Office辦公軟件學習資料零基礎1

/OfficeXP辦公自動化軟件OfficeXP主要包括：字處理軟件Word、Excel、PowerPoint等應用程序。它們具有統(tǒng)一的界面、相似的常用工具欄與大同小異的操作方法，只是各自的側(cè)重點有所不同。Word是文字處理軟件。它集成文字處理、表格處理和圖形處理于一體，匯集了對各種對象的處理工具，使圖片、圖表、表格、藝術字等的處理得心應手。Excel是以表格化數(shù)據(jù)處理為基礎的集成化處理軟件。它不但能實現(xiàn)電子表格數(shù)據(jù)處理，也具有數(shù)據(jù)庫管理、統(tǒng)計圖表自動生成等功能。PowerPoint是創(chuàng)作電子演示文稿的軟件。利用它可以方便地制作出集文字、圖形、圖像、聲音、視頻和動畫于一體的多媒體演示文稿。一、Word特點1．對文檔提供了多種查看方法；如：普通視圖、頁面視圖、大綱視圖、Web版式視圖、文檔結(jié)構(gòu)圖、全屏顯示、Web頁預覽、打印預覽等。2．具有專業(yè)級的表格處理功能；3．使用方便的多欄彩色圖文混排、藝術字處理；4．具有功能很強的數(shù)學公式編輯器；5．具有多種類型文件的轉(zhuǎn)換功能。二、窗口介紹菜單欄、常用工具欄、格式工具欄、正文編輯區(qū)、狀態(tài)欄、標尺、滾動條等。注：工具欄的顯示與隱藏（視圖→工具欄→各種工具欄。）三、頁面設置：“文件”→“頁面設置”。1．紙張的大小（常用的紙張：A3、8K、B4、A4、16K、B5。）2．設置頁邊距：調(diào)整正文到紙張邊界[2][]大2小。四、文檔編輯1．建立文檔（Ctrl+N）（1）錄入文字，錄入時不要排版，每（）1一段敲一次回車，每段前空兩個漢字位置。（2）特殊符號錄入：“插入”→“符號”或用動態(tài)鍵盤。（3）顯示/隱藏文檔中的非打印符號。2．保存文檔（1）保存（Ctrl+S）（2）另存為3．打開和關閉文件（打開：Ctrl+O）4．文檔選擇基本方法（1）拖動選擇直接拖動是移動Ctrl+拖動復制（2）選定區(qū)（欄）選擇選擇一行→單擊行首的選定欄。選擇一段→雙擊段首的選定欄。選擇全文→三擊選定欄（Ctrl+A）。（3）矩形塊選擇：Alt+拖動。5．基本編輯操作（1）插入：單擊定位插入點，直接輸入文字。（2）刪除：選中→“Delete”。（3）恢復、撤消：Word能夠撤消100步內(nèi)所做的編輯操作（Ctrl+Z）（Ctrl+Y）。（4）移動：選中→直接拖動。（5）復制：選中→Ctrl+拖動。（6）簡捷菜單:選中→單擊鼠標右鍵→選擇相應的操作。注：Home/End光標移到一行行首/行尾Ctrl+Home/Ctrl+End光標移到文件行首/行尾Shift+Home/Shift+End選中當前光標位置到行首/行尾Shift+Ctrl+Home/ShiftCtrl+End選中當前光標位置到文件首/文件尾Ctrl+F/Ctrl+H/Ctrl+G查找/替換/定位Ctrl+P打印五、字符格式設置：漢字字模、字體、字號的概念1．字體：漢字的體式和風格，常用的字體有(書宋、仿宋、楷體和黑體四種)。字體同時又是區(qū)別版面中標題與正文，主要內(nèi)容與一般內(nèi)容的表達式。2．字形：字的形態(tài)。例如：長形、扁形、粗筆、細筆等。3．字號：字的大小規(guī)格。4．字模：在鉛字中字模是鑄鉛活字的模型，例如：銅模等。在計算機信息處理技術中，字模是字體、字形數(shù)字體的數(shù)據(jù)信息。5．基線：無論一行字有多大或多小，字的底部總是在一條線上。例如：中華人民共和國六、字體字號的選用原則1．書宋：SS筆畫橫平豎直，粗細適中，布局合理，使人看起來清晰爽目，久讀不易疲勞，經(jīng)試驗統(tǒng)計表明，在同樣字號，同樣閱讀條件下，書宋與其他字體相比，閱讀最省視力，所以一般書刊的正文都用書宋體。