酒店會(huì)議日常管理制度

酒店會(huì)議日常管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)酒店會(huì)議的組織管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，根據(jù)酒店管理相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

二、本制度適用于酒店內(nèi)部各類會(huì)議的管理，包括但不限于業(yè)務(wù)討論會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、總結(jié)會(huì)等。

三、會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模、時(shí)間和費(fèi)用，提高會(huì)議實(shí)效。

四、各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定，認(rèn)真組織、籌備和參與會(huì)議，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

五、會(huì)議組織者應(yīng)提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，明確會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)等，并提前通知參會(huì)人員。

六、參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加各項(xiàng)會(huì)議，遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與討論，認(rèn)真履行職責(zé)。

七、會(huì)議紀(jì)要應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容，明確任務(wù)分工和完成時(shí)限，會(huì)后及時(shí)發(fā)送給相關(guān)人員。

八、會(huì)議組織者及相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議決議的跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議成果得以有效執(zhí)行。

九、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整和完善。

十、本制度的解釋權(quán)歸酒店管理部門所有。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)酒店業(yè)務(wù)需求，明確會(huì)議目的和議題，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議議程：列出會(huì)議討論的主要議題，明確每個(gè)議題的討論時(shí)間，合理安排議程順序。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，邀請(qǐng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及必要的工作人員參加，并提前通知。

4.選擇會(huì)議時(shí)間：避開工作高峰期，確保參會(huì)人員能夠按時(shí)參加，同時(shí)兼顧會(huì)議室使用情況。

5.預(yù)訂會(huì)議室：根據(jù)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議性質(zhì)和設(shè)備需求，選擇合適的會(huì)議室，并提前預(yù)訂。

二、會(huì)議通知

1.發(fā)布會(huì)議通知：通過郵件、電話或即時(shí)通訊工具等方式，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議主題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。

2.通知內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)明確，提醒參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備，如有需要，可附上相關(guān)資料或背景資料。

三、會(huì)議簽到

1.設(shè)立會(huì)議簽到臺(tái)，準(zhǔn)備簽到表，確保簽到工作有序進(jìn)行。

2.會(huì)議開始前15分鐘，由會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)簽到工作，記錄參會(huì)人員到場(chǎng)情況。

3.會(huì)議組織者應(yīng)關(guān)注簽到情況，對(duì)未簽到人員及時(shí)聯(lián)系，了解原因。

四、會(huì)議進(jìn)行

1.會(huì)議主持人按照議程順序，引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行討論，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

2.會(huì)議主持人應(yīng)控制好會(huì)議時(shí)間，避免議題拖延，確保每個(gè)議題都能得到充分討論。

3.參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，提出建設(shè)性意見和建議，遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)場(chǎng)秩序。

五、會(huì)議記錄

1.指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

2.記錄內(nèi)容包括：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果等。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快整理完成，經(jīng)會(huì)議組織者審核后發(fā)送給參會(huì)人員。

六、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，評(píng)估會(huì)議效果，發(fā)現(xiàn)并解決問題。

2.對(duì)會(huì)議中的優(yōu)秀表現(xiàn)和個(gè)人進(jìn)行表彰，對(duì)存在的問題提出改進(jìn)措施。

3.將會(huì)議總結(jié)報(bào)告提交給酒店管理部門，為今后的會(huì)議提供借鑒和改進(jìn)方向。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議討論的主要議題、決策結(jié)果、任務(wù)分工及完成時(shí)限等內(nèi)容。

2.會(huì)議紀(jì)要整理完成后，由會(huì)議組織者進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

3.審核通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)以書面形式發(fā)送給所有參會(huì)人員，并在酒店內(nèi)部適當(dāng)范圍內(nèi)進(jìn)行公示。

二、任務(wù)分工與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確各任務(wù)的責(zé)任人和完成時(shí)限，確保任務(wù)分工清晰。

