小型會(huì)議室管理制度

小型會(huì)議室管理制度小型會(huì)議室管理制度

第一章總則

第一條目的

為確保會(huì)議的效率與效果，規(guī)范會(huì)議室的管理和使用，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部小型會(huì)議室的預(yù)定、使用、管理及維護(hù)。

第三條會(huì)議原則

1.會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則。

2.鼓勵(lì)召開必要性高、議程明確、參與人員精簡(jiǎn)的會(huì)議。

3.會(huì)議應(yīng)注重實(shí)際效果，減少形式主義。

第四條會(huì)議類型

1.例會(huì)：定期召開的會(huì)議，如周例會(huì)、月例會(huì)等。

2.專題會(huì)：針對(duì)特定議題召開的會(huì)議。

3.緊急會(huì)：突發(fā)情況下臨時(shí)召集的會(huì)議。

第五條會(huì)議組織

1.會(huì)議主持人：負(fù)責(zé)主持會(huì)議，確保會(huì)議議程順利進(jìn)行。

2.會(huì)議記錄人：負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要。

3.會(huì)議參與者：按時(shí)參加會(huì)議，積極參與討論，并提出建設(shè)性意見。

第六條會(huì)議時(shí)間

1.會(huì)議時(shí)間應(yīng)提前通知，確保與會(huì)人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。

2.會(huì)議時(shí)間應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況合理控制，避免影響正常工作。

第七條會(huì)議地點(diǎn)

1.會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型、參與人數(shù)等因素合理選擇。

2.會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)保持安靜、整潔，確保會(huì)議效果。

第八條會(huì)議通知

1.會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等信息。

2.會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)送，確保與會(huì)人員收到并及時(shí)回復(fù)。

第九條會(huì)議紀(jì)律

1.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，避免影響會(huì)議進(jìn)程。

3.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守秩序，不得隨意離場(chǎng)或打斷他人發(fā)言。

第十條本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有，自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修改。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議預(yù)約

1.預(yù)約流程：會(huì)議發(fā)起人需提前向行政管理部門提交會(huì)議申請(qǐng)，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等。

2.預(yù)約確認(rèn)：行政管理部門收到會(huì)議申請(qǐng)后，應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核，確認(rèn)會(huì)議室是否可用，并通知會(huì)議發(fā)起人。

3.會(huì)議室分配：行政管理部門根據(jù)會(huì)議需求、參與人數(shù)等因素，合理分配會(huì)議室。

二、會(huì)議準(zhǔn)備

1.會(huì)議資料：會(huì)議主持人需提前準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)資料，并在會(huì)議前至少1天發(fā)送給與會(huì)人員。

2.會(huì)議設(shè)備：會(huì)議主持人應(yīng)提前檢查會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備設(shè)施是否正常，如投影儀、音響、白板等。

3.會(huì)議場(chǎng)地布置：根據(jù)會(huì)議需求，提前安排會(huì)議室座位、擺放名牌、調(diào)試設(shè)備等。

三、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前5分鐘完成簽到，會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄簽到情況。

2.會(huì)議開始：會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，并介紹會(huì)議議程、參會(huì)人員。

3.會(huì)議議程：會(huì)議主持人按照預(yù)定議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論，確保會(huì)議內(nèi)容全面、深入。

4.會(huì)議記錄：會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，特別是重要決策、結(jié)論、待辦事項(xiàng)等。

四、會(huì)議決策

1.決策原則：會(huì)議決策應(yīng)遵循民主、集中、效率的原則。

2.表決程序：涉及表決事項(xiàng)，應(yīng)按照少數(shù)服從多數(shù)的原則進(jìn)行表決。

3.決策記錄：會(huì)議主持人需明確記錄決策結(jié)果，并對(duì)異議進(jìn)行說(shuō)明。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議接近尾聲時(shí)，會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)事項(xiàng)。

2.待辦事項(xiàng)分配：會(huì)議主持人需明確指出會(huì)議中提出的待辦事項(xiàng)，并將任務(wù)分配給相關(guān)人員。

3.會(huì)議結(jié)束：會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，與會(huì)人員有序離場(chǎng)。

六、會(huì)議反饋

1.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送給會(huì)議主持人審核。

2.會(huì)議紀(jì)要確認(rèn)：會(huì)議主持人審核會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)及時(shí)將紀(jì)要發(fā)送給所有與會(huì)人員。

3.會(huì)議效果評(píng)價(jià)：行政管理部門可定期收集與會(huì)人員對(duì)會(huì)議效果的反饋，以持續(xù)改進(jìn)會(huì)議流程。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.紀(jì)要內(nèi)容：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果、待辦事項(xiàng)等。

