企業(yè)管理-財務費用報銷流程

會計實操文庫1/32企業(yè)管理-財務費用報銷流程目錄第一章總則第二章費用報銷憑證的規(guī)范第三章內部控制及一般流程第四章借款管理規(guī)定及借款流程第五章日常費用報銷及流程第六章工薪福利及相關費用支出制度及流程第七章專項支出財務報銷制度及流程第八章報銷時間的具體規(guī)定第九章附則第一章總則第一條、為了加強公司財務管理，規(guī)范公司財務報銷行為,合理控制費用支出，提高資金使用效益，根據國家有關法律、法規(guī)和各項財政政策，結合本公司的具體情況特制定本制度。第二條、本制度根據相關的財經制度及公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關費用等,以下分別說明報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。第三條、本制度適用公司全體員工。第二章費用報銷憑證的規(guī)范第四條、報銷單填寫1.費用報銷單需填寫完整：包括部門、日期、內容、大小寫金額、合計數.附件張數、報銷人及審批人員的簽字；注：金額處不能留有空格，金額要完整到元、角、分,在財務有借款的需注明。2.金額大寫要準確：零壹貳叁肆伍陸柒捌玖拾佰仟萬億。第五條、報銷原始憑證的要求1.當事人應充分取得費用的相關單據，如：合同或協(xié)議、合法的票據等，合法（被稅務機關認可）的票據，原則上必須是發(fā)票才能報銷。2.可使用的收據：購農產品及廢舊品收入時可用收據入帳。3.車費：所有的車票上都必須注明出發(fā)地和目的地，以及乘坐日期。4.打車時，燃油費附加的票據也應該有，即凡是報的數額都必須有發(fā)票，同時金額有小數位數的，需注明實際支付的金額。5.報銷車票時，有同行者，必須注明同行者是誰。6.其他票據也應同時注明費用的用途及時間，如招待費需注明招待的日期、招待的對象及招待的人數。7.摘要欄必須清晰的寫明費用的原因及用途。8.外出公差的需附有外出公差申請單，公差申請單上需有公司及部門領導審批。9.當月費用當月報銷。第六條、貼票方法和要求1.原始發(fā)票單據及附件應按照報銷的經費項目進行分類整理，如辦公費、招待費、差旅費、住宿費等等，應按照類別分別粘貼，把相同經費項目的原始憑證粘貼在一起。2.粘貼票據的范圍大?。簯谫M用報銷單據大小范圍內進行粘貼。對于原始發(fā)票單據及附件較多的憑證，應用和費用報銷單據同樣大小的結實的白紙（使用過的紙亦可，外露部分應保持潔白）先進行粘貼，然后再將該白紙的左上角粘貼在費用報銷單據的后面。（粘貼在其上的票據不能超出該紙張的范圍）。3.粘貼要求：原始發(fā)票單據及附件必須由上而下、自左至右、均勻排列粘貼。將膠水涂抹在原始發(fā)票單據及附件的左上角，從裝訂線（粘貼單左側2公分位置）開始粘貼，將票據向右邊均勻排開橫向粘貼，注意不要將票據集中在粘貼紙中間，以免造成中間厚四周薄、憑證裝訂起來不整齊的現(xiàn)象；粘貼的原始發(fā)票單據及附件必須在費用報銷憑證的大小范圍之內，個別規(guī)格參差不齊的原始憑證，可先裁邊整理后再行粘貼，但必須保證原始憑證內容的完整性。對于粘貼比費用報銷單據大的原始發(fā)票單據及附件，粘貼位置也應在票據左上角，單據上邊和左邊與費用報銷單對齊，超出部分可以按照報銷單大小折疊在粘貼范圍之內。4.如果同類票據大小不一樣，可以在同一張粘貼紙上按照先小后大的順序粘貼。5.注意事項：（1）原始發(fā)票單據及附件的粘貼必須整齊，不要將票據顛倒放置、粘貼。（2）不要用訂書機訂原始發(fā)票單據及附件。不要用回形針、大頭針等把原始發(fā)票單據及附件別在費用報銷單據后面。（3）對于粘貼不規(guī)范的費用報銷單據，請自行重新粘貼。報銷手續(xù)及簽批齊全1.嚴格按照財務部門簽發(fā)的審批制度執(zhí)行2.對于要求有證明人的采購單據，應有證明人進行簽字；共同對報銷的真實性負責。3.對于有購買數量的物品，需由簽收人進行簽收，核對數量。4.對于差旅費報銷單，因公司有費用級別規(guī)定，不同級別的職員有不同的報銷標準，所以在不提供其他證明更高級別的情況下，按職員的職務來評級，如職員除職務外另有更高級別的技能等級，必須由部門領導注明級別或提供高級別證明。5.凡購買的物品及低值易耗品，報銷時都必須附物品申購單及入庫單。