OA管理新規(guī)制度

企業(yè)OA系統(tǒng)使用管理概述一、總則（一）企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）是**軟件技術(shù)搭建管理平臺(tái)，采取服務(wù)器/用戶端/瀏覽器結(jié)構(gòu)，建立起來覆蓋全企業(yè)管理人員辦公信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享。OA系統(tǒng)是企業(yè)信息化建設(shè)關(guān)鍵組成部分，是提升企業(yè)辦公整體管理水平關(guān)鍵手段。（二）登錄OA系統(tǒng)用戶端計(jì)算機(jī)，其最低要求配置需滿足Windows2K/XP系統(tǒng)正常運(yùn)行，并正常接入企業(yè)局域網(wǎng)或Internet，內(nèi)存最低配置提議512M。OA系統(tǒng)永久性訪問地址為，外網(wǎng)訪問地址：**；沈陽廠區(qū)內(nèi)用戶請(qǐng)?jiān)L問：**。將該訪問地址在IE瀏覽器設(shè)置為“受信任站點(diǎn)”，并在OA登錄首頁下載Microsoft虛擬機(jī)(VM)和e-cology系統(tǒng)插件包，完成安裝后可正常使用OA系統(tǒng)。（三）OA系統(tǒng)具體包含：“信息門戶管理”、知識(shí)管理”、“步驟管理”、“用戶管理”、資產(chǎn)管理”等五大應(yīng)用模塊。另包含：幫助溝通、公文管理、集團(tuán)分組管理、日程管理、會(huì)議管理、單點(diǎn)登錄、郵件集成、工作微博、移動(dòng)辦公平臺(tái)、車輛管理、微信集成、表單建模等輔助模塊。（四）為規(guī)范企業(yè)OA辦公系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理工作，使企業(yè)OA辦公系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，加緊企業(yè)辦公業(yè)務(wù)透明、規(guī)范、高效運(yùn)作，提升公文、表單等業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)速度，達(dá)成管理科學(xué)，提升工作效率目標(biāo)，依據(jù)企業(yè)相關(guān)辦公管理要求，制訂本制度。二、組織職責(zé)（一）OA系統(tǒng)運(yùn)行中，企業(yè)各部門各負(fù)其責(zé)，協(xié)同配合。職責(zé)以下：1、企業(yè)行政辦公室是企業(yè)辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)歸口管理部門。關(guān)鍵職責(zé)為：（1）負(fù)責(zé)制訂企業(yè)OA系統(tǒng)管理規(guī)章制度，并監(jiān)督實(shí)施；（2）負(fù)責(zé)對(duì)OA系統(tǒng)運(yùn)行情況進(jìn)行維護(hù)、監(jiān)管和控制；（3）負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)各職能部室工作步驟設(shè)計(jì)搜集及審核；（4）負(fù)責(zé)確定、監(jiān)管OA系統(tǒng)關(guān)鍵模塊（行政工作步驟）參與人員權(quán)限；（7）組織開展企業(yè)OA系統(tǒng)使用相關(guān)培訓(xùn)；（8）負(fù)責(zé)搜集、整理優(yōu)化系統(tǒng)、內(nèi)容更新需求；2、董事長辦公室負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)建設(shè)、維護(hù)和技術(shù)支撐工作，負(fù)責(zé)服務(wù)器管理維護(hù)和日常運(yùn)行。關(guān)鍵職責(zé)為：（1）負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)軟件開發(fā)升級(jí)管理；（2）負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份；（3）負(fù)責(zé)制訂OA系統(tǒng)應(yīng)急方案和系統(tǒng)技術(shù)管理規(guī)章制度；（4）負(fù)責(zé)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、部門二級(jí)管理員和相關(guān)人員培訓(xùn)及技術(shù)指導(dǎo)工作；（5）負(fù)責(zé)OA服務(wù)器、操作系統(tǒng)和硬件維護(hù)，確保服務(wù)器安全運(yùn)行；（6）負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶注冊(cè)、注銷等管理；（7）負(fù)責(zé)權(quán)限設(shè)置工作。