另外印刷性好，一般書籍正文都用5號字書宋。2．楷體：K筆畫接近于手寫體，直接由古代書法發(fā)展而來，字體端正勻稱。一般用于：(1)小學課本與幼教讀物，選4號楷體。(2)中小號標題、作者署名等，但用楷體作標題時，至少要比正文大一個字號。(3)報刊中的短文正文。3．仿宋：F是古代印刷體，筆畫粗細一致。一般用于：(1)作中、小號標題。(2)報刊中的短文正文。(3)小4號、4號、3號字的文件。(4)古典文獻和仿古版面。4．黑體：H橫豎筆畫粗細相同，平直粗黑。一般用于：(1)各級大、小標題字，封面字。(2)正文中要突出的部分。5．小標宋:XBS筆畫橫細豎粗，剛勁有力，筆鋒突出，是華光系統(tǒng)基本字模中理想的排大、小標題字、封面字的字體。6．報宋：BS字形方正、筆畫比書宋細，比仿宋粗，排報紙版心字，用小五號或六號報宋。7．段落格式：完成段落內(nèi)部、段落之間的格式處理。（1）段落標記符（2）調(diào)整段落中的行距、段落之間的間距：“格式”→“段落”。（3）首字下沉：“格式”→“首字下沉”。（4）縮進（用標尺）：首行縮進、懸掛縮進、左、右縮進（“Alt”+拖動：微移）。8．頁碼設置（1）插入：“插入”→“頁碼”。（2）刪除：任選某一頁頁碼刪除，全部的頁碼都刪除。9．頁眉和頁腳：“視圖”→“頁眉和頁腳”。創(chuàng)建不同的頁眉和頁角（1）必須先在需要使用不同頁眉頁腳的文檔處插入一個分節(jié)符。（2）在頁眉工具欄上“同前”按鈕，斷開和前一節(jié)的連結(jié)。（3）然后才能為該節(jié)創(chuàng)建新的頁眉和頁角。首頁：開始頁設置10．拼寫檢查：“工具”→“拼寫和語法”（F7）。11．腳注和尾注：“插入”→“引用”→“腳注和尾注”(Ctrl+Alt+F/Ctrl+Alt+D)。12．字符加圈：“格式”→“中文版式”→“帶圈字符”。七、表格編輯五、表格編輯1．顯示“表格與邊框”工具欄。2．單擊“插入表格”工具欄，插入任意行列表格。強迫表格折分：——Ctrl+Shift+Enter強迫表格折頁：——Ctrl+Enter3．增加行：將光標移到表格最后右側(cè)回車符處回車即可。4．增加列：用拆分單元格或用鉛筆畫豎線即可。5．調(diào)整行高與列寬：鼠標按線左右、上下拖動或雙擊要調(diào)整的豎線。6．單元格的拆分、合并：“表格和邊框”工具欄→“合并”、“拆分”按鈕或用快捷方式。7．單元格內(nèi)容的調(diào)整。8．更改單元格間距→“選項”→允許調(diào)整單元格間距→輸入數(shù)值9．繪制斜線表頭：“表格”→“繪制斜線表頭”或用鉛筆畫。10．連續(xù)排表題：選擇表題行表格——表題行重復。11．將表格轉(zhuǎn)化成文本、或?qū)⑽谋巨D(zhuǎn)化成表格。將表格轉(zhuǎn)化成無格式文本：復制—編輯—選擇性粘貼—形式六、分欄與圖文混排1．分欄：選定要分欄的內(nèi)容→“格式”→“分欄”。2．圖文處理：單擊定位插入點→“插入”→“圖片”→選擇所需的圖片。3．文本框：“插入”→“文本框”。文本框的鏈接和斷開：4．藝術字體：常用工具欄→“繪圖”按鈕→“插入藝術字”。5．數(shù)學公式：“插入”→“對象”→選擇“Microsoft公式3.0”選項。例：注：Ctrl+←↑↓→微移Shif強制畫正方形、正圓Ctrl以當前點為中心橫、豎同時擴大Shif+Ctrl以當前點為中心橫、豎同時擴大并強制畫正方形、正圓附加內(nèi)容1．水印：在文檔的背景設置一些隱約的文字或圖案。（1）“視圖”→“頁眉和頁腳”→“顯示╱隱藏文檔文字”。（2）插入圖片或藝術字。（3）利用“圖象控制”改變圖形的顏色，環(huán)繞方式設置為“無環(huán)繞”。（4）關閉“頁眉和頁腳”工具欄，在文檔的每頁將看到水印。2．郵件合并：“工具”→“信函與郵件”→“郵件合并向?qū)А?。資料1：學號姓名高數(shù)英語物理政治家長姓名家庭住址郵編理想80859177理由北京李黎明82798770李建設西安710410解曉文57906580解大明天水741100閆巖92839093閆立軍太原030056張樟76588190張國慶石河子832100李亞菲86937565李成功成都610101資料2：成績通知單家長：您好！現(xiàn)將同學本學期學習成績報告如下，希望您督促同學利用假期復習，溫習功課，迎接新學期的到來。高數(shù)：英語：物理：政治：此致敬禮XX大學信息工程學院2005年11月4日3．公章（利用繪圖工具）4．制表位設定（幾行文本按列對齊或制作不帶表格線的簡易表格）“格式”→“制表位”5．（1）可讀保護：（只能看內(nèi)容不能修改）“工具”→“保護文檔”→選擇“窗體”→輸入密碼→“確定”→再輸入密碼→“確定”。解除普通密碼：“工具”→解除密碼保護→輸入密碼→確定（2）絕密保護：（不能看內(nèi)容也不能修改）“工具”→選項→安全性Excel部分一、基本概念1．工作?。阂粋€Excel文件就是一個工作薄，擴展名為.xls，可以包括若干個工作表。2．工作表：由若干行和列組成，對應一個二維表格，最大行65536行最大列255列。3．單元格：行列交叉的小格子，相當于表格中的一格。4．數(shù)據(jù)類型：Excel中常用的數(shù)據(jù)類型為字符型（或文本型）、數(shù)值型。5．字符型數(shù)據(jù)：可以由任意鍵盤符號組成，沒有大小、多少等數(shù)值含義。6．數(shù)值型數(shù)據(jù)：由0-9、小數(shù)點、正負號等字符組成，有大小、多少等數(shù)值含義的數(shù)據(jù)。二、工作表的編輯1．單元格的編輯（1）數(shù)據(jù)的錄入、類型的定義（注意：純數(shù)字字符錄入）。輸入文本：如電話、郵政編碼等作這字符串處理，在數(shù)字前加一個單引號輸入數(shù)值：數(shù)據(jù)如果位數(shù)過長容納不下時，會自動進行格式轉(zhuǎn)換。數(shù)值型數(shù)據(jù)：右對齊。輸入日期：2002-4-1或2002/4/1當前日期輸入：“Ctrl+；”輸入時間：a上午；p下午：9：05P，時間后空一格，21：05：00當前時間輸入：“Ctrl+Shift+:”（2）數(shù)據(jù)的修改、刪除、復制、移動、自動填充（完成學生名單、成績單錄入）。自動填充：不連續(xù)單元格填充：先選定要填充的單元格，編輯格——“Ctrl+Enter”（3）單元格格式的設置（給學生名單、成績單添加標題與制表日期)。（4）自定義序列：“工具”→“選項”→“自定義序列”→“錄入新序列”→添加即可。（5）數(shù)據(jù)有效性：數(shù)據(jù)——有效性(6)相對引用：就是直接使用單元格地址，如：A1、B2、D2，絕對引用：是在行號和列號前加$符號。如：$A$1絕對引用不會隨公式變化?；旌弦茫杭扔薪^對引用又有相對引用，如$A4，B$5公式的相對引用部分隨位置變化，而絕對引用部分將保持不變。2．單元格的選擇三、基本功能1．數(shù)據(jù)處理（1）數(shù)據(jù)計算（完成學生成績、派車單計算）Sum:求和Average:求平均Rand:得到一個（0，1）區(qū)間的隨機數(shù)Int:取整Rank:排序（名次）And:所有條件是都正確IF:條件格式（=if(b1<60,＂不與格＂,＂與格＂)）（2）條件格式：選擇區(qū)域→“格式”→“條件格式”（在學生成績表中標出高分為紅色）。（3）排序：選擇內(nèi)容→“數(shù)據(jù)”→“排序”（完成學生成績單、派車單）。（4）數(shù)據(jù)篩選：選擇