2024年企業(yè)印章使用與保管規(guī)范細(xì)則

標(biāo)準(zhǔn)合同模板范本甲方：XXX乙方：XXX20XXPERSONALRESUMERESUMEPERSONAL標(biāo)準(zhǔn)合同模板范本甲方：XXX乙方：XXX20XXPERSONALRESUMERESUMEPERSONAL

2024年企業(yè)印章使用與保管規(guī)范細(xì)則本合同目錄一覽1.印章的定義與分類1.1印章的定義1.2印章的分類2.印章的使用范圍2.1允許使用印章的范圍2.2禁止使用印章的范圍3.印章的保管3.1印章的存放3.2印章的攜帶3.3印章的保險(xiǎn)4.印章的使用流程4.1印章使用的申請4.2印章使用的審批4.3印章使用的記錄5.印章的責(zé)任人5.1印章使用責(zé)任人的確定5.2印章保管責(zé)任人的確定6.印章的交接6.1印章的移交6.2印章的接收7.印章的丟失與損壞7.1印章丟失的處理7.2印章?lián)p壞的處理8.印章的復(fù)制與銷毀8.1印章的復(fù)制8.2印章的銷毀9.印章使用的監(jiān)督與檢查9.1印章使用的監(jiān)督9.2印章使用的檢查10.印章使用的違規(guī)處理10.1印章使用的違規(guī)行為10.2違規(guī)行為的處理措施11.印章使用的培訓(xùn)與指導(dǎo)11.1印章使用培訓(xùn)的內(nèi)容11.2印章使用指導(dǎo)的方式12.印章使用的記錄與歸檔12.1印章使用記錄的要求12.2印章使用記錄的歸檔13.印章使用的信息technology管理13.1印章使用的信息化系統(tǒng)13.2印章使用的信息安全14.印章使用與保管的其他規(guī)定14.1印章使用與保管的補(bǔ)充規(guī)定14.2印章使用與保管的變更規(guī)定第一部分：合同如下：第一條印章的定義與分類1.1印章的定義印章是指企業(yè)為了證明其身份和權(quán)利，進(jìn)行正式文件簽署和其他法律行為而制作的有特定形狀和內(nèi)容的標(biāo)記。1.2印章的分類印章分為企業(yè)法定印章和普通印章。企業(yè)法定印章包括企業(yè)公章、財(cái)務(wù)章、法人章等；普通印章包括部門章、項(xiàng)目章等。第二條印章的使用范圍2.1允許使用印章的范圍企業(yè)法定印章可用于簽署合同、協(xié)議、重要文件等，具有法律效力的文件。普通印章可用于內(nèi)部管理、日常文件簽署等。2.2禁止使用印章的范圍印章不得用于非法活動(dòng)、私人事務(wù)、非企業(yè)正式文件等。任何情況下，不得將印章外借給個(gè)人或第三方使用。第三條印章的保管3.1印章的存放印章應(yīng)存放在安全可靠的印章盒或保險(xiǎn)箱中，確保印章不受損壞、丟失或被盜。3.2印章的攜帶印章在攜帶過程中，必須由授權(quán)人員負(fù)責(zé)，確保印章的安全，防止印章被他人非法使用。3.3印章的保險(xiǎn)印章應(yīng)辦理相應(yīng)的保險(xiǎn)手續(xù)，以保障企業(yè)在印章丟失、損壞等情況下的合法權(quán)益。第四條印章的使用流程4.1印章使用的申請使用印章的人員應(yīng)提前向上級主管提出書面申請，說明使用原因、范圍和期限。4.2印章使用的審批上級主管對印章使用申請進(jìn)行審批，審批通過后，將印章發(fā)放給申請人員。4.3印章使用的記錄使用印章的人員應(yīng)在使用后及時(shí)填寫印章使用記錄，包括使用時(shí)間、使用范圍、使用文件等，并進(jìn)行歸檔保存。第五條印章的責(zé)任人5.1印章使用責(zé)任人的確定印章使用責(zé)任人是指具有印章使用權(quán)限的人員，對印章的使用和保管負(fù)責(zé)。5.2印章保管責(zé)任人的確定印章保管責(zé)任人是指負(fù)責(zé)印章日常保管的人員，對印章的安全負(fù)責(zé)。第六條印章的交接6.1印章的移交印章在交接時(shí)，雙方需當(dāng)面核對印章數(shù)量和狀態(tài)，確認(rèn)無誤后，由雙方在交接記錄上簽字。6.2印章的接收印章接收人員需對印章進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保印章的完整和正常使用。如有問題，應(yīng)立即向上級主管報(bào)告。第七條印章的丟失與損壞7.1印章丟失的處理一旦發(fā)現(xiàn)印章丟失，立即向上級主管報(bào)告，并采取相應(yīng)措施，如報(bào)警、追溯使用記錄等，以最大限度地減少損失。