015印鑒及各類證照管理制度(修訂)

公章使用管理規(guī)定一、目的為使公司公章管理規(guī)范化、制度化，保證公章的權威性、嚴肅性，提高工作效率，結(jié)合本公司實際，特制定本制度。二、適用范圍凡屬以公司名義的業(yè)務聯(lián)系、簽定合同、協(xié)議、發(fā)布通知、物業(yè)公司制度、個人證明、擔保材料等需要加蓋公司公章的各類文件。三、保管責任及要求印章應存放于保險柜內(nèi)并指定專人負責保管，實行雙人保管制，“一柜式”存放，雙鎖雙管。印章保管人員出差或請假時，部門負責人應指定臨時人員保管。如保管人員發(fā)生變化則應做好印章的交接工作。1、公章應在固定地點保存，采取必要措施對公章進行妥善保管。防止出現(xiàn)公章丟失、損毀、被盜、不當使用等情況或事件的發(fā)生。2、印章不用時應放在印章專用盒內(nèi)，不得放在桌面上，印章不得與堅硬、鋒利的物品放置在一起，以免劃傷印章印模，管理人員離開辦公桌時要檢查抽屜是否上鎖，財務專用章應放入保險柜內(nèi)。5、嚴禁填蓋空白合同或協(xié)議（要求必須加蓋公章的）、證明及介紹信。因工作特殊確需開具時，須經(jīng)總經(jīng)理批準方可蓋章；待工作結(jié)束后，必須及時向公司匯報開具手續(xù)的用途，未使用的必須立即退回。四、用印章審批1、部門使用公章時，經(jīng)辦人應填寫《印章使用申請表》，須按照經(jīng)辦人（或使用人）、部門經(jīng)理、總經(jīng)理簽批程序辦理。簽批完畢后方可到辦公室加蓋公章，并嚴格填寫用章登記表。未填寫《印章使用申請表》或填寫不完整，辦公室有權拒絕蓋章。2、員工因私辦理證明使用公章時，經(jīng)辦人（或使用人）應填寫《印章使用申請表》，須按照經(jīng)辦人（或使用人）、部門經(jīng)理、辦公室主任、總經(jīng)理簽批程序辦理。簽批完畢后方可到辦公室加蓋公章，并嚴格填寫用章登記表。3、外來文件須加蓋公章的，由辦公室人員依照經(jīng)辦人（或使用人）、部門經(jīng)理、辦公室主任、總經(jīng)理簽批程序辦理。簽批完畢后方可到辦公室加蓋公章，并嚴格填寫用章登記表。五、用印章要求1、公司公章、合同章由總經(jīng)理指定的印章管理員負責管理，服務中心、各部門用章由各服務中心、部門負責人負責管理，印章管理人員對印章的使用、保管負全部責任；2、服務中心業(yè)務章只能加蓋在《出入證》、《居住證明》等及總經(jīng)理或服務中心經(jīng)理批準的非正式文件上。3、公司公章一般蓋于公司名稱的中部，并能騎年蓋月。蓋印合同、協(xié)議等文件時當蓋騎縫印，并且審核文件上應有中心的經(jīng)辦人簽字，無經(jīng)辦人簽字的，不得加蓋公章。且蓋章的合同、協(xié)議辦公室應留存一份歸檔。4、在公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證等能證明公司主體資格及權利的復印件上用印時，應注明“此復印件僅用于XXX”字樣。5、加蓋公章須進行登記。登記項目包括蓋章時間,加蓋公章文件名、份數(shù)、用途內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人、文件接收方等。6、嚴禁在空白文件上用印。7、如公章需外帶使用，一般情況下由印章保管人陪同辦理，特殊情況需要經(jīng)總經(jīng)理審批后，經(jīng)辦部門經(jīng)手人方可外帶使用。使用完畢后須立即帶回公司并不得晚于17：00前歸回保管處，公章嚴禁隔夜歸還。8、用章中，由保管人加蓋，并在《蓋章登記簿》上進行登記；保管人須全過程在場。9、用章后，須及時收回存放處。所有用章文件，應留復印件一份。因蓋章有誤而造成的作廢文稿須立即銷毀。10、嚴禁員工擅自借用或私自將公章帶出公司使用。若因工作需要，確需將公章帶出使用，需經(jīng)公司總經(jīng)理并履行相關手續(xù)后方可帶出，原則上實行雙人雙管。公章外出期間，借用人只可將公章用于申請事由，并對公章的使用后果承擔一切責任。11、執(zhí)行“一填表、二簽批、三審核、四登記、五蓋章、六歸檔”的監(jiān)管流程。六、失職行為處理對于違反以上各項規(guī)定的行為，視情況給予印章管理人員經(jīng)濟罰款50—2000元，給公司造成損害時，還將追究相關人員的賠償責任和法律責任。七、相關記錄表格1、《印章使用申請表》印鑒使用登記表呈報部門文件名稱印章類別密級一般保密文件份數(shù)/頁數(shù)業(yè)務單位承辦人內(nèi)容部門負責人（主管領導）復印件留存總經(jīng)理意見辦結(jié)時間存檔部門印鑒使用登記表呈報部門文件名稱印章類別密級一般保密文件份數(shù)/頁