（8）負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)信息根據(jù)企業(yè)保密要求進(jìn)行定時(shí)檢驗(yàn)、監(jiān)督；3、人力資源部負(fù)責(zé)為OA辦公系統(tǒng)提供現(xiàn)行組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，提供OA辦公系統(tǒng)中用戶流動(dòng)信息。關(guān)鍵職責(zé)為：（1）負(fù)責(zé)企業(yè)人員信息、組織結(jié)構(gòu)導(dǎo)入及變更。（2）負(fù)責(zé)現(xiàn)有用戶、及新增用戶審核；（3）負(fù)責(zé)提供用戶（變更或注銷）信息給董事長辦公室。4、市場部（1）負(fù)責(zé)門戶界面設(shè)計(jì)及更新工作；（2）負(fù)責(zé)設(shè)置企業(yè)公共信息管理員，對(duì)內(nèi)部要聞及公共信息搜集、審閱、整理、公布推送工作。5、其它部門關(guān)鍵職責(zé)為：（1）負(fù)責(zé)制訂本部門OA系統(tǒng)對(duì)應(yīng)管理制度及步驟優(yōu)化；（2）負(fù)責(zé)指定部門OA管理員，參與本部門工作步驟定制、和本部門OA系統(tǒng)終端日常維護(hù)、人員培訓(xùn)等業(yè)務(wù)支持工作；（3）部門OA管理員負(fù)責(zé)本部門參與OA系統(tǒng)人員權(quán)限變更時(shí)，立即提供給董事長辦公室申請(qǐng)調(diào)整；負(fù)責(zé)處理OA系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)工作及文件夾屬性和內(nèi)容變更工作；（4）負(fù)責(zé)包含本部門業(yè)務(wù)行業(yè)要聞、政策、及信息整理、推送工作。（5）依據(jù)本部門工作需要，提出優(yōu)化需求。（二）各級(jí)管理員職責(zé)1、企業(yè)OA系統(tǒng)管理員具體職責(zé)（1）企業(yè)OA系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)OA辦公系統(tǒng)技術(shù)層面工作；（2）能整體掌握OA系統(tǒng)全部功效，出現(xiàn)問題能立即和研發(fā)產(chǎn)品企業(yè)管理員立即溝通，處理OA系統(tǒng)應(yīng)用問題；（3）負(fù)責(zé)對(duì)日常工作中多種關(guān)鍵信息進(jìn)行保留和備份。做好相關(guān)數(shù)據(jù)管理工作，對(duì)經(jīng)過OA系統(tǒng)發(fā)送相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，關(guān)鍵數(shù)據(jù)做好備份，；（4）OA系統(tǒng)為我企業(yè)管理系統(tǒng)平臺(tái)，其中包含了包含我企業(yè)內(nèi)部文件等相對(duì)機(jī)密數(shù)據(jù)，所以做為OA系統(tǒng)管理員一定要對(duì)所用賬號(hào)設(shè)置密碼并進(jìn)行妥善保管預(yù)防泄密。不得將自己用戶名和密碼轉(zhuǎn)借她人，不得將工作中任何內(nèi)容泄露給她人；（5）負(fù)責(zé)部門OA系統(tǒng)管理員OA系統(tǒng)上機(jī)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。2、部門OA系統(tǒng)管理員職責(zé)（1）負(fù)責(zé)對(duì)本部門OA工作步驟進(jìn)行監(jiān)控、管理；（2）能掌握部門OA系統(tǒng)全部功效，出現(xiàn)問題能立即和企業(yè)系統(tǒng)管理員立即溝通，處理部門OA系統(tǒng)應(yīng)用問題；（3）負(fù)責(zé)提供本部門工作應(yīng)用表單及對(duì)應(yīng)步驟；（4）負(fù)責(zé)本部門用戶OA系統(tǒng)上機(jī)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。3、公共信息管理員職責(zé)（1）負(fù)責(zé)OA辦公系統(tǒng)中企業(yè)門戶建設(shè)，內(nèi)容更新、刪除等工作；（2）負(fù)責(zé)企業(yè)信息采集、整理和編寫工作，主動(dòng)宣傳報(bào)導(dǎo)企業(yè)安全、生產(chǎn)、技術(shù)革新、團(tuán)體建設(shè)、日常管理、市場發(fā)展等信息；立即宣傳安全生產(chǎn)事跡，優(yōu)異管理經(jīng)驗(yàn)；（3）對(duì)網(wǎng)上轉(zhuǎn)載信息上企業(yè)頁面要經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)（審核員）審核，留存轉(zhuǎn)載網(wǎng)址，必需確保政策性、安全性、保密性。