7.2印章?lián)p壞的處理如印章?lián)p壞，應(yīng)立即停止使用，并向上級主管報(bào)告。根據(jù)損壞程度，決定是否重新制作印章。如需要重新制作，按規(guī)定的程序進(jìn)行。第八條印章的復(fù)制與銷毀8.1印章的復(fù)制印章復(fù)制需經(jīng)企業(yè)高層批準(zhǔn)，由專業(yè)人員進(jìn)行，確保復(fù)制品的準(zhǔn)確性和安全性。復(fù)制過程中，嚴(yán)格控制復(fù)制數(shù)量，確保不超出自用范圍。8.2印章的銷毀印章銷毀應(yīng)由企業(yè)高層審批，指定專人負(fù)責(zé)，采用可靠的方法徹底銷毀，確保印章不再被非法使用。銷毀過程需有詳細(xì)記錄，并由負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。第九條印章使用的監(jiān)督與檢查9.1印章使用的監(jiān)督企業(yè)應(yīng)設(shè)立監(jiān)督機(jī)構(gòu)，對印章使用情況進(jìn)行定期檢查，確保印章使用符合規(guī)定，未出現(xiàn)違規(guī)行為。9.2印章使用的檢查檢查內(nèi)容包括印章的使用記錄、保管情況、是否存在違規(guī)使用等。檢查結(jié)果應(yīng)有書面報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改。第十條印章使用的違規(guī)處理10.1印章使用的違規(guī)行為印章使用違規(guī)行為包括但不限于：非法使用印章、印章丟失不報(bào)、印章復(fù)制超量、印章使用記錄不完整等。10.2違規(guī)行為的處理措施對違規(guī)行為，企業(yè)將依據(jù)相關(guān)規(guī)定，對責(zé)任人進(jìn)行處罰，包括但不限于：警告、罰款、停職、解除勞動(dòng)合同等。情節(jié)嚴(yán)重者，將追究法律責(zé)任。第十一條印章使用的培訓(xùn)與指導(dǎo)11.1印章使用培訓(xùn)的內(nèi)容印章使用培訓(xùn)包括印章的定義、分類、使用范圍、使用流程、保管要求等。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，提高員工的法律意識和責(zé)任心。11.2印章使用指導(dǎo)的方式印章使用指導(dǎo)可通過內(nèi)部培訓(xùn)、發(fā)放手冊、在線學(xué)習(xí)等方式進(jìn)行。企業(yè)應(yīng)定期組織培訓(xùn)，確保員工掌握印章使用的正確方法。第十二條印章使用的記錄與歸檔12.1印章使用記錄的要求印章使用記錄應(yīng)包括使用時(shí)間、使用人員、使用原因、使用文件等信息，要求字跡清晰、內(nèi)容真實(shí)。12.2印章使用記錄的歸檔印章使用記錄應(yīng)按照企業(yè)檔案管理要求進(jìn)行歸檔，便于查詢、審計(jì)和檢查。歸檔記錄應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確，不得隨意篡改。第十三條印章使用的信息technology管理13.1印章使用的信息化系統(tǒng)企業(yè)應(yīng)建立印章使用的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)印章使用的在線申請、審批、記錄等功能，提高工作效率，降低管理成本。13.2印章使用的信息安全印章使用的信息化系統(tǒng)應(yīng)確保信息安全，防止印章信息泄露、被非法使用。企業(yè)應(yīng)定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)、升級，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。第十四條印章使用與保管的其他規(guī)定14.1印章使用與保管的補(bǔ)充規(guī)定本合同未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況，由企業(yè)制定補(bǔ)充規(guī)定，報(bào)請相關(guān)部門審批后實(shí)施。14.2印章使用與保管的變更規(guī)定合同如有變更，需經(jīng)企業(yè)高層審批，并以書面形式通知所有合同相關(guān)人員。變更內(nèi)容應(yīng)明確、具體，確保各方權(quán)益不受影響。