2.各責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的要求，制定具體實(shí)施方案，并按計(jì)劃推進(jìn)任務(wù)執(zhí)行。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期跟蹤任務(wù)進(jìn)展情況，對(duì)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。

三、進(jìn)度匯報(bào)與監(jiān)督

1.各責(zé)任人應(yīng)按照約定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，向會(huì)議組織者匯報(bào)任務(wù)進(jìn)展情況。

2.會(huì)議組織者應(yīng)建立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。

3.對(duì)未按期完成的任務(wù)，會(huì)議組織者應(yīng)與責(zé)任人溝通，了解原因，制定整改措施。

四、會(huì)議決議的落實(shí)與反饋

1.會(huì)議決議的落實(shí)情況應(yīng)作為各部門工作考核的重要內(nèi)容。

2.各部門應(yīng)主動(dòng)關(guān)注會(huì)議決議的執(zhí)行情況，對(duì)存在的問題及時(shí)向會(huì)議組織者反饋。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決議的落實(shí)情況進(jìn)行總結(jié)，提出改進(jìn)意見，為酒店管理提供決策依據(jù)。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行歸檔，以便日后查閱。

2.歸檔的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)具備良好的可檢索性，方便相關(guān)人員查找。

3.會(huì)議紀(jì)要的查閱應(yīng)遵循保密原則，確保相關(guān)信息的安全。

六、會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的評(píng)價(jià)與改進(jìn)

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)不足。

2.根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的整理、發(fā)布、跟蹤等環(huán)節(jié)進(jìn)行改進(jìn)，提高會(huì)議管理效果。

3.鼓勵(lì)各部門積極參與會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的改進(jìn)工作，共同提高酒店會(huì)議管理水平。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向會(huì)務(wù)管理部門提交會(huì)議室申請(qǐng)。

2.申請(qǐng)內(nèi)容包括：會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議性質(zhì)、設(shè)備需求等。

3.會(huì)務(wù)管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，合理安排會(huì)議室，并在預(yù)訂確認(rèn)后通知申請(qǐng)部門。

二、會(huì)議室布置與設(shè)備管理

1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行合理配置，確保舒適、實(shí)用。

2.會(huì)議室設(shè)備應(yīng)定期檢查、維護(hù)，保證設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議前檢查設(shè)備，確保設(shè)備滿足會(huì)議需求。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、進(jìn)食。

2.參會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守會(huì)議室管理規(guī)定。

3.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)議期間的秩序維護(hù)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

四、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.會(huì)務(wù)管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔，保持會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生。

2.會(huì)議室設(shè)施損壞時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，確保會(huì)議室正常使用。

3.會(huì)務(wù)管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施進(jìn)行保養(yǎng)，延長(zhǎng)設(shè)施使用壽命。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的安全設(shè)施，如消防器材、緊急疏散指示等。

2.會(huì)議組織者應(yīng)了解會(huì)議室安全設(shè)施的使用方法，并在會(huì)議開始前進(jìn)行安全檢查。

3.會(huì)務(wù)管理部門應(yīng)定期開展安全培訓(xùn)，提高員工安全意識(shí)。

六、會(huì)議室資源優(yōu)化配置

1.會(huì)務(wù)管理部門應(yīng)合理分配會(huì)議室資源，提高會(huì)議室使用效率。

2.鼓勵(lì)各部門共享會(huì)議室資源，減少會(huì)議室空置現(xiàn)象。

3.定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為會(huì)議室管理提供決策依據(jù)。

七、會(huì)議室管理評(píng)價(jià)與改進(jìn)

1.定期對(duì)會(huì)議室管理工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，收集各部門意見，發(fā)現(xiàn)存在問題。

2.根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，制定改進(jìn)措施，優(yōu)化會(huì)議室管理流程。

3.鼓勵(lì)各部門積極參與會(huì)議室管理工作，共同提高會(huì)議室使用效果。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸酒