會(huì)議室出租管理制度

會(huì)議室出租管理制度第一章總則

為確保會(huì)議的效率與效果，規(guī)范會(huì)議室的使用與管理，特制定本會(huì)議室出租管理制度。本制度適用于公司內(nèi)部及外部單位組織召開的各類會(huì)議。

一、目的

1.提高會(huì)議室使用效率，合理分配資源。

2.確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提升會(huì)議質(zhì)量。

3.規(guī)范會(huì)議室的管理，保障會(huì)議設(shè)施設(shè)備完好。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各部門、子公司及外部單位在公司會(huì)議室召開的各類會(huì)議。

2.本制度規(guī)定的會(huì)議室包括但不限于公司總部、分支機(jī)構(gòu)及所屬場(chǎng)所內(nèi)的各類會(huì)議室。

三、會(huì)議室類型

1.按照容納人數(shù)分為：小型會(huì)議室、中型會(huì)議室、大型會(huì)議室。

2.按照功能分為：普通會(huì)議室、視頻會(huì)議室、多功能會(huì)議室。

四、會(huì)議室使用原則

1.先申請(qǐng)、后使用。

2.公平、公正、公開。

3.優(yōu)先保障公司內(nèi)部會(huì)議需求。

五、會(huì)議室申請(qǐng)流程

1.會(huì)議申請(qǐng)人需提前向行政部門提交會(huì)議室申請(qǐng)表。

2.行政部門根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、參會(huì)人數(shù)、時(shí)間等因素，合理分配會(huì)議室資源。

3.會(huì)議申請(qǐng)人收到會(huì)議室分配通知后，確認(rèn)無(wú)誤并按時(shí)參加會(huì)議。

六、會(huì)議室管理規(guī)定

1.會(huì)議申請(qǐng)人需遵守會(huì)議室使用時(shí)間，不得提前占用或延遲退場(chǎng)。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議設(shè)施設(shè)備，保持會(huì)議室衛(wèi)生。

3.會(huì)議室使用完畢，會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)歸還會(huì)議設(shè)備，關(guān)閉電源，確保會(huì)議室整潔。

七、違規(guī)處理

1.未經(jīng)批準(zhǔn)，擅自使用會(huì)議室的，予以通報(bào)批評(píng)。

2.會(huì)議室使用過程中，損壞設(shè)施設(shè)備的，照價(jià)賠償。

3.違反會(huì)議室管理規(guī)定，影響會(huì)議正常進(jìn)行的，視情節(jié)給予相應(yīng)處罰。

八、本制度解釋權(quán)歸公司行政管理部門。

九、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程至關(guān)重要。以下為公司會(huì)議流程的相關(guān)規(guī)定：

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議申請(qǐng)人需在申請(qǐng)表中明確會(huì)議主題、目的和預(yù)期成果，以便行政部門進(jìn)行會(huì)議室分配和會(huì)議通知。

2.擬定會(huì)議議程：會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題，提前制定會(huì)議議程，包括會(huì)議議題、時(shí)間安排、發(fā)言順序等。

3.發(fā)送會(huì)議通知：行政部門在收到會(huì)議室申請(qǐng)后，及時(shí)向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

二、會(huì)議簽到

1.會(huì)議申請(qǐng)人需在會(huì)議開始前10分鐘到達(dá)會(huì)議室，負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作。

2.參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前5分鐘完成簽到，確保會(huì)議按時(shí)開始。

三、會(huì)議主持與發(fā)言

1.會(huì)議主持人需嚴(yán)格按照議程進(jìn)行會(huì)議主持，確保會(huì)議議題的完整覆蓋。

2.發(fā)言人應(yīng)按照議程順序進(jìn)行發(fā)言，控制發(fā)言時(shí)間，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

3.會(huì)議期間，其他參會(huì)人員應(yīng)保持安靜，尊重發(fā)言人，如有疑問或意見，可在發(fā)言人發(fā)言完畢后提出。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、議題、參會(huì)人員、發(fā)言內(nèi)容、決議等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，并發(fā)送至參會(huì)人員。

五、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人根據(jù)會(huì)議討論情況，組織參會(huì)人員進(jìn)行決策。

2.決策事項(xiàng)需得到參會(huì)人員的充分討論，確保決策的合理性和科學(xué)性。

3.會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)記錄在會(huì)議紀(jì)要中，由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)整理。

六、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，概括會(huì)議成果和不足之處。

2.會(huì)議申請(qǐng)人需跟蹤會(huì)議決策的落實(shí)情況，并及時(shí)向行政部門反饋。

七、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簽到表等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.會(huì)議資料的保存期限原則上不少于1年。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議內(nèi)容的正式記錄，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行具有重要意義。為確保會(huì)議成果的落實(shí)，特制定以下會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)規(guī)定：