（4）必需認(rèn)真搜集信息或撰寫相關(guān)稿件，企業(yè)級(jí)信息管理員負(fù)責(zé)培訓(xùn)和指導(dǎo)各部門（單位）公共信息員，督促部門（單位）公共信息員依要求推送企業(yè)新聞稿或?qū)I(yè)資訊上企業(yè)OA新聞網(wǎng)頁；（5）對(duì)已公布信息要自行立案，保留電子文檔及相關(guān)原圖片，以備查找。（6）負(fù)責(zé)瀏覽企業(yè)網(wǎng)頁，立即將相關(guān)關(guān)鍵信息反饋給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員。4、審核員管理職責(zé)（1）審核員由各部門責(zé)任人擔(dān)任，對(duì)本部門公布信息負(fù)責(zé)；（2）負(fù)責(zé)對(duì)公布外部公共信息、通知、文件、要求真實(shí)性、安全性等進(jìn)行把關(guān)。三、填報(bào)規(guī)范1、同件事實(shí)施步驟時(shí)被駁回不可重新啟建步驟，應(yīng)原路重新申報(bào)；2、選擇上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，為本部門主管領(lǐng)導(dǎo)，不可越部門等級(jí)向上選擇；3、附件除樣品圖片外，應(yīng)以非圖片形式上傳電子文檔，方便步驟下游處理及存檔；4、通用步驟為含有審批性質(zhì)臨時(shí)事件使用；5、內(nèi)部留言為含有知會(huì)性質(zhì)臨時(shí)事件使用；6、對(duì)特殊業(yè)務(wù)步驟經(jīng)研究后可采取線上加線下并用方法；7、對(duì)各部門復(fù)雜性業(yè)務(wù)步驟應(yīng)編寫填報(bào)說明，存入系統(tǒng)知識(shí)庫，方便于職員自主學(xué)習(xí)及確保步驟使用規(guī)范。8、各審批結(jié)點(diǎn)要求必填審批意見，不可一概略過點(diǎn)過。四、信息公布管理（一）行業(yè)動(dòng)態(tài)：由研發(fā)部、品控部、技術(shù)部、銷售部每個(gè)月各上傳最少一篇相關(guān)資訊。（二）制度法規(guī)：1企業(yè)制度，由企業(yè)行政辦公室負(fù)責(zé)上傳、維護(hù)。2法律法規(guī)，由企業(yè)行政辦負(fù)責(zé)上傳、維護(hù)消防、安全、環(huán)境保護(hù)、法務(wù)等職能內(nèi)外部文件；品控負(fù)責(zé)食品安全控制、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)法律法規(guī)上傳。3部門制度，顯示本部門相關(guān)制度及文件信息。（三）企業(yè)動(dòng)態(tài)，各部門負(fù)責(zé)將本部門關(guān)鍵信息及大事跡、大動(dòng)作立即上傳，各部門年度動(dòng)態(tài)不得為空。五、安全等級(jí)序號(hào)崗位安全等級(jí)1董事長1002總經(jīng)理、總裁1003副總經(jīng)理904總監(jiān)905各廠廠長806部門部長707部門主任、主管、副部長、大區(qū)經(jīng)理608部門副主任509班長、組長、區(qū)域經(jīng)理4010一般職員30注：安全等級(jí)特為方便配置系統(tǒng)操作權(quán)限而設(shè)，和實(shí)際行政權(quán)限、職級(jí)等無肯定對(duì)應(yīng)關(guān)系。六、登陸規(guī)范（一）系統(tǒng)正式運(yùn)行后，系統(tǒng)全部用戶工作時(shí)間應(yīng)長久登陸進(jìn)OA系統(tǒng)。遇特殊情況業(yè)務(wù)繁忙時(shí)也應(yīng)最少在每個(gè)工作日上、下午分別進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽一次，以確保公文系統(tǒng)正常流轉(zhuǎn)和信息立即傳送。（二）系統(tǒng)用戶必需建立個(gè)人密鑰，填寫個(gè)人信息，保護(hù)好個(gè)人登陸密碼、電子署名密鑰，并定時(shí)更換。多人共用一臺(tái)計(jì)算機(jī)，如暫停OA辦公需立即注銷或退出OA系統(tǒng)，以免她人介入工作環(huán)境。（三）登陸OA系統(tǒng)用戶口令應(yīng)常常更改并保守秘密，以防她人有意或無意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫獲取信息，濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運(yùn)轉(zhuǎn)。七、故障處理步驟（一）系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，系統(tǒng)技術(shù)管理人員應(yīng)立即行動(dòng)，初步查明原因(電力、服務(wù)器、存放、網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用系統(tǒng)軟件等)，并向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，同時(shí)要立即經(jīng)過電話向行政辦通知，暫停對(duì)系統(tǒng)使用，盡力減小對(duì)企業(yè)正常業(yè)務(wù)影響。（二）全部步驟轉(zhuǎn)至線下進(jìn)行，待系統(tǒng)修復(fù)后再行補(bǔ)錄。（三）無法獨(dú)立處理問題，立即匯報(bào)，立即聯(lián)絡(luò)廠家相關(guān)維護(hù)工程師，遠(yuǎn)程幫助處理或到場現(xiàn)場處理；在對(duì)系統(tǒng)完成修復(fù)并全方面測試經(jīng)過后，正式恢復(fù)啟用系統(tǒng)，同時(shí)經(jīng)過電話向行政辦通知系統(tǒng)恢復(fù)正常。八、系統(tǒng)問題處理步驟（一）在系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)中或在故障處理中出現(xiàn)系統(tǒng)隱患或臨時(shí)不能處理故障均列入問題庫進(jìn)行連續(xù)跟蹤管理。（二）系統(tǒng)管理員將搜集問題分類，明確問題性質(zhì)、責(zé)任人、配合人員、處理方案、工作計(jì)劃和時(shí)限要求，最終負(fù)責(zé)對(duì)問題進(jìn)行跟蹤管理。（三）問題責(zé)任人認(rèn)為問題已經(jīng)處理，應(yīng)由系統(tǒng)管理員驗(yàn)證后，從問題庫中刪除，做好統(tǒng)計(jì)。九、技術(shù)檔案和資料管理（一）系統(tǒng)技術(shù)管理人員負(fù)責(zé)技術(shù)檔案和資料管理，應(yīng)建立健全必需技術(shù)資料和原始統(tǒng)計(jì)。（二）系統(tǒng)技術(shù)管理人員負(fù)責(zé)運(yùn)行統(tǒng)計(jì)管理。十、備份及日志管理（一）數(shù)據(jù)庫天天自動(dòng)備份在服務(wù)器中,系統(tǒng)技術(shù)管理人員須定時(shí)檢驗(yàn)自動(dòng)備份任務(wù)實(shí)施情況;并依實(shí)際情況對(duì)應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行手動(dòng)異機(jī)備份。（二）系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫、文件及應(yīng)用程序須最少保留一份最新版本備份文件；最少每六個(gè)月對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行一次恢復(fù)性測試，并統(tǒng)計(jì)測試結(jié)果。十一、安全保密標(biāo)準(zhǔn)（一）系統(tǒng)技術(shù)管理人員嚴(yán)禁在系統(tǒng)服務(wù)器中安裝未經(jīng)授權(quán)軟件；不得在系統(tǒng)上運(yùn)行和工作無關(guān)程序。未經(jīng)同意不得私自抄錄、復(fù)制配置資料、技術(shù)檔案、內(nèi)部資料不得泄露。（二）OA系統(tǒng)全部用戶全部有保密責(zé)任，不得利用OA系統(tǒng)從事危害國家、集體和她人利益活動(dòng)，不得在系統(tǒng)上制作、傳輸有礙社會(huì)治安和不健康信息，不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒和其它危害系統(tǒng)安全數(shù)據(jù)。（三）OA系統(tǒng)中全部用戶應(yīng)按要求權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供信息，不得干擾其它用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)，不得采取任何非法手段破解被OA系統(tǒng)鎖定無法編輯正文。（四）全體OA用戶應(yīng)嚴(yán)禁請(qǐng)她人代為使用或輸入口令等。若發(fā)覺登錄密碼被盜用，應(yīng)立即向系統(tǒng)管理員匯報(bào)處理