小的會議室。

-預(yù)訂成功后，預(yù)訂者應(yīng)遵守預(yù)定時間，不得無故占用或提前結(jié)束會議。

第二十二條會議室配置與維護：

-會議室應(yīng)根據(jù)不同會議類型和規(guī)模，配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、白板、會議電話等。

-會議室管理員應(yīng)定期檢查和維護設(shè)備，確保設(shè)備正常運行。

-會議室應(yīng)保持干凈整潔，提供必要的學(xué)習(xí)用品和飲用水等。

第二十三條會議室內(nèi)行為規(guī)范：

-與會人員應(yīng)遵守會議室內(nèi)的各項規(guī)定，保持安靜，不隨意走動，不在會議室內(nèi)飲食。

-會議期間，與會人員應(yīng)關(guān)閉或靜音手機等通訊設(shè)備，避免干擾會議進程。

-會議室內(nèi)禁止吸煙和進行其他違反公司規(guī)章制度的行為。

第二十四條會議室安全與保密：

-會議室應(yīng)采取必要的安全措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、限制非授權(quán)人員進入等。

-會議室內(nèi)進行的討論和決策涉及公司機密，與會人員應(yīng)嚴格遵守保密協(xié)議。

-會議結(jié)束后，預(yù)訂者應(yīng)確保不遺留任何敏感或重要文件資料。

第二十五條會議室使用效率：

-會議室管理員應(yīng)合理規(guī)劃會議室使用，提高使用效率，避免資源浪費。

-鼓勵預(yù)訂者合理預(yù)估會議時間，縮短會議時長，確保會議室資源得到充分利用。

第二十六條特殊會議室管理：

-對于特殊用途的會議室，如視頻會議室、董事會會議室等，應(yīng)制定專門的預(yù)訂和使用規(guī)定。

-會議室管理員應(yīng)提供專業(yè)支持，確保特殊會議室的高效運行和專用性。

第二十七條違規(guī)處理：

-對于違反會議室管理規(guī)定的個人或團隊，會議室管理員有權(quán)進行提醒和制止。

-嚴重違反規(guī)定的行為，將按照公司規(guī)章制度進行處理，并可能影響個人或團隊今后的會議室預(yù)訂權(quán)限。

第五章附則

第二十八條制度生效：