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與分發(fā)

1.會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的編制，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等關(guān)鍵信息。

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，由會(huì)議申請(qǐng)人審核，并報(bào)請(qǐng)會(huì)議主持人審批。

4.審批通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)給所有參會(huì)人員，以便各方了解會(huì)議內(nèi)容并執(zhí)行決策。

二、會(huì)議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.會(huì)議申請(qǐng)人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保各項(xiàng)決策得到有效實(shí)施。

2.會(huì)議決策執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人或相關(guān)部門匯報(bào)，尋求支持與協(xié)助。

3.會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)定期（至少每月一次）向行政部門匯報(bào)會(huì)議決策的執(zhí)行進(jìn)度，便于行政部門了解全局，提供必要支持。

三、會(huì)議紀(jì)要的存檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的歸檔工作，對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、登記，便于查詢和利用。

3.會(huì)議紀(jì)要的保存期限原則上不少于1年，特殊情況下可適當(dāng)延長(zhǎng)。

四、會(huì)議決策的評(píng)估與反饋

1.會(huì)議決策執(zhí)行完畢后，會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似會(huì)議提供參考。

2.會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)將評(píng)估結(jié)果和反饋意見報(bào)告給會(huì)議主持人和行政部門，以便改進(jìn)會(huì)議管理和決策執(zhí)行過程。

3.對(duì)于具有重要意義的會(huì)議決策，行政部門可組織專項(xiàng)評(píng)估，以提高公司決策質(zhì)量和執(zhí)行力。

五、會(huì)議紀(jì)要的查閱與保密

1.會(huì)議紀(jì)要作為公司內(nèi)部資料，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，僅限于參會(huì)人員和相關(guān)管理人員。

2.查閱會(huì)議紀(jì)要時(shí)，應(yīng)遵守公司保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容和決策信息。

3.如需對(duì)外提供會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)按照公司對(duì)外信息發(fā)布流程辦理審批手續(xù)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為保障會(huì)議室資源的高效利用，維護(hù)良好的會(huì)議環(huán)境，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂與使用

1.會(huì)議室預(yù)訂：各部門需提前向行政部門提交會(huì)議室申請(qǐng)，填寫會(huì)議室申請(qǐng)表，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型等信息。

2.行政部門根據(jù)會(huì)議室申請(qǐng)情況，合理安排會(huì)議室資源，并在預(yù)訂確認(rèn)后通知申請(qǐng)部門。

3.會(huì)議室使用：會(huì)議申請(qǐng)人需在會(huì)議開始前到達(dá)會(huì)議室，確保會(huì)議設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)歸還會(huì)議室。

二、會(huì)議室設(shè)施設(shè)備管理

1.會(huì)議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備應(yīng)保持完好，行政部門負(fù)責(zé)定期檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，如遇故障或損壞，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)修。

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、飲食，保持會(huì)議室衛(wèi)生整潔。

三、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)確保參會(huì)人員遵守消防安全規(guī)定，熟悉緊急疏散路線。

2.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。

3.行政部門定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。

四、會(huì)議室衛(wèi)生與環(huán)保

1.會(huì)議申請(qǐng)人負(fù)責(zé)會(huì)議期間的衛(wèi)生清潔工作，確保會(huì)議室整潔。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備垃圾桶，參會(huì)人員需自覺保持環(huán)境衛(wèi)生，垃圾分類投放。

3.行政部門定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行衛(wèi)生保潔，確保會(huì)議室環(huán)境良好。

五、會(huì)議室鑰匙管理

1.會(huì)議室鑰匙由行政部門統(tǒng)一管理，會(huì)議申請(qǐng)人需在會(huì)議開始前向行政部門領(lǐng)取，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)歸還。

2.嚴(yán)禁私自復(fù)制、轉(zhuǎn)借會(huì)議室鑰匙，違反規(guī)定者將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

六、特殊會(huì)議室管理規(guī)定

1.對(duì)于特殊會(huì)議室（如視頻會(huì)議室、多功能會(huì)議室等），會(huì)議申請(qǐng)人需接受相關(guān)培訓(xùn)，熟悉設(shè)備操作方法。

2.使用特殊會(huì)議室時(shí)，會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行，確保設(shè)備安全、正常運(yùn)行。

七、會(huì)議室使用情況的監(jiān)督與考核

1.行政部門定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行監(jiān)督與檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。

2.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門或個(gè)人，將視情節(jié)給予通報(bào)批評(píng)、處罰等處理。

3.鼓勵(lì)各部門積極提出會(huì)議室管理改進(jìn)建議，共同提升會(huì)議室管理水平。

第五章附則

為確保本會(huì)議室出租管理制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門。

二