第七條、報銷憑證的簽字要求：1.按規(guī)定應該簽字的人員必須全部簽字，簽字必須簽全稱，不得只簽姓。2.簽字人簽署姓名后，還應當簽署簽字的日期。3.領導簽字應當明確表明是否同意報銷。4.為便于原始憑證的裝訂，簽字是簽在憑證的正面，應簽在右上方。簽字如果是簽在憑證的反面，應簽在左上方。5.有多張憑證都需要簽字時，經辦人、證明人、部門負責人要一張一張分別的簽，不能用復寫紙同時簽。6.按規(guī)定順序簽字（1）經辦人簽字（2）證明人（簽收人）簽字（3）部門負責人簽字（4）辦公室主任簽字（5）財務部門經理簽字（6）總經理簽字7.員工在任何憑單上簽字，表示對該憑單所載事項以及金額完全同意，并已盡到誠實申報或認真審核之責。第三章內部控制及一般流程第八條、費用發(fā)生過程中，原則上必需由兩人或兩人以上同時參與或執(zhí)行，并互相監(jiān)督和共同承擔相關責任。第九條、費用報銷的控制原則：計劃管理、分級負責、層層把關。由各部門經理負責本部門人員費用報銷的實質性、合理性的一級審查；由辦公室主任對報銷單據的計劃性進行二級審查，由財務部門經理對報銷票據的合法性進行三級審查；最后由總經理進行審核批準。第十條、原則上公司一切事項報銷的單據均必須取得合法的憑證。合法性的認定以國家財務、稅務等方面的規(guī)定為準，具體操作由財務部門負責把控落實，以可操作性為前提。公司員工任何不符合報銷規(guī)定的單據財務部門有權拒絕，各級確認、審核、審批人員也不應予簽字。各級簽字人在不能確定的情況下不能隨意簽字，第十一條、單據整理要求：報銷人在報銷前必須事先整理好各類單據，首先對單據的類別、時間、批次、項目等進行分類，然后按照一定的標準清晰準確的粘帖在報銷單據的后面，并在附件中寫明所附單據的張數。單據數量比較煩雜的要寫出報銷明細清單附在后面。單據分別不清晰，粘帖不規(guī)范的財務部門可要求對方改正，不改正的有權予以拒絕受理。第十二條、報銷或單據傳遞時效要求：財務部門根據財務作帳的及時性配比性要求掌握好各項報銷的時間，原則上各項單據或費用必須在發(fā)生結束后按照正常規(guī)定的流程操作。原則上當月發(fā)生當月取得并當月報銷，業(yè)務人員有及時催收票據的義務。第十三條、當事人在填寫“費用資金支取審批單”時，應遵照“實事求是、準確無誤”的原則，將費用的發(fā)生原因、發(fā)生金額、發(fā)生時間等要素填寫齊全，并簽署自己的名字，交共同參與的人員復查，并請其在證明人一欄上簽署其姓名。“費用資金支取審批單”的填寫一律不允許涂改，尤其是費用金額，并要保證費用金額的大、小寫必須一致，否則無效。第十四條、經辦人根據報銷單據的內容，整理分類粘貼好原始單據，填寫“費用資金支取審批單”。具體步驟及注意事項：1．沒有特殊原因必須在票據取得后三天內將審批單送達部門經理審核。2．經辦人要按照要求填寫“費用資金支取審批單”，所填寫為日期、報銷部門、用途、金額、合計、金額大寫、報銷人等。3.若有要說明的事項在備注一欄填寫。第十五條、當事人應將填寫完整、附件齊全的“費用資金支取審批單”和已經審批過的“用款申請單”一起送交本部門直線經理進行審核，簽字批準。具體步驟及注意事項：1.部門直線經理應重點對費用發(fā)生的真實性、費用預算金額與實際金額的差異合理性進行審查，2.部門直線經理審查無異議后，應在“費用資金支出審批單”部門負責人一欄簽署審批意見并簽署部門經理的名字。3.若有要說明的事項在備注一欄填寫。4.直線經理有督促經辦人報銷的義務。第十六條、部門經理統(tǒng)一交由辦公室主任審核批準。具體步驟及注意事項：1.辦公室主任確認費用是否該報，對不可報部分需要注明超標部分金額和實報金額；2.辦公室主任審查無異議后，應在“費用資金支取審批單”辦公室一欄簽署審批意見并簽署辦公室主任的名字。第十七條、由辦公室人員交由財務部門經理審核并簽字。具體步驟及注意事項：1.財務部門經理應重點對“費用資金支出審批單”后所附的原始發(fā)票和單據進行合法性審查，對費用金額的計算進行復核稽查。2.財務部門經理需仔細審核經辦人填寫格式是否符合規(guī)定，審核是否符合有關文件規(guī)定。3.仔細審核經辦人金額填寫和計算是否正確。4.審核有無經辦人和其直線經理的簽名。5.對不符合上述要求的費用報銷審批單退回經辦人本人。6.