第二部分：其他補(bǔ)充性說明和解釋說明一：附件列表：附件1：印章使用申請表詳細(xì)要求：申請者需提供個(gè)人信息、使用原因、使用時(shí)間、使用范圍等信息，由上級主管審批。附件2：印章使用記錄表詳細(xì)要求：記錄印章使用的時(shí)間、地點(diǎn)、使用人員、使用文件等信息，由使用責(zé)任人填寫并歸檔。附件3：印章保管責(zé)任人確認(rèn)書詳細(xì)要求：明確印章保管責(zé)任人的身份信息、保管職責(zé)和要求，由責(zé)任人簽字確認(rèn)。附件4：印章交接記錄表詳細(xì)要求：記錄印章交接的時(shí)間、地點(diǎn)、雙方簽字等信息，確保印章交接過程有據(jù)可查。附件5：印章復(fù)制審批表詳細(xì)要求：申請復(fù)制印章時(shí)，需提供復(fù)制原因、數(shù)量、使用范圍等信息，由企業(yè)高層審批。附件6：印章銷毀記錄表詳細(xì)要求：記錄印章銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方法、負(fù)責(zé)人等信息，由銷毀責(zé)任人簽字確認(rèn)。附件7：印章使用監(jiān)督檢查表詳細(xì)要求：記錄印章使用監(jiān)督檢查的時(shí)間、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改措施等信息。附件8：印章使用違規(guī)行為處理表詳細(xì)要求：記錄違規(guī)行為的時(shí)間、地點(diǎn)、涉及人員、處理措施等信息。附件9：印章使用培訓(xùn)資料詳細(xì)要求：包含印章使用培訓(xùn)的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息。附件10：印章使用信息化管理系統(tǒng)操作手冊詳細(xì)要求：詳細(xì)介紹印章使用信息化管理系統(tǒng)的操作步驟、功能介紹等。說明二：違約行為及責(zé)任認(rèn)定：1.印章使用未經(jīng)審批違約行為：未經(jīng)審批擅自使用印章。責(zé)任認(rèn)定：使用責(zé)任人需承擔(dān)違約責(zé)任，包括但不限于罰款、停職等。示例說明：未經(jīng)審批，使用企業(yè)公章簽署了一份合同，導(dǎo)致企業(yè)損失5萬元。根據(jù)合同規(guī)定，需承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。2.印章丟失不及時(shí)報(bào)告違約行為：印章丟失后，未及時(shí)向上級主管報(bào)告。責(zé)任認(rèn)定：保管責(zé)任人需承擔(dān)違約責(zé)任，包括但不限于罰款、解除勞動(dòng)合同等。示例說明：保管的印章丟失，未及時(shí)報(bào)告，導(dǎo)致企業(yè)損失10萬元。根據(jù)合同規(guī)定，需承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。3.印章復(fù)制超量違約行為：未經(jīng)批準(zhǔn)，超量復(fù)制印章。責(zé)任認(rèn)定：復(fù)制責(zé)任人需承擔(dān)違約責(zé)任，包括但不限于罰款、停職等。示例說明：未經(jīng)批準(zhǔn)，私自復(fù)制了5枚企業(yè)公章，用于非法目的。根據(jù)合同規(guī)定，需承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。4.印章使用記錄不完整違約行為：印章使用記錄不完整，無法追溯印章使用情況。責(zé)任認(rèn)定：使用責(zé)任人需承擔(dān)違約責(zé)任，包括但不限于罰款、警告等。示例說明：趙六使用印章簽署文件，但未填寫使用記錄，導(dǎo)致企業(yè)無法追溯印章使用情況。根據(jù)合同規(guī)定，趙六需承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。說明三：法律名詞及解釋：1.企業(yè)：指具有獨(dú)立法人資格，從事生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)的組織。2.印章：指企業(yè)為了證明其身份和權(quán)利，進(jìn)行正式文件簽署和其他法律行為而制作的有特定形狀和內(nèi)容的標(biāo)記。3.法定印章：指企業(yè)根據(jù)法律規(guī)定必須使用的印章，如企業(yè)公章、財(cái)務(wù)章、