2.紀(jì)要格式：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，條理清晰，便于閱讀。

3.紀(jì)要發(fā)布：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核通過后，應(yīng)及時(shí)通過郵件、企業(yè)通訊工具等方式發(fā)送給所有與會(huì)人員。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.待辦事項(xiàng)分解：會(huì)議紀(jì)要中明確的待辦事項(xiàng)應(yīng)分解為具體的任務(wù)，明確責(zé)任人、完成時(shí)間等。

2.任務(wù)跟蹤：行政管理部門應(yīng)設(shè)立專人負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議紀(jì)要中的待辦事項(xiàng)，定期提醒責(zé)任人按計(jì)劃推進(jìn)。

3.責(zé)任人反饋：責(zé)任人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成待辦事項(xiàng)，并及時(shí)向行政管理部門反饋完成情況。

三、會(huì)議紀(jì)要的督辦與評(píng)估

1.督辦機(jī)制：行政管理部門應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要督辦機(jī)制，對(duì)未按期完成的待辦事項(xiàng)進(jìn)行跟進(jìn)，督促責(zé)任人盡快完成。

2.評(píng)估與反饋：行政管理部門定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)會(huì)議提供改進(jìn)建議。

3.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過程中的問題，及時(shí)調(diào)整會(huì)議流程、管理措施等，提高會(huì)議效果。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.歸檔：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，便于后續(xù)查閱。

2.查閱權(quán)限：會(huì)議紀(jì)要的查閱權(quán)限應(yīng)適當(dāng)控制，確保公司內(nèi)部信息安全性。

3.保密要求：會(huì)議紀(jì)要中涉及敏感信息的內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定執(zhí)行。

五、會(huì)議紀(jì)要的利用與分享

1.經(jīng)驗(yàn)分享：會(huì)議紀(jì)要中總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，可通過內(nèi)部培訓(xùn)、分享會(huì)等形式向公司其他人員傳播。

2.知識(shí)沉淀：會(huì)議紀(jì)要中涉及的業(yè)務(wù)知識(shí)、決策方法等，可整理成知識(shí)文檔，為公司內(nèi)部知識(shí)庫(kù)貢獻(xiàn)力量。

3.優(yōu)化決策：通過對(duì)會(huì)議紀(jì)要的分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持，提高決策效率。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂管理

1.預(yù)訂方式：公司提供在線預(yù)訂系統(tǒng)，便于員工實(shí)時(shí)查看會(huì)議室使用情況并進(jìn)行預(yù)訂。

2.預(yù)訂原則：會(huì)議室預(yù)訂遵循“先到先得”的原則，同時(shí)考慮會(huì)議的重要性和緊急程度。

3.預(yù)訂審核：行政管理部門負(fù)責(zé)審核預(yù)訂請(qǐng)求，確保會(huì)議室合理分配，避免資源浪費(fèi)。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.使用時(shí)間：會(huì)議開始前，與會(huì)人員應(yīng)提前進(jìn)入會(huì)議室做好準(zhǔn)備；會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)離開，確保會(huì)議室按時(shí)歸還。

2.使用要求：會(huì)議期間，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，不得損壞設(shè)備設(shè)施，不得在室內(nèi)吸煙或進(jìn)食。

3.設(shè)備使用：使用會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)范，確保設(shè)備安全。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.設(shè)備檢查：行政管理部門定期檢查會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備設(shè)施，確保其正常運(yùn)行。

2.故障報(bào)修：發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并告知行政管理部門。

3.設(shè)備更新：根據(jù)會(huì)議需求和技術(shù)發(fā)展，適時(shí)更新會(huì)議室設(shè)備，提高會(huì)議效率。

四、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.清潔衛(wèi)生：定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔，保持室內(nèi)環(huán)境整潔、衛(wèi)生。

2.綠植布置：會(huì)議室可適當(dāng)擺放綠植，增加室內(nèi)氧氣含量，提高會(huì)議舒適度。

3.空氣流通：確保會(huì)議室空氣流通，必要時(shí)開啟空調(diào)或新風(fēng)系統(tǒng)，保持室內(nèi)空氣質(zhì)量。

五、會(huì)議室安全管理

1.安全檢查：會(huì)議前，檢查會(huì)議室內(nèi)的消防設(shè)施、安全通道等，確保安全無(wú)隱患。

2.保密要求：會(huì)議涉及敏感信息時(shí)，應(yīng)采取措施確保信息保密，如使用保密會(huì)議室、簽署保密協(xié)議等。

3.緊急處理：遇緊急情況，如火災(zāi)、地震等，與會(huì)人員應(yīng)立即按照公司應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行疏散。

六、會(huì)議室資源優(yōu)化

1.資源調(diào)配：行政管理部門根據(jù)會(huì)議室使用情況，合理調(diào)配資源，提高使用效率。

2.使用監(jiān)控：通過技術(shù)手段監(jiān)控會(huì)議室使用情況，為管理決策提供數(shù)據(jù)支持。

3.持續(xù)