財務部門經理審查無異議后，應在“費用資金支取審批單”財務部門一欄簽署審批意見并簽署財務部門經理的名字。第十八條、財務部門經理復核后由辦公室統(tǒng)一將報銷票據送總經理進行最后的審查和簽字。具體步驟及注意事項：1.總經理接到“費用資金支取審批單”后，需要先關注有無部門直線經理、辦公室主任以及財務部門經理的簽字，從“費用資金支取審批單”的形式要素上進行審查，看報銷審批程序和相關人員的簽字是否齊全、字跡是否真實。2.若有直線經理、辦公室主任以及財務部門經理的簽字，則審閱內容。3.總經理審查無異議后，在“費用資金支取審批單”總經理一欄簽署審批意見并簽名。第十九條、當事人取得審批齊全的“費用資金支取審批單”以及“借款單”后，應在3天之內送交財務部門的出納員手上領取資金，出納人員應對“費用資金支出審批單”進行審核，重點看報銷單是否有涂改、費用的計算是否正確、后附的發(fā)票是否齊全合法，審批手續(xù)是否齊備。出納人員在審核無誤后方能付款。第二十條、費用報銷的其他規(guī)定：公司費用報銷必須真實合法，嚴禁使用白條或其他不合法的憑證，一些特殊情況需要使用替代憑證的，也必須由事業(yè)部副部長和財務部門經理的共同認可，同時做到財務操作的安全合法。另外替代憑證要求做到時間合理、摘要明確、金額確定，不能真假混雜，給公司帶來財務風險。第二十一條、費用報銷的一般操作流程費用報銷流程：費用報銷人報銷申請（填制費用資金支出審批單）報銷人部門負責人確認簽字辦公室主任審核（確認是否該報）財務部門經理審核（單據、數據等方面要求）公司總經理（或委托授權人）審批（側重真實、合理性等方面負全責）出納復核并履行付款。上述流程為公司各項費用報銷的既定程序，以后各項事務的報銷均需要遵照上述流程操作，否則財務部門有權拒絕付款。第四章借款管理規(guī)定及借款流程第二十二條、借款管理規(guī)定1.出差借款：出差人員憑審批后的《出差申請表》按批準額度辦理借款。2.其他臨時借款，如業(yè)務費、周轉金等，借款人員應及時報帳，除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支。3.各項借款金額超過5000元應提前一天通知財務部備款。4.借款銷賬規(guī)定：(1)借款銷帳時應以借款申請單為依據，據實報銷，超出申請單范圍使用的，須經主管領導批準，否則財務部門有權拒絕銷帳；（2）借領支票者原則上應在5個工作日內辦理銷帳手續(xù)。5.借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉為個人借款，從工資中扣回。第二十三條、借款流程1.借款人按規(guī)定填寫《借款單》，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支票或現(xiàn)金。2.審批流程：主管部門經理審核簽字→財務部門經理復核→總經理審批。3.財務付款：借款憑審批后的借款單到財務部門辦理領款手續(xù)。第五章日常費用報銷規(guī)定及流程第二十四條、日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業(yè)務招待費、培訓費、資料費等。在一個預算期間內，各項費用的累計支出原則上不得超出預算。第二十五條、費用報銷的一般規(guī)定1.報銷人必須取得相應的合法票據(相關規(guī)定見發(fā)票管理制度),且發(fā)票背面有經辦人、證明人（簽收人）簽名。2.填寫報銷單應注意:根據費用性質填寫對應單據；嚴格按單據要求項目認真寫，注明附件張數；金額大小寫須完全一致（不得涂改）；簡述費用內容或事由。3.按規(guī)定的審批程序報批。4.報銷5000元以上需提前一天通知財務部門以便備款。第二十六條、費用報銷的一般流程:報銷人整理報銷單據并填寫對應費用資金支出審批單→須辦理申請或出入庫手續(xù)的應附批準后的申請單或出入庫單→部門經理審核簽字→財務部門復核→辦公室審批→總經理審批→到出納處報銷。第二十七條、差旅費報銷費用標準及流程。費用標準：詳見《差旅費報銷標準及相關規(guī)定》；（一）費用標準:職務交通工具住宿標準伙食標準外埠市內交通費用一般員工火車硬臥120元/天30元/天30元/天部門負責人火車硬臥150元/天40元/天40元/天總經理助理飛機200元/天50元/天50元/天總經理及以上飛機實報實銷實報實銷實報實銷（二）費用標準的補充說明：1.住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，不予補償；超出住宿標準部分由員工自行承擔。2.實際出差天數的計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返京時間為準，12：00以后出發(fā)（或12：00以前到達）以半天計，12：00以前出發(fā)（或12：00以后到達）以一天計。3.伙食標準、交通費用標準實行包干制，依據實際出差天數結算，原則上采用額度內據實報銷形式，特殊情況無相關票據時可按標準領取補貼。4.宴請客戶需由總經理批準后方可報銷招待費，同時按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣減出差人當天的伙食補貼。5.出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。（三）報銷流程1.出差申請：擬出差人員首先填寫《出差申請表》，詳細注明出差地點、目的、行程安排、交通工具及預計差旅費用項目等，出差申請單由總經理批準。2.借支差旅費：出差人員將審批過的《出差申請表》交財務部,按借款管理規(guī)定辦理借款手續(xù)，出納按規(guī)定支付所借款項。3.返回報銷：出差人員應在回公司后五個工作日內辦理報銷事宜，根據差旅費用標準填寫《差旅費報銷單》，要注明出差時間、事由、目的地、人數、用途和原始單據張數，并附原始單據和發(fā)票，部門經理審核簽字，財務部門經理審核簽字，辦公室主任審批，總經理審批；第二十八條、電話費報銷費用標準及流程(一)費用標準1.移動通訊費：員工的手機費用的報銷采用與崗位相關制，即依據不同崗位，根據員工工作性質和職位不同設定不同的報銷標準，具體標準見行政部相關管理制度規(guī)定。員工手機費用的報銷，采用與崗位相關制，即依據不同崗位根據員工工作性質和職位不同設置，具體標準詳見《移動話費報銷管理規(guī)定》。2．固定電話費：公司為員工提供工作必須的固定電話，并由公司統(tǒng)一支付話費。不鼓勵員工在上班期間打私人電話。(二)報銷流程1.公司綜合事業(yè)部每月初（10日前）將本月員工手機費執(zhí)行標準（含特批執(zhí)行標準）交財務部門。2.財務部門通知員工于每月中旬（20日前）按話費標準將發(fā)票交財務部集中辦理報銷手續(xù)。3.財務部門指定專人按日常費用的審批程序集中辦理員工手機費報批手續(xù)。4.員工到財務部門出納處簽字領款（每月25日前）。5.固定電話費由辦公室指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續(xù)，若遇電話費異常變動情況應到電信局查明原因，特殊情況報總經理批示處理辦法。第二十九條、交通費管理規(guī)定及流程(一)管理規(guī)定：1.員工因公需要用車可根據公司相關規(guī)定申請公司派車，在沒有車的情況下經辦公室車輛管理人員同意后可以乘坐出租車;回來后，由辦公室車輛管理人員在出租車票上簽字確認并說明理由。2.市內因公公交車費應保存相應車票報銷。(二)報銷流程1.員工整理交通車票（含因公公交車票），在車票背面簽經辦人名字，并由辦公室派車人員簽字確認，按規(guī)定填好《交通費報銷單》。2.審批:按日常費用審批程序審批。3.員工持審批后的報銷單到財務部門辦理報銷手續(xù)。第三十條、辦公費、低值易耗品等管理規(guī)定及流程（一）管理規(guī)定:1.為了合理控制費用支出,此類費用由公司辦公室統(tǒng)一管理，集中購置,并指定專人負責。2.各部門經理在每月28日前填制本部門下個月的物品申領計劃，交至辦公室，由辦公室統(tǒng)一購買。3.購買物品原則上由辦公室購買，專業(yè)用品經辦公室同意自行購買后到辦公室辦理登記。4.物品單價在100元以上（含100元），須經總經理審批簽字，未經核準而擅自購買者不予報銷。5.所有物品必須由辦公室人員驗收或登記后，報銷執(zhí)行費用報銷流程。（二）報銷流程1．購置申請:公司辦公室每季度根據需求及庫存情況按預算管理辦法編制購置預算，實際購置時填寫購置申請單按資產管理辦法規(guī)定報批。2．報銷程序：報銷人先填寫費用資金支出審批單(附出入庫單)，按日常費用審批程序報批。審批后的報銷單及原始單據（包括結賬小票）交財務部門，按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。3．費用歸集：財務部門按月根據辦公室提供的各部門領用金額統(tǒng)計表，歸集核算各部門相關費用。第三十一條、車輛費用報銷制度及流程1.嚴格按照《公司車輛管理制度》執(zhí)行。各部門經理要按照規(guī)定控制好本部門費用，超標自負。2.公司各辦公室管理的加油卡只對公司車輛加油，各部門車輛包括公司給部門經理配用的車輛一律自行負責加油，按照部門標準嚴格控制。3.各部門報銷車輛費用時，必須附機打加油發(fā)票、過橋費等票據，報銷流程按費用報銷流程執(zhí)行。第三十二條、食堂費用報銷制度及流程1.食堂費用單據必須由食堂管理人員、復稱人員或食堂師傅驗收簽字生效。2.報銷流程按照費用報銷流程執(zhí)行。第三十三條、招待費、培訓費、資料費及其他報銷制度及流程（一）招待費的管理規(guī)定1.業(yè)務招待費標準詳見《公司業(yè)務招待費標準及管理制度》執(zhí)行。2.招待費用開支由辦公室按制度嚴格控制，事先沒有在辦公室備案、備案不符、超過招待費控制額度的，辦公室主任一律不予簽字。3.在辦公室備案時，要告知業(yè)務單位人數、招待地點、陪同人員，辦公室有權對備案的業(yè)務招待進行核實，超標一律自負。4.大額招待費支出應事前征得總經理的同意。5.招待費報銷嚴格按照逐級審批制度，執(zhí)行費用報銷流程。6.在報銷前必須到辦公室管理人員處進行登記(辦公室管理人員在發(fā)票背面簽字)。7.其他費用：根據實際需要據實支付，報銷人員在發(fā)票背面簽字。(二)報銷流程：1.招待費由經辦人按日常費用報銷一般規(guī)定及一般流程辦理報銷手續(xù)。2.其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。第六章工薪福利及相關費用支出制度及流程第三十四條、工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關規(guī)定執(zhí)行。第三十五條、工薪福利支付流程(一)工資支付流程：1.每月5日事業(yè)部提供業(yè)務人員月度工資獎金分配表；2.每月6日由人力資源部將本月經公司總經理審批后的工資支付標準（含人員變動、額度變動、扣款、社會保險及住房公積金等信息）轉交財務部門；3.財務部門根據獎金表及支付標準編制標準格式的工資表；4.按工薪審批程序審批；5.每月10日由財務部門通過銀行代發(fā)形式或現(xiàn)金支付工資；6.員工到財務部門支領工資并與工資條核對后簽字。（二）臨時工資支付流程同工資支付流程。（三）社會保險支付流程：1.由人力資源部將由公司總經理審批后的支付標準交財務部門進行相關的財務處理。2.社會保險金由人力資源部按工薪審批程序申請轉帳支票支付；社會保險金由財務部門協(xié)助人力資源部辦理銀行托收手續(xù)，財務部門收到銀行托收單據應交人力資源部專人簽字確認，若有差異應查明原因并按實際情況進行調整。（四）其他福利費支出流程由公司人力資源部按審批后的支付標準填寫報銷單→經部門經理簽字確認→財務部門經理進行財務復核→報總經理審批，審批后的報銷單及支付標準交財務部門辦理報銷手續(xù)。第七章專項支出財務報銷制度及流程第三十六條、專項支出主要包括軟件及固定資產購置、咨詢顧問費用、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。第三十七條、軟件及固定資產購置報銷財務制度及流程。(一)填寫購置申請：按公司《資產管理制度》相關規(guī)定填寫《資產購置申請單》并報批。(二)報銷標準：相關的合同協(xié)議及批準生效的購置申請。(三)結賬報銷：1.資產驗收（軟件應安裝調試）無誤后，經辦人憑發(fā)票等資料辦理出入庫手續(xù)，按規(guī)定填寫報銷單（經辦人在發(fā)票背面簽字并附出入庫單）；2.按資金支出規(guī)定審批程序審批；3.財務部門根據審批后的報銷單以支票形式付款；4.若需提前借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個